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        街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理途徑探索

        2020-03-23 06:11:23張慶銘
        卷宗 2020年2期
        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案綜合管理電子檔案

        張慶銘

        摘 要:在科學(xué)技術(shù)發(fā)展過程中,為人們生活與工作創(chuàng)造了更為便利的條件,也促使傳統(tǒng)工作模式發(fā)生了巨大改變。電子檔案是科技發(fā)展的一項產(chǎn)物,在街道檔案管理工作中,電子檔案與紙質(zhì)檔案都發(fā)揮著各自的作用,能夠保證檔案的價值真正得到體現(xiàn)。在信息時代背景下,街道要認識到電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢,加強綜合管理工作,確保兩者相輔相成、互為補充。本文將簡述街道電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然性,然后提出了街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理策略。

        關(guān)鍵詞:電子檔案;紙質(zhì)檔案;綜合管理

        在傳統(tǒng)檔案管理模式下,基本上以紙質(zhì)檔案為載體,電子檔案作為現(xiàn)代科技發(fā)展的產(chǎn)物,能夠充分發(fā)揮出信息網(wǎng)絡(luò)技的作用,在網(wǎng)絡(luò)普及與應(yīng)用過程中,也需要加強電子檔案工作,才能保證檔案信息資源得到充分利用。街道也要關(guān)注對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并行發(fā)展,這是因為紙質(zhì)檔案有著真實性的特點,電子檔案則發(fā)揮出便利性較強的優(yōu)勢,這需要做好對電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作,將二者的優(yōu)越性充分體現(xiàn)出來,進一步提升街道檔案管理工作的有效性。

        1 街道電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然性

        街道檔案記錄著街道、社區(qū)里組織各項活動開展情況,一般以紙質(zhì)文件為載體,雖然可靠性較高,但是在使用中容易出現(xiàn)破損與丟失等問題。在我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展過程中,電子檔案逐步興起,在街道檔案管理中發(fā)揮著日益重要的作用,在互聯(lián)網(wǎng)、計算機等支持下,為檔案管理與檢索創(chuàng)造了有利條件[1]。檔案儲存是街道檔案管理工作中的重要內(nèi)容,對紙質(zhì)檔案來說,在環(huán)境、空間等影響下,不僅會占據(jù)大量存儲空間,也無法長久保存。而對電子檔案而言,將受到磁性現(xiàn)象等因素的影響,也不能保證街道檔案的安全性??梢娂堎|(zhì)檔案與電子檔案分別有著各自的優(yōu)劣勢,隨著社會的發(fā)展與進步,街道需要采取電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理的方式,結(jié)合不同類型檔案的特性開展管理工作,并將檔案充分利用起來,保證街道各項工作的順利開展。

        2 街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理的意義

        在街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理過程中,主要是檔案管理部門與人員運用多種檔案保存形式,讓紙質(zhì)檔案與電子檔案實現(xiàn)并存,做到檔案資料保持一致,相互之間形成對應(yīng)關(guān)系,確保任何一種方式均可以查詢到相關(guān)檔案資料。通過采取這種措施,能夠?qū)㈦娮訖n案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢都體現(xiàn)出來,也解決了兩者的缺點,即讓紙質(zhì)檔案實現(xiàn)長久保存,保證其真實性與原則性,電子檔案能夠規(guī)范整理,提升檔案檢索與查找的速度,保證更好的利用街道檔案。在檔案數(shù)字化發(fā)展的過程中,街道檔案管理部門也要加強對原始紙質(zhì)檔案的管理工作,這是因為紙質(zhì)檔案有著原始記錄的屬性,只有將保存工作做到位,才能延長紙質(zhì)檔案的保存期限,這比U盤、CD等電子檔案載體保存年限更久。

        3 街道電子檔案與紙質(zhì)檔案綜合管理的策略

        3.1 實行“雙套歸檔制度”

        要借助先進的技術(shù)與設(shè)備,通過文本、影像等方式讓街道紙質(zhì)文件與電子文件信息在同一檔案軟件系統(tǒng)內(nèi)存儲,并保持相互對應(yīng)的關(guān)系,打造完善的數(shù)據(jù)庫,保證檔案自動化管理水平的提升。在需要查閱相關(guān)文件后,能夠利用檔案軟件進行檢索,點開對應(yīng)電子文件后能夠方便的閱讀使用。為了進一步保持街道檔案的安全,還應(yīng)該將“雙套歸檔制度”,既要建立電子檔案,也需要讓紙質(zhì)文件及時得到歸檔保存[2]。對紙質(zhì)檔案的內(nèi)容、盒號以及存檔位置來說,都應(yīng)該和檔案系統(tǒng)內(nèi)電子檔案信息保持一致。通過運用這兩種管理模式,讓街道檔案得到統(tǒng)一管理,不僅讓檔案信息檢索更為方便,也保證了街道檔案管理工作的安全。在實行“雙套歸檔制度”后,能夠避免紙質(zhì)檔案由于頻繁使用發(fā)生磨損問題,也保證檔案使用效率得到提升,更好的共享檔案信息資源。

        3.2 建立二者之間相應(yīng)聯(lián)系

        街道檔案包含的內(nèi)容眾多,既有個人信息記錄,也有檔案與社區(qū)發(fā)展概況、各項日常工作開展情況等,通過多種形式存在的歷史記錄。加強街道電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理,能夠為檔案內(nèi)容的保管與利用創(chuàng)造更加有利的條件,對此要想兩者真正有效配合使用,需要在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。街道要針對庫存內(nèi)紙質(zhì)檔案過多、電子檔案較少的情況,應(yīng)該在條件允許的前提下,對紙質(zhì)檔案內(nèi)重要內(nèi)容作出掃描轉(zhuǎn)換處理,形成相應(yīng)的電子檔案,讓紙質(zhì)檔案與電子檔案能夠一起歸檔。此外,若是只有電子檔案,則要打印出電子檔案內(nèi)需要永久保存的內(nèi)容,轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案,確保在電子檔案設(shè)備出現(xiàn)損壞與故障的情況下,電子檔案不再體現(xiàn)應(yīng)有的價值時,仍然可以利用紙質(zhì)檔案,最大限度降低檔案丟失造成的損失。

        3.3 創(chuàng)新檔案管理工作模式

        當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展很快,街道檔案管理工作模式也要注重創(chuàng)新,確保跟上時代發(fā)展的腳步,在檔案管理內(nèi)容上進行創(chuàng)新,并結(jié)合電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作現(xiàn)狀,不斷優(yōu)化電子檔案管理體系[3]。在街道電子檔案管理中要以紙張為信息內(nèi)容的載體,有針對性改進檔案管理工作方法,拓寬檔案管理范圍。對街道檔案管理人員來說,應(yīng)該在工作中改進檔案管理模式,如借助計算機完成繁雜的檔案管理工作。在電子檔案整理過程中,檔案管理人員應(yīng)該借助計算機對不同類型檔案作出劃分,這樣省去了對文件載體的頻繁轉(zhuǎn)移。在街道檔案管理內(nèi)容上,電子檔案要保持良好的規(guī)律,在各方面做好文件組合,逐步構(gòu)建起完善的電子檔案。雖然有的街道制定有電子歸檔制度,然而在實際情況中對同一內(nèi)容的紙質(zhì)檔案與電子檔案來說,必須在歸檔時做到同步,這樣才能讓檔案信息內(nèi)容保持完整,也有利于更好的共享網(wǎng)絡(luò)資源,這樣街道電子檔案與紙質(zhì)檔案才能在管理中實現(xiàn)互補。

        3.4 培養(yǎng)檔案管理人員綜合素質(zhì)

        現(xiàn)在還有很多街道未能配置專門的檔案管理人員,且很多檔案管理人員只懂得紙質(zhì)檔案管理方法,對電子檔案不夠熟悉。在實行“雙套歸檔制度”后,檔案工作任務(wù)更加繁重,必須要培養(yǎng)更多新型檔案管理人員。第一,街道可以將文件形成部門與檔案管理部門分開,設(shè)置專門的檔案管理人員,促使雙方加強溝通與合作。對文件形成部門來說,要及時將完成的文件移交給檔案管理部門,而檔案管理人員則將歸檔工作做到位,通過這種方法不僅大幅度降低了工作量,也保證了街道檔案利用率實現(xiàn)提升?,F(xiàn)階段大多數(shù)街道很難將文件形成部門與檔案管理部門真正分開,這也是今后需要努力的地方。第二,對街道已有檔案管理人員來說,因為長時間習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理模式,對電子檔案存在著排斥情緒,這樣不利于檔案管理工作效率的提升[4]。對此街道要積極組織培訓(xùn)工作,以課程培訓(xùn)、講座等方式促使檔案管理人員觀念得到轉(zhuǎn)變,掌握新的檔案管理技能,并注重培養(yǎng)檔案管理人員的計算機操作能力,掌握檔案軟件系統(tǒng)的操作方法,才能更好的開展電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理工作。

        4 結(jié)語

        總之,在街道各項工作開展過程中,電子檔案與紙質(zhì)檔案都發(fā)揮著極其重要的作用,如何管理好這兩種類型的檔案是需要重點思考的課題。對此街道檔案管理部門與人員需要結(jié)合兩種檔案的實際特點,做好綜合管理工作,制定完善的檔案管理制度,同時培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人員。這樣街道電子檔案與紙質(zhì)檔案才能真正實現(xiàn)并存發(fā)展,為街道各項工作的順利進行提供可靠保障。

        參考文獻

        [1]趙潔.淺談紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(16):103-110.

        [2]田超.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存期管理工作的有機結(jié)合[J].蘭臺內(nèi)外,2019(20):8-9.

        [3]范海輝.淺談電子檔案與紙質(zhì)檔案的有效整合[J].國際公關(guān),2019(07):193.

        [4]宋旭卿.淺談電子文件與紙質(zhì)文件同步存檔的必要性[J].中國鹽業(yè),2019(12):33-36.

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