任小英

摘 要：在知識經(jīng)濟時代，檔案管理是辦公室資料管理的主要方式，但現(xiàn)階段檔案管理方式較為滯后，采取有效的檔案管理辦法是時代發(fā)展必然的趨勢。因為檔案不僅能夠記錄歷史，還能夠某種程度上“預見未來”，為將來工作提供參考。隨著社會的不斷發(fā)展和進行，信息化檔案管理受到諸多辦公室人員的認可和推廣。因此本文將探討在信息化背景下，對于檔案管理工的創(chuàng)新和改革。

關(guān)鍵詞：檔案管理;可持續(xù)發(fā)展;策略

辦公室檔案管理工作主要是對單位各項工作中產(chǎn)生的信息資料進行收集、整理、歸納、管理，通過檔案管理工作能夠直接反映出事情的發(fā)展過程以及結(jié)果，使檔案管理能夠在單位的發(fā)展中起到重要的依據(jù)。在現(xiàn)代化的發(fā)展中，檔案管理工作要跟上時代的發(fā)展，并不斷創(chuàng)新，在體現(xiàn)自身價值的同時提高整體的工作效率。

1 辦公室檔案管理可持續(xù)發(fā)展的重要性

在辦公室工作中，檔案管理具有重要的地位，不僅為各項工作提高了效率與質(zhì)量，而且為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著自身的價值。首先，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在檔案管理的過程中，能夠依據(jù)檔案信息的特點進行儲存與管理，確保檔案管理的連續(xù)性，不斷創(chuàng)新管理模式與管理念，用科學合理的管理手段進行管理，既能夠滿足辦公室的工作要求，還能夠促進檔案管理工作的開展。但是需要注意的是，信息資源的搜集、整理、歸納、儲存，每一項工作環(huán)節(jié)都不是一次性完成的，都是在單位的發(fā)展中逐漸整理形成，對此，在檔案管理工作中要確保檔案信息資源的完整性，及時對信息資源進行整理，避免檔案信息出現(xiàn)損壞、丟失、遺漏等現(xiàn)象。其次，在辦公室檔案管理工作中，需要結(jié)合時代促進檔案管理工作可持續(xù)的發(fā)展。要求檔案管理人員在日常工作中，在各個環(huán)節(jié)，都能按照操作制度進行嚴格的管理，提供信息查詢服務(wù)，為單位中的各個部門提供方便。最后，檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，有利于推動單位的經(jīng)濟發(fā)展，在多數(shù)企業(yè)發(fā)展中，檔案管理工作都具有重要的作用，只有對檔案管理工作進行有效的管理，才能推動社會的發(fā)展。

2 辦公室檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理理念的問題

受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案管理工作一般只重視檔案的存儲而忽視了檔案的應(yīng)用。實踐表明，在各個行業(yè)，檔案管理都對現(xiàn)實工作具有重要意義，尤其是在信息時代的背景之下，檔案信息量大，且具有很強的應(yīng)用價值，所以需要相關(guān)管理人員樹立服務(wù)意識，積極調(diào)整自己的觀念，確保檔案管理工作與時俱進。

2.2 管理方式的問題

檔案管理的方式過于落伍。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息的錄入一般是通過工作人員人工編輯錄入的，過程復雜，出錯率高，且工作量巨大，不能及時對相關(guān)檔案信息歸檔。此外，在這種管理模式之下，檔案信息的檢索效率和準確性都比較低，不能很好的發(fā)揮檔案資源的作用，還浪費了大量的人力物力資源。

2.3 管理隊伍的問題

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員對于計算機的了解不多，僅僅掌握信息錄入的有關(guān)知識，對于檔案管理工作了解不足，相關(guān)的管理知識也不能有效掌握。所以，在信息化背景之下，需要加強檔案管理隊伍的建設(shè)，積極的對檔案管理人員進行技術(shù)培訓，幫助其了解電腦的軟件、硬件知識，提升他們的計算機操作水平，從而培養(yǎng)出具有較高專業(yè)素質(zhì)和操作能力的檔案管理人員。

3 辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

3.1 優(yōu)化檔案管理理念

優(yōu)化管理理念，是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展中最重要的影響因素。首先，需要充分地了解與掌握檔案管理工作，明確檔案管理所具有的重要意義，對檔案管理工作的內(nèi)容與管理職責都有所掌握，使管理人員在崗位中能夠恪盡職守，完全地投入到檔案管理工作中。其次，在檔案管理工作中，對管理知識進行定期的培訓與管理，使辦公室內(nèi)所涉及的所有人員都能具備專業(yè)的能力，充分掌握管理知識，并能在現(xiàn)代化的發(fā)展中，不斷改革與創(chuàng)新檔案管理理念及管理模式，把學習到的檔案知識正確地運用到日常的工作中，促進檔案管理工作的開展。最后，要以檔案管理工作為主題，定期開展交流會，針對問題制定詳細的解決方案，在商討的過程中明確檔案管理工作的開展方向，促進檔案管理工作的開展。此外，需要大力宣傳檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性。

3.2 對新技術(shù)和設(shè)施進行有效應(yīng)用

對檔案進行管理的目的是為用戶提供更好的查詢服務(wù)，要想實現(xiàn)對檔案進行高效管理的目標，工作人員對信息的收集、存儲還有查詢引起重視，在信息技術(shù)的輔助下，合理應(yīng)用數(shù)據(jù)空間，對檔案價值進行開發(fā)，通過多層次存儲的方式，在最大程度上，滿足用戶在信息查詢等方面提出的要求。另外，在實際工作中，相關(guān)人員應(yīng)使用聲像光盤代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)材料，對檔案信息進行存儲。除了技術(shù)外，對檔案管理效率具有決定作用的因素，還包括軟硬件設(shè)施，由于辦公室檔案涵蓋的內(nèi)容十分繁雜，只有邀請專業(yè)人員對數(shù)據(jù)庫進行建設(shè)，使數(shù)據(jù)庫在信息儲存、查詢、處理等方面具有的功能得到充分發(fā)揮，才能為工作效率提供應(yīng)有的保障，當然，設(shè)立防火墻同樣很有必要，互聯(lián)網(wǎng)具有的開放性，給存儲在數(shù)據(jù)庫中的信息的安全性，帶來了潛在的威脅，防火墻的作用主要是提升計算機系統(tǒng)具有的安全性，避免檔案信息被盜竊或丟失的情況出現(xiàn)。

3.3 完善檔案精選系統(tǒng)

在實際工作過程中，檔案文件需要經(jīng)過起草、簽發(fā)和催辦，在以上過程全部完成以后，再進行歸檔工作。整個過程都是通過計算機實現(xiàn)的，無論是原始的申請文件，還是后面的審批文件，都具有電子形式的文檔，在進行檔案管理工作時，一定要將原始的電子文件良好保存，在后期的核查和調(diào)用過程中才能更為方便準確。隨著工作的不斷開展，會發(fā)現(xiàn)類似電子形式的檔案越來越多，這些檔案文件均以磁盤為載體，在保存和使用過程中都能更為便捷。因此，為了加強電子檔案的系統(tǒng)化管理，促進檔案信息的真實性和實用性，在進行檔案保存工作之前要先進行檔案的精選，找到實用性價值較強的檔案加以科學管理，進而為用戶提供更加便捷的服務(wù)。

3.4 轉(zhuǎn)變思維，提升創(chuàng)新理念

要想將互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)完全應(yīng)用到辦公室的檔案管理中，首先要改變工作人員的思想觀念，使工作人員的思想觀念有改變和創(chuàng)新。檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展能夠提供有力依據(jù)，能與現(xiàn)階段業(yè)務(wù)進行對照，檔案管理過程中，只能將這些檔案資料進行收集分類，不能真正體現(xiàn)這些檔案資料的價值。因此，創(chuàng)新工作人員的思想觀念尤為重要。同時事業(yè)單位在招聘人員時，也可以多招聘一些年輕的工作人員，年輕的工作人員對于新鮮事物的接受能力相對較強，多數(shù)青年人群習慣用互聯(lián)網(wǎng)開展工作，對各項辦公軟件掌握程度較高，在開展檔案管理工作中，能夠得心應(yīng)手。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息時代的背景之下，檔案管理工作已成為社會管理系統(tǒng)中的重要組成部分。積極地對檔案管理工作進行改革，通過檔案管理系統(tǒng)的完善、檔案管理服務(wù)的優(yōu)化、專業(yè)人員的培訓等方式全面的加強各單位的檔案管理工作。促進檔案信息的規(guī)范化、標準化，管理人員的專業(yè)化、管理體系的完善化，三方面共同發(fā)展，進而實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的全面升級和優(yōu)化。讓檔案信息資源更好的服務(wù)社會。

參考文獻

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