魏麟
國企大量的業(yè)務決定了其會簽訂很多合同,這些合同在查詢、分析過程中存在很大難度。而當前大部分國企對于合同管理系統(tǒng)的需求并未進行深入論證,尚未構建起相應的信息系統(tǒng),由此也就制約著國企的運作質量和效率,阻礙其長期發(fā)展。本文首先闡述了國企合同管理信息化的必要性,結合該類企業(yè)的具體特征,總結了其信息化建設的方案,希望能夠為國企合同管理信息化建設提供參考依據(jù)。
近年來,計算機以及信息技術取得巨大進展,當前已經進入到信息化時代,信息技術已經成國企提高管理質量、實現(xiàn)自身超越的重要因素。國企由于具有特殊的性質,其一是擔負為國家開展科研攻關的重任,把握科技發(fā)展的導向;其二還承擔著一定的社會責任,開展一系列民生相關的經營活動。伴隨國企規(guī)模日益擴大,會形很多合同,合同管理成為國企的重要工作之一,新形勢下,國企亟需在合同管理中引入信息化技術手段,以進一步提高合同管理的效率。
一、國企構建合同管理信息系統(tǒng)的必要性
企業(yè)信息化建設即指企業(yè)引入計算機、網絡等技術,來開發(fā)和實現(xiàn)自身所需的信息系統(tǒng),提高自身的經營效率,減小面臨的風險以及成本,改善管理水平,為提高收益、推動自身長期健康發(fā)展奠定基礎。
國企在經營運作過程中形成了許多合同,包括采購、研制、營銷等方面的合同,其貫穿于國企生產以及研發(fā)的很多方面,以往的人工方法比較落后,工作效率不高,同時易于發(fā)生合同丟失現(xiàn)象,無法滿足長遠發(fā)展的需要。所以,今后應采用先進的信息化方法,圍繞采購、營銷以及科研,同時兼顧內控要求,建立起與企業(yè)其它有關系統(tǒng)相結合的合同管理系統(tǒng),利用該平臺來搜集、整理、保存及管理自身的合同信息。本文根據(jù)國企的實際特點,初步研究了構建國企合同管理信息系統(tǒng)的思路。
二、合同管理信息系統(tǒng)功能構想
通過構建國有企業(yè)合同管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)收付款合同全壽命周期管理的電子化、流程化,并初步具備合同管理工作的在線流轉、統(tǒng)計、分析功能,以達到內部相關業(yè)務部門信息共享,提升管理水平和管理效率。
(一)系統(tǒng)包括的主要業(yè)務
1.國企所有收款合同,主要涉及到以下幾方面內容:提供科研、預研、裝備產品及服務等。
2.國企所有付款合同,主要涉及到以下幾方面內容:加工服務外協(xié)外包、科研生產物資采購等。
(二)功能設計
1.收款合同管理功能主要包含以下幾方面:從合同評審/登記出發(fā),囊括合同登記、合同臺賬、變更、執(zhí)行、歸檔、客戶管理等相關功能。
2.付款合同管理功能主要包含以下幾方面:從合同簽訂出發(fā),囊括合同范本管理、審簽、臺賬、變更、驗收付款等相關功能。
利用構建該平臺,能夠在很大程度上提高付款合同管理的規(guī)范化水平,可以對付款合同全程進行嚴格的監(jiān)督、管理;另一方面,還能夠及時準確地對其必要信息資料進行采集,從信息資料的層面為項目計劃、立項、研發(fā)生產等業(yè)務過程提供強有力的支撐。
(三)操作人員授權
按照國企的特殊性質,結合其內控要求,在信息系統(tǒng)構建過程中,還要根據(jù)操作者的職責授予相應的權限,即做好授權管理工作,為該系統(tǒng)順利發(fā)揮作用做好鋪墊,確保數(shù)據(jù)資料的安全性,切實發(fā)揮其效益。
三、業(yè)務模塊設計
根據(jù)合同資金的流向進行劃分,國企的所有經濟合同主要包括以下兩種類型:收、付款合同,接下來本文主要按照上述兩種類型的業(yè)務需求,詳細分析兩者的模塊設計。
(一)收款合同管理業(yè)務模塊設計
收款合同管理包括客戶、基礎信息、歸檔等過程的在線監(jiān)控,同時還包括為滿足國企需要所進行的統(tǒng)計分析。詳細功能如下:
1.基礎信息管理。該模塊功能:合同類型、性質警告等相關信息的維護,負責統(tǒng)一管理合同通用基礎數(shù)據(jù),提高管理工作的規(guī)范化程度。
2.客戶信息管理。這一模塊功能:客戶信息、統(tǒng)計等相關數(shù)據(jù)資料的維護,確保國企領導層及時掌握顧客的資信情況,為有效預防合作伙伴的履約風險提供保障。
3.合同范本管理。該模塊功能:合同范本導入導出、新建、分類管理等相關功能,以更加有效、規(guī)范的管理合同范本,其中擁有統(tǒng)一的模板庫,不僅如此,在各種合同下還能夠與若干個范本相關聯(lián)。
4.合同起草管理。其主要包括以下幾方面功能:合同基本信息的自動提取、合同補錄等相關功能,為進一步改善該項工作的質量和效率奠定了基礎。
5.合同評審管理。具體來說,合同評審支持以下兩種模式:在線評審信息和線下評審結果信息登記。
按照合同管理要求開發(fā)出若干個線上評審流程,操作人員能夠按照合同內容找到與之相匹配的流程,在此基礎上,還能夠實現(xiàn)對審批節(jié)點的在線跟蹤,以便他們及時掌握審批的進程。審批人扮演的角色是審查合同信息、技術內容等方面形成自己的意見;倘若審核不通過,此時就會自動退回承辦人,再次進行操作。
6.合同簽訂管理。系統(tǒng)按照審批通過的合同,根據(jù)企業(yè)相關標準自動授予相應的編號,并且還具有外來合同編號手工錄入功能。將那些賦予編號的合同,將其文本導出(具備相應的防偽標志),然后將紙質版材料打印出來,接著需要進行蓋章簽字等流程,最后系統(tǒng)會自動掃描合同簽署頁并上傳。
7.合同履行管理。對合同履行相關的每一個事項產生的信息進行登記管理,該模塊還能夠保留那些變更作廢的合同,能夠查詢相關歷史記錄。除此之外,還能夠與國有企業(yè)的財物系統(tǒng)集成,實現(xiàn)對開發(fā)票以及合同到款等相關信息資料的充分共享,為更好地執(zhí)行國企的回款計劃提供方便。與此同時該模塊還擁有線下數(shù)據(jù)導入功能。
8.合同歸檔管理。承辦人負責甄別國有企業(yè)生產以及科研、營銷等各個環(huán)節(jié)的合同,通過手動的方式對它們進行歸檔,然后認真完成歸檔信息的填寫工作,把相關資料錄入到檔案管理系統(tǒng)中,為將來國企對合同的全程查詢提供有力條件。
9.合同查詢、統(tǒng)計分析。按照管理需要,國有企業(yè)有關管理者以及職工能夠在自己的權限之內查詢合同,瀏覽甚至復印其文本,了解合同內容。另一方面,也能夠通過各種查詢功能,對國有企業(yè)全部合同狀態(tài)信息進行查詢,對其具體落實狀況進行實時的監(jiān)控。通過各項功能來統(tǒng)計分析合同數(shù)量與金額,整理之后,研究其趨勢;不僅如此,該模塊還具有導出、打印統(tǒng)計結果等功能。
(二)付款合同管理業(yè)務模塊設計
該模塊包含以下幾個子模塊:供應商信息管理、基礎信息管理、合同范本、起草、審批、簽訂管理等。為防止系統(tǒng)的重復建設造成不必要的浪費,第一個子模塊能夠與國有企業(yè)的物流管理系統(tǒng)信息共享。其它子模塊與上文中闡述的收款合同管理大致相同,在此不再進行詳細的闡述。
四、集成思路
為進一步提升該系統(tǒng)的效益,最大限度地發(fā)揮出它的作用,國有企業(yè)在構建該信息系統(tǒng)過程中,應當適當?shù)嘏c其它系統(tǒng)信息共享,進一步提高學習系統(tǒng)的集成度,互聯(lián)互通。集成的思路包括以下幾方面:與單位門戶系統(tǒng)集成,共享其中人員信息、組織機構情況,實現(xiàn)賬戶統(tǒng)一管理、單點登錄管理。與主數(shù)據(jù)系統(tǒng)集成,實現(xiàn)對項目管理信息的有效共享。與物流系統(tǒng)集成,共享采購訂單等數(shù)據(jù)資料。與財務系統(tǒng)集成,共享合同收付款結果信息,作為合同履行數(shù)據(jù)等等。另外,還應兼顧國有企業(yè)信息化建設規(guī)劃,應具有與其它業(yè)務信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口功能。
五、結語
國有企業(yè)經營運作過程中會形成大量的合同,合同管理質量的優(yōu)劣在很大程度上決定著國有企業(yè)的長期健康發(fā)展,因此,國企在今后應當充分利用好信息技術,構建科學合理的合同管理信息系統(tǒng),以確保提高管理效率。(作者單位:西山煤電(集團)有限責任公司設備租賃分公司)