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一、傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)與SAP采購(gòu)模塊對(duì)比

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，幾乎所有的企業(yè)都是以市場(chǎng)為導(dǎo)向，追求利益最大化，而開(kāi)源節(jié)流是企業(yè)追求利益最大化的重要手段。采購(gòu)與市場(chǎng)對(duì)接最為密切，對(duì)企業(yè)的效益影響尤為深遠(yuǎn)，任何企業(yè)高層都十分關(guān)注。以最小的成本換取最大的收益幾乎是所有企業(yè)追求的最大目標(biāo)。但是，在現(xiàn)實(shí)中往往是這樣一種情況：采購(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊，采購(gòu)過(guò)程效率低、采購(gòu)貨品不能及時(shí)到位，企業(yè)庫(kù)存壓力不斷增大等問(wèn)題時(shí)常發(fā)生，企業(yè)不堪重負(fù)。

(一)監(jiān)督和控制機(jī)制不到位。在傳統(tǒng)采購(gòu)中，采購(gòu)部門(mén)行使采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理職能，在這種模式的基本流程是：根據(jù)各部門(mén)的采購(gòu)需求->制定采購(gòu)計(jì)劃->詢(xún)報(bào)價(jià)->下達(dá)發(fā)運(yùn)通知->入庫(kù)->財(cái)務(wù)部門(mén)付款，這樣做的缺點(diǎn)主要是：從物料管理到采購(gòu)管理再到供應(yīng)商管理都由一個(gè)職能部門(mén)來(lái)完成，缺乏必要的監(jiān)督和管控。

(二)信息共享程度弱。大部分的采購(gòu)員與供應(yīng)商談價(jià)格是通過(guò)電話(huà)完成的，沒(méi)有必要的文字記錄，采購(gòu)信息和供應(yīng)商信息基本上掌握在業(yè)務(wù)人員自己手上，信息沒(méi)有共享。這樣可能造成的影響是業(yè)務(wù)的可追溯性弱，一旦某一單出了問(wèn)題，很難查到原因；同時(shí)采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣在相當(dāng)程度上取決于人，人員的崗位變動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)的影響大。

(三)傳統(tǒng)采購(gòu)模式在操作方式和透明度等方面相對(duì)落后，企業(yè)與供應(yīng)商建立買(mǎi)賣(mài)關(guān)系，這種關(guān)系是短期的，采購(gòu)人員是通過(guò)最低價(jià)格來(lái)評(píng)判，在訂單的數(shù)量和價(jià)格下達(dá)到供應(yīng)商后，供應(yīng)商可以根據(jù)自身情況進(jìn)行判定是否接單。人為影響因素較大。

(四)相較于傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)，SAP的采購(gòu)模塊具有以下特點(diǎn)：

(1)SAP采購(gòu)系統(tǒng)中是以職責(zé)為核心，在SAP中分為各個(gè)管理部門(mén)，每名員工在SAP中對(duì)應(yīng)各自的職責(zé)，這些是預(yù)先設(shè)定的，不能干擾，這樣可以節(jié)省每個(gè)環(huán)節(jié)的審批時(shí)間。

(2)業(yè)務(wù)可以追溯，在ERP采購(gòu)上可以做到對(duì)每筆采購(gòu)訂單進(jìn)行追溯，無(wú)論任何時(shí)間，只要這個(gè)訂單已經(jīng)產(chǎn)生，就可以查找到，包括數(shù)量、價(jià)格、發(fā)票。

(3)避免操作中人為因素，在傳統(tǒng)采購(gòu)中存在大量人為因素，對(duì)于ERP系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商就是按照設(shè)定的條件進(jìn)行分析，從而避免的人為思想。

二、SAP MM模塊構(gòu)架

MM模塊和FI/CO模塊一樣是SAP后勤模塊組中的重要模塊，它由采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、發(fā)票驗(yàn)證等部分組成，同時(shí)涉及到采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)，并同SAP其他模塊(SD、PP、PS、PM、FICO)有密切聯(lián)系。

MM模塊(Material Management)，即物料管理模塊，物料(Material)的含義極廣，我們可以將看不見(jiàn)的東西都稱(chēng)之為物料。在SAP系統(tǒng)中，重點(diǎn)關(guān)注的是能直接或間接為企業(yè)帶來(lái)增值的物品，如原材料、半成品、成品、水、電、設(shè)備、儀器儀表等等，我們把它們納入物料管理，并進(jìn)行編碼、分類(lèi)，收集并記錄它們的一般或者特殊屬性(如形態(tài)、價(jià)格、重量、單位、存放條件、生產(chǎn)批次等)。先解決了物料管理的最大問(wèn)題——分類(lèi)與編碼，再看SAP中MM的其他內(nèi)容，MM模塊解決了如何“買(mǎi)”和“裝”的問(wèn)題，“運(yùn)輸”是MM和SD共同關(guān)注的問(wèn)題，PP模塊將解決“生產(chǎn)”難題。

以倉(cāng)庫(kù)為核心，物料的動(dòng)作無(wú)非是：入、出、移動(dòng)。入，即以什么樣的價(jià)格買(mǎi)入并入庫(kù)，；出，有以下幾種：銷(xiāo)售出庫(kù)、采購(gòu)?fù)素洺鰩?kù)、生產(chǎn)領(lǐng)料出庫(kù)、報(bào)廢出庫(kù)、樣品出庫(kù)、移庫(kù)出庫(kù)等；移動(dòng)，分為不同庫(kù)房間移動(dòng)，不同地點(diǎn)移動(dòng)等。無(wú)論是哪種類(lèi)型的操作，每一次的變化SAP都會(huì)產(chǎn)生一個(gè)憑證即Material Document。

在SAP中，標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)流程一般包含采購(gòu)申請(qǐng)、訂單處理、貨物收發(fā)、發(fā)票校驗(yàn)、付款清賬五個(gè)環(huán)節(jié)。每一環(huán)節(jié)都有系統(tǒng)單據(jù)生成，貨物接收和發(fā)票校驗(yàn)環(huán)節(jié)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，SAP通過(guò)采購(gòu)訂單歷史將以上信息關(guān)聯(lián)。

三、采購(gòu)收貨對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響

(一)創(chuàng)建采購(gòu)訂單

在SAP系統(tǒng)中，采購(gòu)員根據(jù)部門(mén)需求按物料編碼進(jìn)行BOM批量查詢(xún)，創(chuàng)建采購(gòu)訂單。

(二)詢(xún)報(bào)價(jià)

通過(guò)比較哪家供應(yīng)商報(bào)價(jià)合適，根據(jù)需要選定供應(yīng)商報(bào)價(jià)作為參考。

(三)簽訂合同

比價(jià)完成后確定供應(yīng)商簽訂合同，合同打印后簽字蓋章，轉(zhuǎn)換成PDF格式，發(fā)郵件給供應(yīng)商蓋章確認(rèn)。

(四)采購(gòu)收貨

采購(gòu)收貨是執(zhí)行采購(gòu)訂單的重要環(huán)節(jié)，按照發(fā)票和貨物的先后順序不同會(huì)產(chǎn)生兩種情況：一是發(fā)票先到而貨物后到，稱(chēng)之為收發(fā)票；二是貨物先到而發(fā)票未到，稱(chēng)之為收貨。在實(shí)際工作中，采購(gòu)員對(duì)于收發(fā)票的情況不做處理，收貨的情況則根據(jù)訂單情況辦理暫估入庫(kù)。

在SAP系統(tǒng)中，保管員在mm模塊點(diǎn)擊入庫(kù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證：

這里以購(gòu)進(jìn)原材料-編碼器為例

借：原材料-編碼器

貸：應(yīng)付賬款-暫估-集成過(guò)賬

采購(gòu)價(jià)格差異-原材料-編碼器

(其中應(yīng)付賬款-應(yīng)付暫估科目是一個(gè)過(guò)渡科目，在財(cái)務(wù)審核時(shí)會(huì)沖平。)

四、發(fā)票校驗(yàn)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響

如果說(shuō)采購(gòu)訂單是采購(gòu)流程的起點(diǎn)，那么發(fā)票校驗(yàn)就是這個(gè)流程的終點(diǎn)。收貨及發(fā)票校驗(yàn)完成后系統(tǒng)會(huì)按照實(shí)現(xiàn)配置好的科目自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，并且實(shí)時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)模塊。整個(gè)過(guò)程分為兩步：第一步，采購(gòu)人員拿到紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行發(fā)票預(yù)制；第二步，數(shù)據(jù)同步到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)，這時(shí)只需要在SAP系統(tǒng)中輸入采購(gòu)訂單號(hào)，SAP系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)收貨情況帶出發(fā)票的信息。

若發(fā)票金額與入庫(kù)金額一致：

借：應(yīng)付賬款-暫估-集成過(guò)賬

應(yīng)交稅費(fèi)-增值稅-進(jìn)項(xiàng)

貸：應(yīng)付賬款

若發(fā)票金額與入庫(kù)金額不一致：

借：應(yīng)付賬款-暫估-集成過(guò)賬

應(yīng)交稅費(fèi)-增值稅-進(jìn)項(xiàng)

采購(gòu)價(jià)格差異-原材料-編碼器

貸：應(yīng)付賬款

采購(gòu)價(jià)格差異-原材料-編碼器

由此可以看出，科目“應(yīng)付賬款-暫估-集成過(guò)賬”只是一個(gè)過(guò)渡科目，在財(cái)務(wù)人員發(fā)票校驗(yàn)完成后會(huì)自動(dòng)結(jié)平，應(yīng)付賬款的掛賬金額為增值稅發(fā)票的價(jià)稅合計(jì)金額。

五、采購(gòu)發(fā)貨對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響

出庫(kù)時(shí)發(fā)票校驗(yàn)已做，且發(fā)票金額與入庫(kù)金額一致時(shí)，SAP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)推送會(huì)計(jì)憑證。如購(gòu)入的編碼器用于生產(chǎn)，在發(fā)票校驗(yàn)完成后由采購(gòu)部門(mén)出庫(kù)處理，并且采購(gòu)根據(jù)采購(gòu)用途選擇相對(duì)應(yīng)的移動(dòng)類(lèi)型，SAP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)配置對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目。

借：生產(chǎn)成本-投入-外購(gòu)件

貸：原材料-編碼器

六、總結(jié)

上SAP系統(tǒng)前，材料入庫(kù)、出庫(kù)、到貨和材料發(fā)票無(wú)法做到有機(jī)結(jié)合，項(xiàng)目成本歸集不及時(shí)，手工核簽和審批流程費(fèi)時(shí)費(fèi)力。上線(xiàn)系統(tǒng)后，單就采購(gòu)環(huán)節(jié)來(lái)看優(yōu)勢(shì)較為明顯：

(一)實(shí)時(shí)的信息傳遞，有利于節(jié)省時(shí)間和資金

SAP的集成性可以讓采購(gòu)人員隨時(shí)將請(qǐng)求轉(zhuǎn)換為采購(gòu)單。采購(gòu)單中包含各種信息，比如供應(yīng)商的最新價(jià)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)和長(zhǎng)期合同價(jià)等，都可以自動(dòng)進(jìn)行價(jià)格比較。借助供應(yīng)商評(píng)估功能，篩選出最佳產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平的供應(yīng)商。采購(gòu)單歷史記錄自動(dòng)更新，確保每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的都是最新運(yùn)行狀態(tài)，比如可以隨時(shí)了解貨物或發(fā)票是否已經(jīng)收到。這一系列功將采購(gòu)成本降到最低。

(二)精準(zhǔn)的庫(kù)存管理，有利于進(jìn)行動(dòng)態(tài)計(jì)劃

只要收到貨物，采購(gòu)執(zhí)行每一項(xiàng)收貨/發(fā)貨業(yè)務(wù)之后，可以立即更新庫(kù)存。同時(shí)，數(shù)據(jù)傳遞到FI模塊，貨物的價(jià)值得到更新。

綜上所述，只有充分理解和掌握SAP系統(tǒng)中采購(gòu)收貨、發(fā)貨和發(fā)票校驗(yàn)的集成性，才能為物料數(shù)據(jù)分析和成本數(shù)據(jù)分析提供有力的依據(jù)。為此，企業(yè)有必要投入更多的人力物力構(gòu)建更加高效的系統(tǒng)，獲取第一手?jǐn)?shù)據(jù)為企業(yè)管理者決策提供最強(qiáng)有力的支撐。