陜芳

摘 要：在檔案管理工作實(shí)施期間，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)必然發(fā)展形式，其產(chǎn)生的作用極高，主要是共享檔案信息資源，其中，檔案數(shù)字化屬于整體檔案信息化工作中關(guān)鍵的一方面，對(duì)于檔案數(shù)字化實(shí)施單位來講，很有必要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量和安全方面的控制力度，并以此有效的開展檔案信息化工作。

關(guān)鍵詞：城建檔案數(shù)字化;掃描質(zhì)量;安全控制

自從進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代以后，機(jī)遇和挑戰(zhàn)同時(shí)出現(xiàn)，當(dāng)前階段，需要做好檔案數(shù)字化方面的建設(shè)工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)期間，檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量和安全控制是非常重要的一方面，從實(shí)際情況來看，該環(huán)節(jié)包含內(nèi)容諸多，繁瑣性強(qiáng)，所需的人力資源和物力資源也特別多，運(yùn)行期間問題頻繁出現(xiàn)。所以，務(wù)必強(qiáng)化數(shù)字化掃描質(zhì)量和安全方面的控制，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

1、提升城建檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量和安全控制的必然性

1.1有利于激發(fā)管理人員的工作積極性

當(dāng)前階段，實(shí)施城建檔案數(shù)字化掃描工作除了可以滿足新形勢(shì)下的各項(xiàng)要求之外，同時(shí)還是開展城建工作的關(guān)鍵，健全的城建檔案數(shù)字化體系有利于提升數(shù)字化水平，扭轉(zhuǎn)以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作開展期間存在的各項(xiàng)難題，開辟出城建檔案數(shù)字化掃描的新局面，更為關(guān)鍵的一方面是，城建檔案數(shù)字化工作水平的提升還可以提高城建檔案數(shù)字化工作層次，提高城建檔案利率效率，激發(fā)管理人員的工作積極性，促使城建檔案數(shù)字化工作朝著良好趨勢(shì)發(fā)展。

1.2可以對(duì)城建檔案工作質(zhì)量以及水平進(jìn)行精準(zhǔn)的衡量

城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量對(duì)城建館信息化工作水平有著直接性的影響，構(gòu)建健全的城建檔案信息體系除了是對(duì)單位整體成果進(jìn)行詳細(xì)記錄之外，同時(shí)還可以為城建工作的決策提供清晰信息網(wǎng)絡(luò)，為管理人員系統(tǒng)性分析城市建設(shè)方向提供良好依據(jù)。

1.3可以健全城建檔案管理體系

城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從城建檔案管理資料入手，無論是建設(shè)立項(xiàng)、施工還是后期竣工資料，都需要全部掃描數(shù)字化，以此確保城建檔案信息資料的健全性和準(zhǔn)確性。

1.4可以為檔案利用提供便利

城建檔案館應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)字化工作方案，在消化庫房紙質(zhì)檔案的同時(shí)，對(duì)新進(jìn)館的城建檔案實(shí)行紙質(zhì)與掃描電子檔案同時(shí)進(jìn)庫房的接收要求。建設(shè)單位應(yīng)該在建設(shè)項(xiàng)目完成并做好檔案整理工作后，需依照檔案館制定的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行城市建設(shè)竣工檔案資料的掃描工作，檔案館應(yīng)加強(qiáng)審核力度，明確各項(xiàng)準(zhǔn)則，為后期查詢和應(yīng)用提供便利。

2、城建檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量及安全控制策略

2.1城建檔案數(shù)字化掃描工作之前的質(zhì)量控制

在城建檔案數(shù)字化掃描工作實(shí)施期間，一般是采取流水作業(yè)的方式，結(jié)合數(shù)字化掃描工序流程進(jìn)行合理的分組操作，按照不同工序的加工總量科學(xué)配置作業(yè)人員。從當(dāng)前情況來看，雖然包含的流程比較多，內(nèi)容較為復(fù)雜，不過各項(xiàng)工序均是技術(shù)人員單獨(dú)進(jìn)行操作的，因此從職責(zé)方面進(jìn)行合理劃分，掌握好各項(xiàng)細(xì)節(jié)要點(diǎn)，可以快速實(shí)現(xiàn)控制質(zhì)量的目的。在城建檔案數(shù)字化掃描工作開展的前期階段中，全面整理紙質(zhì)檔案的受損等情況，做好類型劃分，采取拆卷、修復(fù)以及整理等多種方式實(shí)施紙質(zhì)檔案全面掃描工作。

其一，進(jìn)行調(diào)卷。在紙質(zhì)檔案整理期間，將年度當(dāng)成一項(xiàng)單位看待，檔案管理人員在庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化掃描檔案搬移到加工場(chǎng)地，儲(chǔ)存到臨時(shí)庫房內(nèi)。同時(shí)派遣專業(yè)性強(qiáng)并且經(jīng)驗(yàn)豐富的人員專門清點(diǎn)、核對(duì)和登記檔案材料。

其二，核對(duì)方式。城建檔案數(shù)字化掃描人員依照年度、類別號(hào)進(jìn)行合理分類，并校對(duì)檔案材料內(nèi)的頁碼，一旦發(fā)現(xiàn)有遺漏現(xiàn)象，必須馬上反饋給檔案管理人員，進(jìn)行校正處理，確保沒有出現(xiàn)誤差的情況下進(jìn)入下一流程。

其三，整理。數(shù)字化掃描工作人員逐頁檢查需要掃描的檔案，核對(duì)編號(hào)，對(duì)于無編號(hào)的檔案，使用黑色簽字筆重新進(jìn)行編號(hào)處理，當(dāng)出現(xiàn)了錯(cuò)誤編碼現(xiàn)象以后，必須從原有基礎(chǔ)上入手加以改進(jìn)，檢驗(yàn)排列的正確性，發(fā)生誤差以后馬上更改和修復(fù)，依照掃描進(jìn)行分頁和整理。

其四，對(duì)接目錄。當(dāng)使用城建檔案管理系統(tǒng)實(shí)施掃描檔案目錄核對(duì)工作時(shí)，在出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象以后，需重新對(duì)電子目錄進(jìn)行編制，依照具體情況在原有的基礎(chǔ)上展開添加工作。

2.2城建檔案數(shù)字化掃描工作中的質(zhì)量控制策略

在城建檔案數(shù)字化工作開展過程中，掃描是一項(xiàng)關(guān)鍵點(diǎn)，其中，涉及到的掃描質(zhì)量控制表現(xiàn)為多方面，分別是紙質(zhì)檔案掃描、圖像預(yù)處理和圖像質(zhì)量檢驗(yàn)等。要想從一定程度上提升檔案數(shù)字化質(zhì)量，就需要嚴(yán)格控制好各項(xiàng)掃描階段，防止問題出現(xiàn)。

其一，掃描檔案。在實(shí)施檔案掃描工作時(shí)，必須依照紙張的實(shí)際規(guī)格、受損情況來選取與之相符的掃描儀設(shè)備。當(dāng)紙張情況處于良好狀態(tài)時(shí)，可以使用高速掃描儀，當(dāng)紙張情況不佳以及保存時(shí)間非常長的情況下，特別是受損現(xiàn)象明顯，可以應(yīng)用平板掃描儀。不管是高速掃描儀還是平板掃描儀等，都必須保持紙張內(nèi)容的完善程度，將其平整的放置到掃描儀內(nèi)，防止前后兩張出現(xiàn)不良的重疊現(xiàn)象。

其二，進(jìn)行圖像預(yù)處理。完成掃描工作以后，將進(jìn)行針對(duì)性的圖像處理。處理前期階段可以采用自動(dòng)批量預(yù)處理，預(yù)處理流程包含了多項(xiàng)要點(diǎn)，分別是雜點(diǎn)、文字效果增強(qiáng)等，發(fā)現(xiàn)雜點(diǎn)和黑邊必須徹底消除。

其三，處理圖像。對(duì)圖像進(jìn)行預(yù)處理以后，還必須詳細(xì)檢驗(yàn)圖像文件，檢驗(yàn)的要點(diǎn)包含了圖像去網(wǎng)紋、去黑邊以及去噪等，確保圖像內(nèi)信息和內(nèi)容與原有的檔案相符合。通常來講，掃描期間經(jīng)常留下黑線和指印以及陰影等部分，這些必須馬上清除干凈。分開掃描的圖像則按照原檔案內(nèi)容拼接到一起，以保障整卷檔案的完整性。

其四，驗(yàn)收環(huán)節(jié)。按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施驗(yàn)收，涉及內(nèi)容為目標(biāo)錄入的準(zhǔn)確程度、圖像質(zhì)量處理、檔案實(shí)體完善性和移交數(shù)據(jù)完善性等，驗(yàn)收合格以后簽署成品數(shù)據(jù)，提交清單。當(dāng)驗(yàn)收不符合要求時(shí)，加工單位必須進(jìn)行整改，一直到符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)為止。

2.3檔案數(shù)字化掃描安全控制策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案數(shù)字化是一項(xiàng)必然發(fā)展形式，電子數(shù)據(jù)的形成，可以有效減少對(duì)原始檔案的反復(fù)翻閱使用，提升城建檔案利用效率。為此，檔案數(shù)字化掃質(zhì)量等問題必須得到了全面重視，要想提升掃描期間紙質(zhì)材料和數(shù)據(jù)的質(zhì)量及安全，就應(yīng)當(dāng)構(gòu)建安全的軟件環(huán)境和硬件環(huán)境，以保障檔案數(shù)字化掃描工作良好開展。其次，增強(qiáng)掃描工作人員自身的安全意識(shí)，加強(qiáng)安全教育力度，樹立責(zé)任心，結(jié)合工序流程劃分人員崗位。然后，依照實(shí)際情況制定健全的檔案信息安全體系和檔案信息保密制度等，對(duì)存在的檔案信息安全性和庫房安全性較低等現(xiàn)象必須進(jìn)一步加大監(jiān)督和管理力度，把檔案數(shù)字化掃描安全工作落實(shí)在制度保障環(huán)節(jié)內(nèi)，最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化掃描安全控制質(zhì)量。

3、結(jié)語

從以上論述來看，城建檔案是一項(xiàng)可以為城市規(guī)劃、建設(shè)以及管理等工作提供良好服務(wù)的文字資料，其在城市建設(shè)以及城市管理環(huán)節(jié)中起著重要作用。當(dāng)前，城建檔案數(shù)字化是城建檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)主要內(nèi)容，在城建檔案館內(nèi)，包含的紙質(zhì)檔案類型非常多，任務(wù)繁瑣，必須加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的安全管理，減少掃描的難度和復(fù)雜性，同時(shí)，城建檔案館應(yīng)制定完善的實(shí)施方案，保障檔案數(shù)字化安全性，促使城建檔案數(shù)字化工作高效率開展。

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（佛山市三水區(qū)城建規(guī)劃檔案館）