田佳妤

摘 要：重大突發(fā)事件檔案是在處理重大突發(fā)事件過(guò)程中直接形成的文字、聲像、實(shí)物等不同載體的具有保存價(jià)值的原始記錄，它作為重大突發(fā)事件處理過(guò)程的產(chǎn)物，對(duì)社會(huì)的應(yīng)急管理有著不可替代的價(jià)值。高等院校作為特殊的群體，在每次重大突發(fā)事件的管理過(guò)程中，形成了大量的相關(guān)文件、聲像、實(shí)物等不同載體的具有保存價(jià)值的原始材料，是高校應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的寶貴經(jīng)驗(yàn)記錄。本文通過(guò)對(duì)加強(qiáng)高校重大突發(fā)事件專題檔案管理機(jī)制必要性分析，提出重大突發(fā)事件檔案立檔工作中存在的問題及解決方案，以切實(shí)履行檔案部門職能，為高校各項(xiàng)工作提供服務(wù)保障。

關(guān)鍵詞：重大突發(fā)事件;檔案;研究

根據(jù)我國(guó)2007年施行的《中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》的規(guī)定，突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或者可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件。重大突發(fā)事件檔案是在處理重大突發(fā)事件過(guò)程中直接形成的文字、聲像、實(shí)物等不同載體的具有保存價(jià)值的原始記錄，它作為重大突發(fā)事件處理過(guò)程的產(chǎn)物，對(duì)社會(huì)的應(yīng)急管理有著不可替代的價(jià)值。高等院校作為特殊的群體，在每次重大突發(fā)事件的管理過(guò)程中，形成了大量的相關(guān)文件、聲像、實(shí)物等不同載體的具有保存價(jià)值的原始材料，是高校應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的寶貴經(jīng)驗(yàn)記錄。因此，做好重大突發(fā)事件檔案管理與研究勢(shì)在必行。在新冠疫情下，高校如何結(jié)合自身特點(diǎn)，做好重大突發(fā)事件專題檔案建設(shè)，是高校檔案管理部門亟待研究和解決的問題。

一、建立健全高校重大突發(fā)事件專題檔案管理機(jī)制，完善檔案管理的必要性

1、有利于高校各職能部門重大突發(fā)事件專題檔案材料的整合。

隨著社會(huì)的發(fā)展和城市進(jìn)程的加快以及自然環(huán)境的變化，公共安全問題日漸顯露，引起社會(huì)的普遍關(guān)注，適時(shí)開展重大突發(fā)事件檔案工作，順應(yīng)社會(huì)需要，是檔案管理部門履職盡責(zé)的必然要求。新冠疫情發(fā)生以來(lái)，高校作為特殊的群體，各相關(guān)部門肩負(fù)著抗擊疫情的重任，作為高校的檔案管理部門，理應(yīng)自覺地承擔(dān)起自己的神圣職責(zé)，把高校新冠疫情以來(lái)形成、積累、管理和利用重大突發(fā)事件檔案作為一項(xiàng)工作任務(wù)切實(shí)開展起來(lái)，整合抗疫過(guò)程中所有的文字、圖像材料，形成具有保存價(jià)值、具有參考價(jià)值的專題檔案，是高校檔案管理部門亟須解決并完成的任務(wù)。

2、有利于高校檔案管理部門豐富館藏的實(shí)踐要求

完善重大突發(fā)事件檔案管理，是高校檔案部門豐富檔案館藏、改善館藏結(jié)構(gòu)、開發(fā)利用檔案信息資源、進(jìn)而服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作、服務(wù)師生的必然要求。

3、有利于為高校決策重大突發(fā)事件提供有力依據(jù)

作為專題檔案，重大突發(fā)事件檔案真實(shí)記錄了高校在突發(fā)事件中預(yù)防、應(yīng)對(duì)、抗御及善后處理的全過(guò)程，是高校應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的真實(shí)寫照，對(duì)于后人回顧重大突發(fā)事件全貌、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，探尋應(yīng)急過(guò)程中的成果，為將來(lái)應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件提供有力技術(shù)依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)借鑒。

二、目前重大突發(fā)事件檔案立檔工作中存在的問題

1、重視程度不足。檔案管理部門在政府應(yīng)急管理中總是作為輔助，影響力微乎其微，影響重大突發(fā)事件檔案收集職能的發(fā)揮。

2、主動(dòng)提供意識(shí)不強(qiáng)。檔案部門主動(dòng)提供利用的意識(shí)不到位，加之相關(guān)部門不重視，導(dǎo)致重要檔案信息無(wú)法被政府決策層采納和利用。

3、對(duì)于重大突發(fā)事件檔案的歸檔整理尚需規(guī)范，業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度尚需加強(qiáng)。

三、完善重大突發(fā)事件專題檔案工作機(jī)制

1、建立健全抗擊疫情專題檔案工作機(jī)制

高校檔案管理部門，按照上級(jí)要求，結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況，要第一時(shí)間發(fā)布“抗擊新冠疫情重大突發(fā)事件專題檔案收集歸檔通知”，明確各相關(guān)部門收集歸檔責(zé)任，落實(shí)到位，明確工作內(nèi)容，合理調(diào)配、整合工作進(jìn)度，確保檔案收集、征集工作有序開展。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)師生對(duì)于抗擊疫情專題檔案歸檔重要性的意識(shí)

加強(qiáng)抗擊新冠疫情檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。結(jié)合抗擊疫情實(shí)際情況，建立跨機(jī)構(gòu)跨部門檔案聯(lián)合收集機(jī)制。高校檔案管理部門應(yīng)結(jié)合師生對(duì)于重大突發(fā)事件極易造成災(zāi)難后果的敏感性和重視心里，及時(shí)加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)師生對(duì)于抗擊疫情專題檔案歸檔重要性的意識(shí)引導(dǎo)，爭(zhēng)取各方面的重視和支持。

3、及時(shí)收集、界定，應(yīng)收盡收抗擊疫情專題檔案

受新冠肺炎疫情防控工作啟發(fā)，新《檔案法》增加了突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制。高校在重大突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)介入學(xué)校管理過(guò)程中，從相關(guān)記錄材料形成的源頭抓起，打破正常的收集范圍，確保原始記錄的齊全、完整、真實(shí)、可靠，能夠較為全面地反映重大突出事件的原貌。收集檔案可考慮先進(jìn)館再鑒定的工作方法，本著“寧濫勿缺”的原則，盡可能全的把疫情期間形成的文件材料及時(shí)歸檔，確?？箵粢咔檫^(guò)程的完整性和歷史性。要注重收集的階段性，根據(jù)其發(fā)生的不同階段跟蹤收集和確定范圍，拓寬收集的覆蓋面，同時(shí)收集重大突發(fā)事件的網(wǎng)絡(luò)輿情，建立高效的工作網(wǎng)絡(luò)，形成穩(wěn)定的收集工作網(wǎng)絡(luò)。要注重整理的合理性，由于重大突發(fā)事件檔案載體多樣，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，制定和規(guī)范重大突發(fā)事件檔案的整理歸檔規(guī)則。

高校疫情防控歸檔范圍為：上級(jí)單位關(guān)于處理重大突發(fā)事件工作的重大決策、部署、規(guī)定等文件材料;上級(jí)單位、領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)學(xué)校重大突發(fā)事件處理過(guò)程中形成的文件材料;學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于重大突發(fā)事件工作的重要指示、批示和講話等文件材料;學(xué)校關(guān)于重大突發(fā)事件防控工作的部署、規(guī)定、辦法、方案、意見、措施等文件材料;學(xué)校建立重大突發(fā)事件防控工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制等形成的文件材料;學(xué)校召開重大突發(fā)事件防控工作會(huì)議等形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要等會(huì)議材料;學(xué)校在重大突發(fā)事件防控過(guò)程中形成的檢測(cè)方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)、總結(jié)報(bào)告、大事記等文件材料;學(xué)校開展重大突發(fā)事件防控宣傳工作中形成的相關(guān)文件材料;學(xué)校對(duì)重大突發(fā)事件防控工作中先進(jìn)事跡、人物的表彰文件材料;學(xué)校對(duì)防控工作開展不利等單位及人員的處分材料;學(xué)校各單位、各學(xué)院在重大突發(fā)事件防控工作中形成的有關(guān)文字材料;學(xué)校各單位、各學(xué)院在重大突發(fā)事件防控工作中形成的影音、實(shí)物等材料;其他與重大突發(fā)事件防控相關(guān)的文件材料。

4、重視編研利用，充分發(fā)揮疫情防控專題檔案價(jià)值

要注重檔案的匯編和利用，重大突發(fā)事件檔案由于其自身特點(diǎn)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將收集來(lái)的檔案進(jìn)行歸檔，同時(shí)，形成專題匯編，為今后查閱借鑒及利用提供有力保障。要不斷完善抗擊疫情專題檔案內(nèi)容，加大開發(fā)編研力度，拓寬開發(fā)利用渠道，使抗擊疫情專題檔案發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等有效渠道，使專題檔案成為學(xué)校面對(duì)突發(fā)事件的有力借鑒和宣傳學(xué)校工作的重要渠道。

5、構(gòu)建跨部門聯(lián)合收集機(jī)制

重大突發(fā)事件往往引起多個(gè)高校多個(gè)部門多個(gè)社會(huì)團(tuán)體響應(yīng)，部分地區(qū)采取建立聯(lián)合應(yīng)急機(jī)制，大大提升重大突發(fā)事件應(yīng)對(duì)能力。檔案收集工作也應(yīng)借鑒這種工作方式，以補(bǔ)充檔案管理部門各種征集檔案的困境。在重大突發(fā)事件專題檔案的收集上，應(yīng)建立面向全校師生、面向校友、面向社會(huì)的重大突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急聯(lián)動(dòng)機(jī)制，有效構(gòu)建高校內(nèi)部各機(jī)構(gòu)之間、各層級(jí)之間、檔案部門與社會(huì)部門之間的協(xié)同網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)組織整合、資源整合、信息整合和行動(dòng)整合，形成合力，有效開展重大突發(fā)事件檔案的收集管理和服務(wù)工作。

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遼寧省檔案局項(xiàng)目：新冠疫情下高校重大突發(fā)事件專題檔案建設(shè)研究與實(shí)踐，項(xiàng)目編號(hào)：2020-R-30

（沈陽(yáng)建筑大學(xué)）