文·樓蔚文

2015年12月，國(guó)家檔案局、財(cái)政部頒布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其中第八條規(guī)定，“單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存”。如何借助電子會(huì)計(jì)檔案，克服當(dāng)前急劇增加的財(cái)會(huì)檔案的管理成本和空間成本，在會(huì)計(jì)檔案管理方面實(shí)現(xiàn)突破，是本課題探討的主要目標(biāo)。

一、電子會(huì)計(jì)檔案的概念與管理現(xiàn)狀

在新頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第三條中，對(duì)什么是電子會(huì)計(jì)檔案作了明確定義，電子會(huì)計(jì)檔案是“通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案”。強(qiáng)調(diào)了電子會(huì)計(jì)檔案虛擬性，并通過(guò)其產(chǎn)生途徑、傳輸途經(jīng)、存儲(chǔ)方式等做了清晰定義。從本質(zhì)上講，電子會(huì)計(jì)檔案是電子檔案的范疇。

目前，少數(shù)機(jī)構(gòu)率先開展了電子會(huì)計(jì)檔案的試點(diǎn)工作，成效顯著。據(jù)天津市住房公積金管理中心提供資料，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案保管后，相比較傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔，“可以節(jié)省87%的紙質(zhì)檔案，同時(shí)也大大緩解了庫(kù)房壓力?！毕鄳?yīng)也“大大減少了會(huì)計(jì)人員整理會(huì)計(jì)檔案的工作量”；同時(shí)，由于“會(huì)計(jì)檔案的電子化存儲(chǔ)，使得中心可以利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等系統(tǒng)技術(shù)進(jìn)行歸類、排序、重組、分析、查詢、調(diào)取等靈活地加以處理，進(jìn)行多維分析”，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案多元化的輸出及數(shù)據(jù)共享?？傊娮訒?huì)計(jì)檔案的出現(xiàn)，不再耗費(fèi)大量紙質(zhì)材料，節(jié)約了自然資源，節(jié)省了保管空間和相應(yīng)的人力物力；數(shù)據(jù)化的會(huì)計(jì)檔案信息，成就了其快捷利用、數(shù)據(jù)的共享和深度開發(fā)。優(yōu)勢(shì)明顯，引人注目。

但新的管理辦法頒布4年有余，相關(guān)進(jìn)展卻不容樂(lè)觀，尤其高校等事業(yè)單位仍持觀望態(tài)度，電子會(huì)計(jì)檔案的管理陷入困境。

二、電子會(huì)計(jì)檔案的困境分析

（一）財(cái)務(wù)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)抑制了財(cái)務(wù)部門的積極性

財(cái)會(huì)檔案是學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支過(guò)程的反映，其信息內(nèi)容往往作為學(xué)校的核心利益，不予公開。任何人調(diào)閱會(huì)計(jì)憑證均需得到財(cái)會(huì)部門許可、授權(quán)。會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理后，方便財(cái)務(wù)信息調(diào)閱的同時(shí)，勢(shì)必增加信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。因此，出于對(duì)本單位財(cái)務(wù)信息安全的需要，財(cái)會(huì)部門、包括學(xué)校，本身沒(méi)有意愿將財(cái)會(huì)檔案以電子會(huì)計(jì)檔案的形式交由檔案部門保存，更無(wú)所謂財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享。

（二）紙質(zhì)發(fā)票廣泛使用，電子會(huì)計(jì)檔案尚無(wú)資源優(yōu)勢(shì)

當(dāng)前財(cái)務(wù)運(yùn)作狀態(tài)，電子會(huì)計(jì)檔案的資源優(yōu)化無(wú)法體現(xiàn)。新《辦法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的界定明確，“特別強(qiáng)調(diào)了電子會(huì)計(jì)檔案的原生性，即是通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備形成的，以區(qū)別于將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案掃描形成的數(shù)字化副本”。據(jù)此釋義，在電子票據(jù)不占據(jù)主導(dǎo)位置的當(dāng)代，占據(jù)館藏空間最大的各類報(bào)銷紙質(zhì)憑單，短期內(nèi)仍將大量存在。退一步講，承認(rèn)掃描票據(jù)的電子會(huì)計(jì)檔案身份，不僅意味著會(huì)計(jì)部門大量的掃描任務(wù)（是否規(guī)范尚需認(rèn)可），仍舊面臨大量紙質(zhì)檔案的保管問(wèn)題?？傊瑢?duì)于高等院校等事業(yè)單位而言，電子會(huì)計(jì)檔案的資源優(yōu)化管理無(wú)法體現(xiàn)，是影響人們探究電子會(huì)計(jì)檔案管理的積極性的關(guān)鍵因素之一。

（三）技術(shù)缺陷和壁壘影響人們對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)可與實(shí)施

作為電子檔案的一種，在技術(shù)上保障其完整、真實(shí)、可讀和安全，是實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的關(guān)鍵。然而客觀現(xiàn)實(shí)是，各機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)更關(guān)注的是完成各自的業(yè)務(wù)管理流程，電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性歸檔，以及相關(guān)信息的安全、長(zhǎng)期可讀等相關(guān)軟硬件建設(shè)并未準(zhǔn)備或設(shè)計(jì)到位。因此，技術(shù)的缺陷和壁壘，安全方面的諸多陷阱，使人們對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理存有疑慮，影響了人們對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)可與實(shí)施。

（四）傳統(tǒng)管理各自為政，增加了電子會(huì)計(jì)檔案的操作難度

做好電子會(huì)計(jì)檔案的保管和使用，離不開電子會(huì)計(jì)文件產(chǎn)生的前端控制。財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)，作為職能與權(quán)限相對(duì)獨(dú)立兩個(gè)業(yè)務(wù)部門，管理范疇尤其是在前期文件產(chǎn)生和傳輸中，職能密集交叉。檔案部門要求實(shí)現(xiàn)電子文件前端管理，要求將檔案管理納入會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)，從源頭保證電子財(cái)會(huì)檔案的真實(shí)、完整、可讀。而財(cái)務(wù)部門對(duì)于財(cái)會(huì)檔案，大都抱有移交完成，概不負(fù)責(zé)的心態(tài)。紙質(zhì)檔案雖然有諸多弊端，但較為直觀、穩(wěn)定和熟悉的管理模式更為二者所接受，也就不難理解了。

（五）相關(guān)制度和規(guī)范缺失造成電子會(huì)計(jì)檔案管理困境

電子會(huì)計(jì)檔案的管理，涉及電子文件管理，是目前檔案管理中較為前沿的問(wèn)題，相關(guān)管理體制、管理制度、工作規(guī)范也大都沒(méi)能跟上。管理制度和工作規(guī)范的缺位，使各相關(guān)人員工作責(zé)權(quán)不清晰，突破無(wú)壓力，操作無(wú)依據(jù)，電子會(huì)計(jì)檔案管理的探索與實(shí)施止步不前。

（六）現(xiàn)有人員知識(shí)背景單一，難以承擔(dān)電子會(huì)計(jì)檔案管理重任

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理，其直觀性的管理模式，對(duì)會(huì)計(jì)人員和檔案人員的素質(zhì)要求相對(duì)較為單純。實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理后，電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)信息設(shè)備和信息技術(shù)的依賴，使得具有信息技術(shù)的基本技能，成為完成會(huì)計(jì)檔案整理歸檔、借閱管理任務(wù)的關(guān)鍵。當(dāng)前，無(wú)論是財(cái)務(wù)部門、還是檔案管理部門，大都未在財(cái)務(wù)檔案管理崗上配備相應(yīng)合格人員。

三、電子會(huì)計(jì)檔案管理的突破策略

（一）建立對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的信任，建立新型管理理念

作為電子文件的一種，電子會(huì)計(jì)檔案管理已是必然。虛擬的、數(shù)字化的電子文件的出現(xiàn)，給檔案管理帶來(lái)的是一次根本性變革。致力于會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，探索出一條切實(shí)可行的電子會(huì)計(jì)檔案管理之路，是當(dāng)代檔案人的使命與擔(dān)當(dāng)。隨著信息技術(shù)的日新月異，管理制度業(yè)務(wù)規(guī)范的建立健全，法律制度的日臻完善，我們應(yīng)該對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案樹立堅(jiān)定的信心與毋庸置疑的信任。

做好電子會(huì)計(jì)檔案管理，涉及管理理念轉(zhuǎn)變。管理理念，關(guān)系到管理者對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理態(tài)度，決定其是否目標(biāo)明確，態(tài)度堅(jiān)決，行動(dòng)有力，是否全力應(yīng)對(duì)管理過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題與挑戰(zhàn)。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理理念均基于歷史記錄的實(shí)體管理。電子會(huì)計(jì)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，本質(zhì)上是管理理念的數(shù)字化轉(zhuǎn)型問(wèn)題，作為當(dāng)前電子檔案管理的先行者，電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)現(xiàn)會(huì)為全面實(shí)現(xiàn)文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型打開局面。

（二）建立切實(shí)可行的管理制度，引導(dǎo)與規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案管理制度，涉及會(huì)計(jì)檔案管理體制、管理規(guī)范。體制建設(shè)是管理的宏觀支撐性要素。通過(guò)體制建構(gòu)，會(huì)計(jì)部門和檔案部門可以明確各自的權(quán)限和職責(zé)，調(diào)動(dòng)和激發(fā)兩部門的積極性與主動(dòng)性，研究與探索電子會(huì)計(jì)檔案管理的辦法與途徑。規(guī)范是組織機(jī)構(gòu)行動(dòng)的準(zhǔn)則，是電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性、安全性、可讀性的基本保障。目前，國(guó)家針對(duì)電子文件管理不斷出臺(tái)管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)管理部門應(yīng)依據(jù)現(xiàn)有各項(xiàng)國(guó)標(biāo)與規(guī)范，出臺(tái)高校會(huì)計(jì)電子檔案管理制度，引導(dǎo)與規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理。

（三）加強(qiáng)部門間配合與協(xié)調(diào)，引入信息技術(shù)部門的支持

1. 會(huì)計(jì)部門、檔案管理部門務(wù)必加強(qiáng)合作與協(xié)調(diào)。作為電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、完整、安全、可讀的內(nèi)在需求，其目標(biāo)達(dá)成依賴其全程的規(guī)范化管理，即會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)生產(chǎn)真實(shí)、合格的數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整、安全的接收，檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子文件長(zhǎng)期的可讀和安全管理。任何一個(gè)方面的缺位，都可能導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的失真、失用。因此，會(huì)計(jì)部門和檔案部門各負(fù)其責(zé)、通力合作是做好電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的基本保障。

2. 實(shí)時(shí)引入信息技術(shù)部門的支持，是做好電子會(huì)計(jì)檔案的必要條件。電子會(huì)計(jì)檔案的管理，由傳統(tǒng)的物質(zhì)形態(tài)管理轉(zhuǎn)向虛擬形態(tài)管理，依賴的是大量日新月異的信息技術(shù)和數(shù)字信息管理設(shè)施設(shè)備。無(wú)論是會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，還是為兩系統(tǒng)提供基本的軟硬件條件保障，均離不開信息技術(shù)部門的技術(shù)支持以及相關(guān)信息存儲(chǔ)、傳輸設(shè)備與環(huán)境的維護(hù)。因此，電子會(huì)計(jì)檔案管理的開拓與探索，必須引入信息技術(shù)管理部門的配合與支持，否則電子會(huì)計(jì)檔案的管理就是一紙空談。

（四）階段性的實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作

筆者認(rèn)為，分階段實(shí)施是我們實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的客觀途徑。可以依照由雙套制到單套制，由數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的模式，分階段逐步實(shí)現(xiàn)，當(dāng)然可以在某些領(lǐng)域重點(diǎn)突破。結(jié)合高校情況，從二系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享出發(fā)，筆者提出以下三個(gè)階段的觀點(diǎn)。即檔案信息目錄共享階段、電子文件共享階段、智慧數(shù)據(jù)共享階段。目錄共享階段，依舊以紙質(zhì)檔案為主，充分利用會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，重點(diǎn)解決紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索問(wèn)題，為今后電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)實(shí)體的一一對(duì)應(yīng)打下基礎(chǔ)，在實(shí)際管理中探索二者的電子文件結(jié)合。電子文件共享階段，開展并落實(shí)雙套制，以導(dǎo)入版式電子文件為主，如PDF格式的工資冊(cè)、賬簿、記賬單、憑證附件等，開展電子會(huì)計(jì)檔案的管理與使用，重點(diǎn)完善電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可讀性、安全性工作，為全面開展電子會(huì)計(jì)檔案的接收及使用做好技術(shù)和管理準(zhǔn)備。第三階段是全面接收財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)格式化數(shù)據(jù)與非格式化數(shù)據(jù)的全面接收，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)化管理，達(dá)到“會(huì)計(jì)檔案的多元化輸出及資源共享”的目的。

（五）做好檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)換代工作

做好電子會(huì)計(jì)檔案，必須做好檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)和完善工作。鑒于電子會(huì)計(jì)檔案在電子文件管理領(lǐng)域的始創(chuàng)性，建議可以獨(dú)立設(shè)計(jì)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采集功能，以財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)為基礎(chǔ)平臺(tái)，利用多種數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)接收電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，拓展檔案系統(tǒng)中一般實(shí)體管理數(shù)據(jù)信息量少的束縛。其次，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)輸出功能，將電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)建成一個(gè)數(shù)據(jù)化的處理平臺(tái)，滿足財(cái)務(wù)檔案的深層次利用。再者，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全管理功能，如電子簽名管理、防篡改功能、數(shù)據(jù)多方式備份等，確保電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用。獨(dú)立建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，既滿足財(cái)會(huì)檔案的專業(yè)性特點(diǎn)，也可解決財(cái)會(huì)信息的不宜公開的內(nèi)在需求，這也許是加快電子會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑和重要手段。

（六）提高從業(yè)人員能力，培養(yǎng)引進(jìn)復(fù)合型素質(zhì)人才

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》開啟了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新時(shí)代，而人才是這一轉(zhuǎn)型的支撐性要素。作為電子會(huì)計(jì)檔案管理的開拓者，從業(yè)人員必須具有創(chuàng)新的意識(shí)，能夠致力于研究解決在電子會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的新課題；有良好的管理能力，能夠統(tǒng)籌協(xié)調(diào)涉及的方方面面的單位和人員；有管理數(shù)字文件的素質(zhì)和技能，能夠熟練完成電子會(huì)計(jì)檔案接收、管理相關(guān)的操作程序，為會(huì)計(jì)檔案的利用和信息安全提供保障。簡(jiǎn)單的說(shuō)，電子會(huì)計(jì)檔案管理迫切需要集管理型、研究型、操作型為一身的復(fù)合型管理人才。檔案部門應(yīng)更新人才理念，重視新型人才培養(yǎng)和引進(jìn)。在培養(yǎng)方向上，重點(diǎn)要放在數(shù)字化管理意識(shí)、以及數(shù)字化知識(shí)與技術(shù)學(xué)習(xí)與運(yùn)用；在培養(yǎng)方式和途徑上，要多樣化、高質(zhì)量，提高現(xiàn)有人員的綜合素質(zhì)和能力。總之，拓寬人才引進(jìn)思路和渠道，擇優(yōu)選取熟悉電子文件管理的復(fù)合型人才，充實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍，開創(chuàng)電子會(huì)計(jì)檔案管理新局面。