劉敏

摘要：在科技的影響下，檔案管理逐漸趨于智能化，在事業(yè)單位的檔案管理中也毫不例外，在朝向信息化的道路上迅猛發(fā)展，但是究竟如何開展事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)工作，還是一個(gè)有待思考的問題。就這一對(duì)策問題，本文結(jié)合事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)及現(xiàn)狀，來(lái)進(jìn)行初步的探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;解決對(duì)策

在新時(shí)代，本著逐利的本性，各行各業(yè)都難逃信息化的誘惑，始終致力于更高、更快的經(jīng)營(yíng)效益和工作效率。事業(yè)單位也難逃科技帶來(lái)的沖擊力，事實(shí)上我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理的信息化研究已經(jīng)小有規(guī)模，而且就其研究成果的應(yīng)用也小有成就。但這僅僅是自身比較的結(jié)果，若比較的對(duì)象轉(zhuǎn)換為西方國(guó)家，我國(guó)相關(guān)方面的建設(shè)還有待完善。因此，我們要加快對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)對(duì)策的研究步伐，爭(zhēng)取早日探討出使用高效的信息化管理方法。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基本特點(diǎn)

（一）資料保存具備永久性

傳統(tǒng)化檔案管理是使用紙作為儲(chǔ)存媒介，但紙所具備的脆弱特質(zhì)，決定了它在潮濕陰冷的環(huán)境，就會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)霉、黃化等現(xiàn)象，很容易導(dǎo)致重要的檔案信息出現(xiàn)遺失，縱向來(lái)看就是難以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期管理。而信息化檔案管理將媒介轉(zhuǎn)換為電子磁盤，隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)信息備份，一方面大幅度縮減了儲(chǔ)存的空間，另一方面也不會(huì)收到自然因素的影響，只要電子磁盤完好未受攻擊，可以對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行永久保存。

（二）管理工作趨于便利化

由于傳統(tǒng)化檔案管理的資料量十分龐大，因此為了實(shí)現(xiàn)高效的查詢及更長(zhǎng)久的保存，往往設(shè)置了十分復(fù)雜的管理程序，查詢時(shí)間較長(zhǎng)，管理人員的工作強(qiáng)度也很大。信息化管理只需要簡(jiǎn)單的操作，即可通過關(guān)鍵詞實(shí)現(xiàn)信息的查詢，程序便捷，并且完全不用擔(dān)心查詢的過程會(huì)對(duì)其他檔案信息的位置造成影響。

（三）管理方式發(fā)生根本性的革新

傳統(tǒng)化檔案管理的職能十分單一，即實(shí)現(xiàn)檔案的儲(chǔ)存和管理，而信息化檔案管理由于媒介的變化，使得檔案管理的職能不再局限于儲(chǔ)存，還能進(jìn)行信息的采集與管理，為建設(shè)事業(yè)單位也增添了一分力量。

二、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化的現(xiàn)狀

當(dāng)下，我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理存在的主要問題是規(guī)劃不明確、平臺(tái)構(gòu)建不完善以及數(shù)字化處理能力低下。盡管還存在著這么多的問題，但實(shí)踐中部分事業(yè)單位仍然沒有提起對(duì)檔案管理的重視程度，導(dǎo)致信息化的構(gòu)建頻頻受阻，不僅信息更新速度低下、利用頻率也較小，而且也缺少具備相關(guān)技能的工作人員進(jìn)行操作，導(dǎo)致信息化檔案管理的作用未能得以發(fā)揮。

（一）信息更新速度緩慢

當(dāng)下，我國(guó)雖然已經(jīng)對(duì)職工檔案構(gòu)建起了完備的管理系統(tǒng)，但由于各地方對(duì)檔案機(jī)關(guān)的忽視，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)中的信息出現(xiàn)滯后，缺乏有效更新，進(jìn)而造成事業(yè)單位難以實(shí)現(xiàn)人才優(yōu)化管理的窘境。

（二）信息化檔案管理平臺(tái)不能得到有效利用

如前所述，事業(yè)單位引進(jìn)信息化檔案管理體系的目的在于解決人力及查詢成本，確保資料查詢的精準(zhǔn)性和高效性。但就目前的情況來(lái)看，信息化檔案管理平臺(tái)的使用頻次較低，事業(yè)單位普遍對(duì)其存在輕視心理，雖然進(jìn)行了平臺(tái)的構(gòu)建，但并未進(jìn)行有效利用。

（三）缺乏專業(yè)人員進(jìn)行操作

實(shí)踐中，進(jìn)行信息化檔案管理的工作人員缺乏基本的計(jì)算機(jī)操作技能，或者不能完全具備操作信息化檔案管理平臺(tái)的能力，不僅存在信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的情況，還會(huì)出現(xiàn)有查詢需求，卻不能實(shí)現(xiàn)的情況。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的對(duì)策

從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位建設(shè)信息化的檔案管理是十分有必要的。但是，就我國(guó)目前該領(lǐng)域的信息化水平來(lái)看，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，必須要努力加強(qiáng)和推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的信息化檔案管理。立足于事業(yè)單位檔案管理的基本特點(diǎn)，我國(guó)事業(yè)單位推行檔案信息化管理勢(shì)在必行，但當(dāng)前我國(guó)信息化檔案建設(shè)的構(gòu)建力度卻遠(yuǎn)不達(dá)標(biāo)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面加以改善：

（一）確保工作人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的協(xié)作

信息化管理平臺(tái)的正常運(yùn)行，得益于日常管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的共同協(xié)作，在管理人員保證錄取信息的及時(shí)性的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員也要做好系統(tǒng)后臺(tái)的保障工作，二者協(xié)力合作，才能實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理平臺(tái)的正常運(yùn)行。

（二）加大對(duì)信息化檔案管理平臺(tái)的重視

檔案管理看起來(lái)對(duì)單位的日常工作運(yùn)行微不足道，但其實(shí)它發(fā)揮著巨大的作用，任何工作的信息、痕跡，包括人事調(diào)動(dòng)都需要進(jìn)行記錄，時(shí)代的變遷要求我們不能再僅僅局限于傳統(tǒng)的管理模式，事業(yè)單位可以開展相應(yīng)的宣傳工作，讓大家了解信息化管理檔案的重要性，從而保障工作的順利展開。

（三）定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

信息化的檔案管理平臺(tái)已經(jīng)構(gòu)建，相應(yīng)的也要配備具有高水平操作能力的管理人員，對(duì)于已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)管理模式的工作人員，對(duì)其開展定期專業(yè)培訓(xùn)，確?？茖W(xué)的管理平臺(tái)能夠得到專業(yè)高效的利用。

四、結(jié)束語(yǔ)

在改革的背景下，信息化檔案管理平臺(tái)的建立將會(huì)對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮不可替代的作用，雖然構(gòu)建過程緩慢而復(fù)雜，但仍要堅(jiān)持對(duì)它的重視程度，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化。

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