吳瓊

關(guān)鍵詞：業(yè)財(cái)融合? 中美高校? 財(cái)務(wù)信息化

會(huì)計(jì)是一種經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)，除了具備傳統(tǒng)的核算職能以外，還具備監(jiān)督、預(yù)測(cè)、經(jīng)濟(jì)決策等重要的管理職能;而財(cái)務(wù)信息要充分發(fā)揮其管理作用，就必須得到信息化的大力支持。

在當(dāng)今中國(guó)高校，大多業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)獨(dú)立于財(cái)務(wù)系統(tǒng)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無(wú)法最大程度地發(fā)揮其管理職能，帶來(lái)了諸多的“業(yè)財(cái)融合”問(wèn)題。然而，在美國(guó)高校，幾乎所有系統(tǒng)都可以實(shí)現(xiàn)共享數(shù)據(jù)庫(kù)，使財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)高度整合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的高效管理。因此，研究并比較中美高校的財(cái)務(wù)信息化管理模式，對(duì)改善中國(guó)高校的“業(yè)財(cái)融合”問(wèn)題具有重要的意義。

一、中國(guó)高校的“業(yè)財(cái)融合”問(wèn)題分析

（一）業(yè)財(cái)信息一體化程度較低、平臺(tái)功能單一

在中國(guó)高校，業(yè)財(cái)信息一體化程度不高，無(wú)法將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)有效地融于一體。對(duì)于采購(gòu)、收費(fèi)、資產(chǎn)管理與部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，不僅系統(tǒng)之間各為其政，而且用戶體驗(yàn)感欠佳。

例如，采購(gòu)平臺(tái)缺乏采購(gòu)資源，只具備對(duì)部分貨物（如大型儀器設(shè)備或危險(xiǎn)化學(xué)品）的采購(gòu)管理功能，無(wú)法有效管理所有采購(gòu)項(xiàng)目與供應(yīng)商往來(lái);收費(fèi)系統(tǒng)僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)基本學(xué)雜費(fèi)收退狀況的記錄，無(wú)法實(shí)現(xiàn)催款及對(duì)特殊收款項(xiàng)目的管理;資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)有一定關(guān)聯(lián)，但是只有少數(shù)管理員才具備資產(chǎn)系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，不利于各業(yè)務(wù)部門對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)、高效的監(jiān)管;對(duì)于人事、教務(wù)與學(xué)生事務(wù)等部門來(lái)說(shuō)，由于其管理系統(tǒng)獨(dú)立于財(cái)務(wù)系統(tǒng)，因此，不利于財(cái)務(wù)系統(tǒng)為具體業(yè)務(wù)部門提供管理性數(shù)據(jù)。

（二）財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)重核算、輕管理

對(duì)大多數(shù)中國(guó)高校來(lái)說(shuō)，其財(cái)務(wù)系統(tǒng)還無(wú)法實(shí)現(xiàn)從各大服務(wù)管理平臺(tái)取數(shù)并完成自動(dòng)記賬。因此，對(duì)業(yè)務(wù)信息的重復(fù)錄入，不僅降低了核算工作的效率與準(zhǔn)確性，還增加了財(cái)務(wù)人員的核算工作量，使他們無(wú)法有效投入于更高級(jí)的財(cái)務(wù)管理工作中去。

其次，中國(guó)高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)側(cè)重于財(cái)務(wù)核算，主要用戶是財(cái)務(wù)人員。盡管經(jīng)辦人可以通過(guò)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)錄入基本報(bào)賬信息，減輕財(cái)務(wù)人員憑證錄入的工作量，但是絕大部分報(bào)銷審核工作還是由財(cái)務(wù)人員承擔(dān)，不利于管理部門對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)性與合理性的管控。

此外，目前的財(cái)務(wù)系統(tǒng)往往只對(duì)財(cái)務(wù)人員開放權(quán)限，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門在預(yù)決算報(bào)表編制、財(cái)務(wù)分析、審計(jì)檢查等工作中的參與度不高，不利于財(cái)務(wù)管理工作的有效開展。

（三）財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低、缺乏政策與體制保障

在中國(guó)高校，盡管信息系統(tǒng)改變了財(cái)務(wù)人員的傳統(tǒng)記賬模式，大大提高了工作效率，但是財(cái)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化程度依然有待提高。例如，在預(yù)算編制的過(guò)程中，大量的數(shù)據(jù)收集與傳遞工作是通過(guò)郵件往來(lái)進(jìn)行的。財(cái)務(wù)人員需要接收郵件，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種編輯、匯總、分析與修改。雖然財(cái)務(wù)人員精心設(shè)計(jì)了預(yù)算模版，希望能統(tǒng)一各學(xué)院與部門的數(shù)據(jù)采集口徑，但是由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多樣性與復(fù)雜性，預(yù)算工作往往難以被標(biāo)準(zhǔn)化，時(shí)常導(dǎo)致預(yù)算考慮不全面的問(wèn)題。同時(shí)，經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目與會(huì)計(jì)科目的標(biāo)準(zhǔn)化程度欠缺，同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在不同預(yù)算模版下可能會(huì)涉及不同科目，為統(tǒng)計(jì)與分析工作帶來(lái)了不便，也降低了預(yù)決算數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。此外，中國(guó)高校財(cái)務(wù)工作的計(jì)劃性不強(qiáng)，工作目標(biāo)往往無(wú)法對(duì)具體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行指導(dǎo)。

然而，不少中國(guó)高校具有提高財(cái)務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的愿望，但是，要突破既定的財(cái)務(wù)工作模式并不容易，這不僅需要投入大量的資金，還需要得到政策與體制的大力支持。

二、美國(guó)高校財(cái)務(wù)信息化管理的經(jīng)驗(yàn)分析及借鑒

（一）建立一體化程度高、功能強(qiáng)大的的資源管理系統(tǒng)

1、美國(guó)高校的經(jīng)驗(yàn)分析

在美國(guó)高校，各大業(yè)務(wù)平臺(tái)通過(guò)強(qiáng)大的資源管理系統(tǒng)，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅具有強(qiáng)大的服務(wù)功能，還能為財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)便利。例如，在美國(guó)高校的采購(gòu)管理平臺(tái)上，可以找到任何教學(xué)、科研與辦公活動(dòng)所需要的貨物與服務(wù)，由經(jīng)授權(quán)的供應(yīng)商提供。而且，采購(gòu)管理平臺(tái)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，可自動(dòng)生成報(bào)表，及時(shí)反映供應(yīng)商往來(lái)、商品與訂單詳情、支付情況等信息。其次，經(jīng)授權(quán)的用戶可以隨時(shí)隨地從資產(chǎn)管理平臺(tái)中了解資產(chǎn)的成本、折舊情況、存放地點(diǎn)、使用年限等信息，對(duì)資產(chǎn)的使用狀況進(jìn)行及時(shí)、有效的監(jiān)管。再次，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)收賬款模塊與多個(gè)業(yè)務(wù)平臺(tái)對(duì)接，可管理各類收費(fèi)項(xiàng)目與收費(fèi)情況，并對(duì)逾期欠款現(xiàn)象產(chǎn)生相應(yīng)的罰金。此外，人事、教務(wù)與學(xué)生事務(wù)等業(yè)務(wù)管理部門可以通過(guò)報(bào)表系統(tǒng)，一鍵生成各類管理性報(bào)表。

2、對(duì)中國(guó)高校的啟示

首先，中國(guó)高校需要學(xué)習(xí)美國(guó)高校，加強(qiáng)業(yè)財(cái)信息一體化建設(shè)，有效整合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，讓用戶通過(guò)系統(tǒng)或平臺(tái)，有效、便捷地獲取需要的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)。其中，加強(qiáng)高校的報(bào)表系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)重要的工作，因?yàn)橥ㄟ^(guò)一鍵生成各類管理性報(bào)表，業(yè)務(wù)管理部門即可獲取學(xué)生收費(fèi)、供應(yīng)商往來(lái)、預(yù)算執(zhí)行、工資發(fā)放等管理性數(shù)據(jù)，不用在數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)與處理的過(guò)程中花費(fèi)大量的時(shí)間與精力。

其次，中國(guó)高校需要改善各大服務(wù)管理平臺(tái)的功能，加強(qiáng)用戶體驗(yàn)感，提高財(cái)務(wù)管理水平。例如，采購(gòu)平臺(tái)需要盡量涵蓋所有采購(gòu)項(xiàng)目，規(guī)范采購(gòu)流程，加強(qiáng)招投標(biāo)與供應(yīng)商往來(lái)管理，對(duì)學(xué)校的資產(chǎn)與服務(wù)實(shí)行源頭控制;在資產(chǎn)管理方面，需增加各部門對(duì)資產(chǎn)系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，隨時(shí)隨地掌握資產(chǎn)的分布與使用情況，促進(jìn)資源的合理配置;對(duì)于收費(fèi)管理來(lái)說(shuō)，中國(guó)高校應(yīng)深入分析各種收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)對(duì)象、繳費(fèi)渠道與開票類型，將這些功能統(tǒng)一融于應(yīng)收賬款模塊，并對(duì)逾期欠款現(xiàn)象增加懲罰性措施。

（二）建立融核算與管理于一體的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

1、美國(guó)高校的經(jīng)驗(yàn)分析

由于信息一體化程度高，美國(guó)高?？梢詫?shí)現(xiàn)從各大平臺(tái)與系統(tǒng)取數(shù)并完成自動(dòng)記賬，不僅大大節(jié)省了核算時(shí)間，還可以讓財(cái)務(wù)人員把更多精力投入到管理工作中去，為業(yè)務(wù)部門提供更有價(jià)值的分析性數(shù)據(jù)。其次，美國(guó)高校的會(huì)計(jì)核算是基于層層的在線審核而完成的，而且大部分審核工作是由相關(guān)管理部門完成的。財(cái)務(wù)人員基于對(duì)各管理部門審核工作的信任，根據(jù)學(xué)校的財(cái)務(wù)規(guī)范對(duì)經(jīng)費(fèi)使用的合理性進(jìn)行判斷，確認(rèn)無(wú)誤后完成打款。所有的審核工作都是在線進(jìn)行的，避免了在時(shí)間與地域上的局限性，也明確了各部門的審核職責(zé)與權(quán)限。此外，美國(guó)高校的不少財(cái)務(wù)系統(tǒng)向業(yè)務(wù)管理部門提供接口，不僅便于數(shù)據(jù)的源頭采集，還能使業(yè)務(wù)部門積極地參與到財(cái)務(wù)工作中來(lái)。

2、對(duì)中國(guó)高校的啟示

在中國(guó)高校，需要提高系統(tǒng)的自動(dòng)記賬水平，讓財(cái)務(wù)人員從繁瑣的財(cái)務(wù)核算工作中解放出來(lái)，把更多時(shí)間投入到管理工作中去，為業(yè)務(wù)部門提供更多的決策性建議。在現(xiàn)階段，財(cái)務(wù)人員也可以通過(guò)Excel憑證模版導(dǎo)入、智能憑證設(shè)計(jì)等方法，盡量減少數(shù)據(jù)的手工錄入，提高賬務(wù)處理的質(zhì)量與效率。

其次，需要優(yōu)化中國(guó)高校財(cái)務(wù)工作的審核流程，推行在線審核，節(jié)省在簽字與蓋章方面花費(fèi)的大量時(shí)間。由于業(yè)務(wù)部門往往比財(cái)務(wù)部門更了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，因此，在審核環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)中，應(yīng)提高業(yè)務(wù)部門的參與度，明確審核范圍與職責(zé)分工，提高財(cái)務(wù)審核工作的效率及合理性。

此外，在加強(qiáng)內(nèi)控管理的基礎(chǔ)上，需向業(yè)務(wù)部門開放部分財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口，在預(yù)決算、財(cái)務(wù)分析、審計(jì)等財(cái)務(wù)流程設(shè)計(jì)中，提高業(yè)務(wù)部門在財(cái)務(wù)工作中的參與度與積極性，加強(qiáng)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門的協(xié)同。

（三）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，注重財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

1、美國(guó)高校的經(jīng)驗(yàn)分析

美國(guó)作為目前世界上信息化程度最高的國(guó)家，一直倡導(dǎo)教育信息化建設(shè)，從政府到學(xué)校層面，都為高校的業(yè)財(cái)信息化管理提供了強(qiáng)大的政策支持與體制保障。因此，美國(guó)高?？梢詫?fù)雜的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，提高了財(cái)務(wù)管理水平。例如，美國(guó)高校的財(cái)務(wù)工作具有高度的計(jì)劃性。用戶制定計(jì)劃后，可以通過(guò)系統(tǒng)一鍵生成計(jì)劃列表，查看工作目標(biāo)、具體要求與時(shí)間截點(diǎn)等信息。對(duì)于預(yù)算工作來(lái)說(shuō)，美國(guó)高校有嚴(yán)格、統(tǒng)一的預(yù)算模板，不隨經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性與特殊性而隨意改動(dòng)。同時(shí)，經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目與會(huì)計(jì)科目的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于生成各類可比性強(qiáng)、格式統(tǒng)一的財(cái)務(wù)報(bào)表，能有效滿足管理者對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析的需求。

2、對(duì)中國(guó)高校的啟示

中國(guó)高校需要加強(qiáng)業(yè)財(cái)信息化建設(shè)的政策與財(cái)力保障，將信息化與一體化建設(shè)融于頂層設(shè)計(jì)中。在這個(gè)過(guò)程中，管理者與財(cái)務(wù)人員需要深入思考如何將繁瑣、復(fù)雜的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，并將標(biāo)準(zhǔn)化融于業(yè)財(cái)精細(xì)化管理中。首先，中國(guó)高校應(yīng)提高財(cái)務(wù)工作的計(jì)劃性，通過(guò)信息化手段對(duì)計(jì)劃進(jìn)行管理，便于指導(dǎo)財(cái)務(wù)工作有條不紊的開展。其次，對(duì)于預(yù)決算工作，應(yīng)事先明確報(bào)表中需要披露的信息。報(bào)表模版一旦確定，不得隨意改動(dòng)，以提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在不同會(huì)計(jì)期間的可比性。同時(shí)，在日常賬務(wù)處理的過(guò)程中，需要規(guī)范并統(tǒng)一經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目與會(huì)計(jì)科目設(shè)置，不隨管理的特殊需要而任意增加人為調(diào)整因素，為編制標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)報(bào)表做好充分的準(zhǔn)備，提高財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)與分析的效率。

參考文獻(xiàn)

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