李 丹
(西安交通大學(xué)圖書館 西安 710049)
在圖書館進(jìn)行館藏數(shù)字化和引入更多電子資源的同時,紙質(zhì)文獻(xiàn)仍是高校讀者主要的閱讀介質(zhì),而紙本館藏的借閱量也是圖書館證明自身對學(xué)生學(xué)業(yè)和成功具有較大影響的重要指標(biāo)之一。一些圖書館提倡擴(kuò)大借閱開架范圍,但是由于大部分高校圖書館物理存儲空間有限,限制了圖書館館藏資源的最大化利用。
館藏發(fā)展政策是界定圖書館現(xiàn)有館藏范圍,提出未來館藏發(fā)展規(guī)劃,確定館藏優(yōu)勢,闡明館藏收集依據(jù)及其與圖書館發(fā)展目標(biāo)間關(guān)系的規(guī)范性文件[1]。在圖書館轉(zhuǎn)型之際,各圖書館紛紛采用讀者主導(dǎo)的及時館藏發(fā)展模式,兼顧共享空間發(fā)展和實體館藏的及時發(fā)現(xiàn)。
2000 年4 月,原西安交通大學(xué)、原西安醫(yī)科大學(xué)和原陜西財經(jīng)學(xué)院合并組建成新的西安交通大學(xué),原三校圖書館隨之合并重組,形成了多校區(qū)、多分館的格局。2014 年底,西安交通大學(xué)圖書館累計藏書511 萬冊(件),根據(jù)教育部高等學(xué)校圖書館情報工作指導(dǎo)委員會提供的2016 年830 所高校圖書館紙質(zhì)資源購置費統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示,西安交通大學(xué)紙質(zhì)資源購置費總額為860 余萬元,紙質(zhì)資源仍占了圖書館文獻(xiàn)資源訂購的較大比率。
閉架借閱是讀者不能直接從書架上選取圖書,需要檢索圖書信息后,到館填寫圖書預(yù)約單,由館員提取圖書,通知讀者后,讀者才能辦理外借手續(xù)。
為了兼顧讀者需求,改進(jìn)原有紙質(zhì)登記預(yù)約閉架圖書工作流程,克服舊的圖書預(yù)約方式缺陷,縮短讀者獲取圖書時間,文章以西安交通大學(xué)圖書館閉架館藏管理模式為例,把讀者借閱需求與二線館藏工作相融合,以閉架圖書預(yù)約系統(tǒng)作為獲取讀者利用館藏情況的平臺,圍繞如何充分提高閉架圖書利用價值進(jìn)行研究,將閉架圖書預(yù)約從手工登記改為實時系統(tǒng)預(yù)約,實現(xiàn)館藏信息的多角度管理和揭示。
圖書館普遍提供圖書預(yù)約服務(wù),但是預(yù)約服務(wù)的研究多集中于在架圖書預(yù)約。而眾多高校和公共圖書館如中國國家圖書館、清華大學(xué)圖書館、北京大學(xué)圖書館、西安交通大學(xué)圖書館等仍保留著閉架借閱服務(wù)。西安交通大學(xué)圖書館不僅提供圖書的借閱服務(wù),同時承載著文獻(xiàn)收藏職能,在兼顧藏與用之間,館藏體系分為典藏閱覽本、閉架提存本、開架外借本。隨著新書的購進(jìn),開架外借本要定期進(jìn)行剔舊,退到提存庫,做調(diào)撥處理。
目前,關(guān)于圖書館閉架圖書預(yù)約服務(wù)的相關(guān)研究并不多,主要集中于3 個部分。①預(yù)約系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)。結(jié)合本校讀者需求,自主開發(fā)預(yù)約系統(tǒng)或引進(jìn)成熟的第三方管理系統(tǒng),開展圖書預(yù)約服務(wù)。北京大學(xué)圖書館基于Symphony3.3.1 系統(tǒng)提供按需預(yù)約借書服務(wù),實現(xiàn)了閉架圖書在架預(yù)約功能,并逐步實現(xiàn)各分館的通借通還服務(wù)[2]。2018 年,北京大學(xué)圖書館上線閉架圖書叫號系統(tǒng)[3],該系統(tǒng)基于FOLIO(The Future of Libraries is Open)微服務(wù)框架[4-5],采用校內(nèi)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)認(rèn)證登陸,方便讀者,提升閉架借書體驗。②預(yù)約關(guān)鍵技術(shù)的探討。主要集中于讀者身份認(rèn)證方式、圖書到館通知方式[6]以及多校區(qū)多分館模式下館藏圖書預(yù)約方式[2]等。③圖書預(yù)約數(shù)據(jù)分析與館藏調(diào)撥優(yōu)化,高校圖書館的特色館藏是智庫信息來源的基礎(chǔ)。例如哈佛大學(xué)圖書館不斷豐富的館藏,已成為服務(wù)哈佛大學(xué)各智庫組織的信息資源中心和研究支持中心。伊利伊諾大學(xué)香檳分校的Chazatowski 利用每次使用成本(Cost Per Use)方法得出結(jié)論:訂購館藏中僅有3%的紙本沒有被使用,因此館藏調(diào)撥時,館員可以使用紙本利用率確定下架的紙本[7]。一些圖書館采用印本剔舊替代品的聯(lián)合知識庫,采用共享館藏管理方式保存印刷型圖書,以此優(yōu)化館藏[8]。
為了提高閉架館藏利用率[9-10],減少因閉架而帶來的讀者入庫限制、借閱手續(xù)冗繁等問題,擬實現(xiàn)系統(tǒng)化預(yù)約圖書。面對不同的預(yù)約系統(tǒng)和讀者的多元化需求,預(yù)約系統(tǒng)功能如何設(shè)置才能更方便讀者使用,讀者如何得知提取圖書進(jìn)度;如何劃分時間段,最好地展現(xiàn)本校讀者的借閱特征;如何在預(yù)約系統(tǒng)中統(tǒng)計多次借閱記錄,為館員制定合適的圖書動態(tài)調(diào)庫策略提供指導(dǎo)性意見。
把圖書從一線書庫調(diào)至二線提存書庫或者轉(zhuǎn)移到密集書架,雖然清理了一線的書架空間,但同時也失去了圖書被閱覽的機(jī)會,閉架存儲還使得讀者查閱圖書費時。近年來,本館二線書庫的圖書預(yù)約率明顯上升,2018 年1—10 月閉架書庫圖書閱覽、借閱量達(dá)1 900 余冊,比2014 年閱覽、借閱量同比增長約77%,閉架圖書利用率的提升已成為一種新趨勢。進(jìn)入二線書庫的圖書價值有多大,哪些圖書是有必要調(diào)撥的,而每個圖書館都面臨優(yōu)先資金的制約,如何使得密集書架僅存儲低利用率的圖書是值得思考的問題。
針對這些精細(xì)化服務(wù)難題,文章嘗試實現(xiàn)了圖書館閉架圖書預(yù)約系統(tǒng),整合數(shù)據(jù),確定合適的圖書動態(tài)調(diào)庫策略,進(jìn)而挖掘館藏價值,優(yōu)化館藏。
傳統(tǒng)閉架圖書預(yù)約方式是:讀者通過檢索館藏獲取圖書題名、索書號等必要信息,到館后在流通臺“提存、典藏圖書登記本”登記,館員查看登記本,把登記的圖書從各個閉架書庫取出置于相關(guān)流通臺口或閱覽室,并在登記本上記錄取書結(jié)果,讀者需要隔段時間再次到館,查看登記圖書是否提取。
首先,傳統(tǒng)閉架圖書預(yù)約方式受時間和館藏地的限制,影響了讀者對館藏文獻(xiàn)的及時有效利用,讀者需要多次到館,而不能實時查看圖書處理狀態(tài);館員不能實時了解某時間段內(nèi)圖書館各閉架圖書的借閱情況,不便于動態(tài)調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)。其次,紙本登記存在字體識別差異現(xiàn)象,部分讀者甚至自行在登記本上打勾,填寫處理結(jié)果,造成館員認(rèn)為圖書已取而實際圖書未到流通臺的情況。再次,預(yù)約圖書的記錄僅僅采用紙本登記,統(tǒng)計消耗時間,很難進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析,除此之外,館內(nèi)集成管理系統(tǒng)不直接提供閉架圖書流通信息統(tǒng)計分析功能,故自主開發(fā)閉架圖書預(yù)約系統(tǒng)變得極為迫切。
通過在讀者、館員群體中做調(diào)查,同時查閱大量資料,調(diào)研預(yù)約圖書系統(tǒng)框架和實現(xiàn)關(guān)鍵技術(shù),結(jié)合本館使命和用戶需求,設(shè)計出圖書館閉架圖書預(yù)約系統(tǒng),圖1 顯示了系統(tǒng)各功能模塊以及相互之間的關(guān)系。系統(tǒng)由數(shù)據(jù)層、支撐服務(wù)層、業(yè)務(wù)層和用戶接入層組成,提供圖書預(yù)約功能、讀者實時查詢預(yù)約圖書處理狀態(tài)功能、館員查詢和處理取書結(jié)果功能以及館藏價值統(tǒng)計等功能。
系統(tǒng)探討現(xiàn)有閉架圖書從登記到館員提取再到讀者借閱的系統(tǒng)化實現(xiàn)方法,讀者可以實時登記圖書,隨時隨地查看取書結(jié)果,一次到館借閱。
圖1 圖書館閉架圖書預(yù)約系統(tǒng)架構(gòu)
閉架圖書預(yù)約系統(tǒng)主要包括四個功能模塊:閉架圖書預(yù)約管理模塊、登陸模塊和系統(tǒng)設(shè)置模塊,各模塊關(guān)系如圖2 所示。
閉架圖書預(yù)約管理。閉架圖書預(yù)約管理包括圖書預(yù)約、取書狀態(tài)設(shè)置、圖書下架提醒和館藏價值統(tǒng)計四個模塊。其具體功能如下:①圖書預(yù)約模塊主要實現(xiàn)圖書信息登記、預(yù)約圖書狀態(tài)實時查看功能。②取書狀態(tài)設(shè)置模塊主要實現(xiàn)查詢和預(yù)約圖書取回設(shè)置功能。其中,查詢子模塊實現(xiàn)圖書信息和讀者信息的條件查詢功能;預(yù)約圖書取回設(shè)置子模塊實現(xiàn)“待取”圖書的取書結(jié)果設(shè)置。③圖書下架提醒模塊主要用于獲取已經(jīng)到期,但讀者未取的圖書信息。④館藏價值統(tǒng)計模塊包括統(tǒng)計排行和館藏調(diào)度兩個子模塊。其中,統(tǒng)計排行子模塊主要實現(xiàn)圖書預(yù)約排行和讀者預(yù)約排行功能,主要用于分別按照圖書和讀者統(tǒng)計預(yù)約排行信息;館藏調(diào)度模塊用于動態(tài)調(diào)庫管理建議的生成。
圖2 預(yù)約系統(tǒng)功能模塊設(shè)計
讀者注冊。讀者首次登陸預(yù)約系統(tǒng)注冊時,通過圖書館集成管理系統(tǒng)讀者庫進(jìn)行認(rèn)證,無需管理員審核,方便讀者的同時簡化了館員的工作流程,實現(xiàn)預(yù)約讀者庫和圖書館集成管理系統(tǒng)用戶庫的信息一致,讀者賬號開通流程如圖3 所示。
圖3 讀者注冊
系統(tǒng)設(shè)置管理。為了實現(xiàn)預(yù)約系統(tǒng)的多用戶操作,系統(tǒng)通過管理員權(quán)限設(shè)置實現(xiàn)不同管理員登陸后可操作對應(yīng)權(quán)限的功能,見圖4。
讀者預(yù)約圖書流程。讀者預(yù)約圖書流程如圖5 所示,讀者首次使用該系統(tǒng)時,通過瀏覽器在線提交個人信息,系統(tǒng)依據(jù)圖書館集成管理系統(tǒng)讀者庫的查詢結(jié)果認(rèn)證讀者身份,認(rèn)證成功后,讀者在線提交閉架圖書預(yù)約申請,根據(jù)圖書索書號或者圖書名稱在圖書信息表中查找,添加圖書信息,完成登記,查詢已經(jīng)預(yù)約成功的圖書信息,包括圖書名稱、圖書索書號、登記時間、最晚取書時間、館藏地和取書結(jié)果。如果不是圖書館集成管理系統(tǒng)的有效用戶,比如校友或者持館際互借證讀者,可通過填寫注冊信息成為預(yù)約系統(tǒng)的合法用戶,進(jìn)行預(yù)約。讀者個人信息首次通過驗證后,其填寫的學(xué)號和密碼會自動寫入到圖書館預(yù)約系統(tǒng)的讀者數(shù)據(jù)庫中。
圖4 系統(tǒng)設(shè)置
圖5 讀者預(yù)約圖書流程
圖6 管理員取書設(shè)置流程
管理員處理取書結(jié)果流程。管理員處理取書結(jié)果流程如圖6 所示。館員通過管理入口進(jìn)入系統(tǒng),查詢待取圖書,入書庫找到后,記錄取書結(jié)果,完成讀者預(yù)約審核。根據(jù)讀者預(yù)約的圖書情況采取不同的處理結(jié)果。
系統(tǒng)服務(wù)器所在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為校內(nèi)局域網(wǎng),服務(wù)器使用的軟件有JDK1.6、Tomcat 8.0、MySQL 5 等軟件,本研究采用JAVA 語言進(jìn)行開發(fā)。
讀者首次登錄成功后,系統(tǒng)把從圖書館集成管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中讀出的讀者身份信息寫入讀者信息表,同時顯示到讀者信息頁面。這樣讀者再次登錄時不需要訪問圖書館集成管理系統(tǒng)Web Service API 接口,只進(jìn)行本地數(shù)據(jù)庫認(rèn)證即可。圖書預(yù)約信息表(cs_bookreservation)、圖書信息表(cs_book)和讀者信息表(cs_reader),通過readerid、bookid、id 進(jìn)行關(guān)聯(lián),通過這三個表獲得圖書預(yù)約信息。定義圖書預(yù)約管理模塊的Action Form 類,創(chuàng)建圖書預(yù)約管理的Action 實現(xiàn)類Reservation,完成與數(shù)據(jù)庫三個表交互的類的實例化,通過HttpServletRequest 獲取不同參數(shù)值,執(zhí)行不同模塊方法:圖書預(yù)約取書狀態(tài)設(shè)置、圖書下架提醒和館藏價值統(tǒng)計。
3.2.1 圖書預(yù)約模塊實現(xiàn)的具體算法
①根據(jù)從頁面獲取的讀者學(xué)號在讀者信息表中查找讀者信息。②調(diào)用ReservationDAO 類的reservationinfo()方法,通過圖書預(yù)約信息表查詢讀者已預(yù)約信息。③根據(jù)圖書索書號,調(diào)用ReservationDAO 類的insert Bookinfo()方法把讀者登記的圖書信息寫入圖書信息表中,寫入時以索書號為主鍵確保圖書的唯一性,同時調(diào)用insertReservation()方法添加圖書預(yù)約信息,該方法中獲取系統(tǒng)當(dāng)前時間為預(yù)約時間,3 天為圖書最晚取回時間,否則管理員會做下架操作。
3.2.2 取書狀態(tài)設(shè)置模塊實現(xiàn)的具體算法
①通過Javascript 驗證輸入表單查詢條件中字符串的合法性。主要用于根據(jù)不同的查詢條件組合查詢字符串,調(diào)用ReservationDAO 類的reservationQuery(),根據(jù)查詢字符串,進(jìn)行數(shù)據(jù)庫多表聯(lián)查,并顯示對應(yīng)的查詢結(jié)果。②如果館員進(jìn)行“設(shè)置取書結(jié)果”操作,模塊調(diào)用bookretrieval()方法,該方法首先根據(jù)查詢結(jié)果中的讀者一卡通號查詢讀者信息,根據(jù)查詢結(jié)果中的讀者借閱id 從數(shù)據(jù)表cs_bookreservation 中查詢出當(dāng)前預(yù)約信息的讀者id 和圖書id,再將圖書取回信息保存到圖書取回信息表cs_retrieval中,最后將圖書預(yù)約信息表中的取書結(jié)果字段ifretrieval的值設(shè)置為1,表示取回,如果在書庫中未找到圖書或其他原因,館員將圖書預(yù)約信息表中的tip 字段作相應(yīng)的設(shè)置,如:書名與索書號不符,未找到等提示信息。值得注意的是,該模塊需要獲取管理員的操作id,防止非法用戶登錄系統(tǒng)。
3.2.3 圖書下架提醒
①查詢?nèi)康竭_(dá)取書日期的預(yù)約圖書信息。將圖書預(yù)約信息表、讀者信息表、圖書信息表多表聯(lián)查,獲取到期取書時間小于等于當(dāng)前日期的圖書預(yù)約信息。②基于圖書館集成管理系統(tǒng)圖書信息,得到步驟①中獲得圖書的出借狀態(tài),提取其中狀態(tài)為“未出借”的圖書信息。對于館內(nèi)閱覽的圖書一般采用次日下架,除非讀者仍有閱覽需求則保留在架。③將結(jié)果保存到HttpServletRequest 對象中,顯示在圖書到期下架提醒頁面。
3.2.4 館藏圖書調(diào)撥模塊實現(xiàn)
①首先獲取圖書預(yù)約排行信息,將返回結(jié)果保存在HttpServletRequest 對象中,最后顯示在圖書預(yù)約排行頁面中。難點在于實現(xiàn)該功能時的多表聯(lián)查方法,查找思路如下:對圖書預(yù)約信息表按照bookid 進(jìn)行分組,同時統(tǒng)計每本圖書的預(yù)約次數(shù),制定別名為reser;通過從圖書信息表,館藏地信息表,圖書類型表等多表聯(lián)查,查詢出圖書完整信息,并指定別名為book;將reser 和book 連接,按照預(yù)約次數(shù)降序排序。由于實踐中,典藏圖書的閱覽量很難統(tǒng)計,該模塊通過讀者預(yù)約次數(shù)來統(tǒng)計閱覽量,從而發(fā)現(xiàn)典藏圖書的價值。
②調(diào)撥策略。根據(jù)圖書預(yù)約統(tǒng)計排行,在保種的基礎(chǔ)上采用調(diào)庫策略將圖書在一線書庫和二線書庫之間調(diào)度。借鑒印刷型期刊使用效果排行每次使用成本公式[11],以及亨特(Hunt,1990)引入的制度成本率(ICR,Institutional Cost Ration)方法中的期刊訂購費用公式[12],引入圖書使用調(diào)度策略公式,評估館藏。公式1 為圖書一線、二線調(diào)度策略。
公式1(a)中,P為價格,M為該種圖書管理費用,L為圖書的書脊高度,S是單位長度上架費用。公式1(b)中,?為調(diào)整因子,CPU表示圖書使用成本,COST為訂購成本和管理成本的累積,USE為同種書被借閱的次數(shù)。
另外,USE不是唯一決定因素,還有其他需要考慮的因素,如:圖書對本校教學(xué)課程的重要程度、讀者的階段性需求等,故此處引入調(diào)整因子?。用戶的實時需求是主要影響因素。
③實證分析。選取預(yù)約系統(tǒng)近一年半的預(yù)約數(shù)據(jù),同時結(jié)合圖書館集成管理系統(tǒng)中提存圖書流通記錄以及書目記錄進(jìn)行分析。
首先實施數(shù)據(jù)預(yù)處理,預(yù)處理數(shù)據(jù)時,存在同種書著錄記錄中有多個價格,多個出版年的情況,這是因為訂購了該書的修訂版或者再次印刷版,而圖書內(nèi)容是一致的,書目記錄中905 字段有體現(xiàn)。為了準(zhǔn)確了解閉架圖書的借閱情況,需逐條確認(rèn)圖書價格字段、出版年字段。
根據(jù)圖書年代計算調(diào)整因子,由于圖書預(yù)約信息是針對每一冊圖書的記錄,故需要以索書號為主鍵,累加“借閱總次數(shù)”得到“同種書借閱總次數(shù)”,經(jīng)數(shù)據(jù)清洗、缺省值分析、異常值處理后,最終獲得有效圖書預(yù)約數(shù)據(jù)1 000 余條,結(jié)合公式1,計算出圖書使用成本,給出擬調(diào)度圖書。將預(yù)約圖書屬性和公式各變量屬性這兩個類別組成分析變量,見表1,預(yù)約圖書屬性包括變量題名、索書號、主題、價格、尺寸和出版年。公式各變量屬性包括?、COST、USE、CPU。其中,調(diào)整因子需考慮圖書年代的影響,相對較新圖書從閉架書庫調(diào)至一線書庫的必要性更大。如果CPU值高即圖書每次使用成本高,則把圖書從一線書庫調(diào)至二線書庫,反之成本越小,把圖書從二線書庫調(diào)至一線書庫,意味著讀者借閱率階段性上升。
表1 閉架圖書預(yù)約和調(diào)撥分析變量
以表1 確立的各字段為分析對象,選取與公式相關(guān)的?、COST、USE、CPU變量為聚類字段,采用K-Means 聚類算法對以上字段進(jìn)行聚類。由于聚類變量單位不同和數(shù)值差別大,因此對聚類變量采用標(biāo)準(zhǔn)化變換。聚類個數(shù)為2,獲取最終聚類中心如表2 所示,以表2 中2 個聚類在4 個變量屬性的均值為參考值,根據(jù)聚類中心特征,生成兩個圖書調(diào)度類。
表2 圖書聚類中心
圖書類?。菏褂贸杀靖咝蛨D書(18 種圖書,1.72%),該類圖書訂購成本偏高,但每種圖書借閱次數(shù)偏低(均<3 次),其中,借閱次數(shù)為1 次的圖書占該類圖書67%,可以暫時存儲于二線書庫,必要時在保證保種的前提下可以考慮剔除。出版年距2019 年間隔時間均值僅14 年,說明往往相對較新的圖書反而借閱需求不高。
圖書類ⅱ:使用成本低型圖書(1 027 種圖書,98.28%),該類圖書借閱次數(shù)占近兩年圖書館閉架圖書外借總次數(shù)的99.98%,表明該類圖書近階段仍有借閱需求,可考慮從二線書庫調(diào)至一線開放書庫。出版年距2019 年間隔時間均值16 年以上,說明一些經(jīng)典圖書價值仍然很高。
同時,可宏觀了解讀者借閱需求,讀者的借閱需求隨著時間段的變化呈一定規(guī)律變化,如:開學(xué)首月、學(xué)期中、考試月,讀者需要借閱的圖書種類會有所不同。提存庫中部分圖書存在被多個讀者多次借閱的現(xiàn)象,在這些讀者借閱的圖書中大都是基礎(chǔ)課程的經(jīng)典教材。
伴隨著圖書館空間轉(zhuǎn)型,大量圖書移至密集書架,加之?dāng)?shù)字資源的普及對讀者閱讀習(xí)慣的沖擊,以及近年穩(wěn)步增長的閉架圖書借閱量,館藏策略化品質(zhì)管理(Strategic Quality Management,SQM)顯得尤為重要。高校圖書館只有善用館藏規(guī)劃、選擇、分析方法,了解讀者閱讀需求,充分提高館藏利用率,才能發(fā)揮對教學(xué)協(xié)作服務(wù)的職能,進(jìn)而體現(xiàn)其文化傳承的價值。
本研究旨在將閉架圖書預(yù)約、調(diào)撥策略應(yīng)用于館藏品質(zhì)管理,重點在于最大化利用圖書價值。一方面通過閉架圖書在架預(yù)約系統(tǒng),改變傳統(tǒng)閉架圖書紙本登記的預(yù)約方式,另一方面使用數(shù)據(jù)進(jìn)行實證分析,提供圖書預(yù)約排行信息,給出開架、閉架書庫圖書調(diào)撥策略,彌補傳統(tǒng)圖書調(diào)庫的盲目性。筆者僅以西安交通大學(xué)圖書館閉架館藏管理模式為例進(jìn)行說明,預(yù)約方式和調(diào)撥策略具有一定的通用性和可擴(kuò)展性,其思路可用于和其他圖書館集成系統(tǒng)的整合。未來,在深化館藏服務(wù)中,需考慮結(jié)合讀者專業(yè)等人口統(tǒng)計信息對館藏優(yōu)化的影響,以及本館的使命、讀者和學(xué)校對圖書館的需求等因素,進(jìn)一步完善圖書調(diào)撥策略,以實現(xiàn)館藏信息資源的最優(yōu)化管理與揭示。