王君

摘要：電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，能夠給檔案館開展各項(xiàng)工作提供良好的保障條件。系統(tǒng)建成之后電子檔案信息的搜集、整理、存檔、歸檔等各項(xiàng)工作將更高效，檔案資料的分類、查詢、調(diào)用在信息化的管理模式之下，數(shù)據(jù)信息資源的共享交流效果將逐漸增強(qiáng)，工作也更便捷。基于此，本文對(duì)做好電子信息檔案管理中的安全防范進(jìn)行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案管理;安全防范;方法

引言

目前，無(wú)論是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，還是私營(yíng)企業(yè)，工作中對(duì)電子計(jì)算機(jī)的依賴越來(lái)越大，辦公也變得更加方便快捷，而檔案信息化成為了管理檔案的最快捷方式，它提高了檔案利用的效率，讓檔案管理利用更便利，但電子信息檔案管理工作并不那么完美，與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，風(fēng)險(xiǎn)性更大，如果沒有好的安全防范措施，電子信息檔案數(shù)據(jù)很容易被入侵。

1電子信息檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建所應(yīng)遵循的基本原則

（1）規(guī)范化。任何工作要想保持一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的狀態(tài)，都需要將其安全性、秩序性保障起來(lái)。電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與一般的檔案管理工作有著較大的差異，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的介入，使得系統(tǒng)很容易遭黑客攻擊，一些數(shù)據(jù)信息被刪減或修改。所以基于電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的安全性、可靠性要求，需要在系統(tǒng)建設(shè)期間，分析可能會(huì)存在的安全隱患問題，確保每一個(gè)工作階段都能夠?qū)⒁?guī)范化標(biāo)準(zhǔn)推廣，管理質(zhì)量提升能夠給電子檔案應(yīng)用帶來(lái)積極的推進(jìn)作用。（2）一體化。一體化指電子信息檔案統(tǒng)一管理階段，做好集成化的管理模式應(yīng)用，當(dāng)各種數(shù)據(jù)信息資源能夠協(xié)調(diào)性應(yīng)用，那么電子檔案的真實(shí)性、可靠性就有了良好保障。電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用期間會(huì)生成一個(gè)較為完成的生命周期，為了避免在管理階段遇到一些突發(fā)性問題，在電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段，應(yīng)探索管理周期設(shè)置要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效性管理與應(yīng)用。

2目前電子信息檔案管理中存在的安全問題

2.1電子信息檔案管理面臨網(wǎng)絡(luò)開放的威脅

電子信息檔案處在開放的信息環(huán)境中，它會(huì)因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、信息資源的共享性、信息通道的公用性等特點(diǎn)，使電子信息檔案被非法竊取、盜用以及內(nèi)容任意刪改、增減。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還隨時(shí)有可能遭到網(wǎng)絡(luò)病毒以及來(lái)自黑客的各種非法攻擊，給系統(tǒng)造成不穩(wěn)定或者導(dǎo)致崩潰，使電子信息檔案數(shù)據(jù)泄露和丟失，給電子信息檔案管理帶來(lái)不可彌補(bǔ)的后果。

2.2傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的安全隱患

目前傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息資源在企業(yè)產(chǎn)品檔案信息資源體系中仍占絕大多數(shù)。對(duì)于這類檔案信息資源的管理與利用，通常采用原件存檔，制作復(fù)印件，加蓋專用章，按生產(chǎn)需求定向發(fā)放。如遇更改變動(dòng)，則由檔案資料室書面通知相關(guān)使用單位，以舊換新，以確保檔案信息資源內(nèi)容的真實(shí)有效。檔案資料室內(nèi)部開設(shè)閱覽室，為相關(guān)技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)查閱資料提供方便。如需外借必須履行相關(guān)申請(qǐng)、登記、審批手續(xù)。在信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代實(shí)施這種利用方式，只要接觸到檔案信息內(nèi)容的人員能夠嚴(yán)守國(guó)家保密規(guī)定，妥善保管好文件資料，不隨意拍照、復(fù)印、抄錄和帶離保密場(chǎng)所，不在非保密場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ軆?nèi)容，就能有效防止保密技術(shù)資料外泄，確保其安全。

3防范電子信息檔案管理的有效方法

3.1加強(qiáng)硬件環(huán)境等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為電子信息檔案管理提供安全保障

嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和電子信息檔案管理要求，積極配置與電子信息檔案管理工作相適應(yīng)的數(shù)據(jù)服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、入侵檢測(cè)系統(tǒng)及防火墻系統(tǒng)等，以保障計(jì)算機(jī)及其相關(guān)配套設(shè)備、設(shè)施的安全及運(yùn)行環(huán)境的穩(wěn)定高效，最大程度滿足對(duì)大量電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、讀取及安全的需求，不斷提高電子檔案的管理水平。

3.2電子信息檔案管理系統(tǒng)安全管理工作

電子信息檔案管理系統(tǒng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，經(jīng)過(guò)對(duì)各項(xiàng)工作的統(tǒng)一、規(guī)范管理，能夠做好與檔案館各個(gè)部門的業(yè)務(wù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、一體化的管理。尤其是現(xiàn)階段的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷發(fā)展，電子信息檔案的傳輸與共享速率逐步提升，人們體會(huì)工作便捷性、高效性的同時(shí)，在安全管理階段也有著硬性要求。所以考慮電子文件聯(lián)網(wǎng)之后的應(yīng)用更容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，所以做好對(duì)電子信息檔案識(shí)別，從歸檔工作開始之初要求部門對(duì)這項(xiàng)工作全權(quán)負(fù)責(zé)。

3.3加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，完善運(yùn)行機(jī)制

為適應(yīng)電子時(shí)代要求，確保電子信息檔案數(shù)據(jù)安全，應(yīng)注重抓好以下幾方面建設(shè)：加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)房的安全設(shè)施建設(shè)。檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度控制設(shè)備、噴淋滅火設(shè)備、紅外報(bào)警器、適合各種載體存放的具有防塵、防水、防盜、防磁的密集架或櫥柜、防盜門窗、電子門禁等系統(tǒng)。加強(qiáng)信息化檔案平臺(tái)建設(shè)。配備可用于制作、采集、傳輸、利用檔案信息資源的服務(wù)器，研發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，配備可用于紙質(zhì)載體信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的數(shù)字掃描儀。構(gòu)建能與企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連接的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。在檔案庫(kù)房、工作室、辦公閱覽室全面配備計(jì)算機(jī)終端。加強(qiáng)電子信息檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)防控。首先要嚴(yán)格遵守和執(zhí)行國(guó)家各項(xiàng)保密管理規(guī)定。其次要建立和嚴(yán)格執(zhí)行電子信息檔案資料的物理備份制度，防止因電子設(shè)備故障與軟件病毒給電子信息數(shù)據(jù)安全帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

3.4構(gòu)建強(qiáng)大的信息安全防范體系

主要包括為電子信息檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器和用戶終端安裝防毒軟件和防火墻系統(tǒng)以及對(duì)重要電子信息檔案進(jìn)行定期備份等。通過(guò)在服務(wù)端和用戶終端安裝殺毒軟件，能有效避免電子信息檔案在使用管理過(guò)程中，被病毒侵害以及被非法盜取、任意篡改等情況的發(fā)生，最大程度減少電子信息檔案管理工作的損失。然而，安裝強(qiáng)大的防火墻系統(tǒng)也十分必要，通過(guò)該系統(tǒng)能有效阻擋來(lái)自外部網(wǎng)絡(luò)的非法用戶對(duì)檔案管理系統(tǒng)的入侵及破壞，為電子信息檔案管理工作構(gòu)建又一道安全屏障。

結(jié)束語(yǔ)

總之，我們要做好電子信息檔案管理工作的安全防范，就必須加大硬件投入，積極構(gòu)建與管理工作相適應(yīng)的安全防范體系，不斷完善相關(guān)制度，規(guī)范系統(tǒng)使用權(quán)限，全面提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，使電子信息檔案的管理水平逐步提高，有效規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)，讓電子信息檔案更好地服務(wù)國(guó)家和社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

[1]岳樂華.電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施[J].才智，2019（12）：186.

[2]索丹.淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理[J].明日風(fēng)尚，2018（23）：364.

[3]張寧.淺析檔案管理中的電子檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：115.