●張 穎

目前我國的人事檔案中留存的材料歸為十大類，分別是：第一類履歷材料、第二類自傳，這兩類記錄了個人的經(jīng)歷、家庭、社會關(guān)系，主要由個人在不同時期進(jìn)行填寫；第三類鑒定考核材料，記錄了個人不同時期的表現(xiàn)以及組織對其表現(xiàn)的評價；第四類學(xué)歷學(xué)位、職稱等材料，反映了個人的學(xué)習(xí)、工作能力的上的高低；第五類政審材料；第六類黨團(tuán)材料，記錄了個人在黨和組織的關(guān)懷培養(yǎng)下的成長；第七類獎勵材料，體現(xiàn)了個人在技術(shù)專長方面的能力以及對組織和社會的貢獻(xiàn)；第八類處分材料；第九類工資、任免、出國等材料；第十類其他材料。

一、干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

按照北京市委組織部關(guān)于《北京市干部人事檔案專項審核工作實(shí)施方案》的要求，2015 年到2016 年對某院在崗的100余名中層干部檔案進(jìn)行全面審核工作，包括初審、復(fù)審、外調(diào)工作，2019 年完成了對上述干部人事檔案審核工作的回頭看。在此次檔案審核工作中重點(diǎn)審查了干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、獎懲情況、家庭主要成員及重要社會關(guān)系等信息。在審核檔案材料過程中要注意是否存在涂改造假，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。

2019 年底為深入貫徹落實(shí)《干部人事檔案工作條例》，進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部人事檔案，根據(jù)《關(guān)于推進(jìn)干部人事檔案專項審核全覆蓋工作通知》文件要求，結(jié)合該院工作實(shí)際，開始實(shí)施干部人事檔案專項審核全覆蓋工作。預(yù)計在未來的兩年內(nèi)，要分批分次、保質(zhì)保量的完成對副高級及以上職稱專業(yè)技術(shù)人員的檔案、重點(diǎn)崗位干部的人事檔案、擬提拔中層的干部人事檔案的審核工作；逐步推進(jìn)中、初級專業(yè)技術(shù)人員和普通管理人員干部檔案專項審核工作。

二、干部人事檔案在人力資源管理中的作用

干部人事檔案在人員的工資待遇、職稱晉升、職務(wù)任免、工作調(diào)動等方面都有著重要作用。

（一）在歷年工資制度改革中的重要作用

2006 年該院對在職員工開展了“關(guān)于事業(yè)單位工作人員收入分配制度改革”，通過查閱全院1200 余名員工的個人檔案材料，確保每名職工的參加工作時間、職稱晉升時間、職務(wù)任免時間、聘任時間等套改必備信息的準(zhǔn)確性，保證了工資套改工作保質(zhì)保量的按時完成。

2009 年通過查閱全院400 余名退休員工的個人檔案材料，完成了退休人員退休費(fèi)數(shù)據(jù)庫的填報工作。數(shù)據(jù)庫的完善為積極爭取財政經(jīng)費(fèi)支持提供基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，對于減輕單位自身的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)起到重要的支撐作用。

（二）在職稱晉升中的重要作用

人事檔案為職稱工作的順利進(jìn)行提供了重要的依據(jù)。自1998 年職稱制度改革后，無論是在專業(yè)技術(shù)崗位、管理崗位還是在工勤崗位工作的員工，本人在有晉升意愿時，組織在審核員工是否有報考資格時，必須要準(zhǔn)確掌握個人在本崗位工作的表現(xiàn)，從事本崗位工作的時間以及取得相關(guān)學(xué)歷學(xué)位的時間。

（三）在人才隊伍建設(shè)工作中的重要作用

人事檔案為組織進(jìn)行干部任用工作提供了最基礎(chǔ)、最準(zhǔn)確的信息。通過人事檔案不僅可以了解到員工在思想方面的情況、組織對其的評價，還能夠了解到其歷年的工作表現(xiàn)以及在學(xué)術(shù)方面取得的成就。當(dāng)組織在對醫(yī)院進(jìn)行整體規(guī)劃，組建或整合成立新的部門、科室時，需要提前籌建起一只人才隊伍，此時通過人事檔案的查閱，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)在全面掌握干部全部情況的基礎(chǔ)上，順利的完成選人用人工作。

（四）涉及員工個人利益方面的重要作用

在員工工作調(diào)動時，新工作單位往往會要求在員工正式調(diào)動之前查閱個人的人事檔案，通過對檔案材料的梳理，進(jìn)一步了解員工在以往工作經(jīng)歷中的表現(xiàn)，特別是是否有記錄在案的處罰情況等。

在遺產(chǎn)繼承，父母、子女隨遷落戶，家庭成員入黨政審，員工去世發(fā)布訃告等都離不開人事檔案信息的支撐。

三、干部人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理的信息化手段落后

目前各單位自管的人事檔案的信息化管理缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)，沒有合適的人事檔案管理系統(tǒng)軟件，檔案材料的信息化程度和精細(xì)度是在日常工作摸索中逐步建立起來的，這樣往往會造成數(shù)據(jù)信息化的質(zhì)量較低，降低了人事檔案數(shù)據(jù)庫使用的可信度。

同時，因為缺乏先進(jìn)的配套硬件設(shè)備，比如大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描、聲像資料的錄入等硬件支持，這樣就使得在人事檔案管理時需要做大量繁瑣的工作，而且在需要獲取員工詳細(xì)信息時還是需要通過翻閱原始檔案材料的辦法才行完成。落后的信息化管理手段，在一定程度上也導(dǎo)致了檔案信息管理較弱的保密性，在不斷地翻閱原始檔案材料的過程中，難免會導(dǎo)致檔案材料的破損和遺失。

（二）由相關(guān)科室負(fù)責(zé)的檔案材料不能及時歸入檔案

在整理干部人事檔案的過程中，我們發(fā)現(xiàn)往年有些應(yīng)當(dāng)歸檔的材料沒有及時送交或收集歸檔：比如說年度考核表、入黨的相關(guān)材料等。如果個人在此期間已經(jīng)退休或者調(diào)出本單位，會給檔案整理工作帶來很大的不便，也會影響到本人辦理退休手續(xù)和調(diào)出手續(xù)的進(jìn)度。

（三）員工對個人人事檔案的重要性認(rèn)識不到位

有些員工不了解檔案材料的重要性，認(rèn)為放在自己手里比交到檔案室由單位進(jìn)行保管更加的安全。例如：職工參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，在取得更高學(xué)歷學(xué)位后不及時上交相關(guān)學(xué)歷材料；參加職稱考試，取得證書后，不及時上交相關(guān)的“考試登記表”。

還有些員工在填寫《干部履歷表》時能省則省，信息填寫不全面，或者是對于年代久遠(yuǎn)信息記不清的情況下不去核實(shí)，似是而非填寫，比如說入團(tuán)時間、入黨時間、家庭成員信息等等，這些錯誤的、模糊的信息都給檔案材料的真實(shí)性大打折扣。

四、對干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）落實(shí)干部人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高干部人事檔案管理工作的水平

干部人事檔案的管理工作是一項通過規(guī)范檔案的管理程序，健全和完善人事檔案查閱、收集、歸檔、保管和保密等相關(guān)制度，努力做到對責(zé)任有所落實(shí)。特別是要加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治素質(zhì)的培養(yǎng)、安全意識和法律意識方面的培訓(xùn)；還要為他們提供參與科室中心工作、熟悉業(yè)務(wù)工作的機(jī)會。

（二）建立集中統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理，實(shí)現(xiàn)人員管理和人事檔案管理的分離。干部人事檔案由專業(yè)的部門統(tǒng)一管理，不僅在業(yè)務(wù)上能夠更精細(xì)更專業(yè)，達(dá)到適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求；在保密、安全方面也更勝一籌。

（三）對干部人事檔案的重要性進(jìn)行大力宣傳

借由檔案專審的契機(jī)，通過職能科室的交班會、臨床科室的交班會對全院員工進(jìn)行檔案材料完整性和準(zhǔn)確性的普及工作，讓個人明白干部人事檔案在其工作、生活方面的重要性。