林 霞

（廣東省肇慶市工業(yè)貿(mào)易學(xué)校，廣東 肇慶 526000）

1 教學(xué)檔案的分類和特點

1）教學(xué)檔案的分類。學(xué)校教學(xué)檔案指學(xué)校在實施教育職能活動中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料。廣義上的學(xué)校教學(xué)檔案包括：規(guī)章制度類的教學(xué)檔案，教學(xué)保障類教學(xué)檔案，教學(xué)科研儀器檔案等。狹義的教學(xué)檔案主要指教學(xué)實踐類檔案，是教師在學(xué)科教學(xué)過程中的教材、教案、學(xué)案、課件、微課、試題等教學(xué)資源，以及教學(xué)活動記錄、教學(xué)評價、分析報告、考核記錄等。目前大多數(shù)學(xué)校沒有將教學(xué)實踐類的材料進行統(tǒng)一收檔管理。這些材料散落在眾多教職工中，有些是紙質(zhì)文檔、有些是電子文檔，隨著人員變動、教學(xué)場所、辦公場所、教研活動場所搬遷以及設(shè)備更新等，這些材料不斷失落，既讓教學(xué)檔案缺乏完整性，也阻礙了教學(xué)檔案資源的再利用，實在可惜。2）教學(xué)檔案的特點。一是教學(xué)檔案來源廣泛。教學(xué)檔案的提供者包括教學(xué)活動組織者和教學(xué)活動參與者。以普通高級中學(xué)為例，參與教學(xué)活動的教職工少則幾十人，多則數(shù)百人甚至上千人，每位教職工幾乎每天都在從事教學(xué)活動，不斷產(chǎn)生教學(xué)檔案。二是教學(xué)檔案形式多樣。教學(xué)活動的多樣性決定了教學(xué)檔案的形式多樣，豐富多彩。根據(jù)其載體形式區(qū)分，就有文字性的材料、有音頻、視頻、圖片，還有實物等。三是教學(xué)檔案專業(yè)性強。教學(xué)檔案的產(chǎn)生主體是進行創(chuàng)造性勞動的教職工，勞動設(shè)計、勞動過程、勞動結(jié)果都具有創(chuàng)造性，更何況教學(xué)檔案來自不同學(xué)科，各學(xué)科也有較強的專業(yè)型。檔案管理人員對具有保存價值的教學(xué)檔案進行整理、分類、保存，需要專業(yè)知識背景，否則很可能出現(xiàn)整理混亂、分類不清、取用困難的局面。四是教學(xué)檔案運用率高。學(xué)校教學(xué)活動具有周期性、相似性強的特點，每屆教職工的工作開展情況對后屆教職工都具有重要的參考和借鑒作用，如教學(xué)設(shè)計、教學(xué)資源、教研成果等這些教學(xué)檔案重復(fù)利用率高，保存價值大。

2 當(dāng)前教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題

1）教學(xué)檔案數(shù)字化進程緩慢。在當(dāng)前教育受到高度重視的形勢下，學(xué)校均比較注重教學(xué)實踐工具的方便快捷以及促進教學(xué)效能提升方面，因而數(shù)字化建設(shè)的進程相對較快，尤其是課室教學(xué)工具和教師辦公工具的使用更新方面。但在教學(xué)檔案的管理方面，因?qū)虒W(xué)檔案作用的重視程度相對較低，教學(xué)檔案數(shù)字化被忽視或者進展非常緩慢，其發(fā)展的水平普遍較低。筆者調(diào)查本地四所大型普通中學(xué)，有三所學(xué)校目前沒有將教師教學(xué)資源、教研資料等列入教學(xué)檔案管理。只有一所學(xué)校將部分公開課分享到內(nèi)部網(wǎng)站，卻沒有專人負責(zé)收集、存檔。2）教學(xué)檔案管理體系不完善。要實現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化，必須有完善的教學(xué)檔案管理體系。技術(shù)層面，有專門的渠道或?qū)ｉT的網(wǎng)絡(luò)，并有專門的技術(shù)人員進行技術(shù)維護，并根據(jù)實際情況對渠道進行調(diào)整；制度層面，應(yīng)該有完備的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度和收集存檔流程，由專人為教學(xué)管理者和參與者做數(shù)字化流程和方式方面的培訓(xùn)，并最終實現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化。從筆者調(diào)查的情況看，絕大多數(shù)學(xué)校教學(xué)檔案的管理歸口在教務(wù)部門，教學(xué)檔案的收集整理僅限于教學(xué)常規(guī)，如課堂教學(xué)要求、課程安排、學(xué)科組工作計劃、教學(xué)總結(jié)等。每到期末收集資料時對于管理人員來說是一項最繁瑣的事，一線教工沒有配合準(zhǔn)時上交，對教學(xué)檔案種類缺乏系統(tǒng)的梳理、對教學(xué)檔案管理責(zé)任缺乏明確的規(guī)范，造成了教學(xué)檔案收集不全，資料存儲混亂,管理人員無法準(zhǔn)時做好歸檔工作。3）配套技術(shù)和平臺較為滯后。教學(xué)檔案來自教學(xué)管理和教學(xué)實踐一線，教學(xué)檔案的收集、存儲必須在存儲庫與檔案提供者（教學(xué)一線人員）之間建立聯(lián)系或平臺，然后通過該平臺實現(xiàn)數(shù)字化。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)配套技術(shù)整體上比較落后。一方面，相當(dāng)一部分教學(xué)一線人員對教學(xué)檔案的認識不到位，他們將本應(yīng)歸類到教學(xué)檔案范疇的課件、教學(xué)數(shù)據(jù)分析材料等，放置在電腦存儲中，經(jīng)過一段時間之后的電腦更新?lián)Q代，教學(xué)檔案丟失；另一方面，因為技術(shù)平臺缺失，教學(xué)一線人員無法及時整理、上傳教學(xué)材料到檔案存儲庫，只能將教學(xué)檔案記錄在自己的電腦和筆記本里，無法實現(xiàn)共享，再利用率非常低。

3 教學(xué)檔案數(shù)字化管理的改進舉措

1）規(guī)范教學(xué)檔案的收集范圍。一般來講，教學(xué)檔案的收集應(yīng)該全面、準(zhǔn)確，既要反映教學(xué)管理、教學(xué)活動的全過程，又要注意把握歸檔文件的準(zhǔn)確、價值。其收集范圍一般包含上級教育行政部門下發(fā)的和學(xué)校制定的有關(guān)教學(xué)管理、教學(xué)活動的文件、教師個人形成的教學(xué)文件材料以及學(xué)生個人形成的學(xué)習(xí)材料，還有與教學(xué)相關(guān)的各種研究性、分析性總結(jié)或其他材料。通常情況下，規(guī)章制度類的教學(xué)檔案、教學(xué)組織與管理類的教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)業(yè)記錄類的教學(xué)檔案由教學(xué)管理部門分門別類進行收集；教學(xué)實踐類的教學(xué)檔案，如課程標(biāo)準(zhǔn)、教材、教案、課件、講義、微課、錄課、題庫、試卷等由學(xué)科教研組（備課組）分學(xué)科收集整理；教學(xué)研究類的教學(xué)檔案由教師個人在相應(yīng)的平臺上傳，由教研管理部門進行匯總。2）更新教學(xué)檔案的收集平臺。教學(xué)檔案種類多、數(shù)量大，學(xué)校應(yīng)研發(fā)專門的技術(shù)平臺加強對教學(xué)檔案的收集整理，由教學(xué)一線人員在電子信息平臺上傳，教學(xué)管理部門、學(xué)科教研組和檔案專業(yè)人員審核發(fā)布。收集平臺可考慮劃分年度、類別和保管期限。內(nèi)容上可根據(jù)學(xué)校教學(xué)任務(wù)進行區(qū)分，如教學(xué)常規(guī)、教學(xué)實踐、教研分享、課程資源中心等等。還可適當(dāng)增加專題類：如體藝教育專題、心理健康教育專題、高考研究專題等，在子欄目中又可根據(jù)學(xué)科進行分類。平臺設(shè)計上要盡量考慮包容多種形式，如文檔、音頻、影像等。內(nèi)容全面、版式清晰、上傳方便應(yīng)是教學(xué)檔案收集平臺制作的重要原則?？紤]到部分檔案涉密，不可以對外公布，因此學(xué)校在更新收集平臺時，應(yīng)針對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)進行完善，避免由網(wǎng)絡(luò)不安全所引起的檔案丟失現(xiàn)象出現(xiàn)，將校內(nèi)網(wǎng)與校外網(wǎng)進行區(qū)分，構(gòu)建安全、有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)性以及規(guī)范性。3）提高對檔案管理數(shù)字化的認識。教學(xué)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)進展與學(xué)校重視程度相關(guān)。一般情況下，學(xué)校越重視教學(xué)檔案及數(shù)字化工作，教學(xué)檔案管理的數(shù)字化程度和管理水平就越高，教學(xué)管理及教學(xué)實踐一線人員對教學(xué)檔案的認識也會較高，反之亦然。做好教學(xué)檔案數(shù)字化工作，學(xué)校在加強制度和平臺建設(shè)的同時，必須不斷加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)的宣傳工作，比如在校園網(wǎng)站中設(shè)置宣傳欄，或者是定期召開與教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的會議，讓管理層和一線人員充分意識到教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對于自身專業(yè)成長和學(xué)校發(fā)展的重要意義。與此同時，還需要按照檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)要求，開展相關(guān)的教育培訓(xùn)工作，讓學(xué)校教職工在教學(xué)實踐中深刻地感受到教學(xué)檔案數(shù)字化帶來的便利，他們才會更加積極主動地配合到相關(guān)工作中來。4）加強對檔案管理團隊的培訓(xùn)。檔案管理專業(yè)性強，除充分培訓(xùn)一線教學(xué)管理者和實踐者作為“兼職管理員”外，學(xué)校還必須加強對檔案管理團隊的培訓(xùn)，不斷提高團隊人員的檔案管理能力，從而加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進程。和一般性檔案相比，教學(xué)檔案的專業(yè)性還體現(xiàn)在學(xué)科專業(yè)知識等各個方面，因此專門的教學(xué)檔案管理團隊還要摸清教學(xué)檔案的載體形式和相應(yīng)的規(guī)律、要求。此外，學(xué)校還要對教學(xué)管理部門人員和學(xué)科教研組進行檔案管理知識和技術(shù)的培訓(xùn)，促進其及時審核確認檔案內(nèi)容，并針對檔案存儲需要，提出平臺改進方案或要求。

4 結(jié)語

總之，教學(xué)檔案數(shù)字化管理對學(xué)校的長遠發(fā)展意義重大，學(xué)校要充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極推進教學(xué)檔案數(shù)字化管理進程，建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理體系，以保證教學(xué)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時，要認真總結(jié)當(dāng)前教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的問題，及時轉(zhuǎn)變觀念、增加投入，對教學(xué)檔案的數(shù)字化管理模式進行有效的健全和完善，讓教學(xué)檔案可以發(fā)揮更大的作用和價值。