◎桑永紅

隨著我國(guó)事業(yè)單位所承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任不斷增加，各項(xiàng)工作的開展過(guò)程中就會(huì)形成大量的檔案材料，這些檔案資料的有效管理以及科學(xué)利用就是一項(xiàng)需要認(rèn)真研究的課題。面對(duì)檔案材料飛速增加的實(shí)際情況，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理與存儲(chǔ)方式已經(jīng)不利于這項(xiàng)工作的開展，故此，我國(guó)事業(yè)單位檔案工作人員就應(yīng)積極采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理科技程度，實(shí)施檔案科技管理創(chuàng)新，便與檔案資料的開發(fā)利用，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案材料的規(guī)范化管理、達(dá)到服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的終極目的。

一、檔案材料實(shí)施科技管理創(chuàng)新的具體內(nèi)涵

1.檔案材料科技管理與科技管理創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案材料實(shí)施科技管理、進(jìn)行科技管理創(chuàng)新是伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)發(fā)展充分發(fā)展而興起的管理方式，這種管理方式的推廣，推動(dòng)了檔案管理的變革，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式逐步過(guò)渡到數(shù)字化存儲(chǔ)方式。檔案材料科技管理的實(shí)質(zhì)就是在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的基礎(chǔ)上，在不改變?cè)紮n案材料內(nèi)容的前提下，改變檔案材料的存儲(chǔ)方式，提升檔案的科技含量與信息化水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案材料的充分共享，便于各個(gè)機(jī)關(guān)、部門查詢?cè)疾牧?，讓檔案材料得以有效開發(fā)。

2.檔案科技管理創(chuàng)新的具體分析。檔案就是對(duì)原始材料的記錄，從而衍生出對(duì)這些原始材料的收集與整理工作，事業(yè)單位的檔案管理工作，不單單是對(duì)這些材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集，還應(yīng)采用科學(xué)技術(shù)對(duì)這些原始信息資料進(jìn)行加工處理，與其他信息資料進(jìn)行融合，成為一種有用的文字財(cái)富，這一加工過(guò)程就需要?jiǎng)?chuàng)新思維進(jìn)行指引，實(shí)施檔案科技管理創(chuàng)新。這一創(chuàng)新包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一，狹義領(lǐng)域的創(chuàng)新，即對(duì)本單位的各種檔案材料進(jìn)行科技化處理；第二，廣義上的創(chuàng)新，就是將本單位的檔案材料與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展相融合，地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要各種原始數(shù)據(jù)資料的支撐，經(jīng)濟(jì)發(fā)展離開不對(duì)各種檔案材料的利用，故此，我國(guó)事業(yè)單位檔案科技管理創(chuàng)新就是增加本單位檔案材料與地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的融合程度，擴(kuò)大本單位檔案材料的傳播面積，提升服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)的能力。當(dāng)然，這兩個(gè)方面并不矛盾，而是相互促進(jìn)、相互聯(lián)系的。本單位檔案材料實(shí)施科技化管理后，各項(xiàng)材料的社會(huì)化程度就會(huì)大幅度提升，從而與其他單位、其他機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了有機(jī)聯(lián)系，這就增強(qiáng)了提升了科技管理的社會(huì)功能，這也就增強(qiáng)了光一科技創(chuàng)新管理的社會(huì)意義。

二、檔案科技管理創(chuàng)新的實(shí)施建議

1. 提升檔案管理工作人員的人員計(jì)算機(jī)操作能力。事業(yè)單位檔案管理科技創(chuàng)新的前提就是人才隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)、培養(yǎng)出一支具有計(jì)算機(jī)操作能力的工作隊(duì)伍是這項(xiàng)工作實(shí)施科技創(chuàng)新的重要保證。除了人才引進(jìn)外，還應(yīng)加大工作人員的培訓(xùn)力度，檔案科技管理創(chuàng)新離不開對(duì)計(jì)算機(jī)的使用，只有具有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，才能開展工作創(chuàng)新。除了提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力外，還用積極學(xué)習(xí)新興檔案管理理念，增強(qiáng)信息管理意識(shí)與信息化觀念，從傳統(tǒng)的靜態(tài)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理模式，為本單位檔案材料的開發(fā)利用做好基礎(chǔ)性工作。檔案科技管理創(chuàng)新的最終目的就是要提升這些材料的開發(fā)利用率，工作人員就應(yīng)積極使用信息技術(shù)，對(duì)本單位的各種檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)施電子儲(chǔ)存，同時(shí)大力建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查閱與利用這些檔案材料。

2.實(shí)施信息化管理。第一，重視軟硬件設(shè)備建設(shè)。事業(yè)單位檔案材料科技創(chuàng)新離不開軟硬件設(shè)備建設(shè)，配備硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等，同時(shí)購(gòu)置相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，并加大推廣應(yīng)用力度，建立起同一平臺(tái)為分中心的科技管理系統(tǒng)。第二，提升檔案材料管理的信息化水平。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料歸檔外，還應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)工作，從目錄中心起始端就開始推行信息化錄入，根據(jù)統(tǒng)一的的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，輸入到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，杜絕重復(fù)勞動(dòng)與無(wú)效勞動(dòng)，節(jié)約人力與物力，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與數(shù)字檔案存儲(chǔ)相結(jié)合的雙重管理模式，提升事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化程度。第三，重視保密工作。對(duì)于事業(yè)單位而言，絕大部分檔案材料都屬于本單位的機(jī)密材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、來(lái)往電文、機(jī)密會(huì)議紀(jì)要等，這些材料有著嚴(yán)格的保密規(guī)程。在實(shí)施數(shù)字化管理時(shí)，工作人員就應(yīng)重視保密工作，制定出系統(tǒng)的保密級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相應(yīng)的材料注明公開、內(nèi)部流通、秘密、機(jī)密等保密標(biāo)準(zhǔn)；同時(shí)設(shè)置查閱權(quán)限，需要使用者進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)身份驗(yàn)證，不同的工作人員賦予程度不用的查閱權(quán)限，切實(shí)做好本單位檔案材料的安全管理。

3.實(shí)施信息化管理。第一，推行電子檔案。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。早在2002 年，國(guó)家檔案局就發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子檔案的管理等工作，因此，選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。第二，選擇合適的管理軟件。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，通過(guò)選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過(guò)軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的一筆巨大的文化財(cái)富。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。第三，做好檔案管理軟件的安全管理。從安全角度來(lái)說(shuō)，技術(shù)檔案的保管和借閱，無(wú)疑給技術(shù)檔案管理增加困難，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問(wèn)授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。

三、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用給我國(guó)事業(yè)單位檔案科技管理創(chuàng)新帶來(lái)了技術(shù)紅利，檔案材料的科技管理創(chuàng)新可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種材料的動(dòng)態(tài)管理，還可以充分利用數(shù)字化檔案管理平臺(tái)來(lái)提升工作效率，節(jié)約人力與物力，提升檔案材料的開發(fā)利用力度，增強(qiáng)本單位檔案材料對(duì)地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的服務(wù)能力。