◎葉自海

中小企業(yè)的發(fā)展規(guī)模較小，容易受到外面金融環(huán)境的影響，發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)比大企業(yè)高，所以，精益管理是中小企業(yè)擺脫困境的救命草，做好精益管理是中小企業(yè)所面臨的機(jī)遇挑戰(zhàn)。

我國(guó)中小企業(yè)雖然已邁出了精益生產(chǎn)、精益管理的步伐，但在從大規(guī)模生產(chǎn)轉(zhuǎn)變到精益生產(chǎn)管理模式仍有很長(zhǎng)的道路要走。

下面我想研究一下運(yùn)用精益管理模式進(jìn)行中小企業(yè)信息檔案管理。

檔案管理歸根到底就是信息管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行精益管理可以讓中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)敏捷、簡(jiǎn)潔的商品產(chǎn)出過(guò)程信息綜合，能夠更快速、靈敏的迎合顧客的要求，加快了產(chǎn)品的周轉(zhuǎn)率，減少了原材料、半制成品和制成品等庫(kù)存壓力，增加了企業(yè)的效益。精益管理可準(zhǔn)確掌握企業(yè)自身和外部的信息檔案，有利于中小企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈、提倡節(jié)約的社會(huì)中得以持續(xù)發(fā)展，在提升企業(yè)效益的同時(shí)也能推動(dòng)節(jié)約型和諧社會(huì)的發(fā)展。

第一方面、精益管理的含義和內(nèi)容。精益管理就是要以最小的資源投入來(lái)獲取最大的、最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)出，最大限度地細(xì)化企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)工作流程，消除一切不必要的浪費(fèi)和非增值的活動(dòng)；并且把精益思想從生產(chǎn)系統(tǒng)的管理貫穿到企業(yè)的各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)方面，使精益管理上升為企業(yè)戰(zhàn)略管理的高度，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的又快又好發(fā)展。

精益管理要求在企業(yè)整個(gè)管理的各個(gè)方面中，應(yīng)用精益思想的哲學(xué)觀念和價(jià)值觀念，利用工程工業(yè)的方法理論去改造過(guò)去企業(yè)不恰當(dāng)?shù)墓芾硇袨?，逐步消除企業(yè)在運(yùn)營(yíng)時(shí)候所存在的以任何形式表現(xiàn)的浪費(fèi)現(xiàn)象。企業(yè)在運(yùn)營(yíng)中要不斷堅(jiān)持貫徹執(zhí)行這種管理模式，盡量做到零浪費(fèi)、零缺陷，不斷改善，使企業(yè)能夠準(zhǔn)確地創(chuàng)造出作為企業(yè)應(yīng)該創(chuàng)造的客戶(hù)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

精益管理的具體內(nèi)容—精益生產(chǎn)是精益管理的基礎(chǔ)：“精益生產(chǎn)LP（Lean Production）是通過(guò)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、人員組織、運(yùn)行方式和市場(chǎng)供求等方面的變革，使生產(chǎn)系統(tǒng)能很快適應(yīng)用戶(hù)需求不斷變化，并能使生產(chǎn)過(guò)程中一切無(wú)用、多余的東西被精簡(jiǎn)，最終達(dá)到包括市場(chǎng)供銷(xiāo)在內(nèi)的生產(chǎn)各方面的最好結(jié)果，特色是多品種、小批量”。精益生產(chǎn)的終極目標(biāo)是達(dá)到零浪費(fèi)、零庫(kù)存、零不良、零停滯、零故障、零災(zāi)害和零轉(zhuǎn)產(chǎn)工時(shí)，消除浪費(fèi)。

精益管理系統(tǒng)的基本構(gòu)成要素：精益管理系統(tǒng)的基本構(gòu)成要素有四個(gè)，分別是領(lǐng)導(dǎo)者標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)、每日目標(biāo)責(zé)任流程、可視化控制和紀(jì)律。

領(lǐng)導(dǎo)者標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)者的工作流程，實(shí)現(xiàn)精益轉(zhuǎn)變。領(lǐng)導(dǎo)者標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要自下而上來(lái)劃分成層級(jí)，把領(lǐng)導(dǎo)者的工作流程細(xì)化到對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)事情的標(biāo)準(zhǔn)流程做法，即使在崗位變換時(shí)新任領(lǐng)導(dǎo)者也能通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的工作流程順暢地指導(dǎo)工作，保證各個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

可視化控制要求整個(gè)管理系統(tǒng)每天多次定期、平凡的記錄工作數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是每個(gè)企業(yè)的員工都可以獲取的、能夠進(jìn)行快速評(píng)估的和高度可視化的，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者快速找出存在的問(wèn)題并采取相應(yīng)的解決措施。

每日責(zé)任流程帶動(dòng)三個(gè)層次的簡(jiǎn)單必要的、結(jié)構(gòu)化的每日必開(kāi)例會(huì)，檢查每一個(gè)細(xì)化環(huán)節(jié)的目標(biāo)責(zé)任完成狀況，快速地暴露某一環(huán)節(jié)的問(wèn)題以及解決方法，有利于快速有效地改善任務(wù)分配狀況，優(yōu)化精益管理流程。

紀(jì)律用來(lái)約束領(lǐng)導(dǎo)者標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)、可視化控制和每日目標(biāo)責(zé)任的實(shí)施，以達(dá)到精益的作用。要求每級(jí)人員都要遵守企業(yè)紀(jì)律，按流程節(jié)奏工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的有序運(yùn)營(yíng)。

第二方面、現(xiàn)階段我國(guó)中小企業(yè)檔案理通病：企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)落后；管理制度不完善；管理模式不完善；檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)有待提升。

第三方面、運(yùn)用精益管理模式進(jìn)行中小企業(yè)信息檔案管理的建議方案

1.貫徹信息檔案精益管理思想。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息檔案精益管理的認(rèn)知和執(zhí)行力度。作為企業(yè)的管理先驅(qū)，領(lǐng)導(dǎo)者的思想決定了總公司的發(fā)展方向及經(jīng)營(yíng)前景。信息檔案管理若要實(shí)施精益管理，領(lǐng)導(dǎo)者必須先了解精益管理的概念，對(duì)精益思想有所認(rèn)知，堅(jiān)定精益改革的念頭。只有當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者樹(shù)立了精益的價(jià)值觀，才能使檔案管理走上精益的道路，領(lǐng)導(dǎo)者相當(dāng)于企業(yè)的大腦，支配著企業(yè)運(yùn)營(yíng)的四肢行動(dòng)。在樹(shù)立正確的精益價(jià)值觀后，領(lǐng)導(dǎo)者要通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)者標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)來(lái)以身作則，帶動(dòng)檔案信息員立精益價(jià)值觀及落實(shí)精益改革工作，還要定期的舉行精益交流會(huì)與員工保持接觸，傾聽(tīng)員工的心聲，了解檔案信息的實(shí)時(shí)需要，進(jìn)行精益思想交流，及時(shí)清理在精益工作的實(shí)施過(guò)程中的障礙，引導(dǎo)檔案信息員正確的精益行為。

加強(qiáng)對(duì)檔案信息員的培訓(xùn)。以人為本，加強(qiáng)檔案信息員的精益思想教育，重視檔案信息員的想法，令檔案信息員能積極地發(fā)揮主觀能動(dòng)性。檔案信息員是信息檔案管理的一線(xiàn)實(shí)踐者，公司的信息檔案都要依靠檔案信息員去收集管理，如果檔案信息員不了解甚至抗拒執(zhí)行精益步驟，則檔案管理的精益之路根本就走不下去。只有當(dāng)檔案信息員了解熟悉并接受精益管理做法時(shí)，才能使精益管理落實(shí)到每一個(gè)收集管理檔案的步驟里，才能踏實(shí)地走精益之路。因?yàn)闄n案信息員才是最重要的精益實(shí)踐者，所以領(lǐng)導(dǎo)者要傾聽(tīng)檔案信息員的想法，給檔案信息員充分授權(quán)，鼓勵(lì)他們發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提升他們?cè)谛畔n案管理工作中的價(jià)值。企業(yè)要定期舉行檔案信息員精益培訓(xùn)，開(kāi)展跨崗位的培訓(xùn)，通過(guò)視頻或手把手指導(dǎo)工作落實(shí)培訓(xùn)過(guò)程，加深檔案信息員對(duì)精益管理的認(rèn)識(shí)。定期對(duì)檔案信息員進(jìn)行績(jī)效考核，評(píng)選每季度精益之星進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)檔案信息員發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

加強(qiáng)精益思想宣傳。貫徹精益思想，加強(qiáng)精益思想的宣傳力度，建立信息檔案管理精益文化。思想指揮著行動(dòng)，要想在信息檔案管理工作中落實(shí)精益管理，必須貫徹精益思想。企業(yè)要定期舉行信息檔案管理精益培訓(xùn)，讓全體檔案信息員都參與到精益培訓(xùn)中。在企業(yè)的每個(gè)角落都張貼信息檔案管理精益管理標(biāo)語(yǔ)，設(shè)置信息檔案管理精益知識(shí)的專(zhuān)用宣傳欄。印刷信息檔案管理精益做法宣傳手冊(cè)，對(duì)各個(gè)崗位工作（包括領(lǐng)導(dǎo)者的日常管理做法、信息檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作步驟、公司的標(biāo)準(zhǔn)行為規(guī)范等）都進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)精益做法的詳解步驟列明，讓檔案信息員能精準(zhǔn)快速地實(shí)施精益做法。這些做法都旨在讓檔案信息員都認(rèn)知并了解精益思想，認(rèn)同檔案信息的精益文化，落實(shí)精益的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)。這樣才能長(zhǎng)久地在企業(yè)實(shí)施精益改革，統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部思想，團(tuán)結(jié)檔案信息員朝精益目標(biāo)進(jìn)發(fā)，持續(xù)信息檔案管理的精益發(fā)展。

2.合理運(yùn)用精益方法。結(jié)合信息檔案管理實(shí)際情況采用適當(dāng)?shù)木娣椒?，靈活應(yīng)用精益模式。精益方法有6s 精益管理、目視化管理、JIT（準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)）、標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)、拉動(dòng)式管理、生產(chǎn)線(xiàn)平衡設(shè)計(jì)、TQM（全面品質(zhì)管理）等等。精益管理者要理清這些精益方法間的邏輯關(guān)系，充分了解信息檔案管理的實(shí)際情況，適當(dāng)準(zhǔn)確地使用精益方法，切忌生搬硬套精益模式，要把所應(yīng)用的精益方法組成精益環(huán)流，共同使精益管理達(dá)到最理想的狀態(tài)，得到最理想的效果。

3.建立完善的信息檔案管理精益評(píng)估體系。企業(yè)需建立完善的信息檔案管理精益評(píng)估體系，堅(jiān)持精益改革，持續(xù)改善，達(dá)到盡善盡美的境界。精益措施一旦實(shí)行，就應(yīng)該建立精益評(píng)估體系，檢測(cè)信息檔案管理精益管理的實(shí)施所帶來(lái)的效益。信息檔案管理精益評(píng)估表一定要清晰地表明精益改善效果，讓領(lǐng)導(dǎo)者一目了然，及時(shí)了解改善情況。不僅要對(duì)檔案信息員進(jìn)行精益評(píng)估，管理者的日常工作也要進(jìn)行精益評(píng)估，檔案信息員的精益思想認(rèn)識(shí)度亦要進(jìn)行評(píng)估。完善精益管理評(píng)估體系才能推動(dòng)企業(yè)各個(gè)工作的精益管理實(shí)施，體現(xiàn)精益改善的效果，使檔案信息員充滿(mǎn)動(dòng)力持續(xù)進(jìn)行精益改善。