■辛 華 任廣輝
(山東醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校)
工資管理是當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理部門的日常活動之一,該項(xiàng)工作看似簡單,但是工作量較大,涉及的工作流程較多,直接影響著全體教師的利益。因此,必須構(gòu)建科學(xué)合理的高校工資管理體系,充分發(fā)揮其作用,推動教育事業(yè)朝著高效化以及現(xiàn)代化的方向發(fā)展。
由于高校工資發(fā)放需要嚴(yán)格按照學(xué)校的管理規(guī)定,防止矛盾的發(fā)生,但員工的工資每個月均會發(fā)生變動,因此還需要履行審批程序。例如,教師工資的啟薪、停薪以及工資變動等情況,均必須經(jīng)過多個部門進(jìn)行審批。因此,為財(cái)務(wù)人員提供的準(zhǔn)備時間較短,一般不超過10個工作日,一旦遇上周末或者是節(jié)假日,時間更短。根據(jù)調(diào)查研究,我省某高校工資的準(zhǔn)備時間不超過5個工作日[1]。
當(dāng)前高校工資發(fā)放與管理中涉及的部門較多,不僅有財(cái)務(wù)部門、人事以及行政部門,還有后勤以及學(xué)院等多個部門,其中人事勞資部門需要提供與基本工資以及學(xué)校津貼等相關(guān)的數(shù)據(jù),而資產(chǎn)部門則需要提供與交通費(fèi)以及住房補(bǔ)貼有關(guān)的數(shù)據(jù),后勤部門則需要提供與水電費(fèi)有關(guān)的數(shù)據(jù)[2]??傊?,工資發(fā)放涉及的環(huán)節(jié)以及部門較多,需要及時與不同部門進(jìn)行溝通,才能保證工作效率。
以高校某教職員工的工資金額為例,除了薪級工資以及崗位工資外,學(xué)校還自行設(shè)計(jì)了不同類型的津貼補(bǔ)助,比如保險以及其他代扣代繳的項(xiàng)目等,該教師的工資數(shù)據(jù)項(xiàng)目約有20個。由此可以看出,如果該學(xué)校有5000名教職工,則需要計(jì)算的數(shù)據(jù)量就超出10萬個,僅僅憑借著傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行運(yùn)算,不僅效率低,而且錯誤率也較高。因此,必須要將現(xiàn)代化的信息技術(shù)與高校工資管理體系有機(jī)結(jié)合起來,更加高效地完成高校工資處理工作。
根據(jù)調(diào)查研究顯示,當(dāng)前高校在工資管理的過程中,經(jīng)常存在不同部門重復(fù)錄入信息,無法保證信息的質(zhì)量。例如,經(jīng)常存在重復(fù)錄入教職工姓名以及基本信息的問題,造成這種現(xiàn)象的主要原因,就是沒有引進(jìn)現(xiàn)代化的信息系統(tǒng),導(dǎo)致各個部門之間信息無法共享,形成了信息孤島局面。例如,學(xué)校人事部門生成了一套數(shù)據(jù)庫,行政部門又另外生成了一套數(shù)據(jù)。
現(xiàn)階段高校財(cái)務(wù)工資管理中,往往僅由一個工作人員負(fù)責(zé),經(jīng)常會發(fā)生非人為的數(shù)據(jù)改動的分享,而配備多名工作人員,又容易發(fā)生的數(shù)據(jù)重復(fù)和遺漏的問題,而且一旦出現(xiàn)問題,也無法厘清責(zé)任,致使內(nèi)控風(fēng)險增加。雖然制定了復(fù)核制度,也無法充分保障工作質(zhì)量,甚至?xí)畈糠重?cái)務(wù)工作人員責(zé)任意識較為淡薄,過于依賴復(fù)核環(huán)節(jié),增加了復(fù)核員的工作量。
根據(jù)相關(guān)的管理規(guī)定,按時發(fā)放工資是財(cái)務(wù)管理部門最重要的工作內(nèi)容,并非全部的工作內(nèi)容,當(dāng)前在該層面上,部分管理人員認(rèn)識不夠充分,過于重視與工資發(fā)放有關(guān)的內(nèi)容,但是卻缺乏與優(yōu)化工資管理體系的意識,長此以往令工資薪金的分析以及工資管理不夠科學(xué)合理。除此之外,當(dāng)前大部分高校也沒有根據(jù)會計(jì)管理制度設(shè)置相應(yīng)的薪酬科目,這是由于行政事業(yè)單位在進(jìn)行會計(jì)處理時,一般不會將應(yīng)付職工薪酬提取出來,而是直接從經(jīng)費(fèi)中列示會計(jì)分錄。因此,在會計(jì)處理時還會有兩個分錄,工作效率不高。
為了提升信息數(shù)據(jù)的處理效率,可以建設(shè)數(shù)字校園為基礎(chǔ),優(yōu)化高校的工資管理體系,促進(jìn)各個部門之間可以實(shí)時傳送信息數(shù)據(jù),逐漸完善學(xué)校的工資管理體系。具體的設(shè)計(jì)方式如下,首先,打破學(xué)校之間的信息孤島,促進(jìn)信息數(shù)據(jù)的交換以及共享。由于財(cái)務(wù)工作的特殊性,因此,在引進(jìn)信息技術(shù)的過程中,必須要設(shè)計(jì)網(wǎng)閘以及防火墻等設(shè)備,同時為了避免信息泄露,還需要利用專門的信息數(shù)據(jù)接口以及服務(wù)器,促進(jìn)資源的實(shí)時共享,務(wù)必保證財(cái)務(wù)部門內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)的安全性[3]。
其次,在引進(jìn)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)后,還要令其與工資管理系統(tǒng)、學(xué)校的賬務(wù)核算系統(tǒng)以及其他相關(guān)的系統(tǒng)之間構(gòu)建良好的通道,最大限度縮減中間環(huán)節(jié),促進(jìn)工資錄入、申報(bào)、審核以及結(jié)算等工作實(shí)現(xiàn)一體化的模式。
最后,根據(jù)學(xué)校的設(shè)計(jì)情況,設(shè)置不同的數(shù)據(jù)傳輸模塊,確保信息數(shù)據(jù)的精確性,有效獲取不同的基礎(chǔ)信息以及實(shí)時性的信息。例如,對于錄入員工的基本信息數(shù)據(jù)以及工資補(bǔ)貼等,必須要遵循唯一性的原則,可以從人事部門獲取該數(shù)據(jù),然后利用數(shù)據(jù)中心內(nèi)部的數(shù)據(jù)同步存儲功能,保證信息數(shù)據(jù)的完整性以及準(zhǔn)確性,避免傳統(tǒng)工資核算方式中存在的問題。
另外,工作人員也可以將其同步到數(shù)據(jù)中心,為其他需要利用該資料的工作人員提供較大的便利。除此之外,還可以在該系統(tǒng)中設(shè)置工薪收入模塊,將與工薪收入的數(shù)據(jù)利用“財(cái)務(wù)綜合平臺”進(jìn)行填報(bào),在整個申報(bào)的過程中,均利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算,不僅確保了整個信息數(shù)據(jù)的有效性,而且還提升了申報(bào)的效率。例如,根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究顯示,與傳統(tǒng)的賬務(wù)處理系統(tǒng)相比,在引進(jìn)了信息數(shù)據(jù)后,顯著提升了工資額度的精確性,而且在填報(bào)的過程中,還能夠生成帶有不同部門二維碼的紙質(zhì)資料,自動生成財(cái)務(wù)憑證,對于確保信息數(shù)據(jù)的精確性與安全性有非常重要的作用。
完善高校工資管理體系,離不開制度的保障,因此,高校必須進(jìn)一步完善內(nèi)控制度,可以按照自身的特點(diǎn)以及工作流程,科學(xué)合理地設(shè)計(jì)審批程序以及范圍設(shè)計(jì),明確工作人員的范圍職責(zé),激發(fā)其工作積極性,促進(jìn)高校管理工作朝著高效化的方向發(fā)展。
首先,必須要對與工資有關(guān)的數(shù)據(jù)予以驗(yàn)證,確保工資數(shù)據(jù)的精確性,具體的設(shè)計(jì)方式如下:第一,明確規(guī)定好時間節(jié)點(diǎn),在該期限內(nèi)人事處必須要將內(nèi)部數(shù)據(jù)處理完畢,并將其傳遞給財(cái)經(jīng)處,而且人事處還要向財(cái)務(wù)部門提供審核完畢的工資表以及與工資變動有關(guān)的資料,其中應(yīng)該包含工資項(xiàng)目的總金額以及工資明細(xì)等數(shù)據(jù),其他部門也必須要按照相關(guān)的管理規(guī)定,及時向數(shù)據(jù)中心傳送數(shù)據(jù),為財(cái)經(jīng)處的工作提供便利。第二,財(cái)經(jīng)處在獲取到數(shù)據(jù)后,還需要運(yùn)用工資管理軟件中的數(shù)據(jù)分析功能,將本月的工資與上月的進(jìn)行對比分析,并形成工資變動表,將其與人事部門提供的紙質(zhì)資料進(jìn)行比較,復(fù)核工資變化數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。第三,在比對工作完成后,還應(yīng)該打印出本月的工資發(fā)放總數(shù),并將其與人事處提供的工資進(jìn)行對比,可以利用一下以下公式檢查,即上月發(fā)放的工資總額+本月增加的工資金額-本月減少的工資金額=本月發(fā)放的工資金額。
其次,優(yōu)化外部監(jiān)管體系,在工資發(fā)放完畢后,就能夠?qū)?shù)據(jù)信息輸送到數(shù)據(jù)中心,有助于其他部門使用。例如,人事部門就是通過對比數(shù)據(jù),監(jiān)督數(shù)據(jù)是否經(jīng)過篡改。因此,工資發(fā)放完成后,財(cái)務(wù)人員就應(yīng)該將信息數(shù)據(jù)實(shí)時上傳到系統(tǒng)平臺上,有助于高校教職工了解工資變動情況,這也是一種非常高效的外部監(jiān)督管理方式,有利于提高工作質(zhì)量。
最后,提供多報(bào)表的查詢服務(wù),在工資方法以及流程完成后,還應(yīng)該制定不同類型的報(bào)表,例如,匯總表以及明細(xì)表,為高校實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。
優(yōu)化工資管理體系,應(yīng)該規(guī)范學(xué)校的會計(jì)核算方法,當(dāng)前高校應(yīng)付職工薪酬科目,是為了反映高校應(yīng)該支付給職工的薪酬以及為職工支付的薪酬,主要包括基本工資、獎金、津貼以及社會保險等,本科目應(yīng)按照國家的相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行設(shè)置。在處理應(yīng)付職工薪酬科目時,主要是處理職工薪酬的計(jì)提、支付以及住房公積金等,而期末的貸方余額則反映著高校未支付的職工薪酬。
計(jì)算計(jì)提當(dāng)期高校應(yīng)付員工薪酬時:
借記:教育事業(yè)支出
貸記:應(yīng)付員工薪酬——工資
應(yīng)付職工薪酬——地方政府津貼
應(yīng)付職工薪酬——員工其他個人收入
計(jì)提單位應(yīng)繳納的社保以及住房公積金時:
借記:教育事業(yè)支出
貸記:應(yīng)付員工薪酬——社會保險
應(yīng)付職工薪酬——住房公積金(學(xué)校應(yīng)繳納的部分)
而發(fā)放員工工資以及代扣個人所得稅以及社會保險時:
借記:應(yīng)付員工薪酬——工資
應(yīng)付員工薪酬——其他個人收入
應(yīng)付職工薪酬——地方政府津貼
貸記:應(yīng)付職工薪酬——社會保險(個人應(yīng)繳納的部分)
應(yīng)付職工薪酬——住房公積金(個人應(yīng)繳納的部分)
應(yīng)付職工薪酬——應(yīng)交個人所得稅
另外,還需要加強(qiáng)對工資憑證的復(fù)核工作,當(dāng)前在實(shí)際工作中,工資憑證的復(fù)核往往流于形式,但是在管理體系管理中,工資憑證和應(yīng)付職工薪酬處于起點(diǎn)的位置,為了提升工資管理體系的有效性,可以利用以下公式進(jìn)行驗(yàn)證,即應(yīng)付的職工薪酬=應(yīng)發(fā)的工資總額+學(xué)校應(yīng)繳納的社會保險+學(xué)校配套的公積金+學(xué)校配套的年金,在復(fù)核的過程中,還應(yīng)該與打印出來的工資報(bào)表進(jìn)行比較,這也是工資復(fù)核的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。
總而言之,高校工資管理體系作為學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作中的基本組成部分,是一項(xiàng)非常系統(tǒng)和繁瑣的工作。為了優(yōu)化工資管理系統(tǒng),必須要引進(jìn)數(shù)字化的信息管理技術(shù),同時逐漸完善內(nèi)部控制系統(tǒng),更加真實(shí)、準(zhǔn)確地計(jì)算和反映工資,全面提高高校的工資管理水平。