卓 蓉

·公安管理研究·

教學評估視閾下公安院校教學檔案信息化管理探索

卓 蓉

教學檔案能直觀反映院校管理水平和教學質(zhì)量，影響對本科院校進行教學評估的結(jié)果。公安院校教學檔案管理存在缺乏規(guī)范化檔案管理標準、檔案信息化程度不高、檔案開發(fā)利用率不高等問題，應設(shè)置以教學評估指標體系為導向的歸檔目錄，建立大數(shù)據(jù)檔案庫，加強檔案開發(fā)利用功能。

教學評估；公安院校；教學檔案；信息化管理

一、問題的提出

2011年,教育部在《關(guān)于普通高等學校本科教學評估工作的意見》中指出：為了全面提高本科教學水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量，建立以院校評估、專業(yè)評估為主要內(nèi)容的教學評估制度。無論是院校評估還是專業(yè)評估，都圍繞定位和目標、師資隊伍、教學資源、培養(yǎng)過程、學生發(fā)展、質(zhì)量保障等指標進行考察評估?？疾煸u估從時間維度上可劃分為共時性考察方式和歷時性考察方式兩大類。歷時性考察方式主要以查閱大量檔案資料的方式對受評單位的辦學思想、辦學過程和辦學成就進行過程評審，從檔案對各個指標的佐證與支撐情況進行客觀評價，從而了解受評單位的辦學情況和辦學質(zhì)量。因此，院校教學檔案是評估觀測指標的關(guān)鍵載體，其管理成效對教學評估結(jié)果具有重要影響。

公安院校教學檔案是公安院校在教學活動中形成的有保存價值的各種文字、圖表、影像等不同形式的載體，起著保障教學運行的重要作用；同時也是學校制定改革發(fā)展計劃的依據(jù)，是學校學科專業(yè)建設(shè)、教學質(zhì)量、人才培養(yǎng)目標實現(xiàn)的保障。教學檔案能夠全面展現(xiàn)一所學校的辦學方針、教學質(zhì)量、學科專業(yè)建設(shè)水平和綜合辦學實力，是本科教學評估的依據(jù)和基礎(chǔ)，影響著教學評估的結(jié)果。教學評估是評價、監(jiān)督、保障和提高教學質(zhì)量的重要舉措，教學檔案是學校提高教學質(zhì)量的過程性反映，是學校質(zhì)量保障體系的一個重要組成部分。因此，改進公安院校的教學檔案管理，可以落實教學評估“以評促建、以評促改、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的目的；準確把握教學評估的各項指標要求，建立信息化的教學檔案管理體系，是學校內(nèi)涵建設(shè)提升和教學質(zhì)量持續(xù)提高的重要舉措。

二、公安院校教學檔案管理存在問題的歸因

公安院校檔案管理工作隨著公安院校的發(fā)展取得了不少的成績，特別是在《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》和《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》頒布實施后，學校檔案工作得到重視，建立了相應的檔案管理機構(gòu)，在檔案信息化建設(shè)中做了大量的探索工作，將紙質(zhì)檔案電子化，建立了檔案數(shù)據(jù)庫。但是在教學評估中，由于檔案館藏結(jié)構(gòu)類別不合理、歸檔材料不全，學校為了填補檔案的缺失，重新組織人員來完善檔案材料；由于檔案的編目檢索不盡合理和管理手段滯后，在查詢、調(diào)用檔案時工作效率低下；由于各部門在利用檔案時缺乏協(xié)調(diào)和統(tǒng)一認識，造成有些數(shù)據(jù)在前后左右的資料關(guān)系中存在著不吻合的矛盾現(xiàn)象。經(jīng)調(diào)查研究分析，這些情況主要由以下三個方面原因造成。

（一）缺乏規(guī)范化檔案管理標準

目前，公安院校檔案管理主要根據(jù)《中華人民共和國檔案法（修正）》（1996年）《高等學校檔案管理辦法》（2008年）《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（1987年）等文件制定學校檔案管理辦法，進行檔案管理建設(shè)。由于相關(guān)的文件制定年代久遠，不能適應檔案工作的發(fā)展要求。公安院校沒有全國統(tǒng)一的檔案管理標準，沒有制定嚴格的檔案歸檔范圍，偏重文書公文檔案的收集整理，忽視學科專業(yè)建設(shè)檔案和科研檔案的收集工作，導致各部門的檔案移交類別較少，大量教學、科研資料如專業(yè)建設(shè)資料、課程建設(shè)資料、科研成果資料等極少被收齊歸檔。同時，隨著學校教學現(xiàn)代化的推進，學校檔案的類型有了很大的變化。以教學檔案為例，現(xiàn)階段學校教學體系有了較大的擴展，學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、第二課堂等學生發(fā)展指標和教學督導、教學質(zhì)量監(jiān)控等教學質(zhì)量保障活動有了很大的發(fā)展，而這些過程中產(chǎn)生的文件檔案由于不在歸檔范圍而未被系統(tǒng)整理，散落在各個部門或各人手中無人問津，等到下一次學校評估時又要花費大量的人力、物力重新收集整理。

（二）檔案信息化程度不高

以江蘇警官學院為例，當前，在檔案管理過程中以手工為主，各個部門兼職檔案員定期根據(jù)部門歸檔目錄，以紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式移送歸檔材料；學校檔案部門將紙質(zhì)文件掃描成電子文檔，進行紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式檔案管理。雖然學校各個部門都建立了辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了無紙化辦公，但每個辦公系統(tǒng)各自為政，采用的軟件系統(tǒng)不一致，缺乏統(tǒng)一的信息資源管理平臺，導致各個系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源不能共同分享，形成一個個信息孤島。在歸檔期，各個部門兼職檔案員在各自辦公系統(tǒng)中將歸檔電子文件紙質(zhì)化移送學校檔案部門，學校檔案部門再將紙質(zhì)化文件電子化處理，造成了大量人力資源、物質(zhì)資源的浪費。

（三）檔案開發(fā)利用率不高

公安院校檔案工作存在“重視保管，忽視利用”的工作傾向，不重視教學檔案的開發(fā)利用。一方面，公安院校檔案管理的服務內(nèi)容主要是為行政部門提供管理方案和決策參考，很少為師生提供實際性的服務。學校檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)沒有開發(fā)檔案資源應用功能，用戶查閱檔案資料需要親自到檔案部門辦理審批查閱手續(xù)，并進行相關(guān)登記方能進行封閉式查閱，服務方式復雜，程序繁瑣，查閱功能、效率低下。另一方面，對于一些優(yōu)秀學科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)方面的成果沒有注意收集整理，導致廣大教學科研人員不能從檔案庫中查詢到所需要的資料。長期以往，使得檔案利用價值大打折扣，同時也使得廣大教學科研人員不能重視教學研究檔案的歸檔工作，形成惡性循環(huán)。大量檔案塵封在庫內(nèi)，成了死檔案，失去了檔案的利用價值。

三、公安院校教學檔案信息化管理的意義

（一）適應新時代社會發(fā)展的要求

21世紀，信息化已滲透到社會的各個方面，成為現(xiàn)代社會發(fā)展的一個重要標志。國家檔案局中央檔案館于2002年印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求加快建設(shè)檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化。2019年中共中央、國務院在《中國教育現(xiàn)代化2035》提出要加快信息化教育變革。建立公安院校教學檔案信息化管理可改變傳統(tǒng)檔案管理服務中的工作效率低、信息儲量小、信息不流通等問題，有效提升檔案管理效率和檔案利用率。建立教學檔案信息化管理可以改變教學檔案資源“深鎖閨中”的狀況，實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡化及資源共享化，提高教學資源的利用效率。教學檔案信息化的目的不是為建而建，而是以建為用，在動態(tài)完善教學檔案信息化的過程中為提高教學質(zhì)量服務，達到提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的目的。

（二）適應新時期本科教學評估的需要

教育部在2011年發(fā)布的《關(guān)于普通高等學校本科教學評估工作的意見》（以下簡稱《意見》）中指出，“高等學校要充分利用信息技術(shù)，采集反映教學狀態(tài)的基本數(shù)據(jù)，建立高等學校本科教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)本科教學質(zhì)量常態(tài)化監(jiān)控；高等學校對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)要及時更新，及時分析本科教學狀況，建立本科教學工作及其質(zhì)量常態(tài)監(jiān)控機制，對社會關(guān)注的核心教學數(shù)據(jù)須在一定范圍內(nèi)向社會發(fā)布?！边@要求各高校要準確把握《意見》對教學檔案信息化管理的要求，實現(xiàn)教學檔案信息化管理。公安院校本科教學自我評估必須依賴于日常教育教學數(shù)據(jù)的動態(tài)收集過程，公安高校教學檔案數(shù)據(jù)庫的及時維護是應對公安高校教學評估工作必不可少的一部分。

四、公安院校教學檔案信息化管理建設(shè)措施

（一）建立以教學評估指標體系為導向的歸檔目錄

在教育部教學評估體制中，院校評估和專業(yè)評估等五年為一個評估周期。在一個評估周期中，經(jīng)過學校自評與專家會診之后，針對存在的問題，不僅應在整改方案中提出具體措施和規(guī)定完成時限，更重要的是應形成長效機制，達到以評促建的目的。教學評估指標體系有定位與目標、師資隊伍、教學資源、培養(yǎng)過程、學生發(fā)展、質(zhì)量保障六個一級指標，一個特色項目指標及其若干個二級三級指標，覆蓋學校辦公室、人事、學生管理、財務、科研、圖書館、實驗室、教務、資產(chǎn)管理、教學質(zhì)量監(jiān)控等內(nèi)容。檔案管理人員要根據(jù)教學評估指標體系要求以及評估整改內(nèi)容，對學校檔案歸檔目錄進行重新整理、全方位地予以完善，再分發(fā)各個部門歸檔人員定期進行歸檔，將教學評估檔案管理工作規(guī)范化、制度化，保證教學評估檔案數(shù)據(jù)收集整理的系統(tǒng)性、完整性、準確性和及時性，為教學評估結(jié)果的準確、客觀、公正打下基礎(chǔ)。

（二）建立大數(shù)據(jù)教學檔案庫

公安院校應以大數(shù)據(jù)教學改革和智慧化校園建設(shè)為契機，基于大數(shù)據(jù)和新興網(wǎng)絡技術(shù)，把校內(nèi)各級各類教學檔案資源納入到動態(tài)、有機的體系之中，實行集成式檔案管理，推進檔案大數(shù)據(jù)聚合，達成教學質(zhì)量評估檔案資源的系統(tǒng)整合、開發(fā)和應用，進而實現(xiàn)教學質(zhì)量評估檔案資源的科學化、標準化、信息化及智能化管理。在各個部門辦公自動化的基礎(chǔ)上，推進檔案信息化管理與辦公自動化同步發(fā)展，打通各個部門辦公自動化數(shù)據(jù)庫之間及其與學校檔案數(shù)據(jù)庫之間的隔閡，建立全校性大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，使辦公自動化與檔案數(shù)據(jù)庫同步建設(shè)、協(xié)調(diào)發(fā)展，在辦公自動化過程中形成規(guī)范的電子教學檔案信息，實施教學檔案信息化管理，促進教學評估工作。

公安院校要以教學檔案管理數(shù)據(jù)庫為依托，實行文檔一體化管理，打造檔案資源共享網(wǎng)絡平臺；健全檔案管理機制，加強教學檔案數(shù)據(jù)庫歸檔管理。公安院校檔案管理部門應按照本科教學改革的要求，指導協(xié)調(diào)教學檔案形成部門的工作，在每個教學檔案形成部門設(shè)立教學檔案聯(lián)絡員，負責管理本部門教學檔案的集中、整理、歸檔工作。在公安院校檔案管理辦公系統(tǒng)建立統(tǒng)一的歸檔平臺，形成以校檔案館為一級、各院系檔案室為二級的教學檔案管理體系。通過各部門的檔案歸檔入口，各部門檔案歸檔人員將部門形成的各類教學檔案按歸檔要求及時輸送到學校教學檔案數(shù)據(jù)庫中。學校年度檔案移交工作進行時，各部門檔案歸檔人員通過歸檔入口將部門全年歸檔的文件全部調(diào)出來，按目錄進行整理，打印好卷內(nèi)文件目錄的移交清單，連同檔案一起，上交到學校檔案管理部門，完成檔案的移交工作。

（三）加強檔案開發(fā)利用功能

公安院校教學檔案管理工作的思路應由側(cè)重收藏保管轉(zhuǎn)向檔案信息開發(fā)利用，由被動服務向主動服務提升，提高檔案管理工作的效率和價值。在建立大數(shù)據(jù)檔案庫的基礎(chǔ)上，運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、可視化技術(shù)等，采用網(wǎng)絡分析法和可視化工具，提高檔案信息分析的能力，改變在人工技術(shù)手段條件下導致的檔案信息開發(fā)不充分的狀況，實現(xiàn)檔案增值服務和提高檔案信息服務。在重視數(shù)字資源歸檔和管理的前提下充分運用自動抓取技術(shù)等信息手段，加強跨部門、跨領(lǐng)域數(shù)字檔案的資源整合，加強對檔案數(shù)據(jù)的有效獲取、開放共享。公安院校檔案管理工作在設(shè)置檔案著錄時要從檔案使用者的角度來考慮問題，充分利用辦公自動化平臺，做到既能滿足建檔工作需要，又能方便應用查詢。

公安院校應建立檔案局域網(wǎng)，為學校各項工作決策提供所需的檔案資料和信息參考。其一，在校園內(nèi)網(wǎng)建立教學檔案查詢端口，根據(jù)教學檔案的安全性質(zhì)設(shè)置相應的查閱權(quán)限，供本校教師和學生查詢使用。其二，開發(fā)功能強大的文獻檢索系統(tǒng)，通過列出案卷目錄、文件目錄， 提供關(guān)鍵詞、作者、標題、日期等檢索方式，為師生創(chuàng)造方便快捷的檢索體驗，提高檔案利用效率。檔案信息化管理一方面可方便教學人員從檔案中獲取自己需要的信息，將其運用到教學中去，提高教學質(zhì)量；另一方面教學人員及時將自己形成的教學成果歸入檔案部門保存，可豐富教學檔案的內(nèi)容。

此外，公安院校應完善檔案數(shù)據(jù)共享開放標準，使檔案數(shù)據(jù)可以通過服務網(wǎng)在校際間開放共享。公安院校檔案管理工作應在提供原始檔案數(shù)據(jù)服務的基礎(chǔ)上，形成能夠提供檔案信息增值服務的檔案信息服務體系，為廣大檔案使用者提供更多高質(zhì)量的檔案信息和檔案信息服務，促進公安院校之間教學資源的共享。

Exploration on Informationization Management of Teaching Archives in Police Colleges from the Perspective of Teaching Evaluation

ZHUO Rong

Teaching archives can directly reflect the management level and teaching quality of colleges and universities, and affect the teaching evaluation results of undergraduate colleges and universities. There are some problems in the management of teaching files in police colleges, such as lack of standardized file management standards, low informatization degree of archives, and low utilization rate of archives. Therefore, it is necessary to set up a file catalogue guided by teaching evaluation index system, establish big data archives database and strengthen the function of archives development and utilization.

teaching evaluation; police colleges; teaching files; information management

D631.1

A

1672-1020(2020)06-0099-04

2020-06-16

卓蓉（1970-），女，江蘇泰州人，漢族，江蘇警官學院辦公室助理研究員，南京，210031。

[責任編輯：金 晞]