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        高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)方法初探

        2020-02-26 02:40:56謝孟勝
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:教職工檔案管理信息化

        謝孟勝

        (煙臺幼兒師范高等專科學(xué)校,山東 煙臺 265600)

        近幾年,高校離退休教職工的數(shù)量越來越多,這就導(dǎo)致相關(guān)信息的數(shù)量增加,這無疑使檔案的數(shù)據(jù)整理與更新工作更加繁重,所以高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)工作勢在必行。它不僅可以彌補傳統(tǒng)檔案管理方式的不足,還能提高檔案管理工作效率,增強其科學(xué)性和先進(jìn)性,

        1 高校離退休人員電子檔案系統(tǒng)的必要性

        1)是高校信息化建設(shè)的重要構(gòu)成。在信息化建設(shè)快速發(fā)展背景下,高校的信息化工作水平要順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢,目前高校的教學(xué)管理、學(xué)生檔案、人事部門、辦公等都是信息化工作體系的重要構(gòu)成,而離退休人員的電子檔案更是高校管理工作的重要組成部分,所以離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)而應(yīng)滿足時代的發(fā)展需求,提高信息化水平。

        2)是高校離退休工作發(fā)展的必然趨勢。高校離退休教職工電子檔案建設(shè)工作水平直接決定高校服務(wù)管理水平,而離退休服務(wù)工作與高校信息管理工作有效銜接才是高校信息化建設(shè)的重要途徑。電子檔案系統(tǒng)建設(shè)為高校檔案管理部門和離退休教職工都提供便捷,他們可以根據(jù)需要查詢自己的信息,在這一定程度上大大提高高校服務(wù)離退休教職工的服務(wù)水平。

        3)是提高服務(wù)管理人員綜合素質(zhì)的關(guān)鍵途徑。在高校離退休檔案管理工作中要想提高信息技術(shù)水平,就要為其提供一支專業(yè)的、具有良好工作作風(fēng)的離退休教職工檔案管理人員隊伍,同時他們要具備信息技術(shù)應(yīng)用能力,在檔案管理工作中發(fā)揮信息管理地優(yōu)勢。這不僅可以使繁瑣的管理工作更加便捷,還能使管理人員有更多的時間和精力改革與創(chuàng)新管理模式,以此來完善檔案管理體系。

        4)是促進(jìn)離退休教職工與高校服務(wù)人員有效互動的渠道。在高校電子檔案管理工作中,相關(guān)工作者要加強與離退休教職工的聯(lián)系,便于及時做好信息的更新與反饋工作,以此來提高高校的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。以往檔案管理模式下,需要工作人員通過書信來往、打電話、開展座談會等方式和離退休人員進(jìn)行溝通,雖然這些溝通方式相對直接,但是通常會影響信息的準(zhǔn)確性,而離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)為工作人員提供便捷,他們可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢實現(xiàn)信息交流、信息共享,使溝通更加及時和有效,而且還能使工作人員更好地了解他們的需求和心理、精神狀況。

        2 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的內(nèi)容

        高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的內(nèi)容主要包括以下幾個部分,第一;基本信息電子檔案分系統(tǒng),具體包括姓名、電話、性別、年齡、離退休的確切時間、任職部門等,這些信息的登記與更新工作是由學(xué)校人事檔案管理部門負(fù)責(zé)的。第二;健康信息電子檔案分系統(tǒng),健康檔案信息系統(tǒng)是由基本信息和健康信息共同組成,包括病史、治療情況、家庭的病史、每年的體檢結(jié)果、疫苗接種情況、生病的時間與治療過程等。尤其要記錄離退休教職工的住院情況和醫(yī)藥費保險信息,保證檔案信息的準(zhǔn)確性,從而為離退休職工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第三;工資信息分系統(tǒng),它是指離退休教職工的工資變化、補貼費用等相關(guān)信息,特別是信息的變動情況和具體原因,這部分信息是由人事和高校財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)收集與統(tǒng)計的。第四;住址和親屬情況信息分系統(tǒng),這一系統(tǒng)作為整個電子檔案體系的重要構(gòu)成,是了解離退休職工當(dāng)前狀況的關(guān)鍵途徑。所以系統(tǒng)中應(yīng)該包含離退休教職工的住址、家庭成員的住址、電話、微信等,便于高校檔案管理工作人員進(jìn)行信息的更新與管理。第五;政治面貌信息分系統(tǒng),主要包括他們政治面貌以及政治面貌變動的時間、地點和在團體中擔(dān)任的具體職務(wù),這一部分主要由學(xué)校的組織部來負(fù)責(zé)系統(tǒng)的管理工作。最后;走訪、困難記錄分系統(tǒng),主要包括學(xué)校慰問離退休教職工的記錄以及一些需要學(xué)校特殊照顧和關(guān)懷的職工信息,這些信息也是學(xué)校對這些困難教職工進(jìn)行補助的重要依據(jù)。

        3 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)注意事項

        高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)是個長期且系統(tǒng)的工作,完善離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)對于優(yōu)化服務(wù)管理,完善系統(tǒng)有重要意義。為此,高校在建設(shè)離退休教職工電子檔案系統(tǒng)時要注意以下幾點,以此來提高檔案系統(tǒng)的科學(xué)性與可持續(xù)性。

        1)增強信息采集方式的多樣性。高校離退休教職工信息采集方式主要包括以下幾種,其一;高校人事部根據(jù)檔案的現(xiàn)有信息保證其正確性。其二;通過微信、電話、郵件或者上門等方式收集相關(guān)信息和具體數(shù)據(jù),通過核實了解每個離退休教職工的具體情況,從而保證檔案信息的全面性和準(zhǔn)確性。其三;通過整理他們工作期間的相關(guān)材料,通過分析和匯總采集信息,使信息更加完整。

        2)增強電子檔案系統(tǒng)的及時性。建立高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)不是短時間內(nèi)就能完成的事,它需要發(fā)揮各個部門的協(xié)同作用。所以學(xué)校的管理者首先要認(rèn)識到建立電子檔案系統(tǒng)的重要性,并且要根據(jù)實際情況成立專門的電子檔案系統(tǒng)建設(shè)小組,并且建立完善的制度,使每個成員各司其職,為電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作提供保障。離退休教職工在不斷的變化,因此相關(guān)數(shù)據(jù)信息需要及時更新,為此,在建設(shè)電子檔案系統(tǒng)時應(yīng)該保證各個分系統(tǒng)之間相互關(guān)聯(lián),保證信息更新的及時性和準(zhǔn)確性。

        3)增強電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的保密性。離退休教職工電子檔案系統(tǒng)是檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化的重要途徑,也是管理檔案信息的重要渠道,而且在大數(shù)據(jù)背景下,電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)可以提高檔案信息的利用率。但是目前網(wǎng)絡(luò)信息管理具有一定的風(fēng)險,尤其信息缺乏保密性,這嚴(yán)重影響檔案管理信息化建設(shè)的有效性。在建立電子檔案系統(tǒng)過程中,每一個環(huán)節(jié)都存在信息泄露的風(fēng)險,所以在建設(shè)電子檔案系統(tǒng)過程中應(yīng)該提高工作人員的保密意識,并且加強系統(tǒng)的保密程度,避免發(fā)生信息外泄的情況。比如可以通過設(shè)定每個工作人員的管理權(quán)限對他們進(jìn)行限制,同時要落實信息簽名制度,完善責(zé)任機制,以此來增強信息的保密性,避免信息泄露造成損失。

        4 結(jié)束語

        高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)可以為離退休教職工提供信息統(tǒng)計、整理和分析服務(wù),以此來提高離退休教職工電子檔案管理工作的科學(xué)性與針對性,從而為優(yōu)化離退休教職工服務(wù)提供保障,這對于構(gòu)建信息化高校,創(chuàng)設(shè)和諧校園環(huán)境有重要意義。

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