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        事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理路徑探討

        2020-02-26 02:40:56
        卷宗 2020年33期
        關鍵詞:規(guī)范化流程事業(yè)單位

        田 蕊

        (鐵嶺縣財政金融事務服務中心,遼寧 鐵嶺 112000)

        在我國社會歷史發(fā)展的漫長進程中,素來有重視檔案的傳統,從甲骨文時代就開始積極利用各種方式記錄與保存檔案,發(fā)展到現代檔案已經成為社會發(fā)展必備的書面記錄材料之一,主要用于記錄社會發(fā)展的重大事項以及個人在社會中的發(fā)展歷程。對于事業(yè)單位而言,檔案主要用于記錄社會治理情況、民生服務情況、政策發(fā)布情況、政策落實情況等等,因此檔案管理雖然不涉及具體的業(yè)務項目,也不直接開設面向當地居民的窗口,但卻是一項非常重要的行政工作[1]。當前,各事業(yè)單位檔案材料數量呈幾何式增長態(tài)勢,傳統的經驗式管理顯然已經很難滿足檔案管理的迫切需求,不僅會導致檔案整體管理效率下降,而且會帶來潛在的檔案安全問題,長此以往會影響到事業(yè)單位其他工作內容的有序開展。

        由此可見,規(guī)范化是檔案管理發(fā)展的必經之路,也是事業(yè)單位轉型發(fā)展的必由之路,只有將檔案管理規(guī)范化、制度化,才能夠讓檔案工作開展有據可依、有據可循、有據可管,讓檔案管理工作更好地為事業(yè)單位發(fā)展服務、為廣大居民的生活服務[2]。鑒于此,下文將從規(guī)范化視角分析目前檔案管理尚存的不足之處,進而探索檔案規(guī)范化管理的實現路徑。

        1 檔案管理規(guī)范化存在的問題

        1)檔案管理制度仍需完善。在檔案管理工作中,規(guī)范化與制度化的關系是密不可分的,只有檔案管理實現了制度化,才有可能進一步實現規(guī)范化目標[3]。當前,從制度角度而言,不少事業(yè)單位的檔案管理制度仍需完善,一方面是制度匱乏問題,部分單位仍遵循著經驗式檔案管理思路,沒有將檔案管理制度落在紙面上,資料收集、總結歸檔、檔案調取等環(huán)節(jié)都缺乏規(guī)范制度約束;另一方面,檔案管理缺乏應有的監(jiān)管制度,檔案管理負責人一言堂的現象較為突出,對于涉密檔案的管理缺乏領導責任監(jiān)督機制,導致檔案管理的安全風險等級提升。

        2)立卷歸檔流程有待改善。檔案管理重在立卷歸檔,這也是評價一個單位檔案管理水平的核心因素。目前事業(yè)單位工作實踐中,立卷和歸檔的流程尚不明確,往往是憑借經手人的經驗以及對業(yè)務項目的個人理解進行立卷歸檔,這一方面會導致檔案管理出現混亂,一旦經手人變更難以快速定位到所需檔案數據,年代久遠的資料經過單位更換辦公地點、更換檔案室等情況后,甚至會出現檔案丟失的情況;另一方面,歸檔流程隨意也會導致人工工作量不斷增大,出現大量的重復工作、浪費工作與冗余工作,尤其在追求檔案管理效率的當下,這種現象會嚴重拖累立卷歸檔效率。

        3)檔案管理人員水平參差不齊。目前,檔案管理工作雖然逐步向著信息化的方向發(fā)展,但這并不意味著可以放松對檔案管理人員的要求,部分事業(yè)單位檔案管理從業(yè)者操作不夠規(guī)范,主要原因除了上文提到的制度和流程問題外,還包括從業(yè)者檔案管理水平參差不齊的問題。檔案管理人員的問題一方面體現在從業(yè)者能力上,部分檔案負責人并非圖書檔案專業(yè)出身,經過簡單的介紹式培訓就開始從業(yè),專業(yè)能力相對欠缺;另一方面,體現在從業(yè)者的技術水平上,在信息化的趨勢下,很多檔案管理人員沒能跟上信息化和智能化的步伐,檔案管理技術水平受限,難以實現規(guī)范化管理的目標。

        2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑

        1)完善檔案管理制度。我國對于檔案管理工作十分重視,早在上世紀八十年代就開始針對檔案工作修訂法案,事業(yè)單位檔案管理制度應當在我國檔案管理法以及管理規(guī)定的框架下不斷完善。首先,在檔案資料收集環(huán)節(jié)中,應當明確本單位資料收集范圍,需填寫內容要求,保障檔案收集內容完整有效;其次,在檔案存放保管環(huán)節(jié)中,嚴格規(guī)定存放保管的環(huán)境條件,嚴格按照保密級別管理單位內涉密檔案和上級部門發(fā)放的涉密文件;最后,在檔案調用方面,根據本單位的組織結構圖設定檔案調用權限,并通過網絡訪問權限設置等現代化方式保障檔案調用合規(guī)性,通過以上方式動態(tài)完善本單位的檔案管理制度,使管理工作日趨規(guī)范化。

        2)規(guī)范立卷歸檔流程。針對立卷歸檔流程有待改善的問題,應當通過多種方式規(guī)范本單位的立卷歸檔流程,具體而言可以從以下幾方面入手:首先,明確本單位立卷歸檔原則,例如對于金融事務服務單位而言,就可以從金融服務類型、金融服務對象、金融服務覆蓋年份等多角度入手,樹立契合發(fā)展實踐的歸檔原則;其次,清晰區(qū)分檔案文件類型,當前隨著電子存儲技術發(fā)展,檔案文件類型日趨多樣化與現代化,應當在保障檔案安全的前提下區(qū)分存儲不同類型的檔案,保障各種介質存儲的檔案管理都能夠滿足規(guī)范化要求;再次,注重立卷歸檔工作的時效性,保障該業(yè)務項目任務完成后再行歸檔處理,從時間維度上保障檔案管理的規(guī)范性;最后,重視紙質檔案材料的規(guī)范化裝訂,這也是立卷歸檔的末尾環(huán)節(jié),規(guī)范化裝訂能夠保障檔案存儲質量,降低后續(xù)檔案查找工作難度,從存儲角度提升管理規(guī)范性。

        3)打造規(guī)范化檔案管理團隊。從人力資源管理的角度上講,應當著力打造一支檔案規(guī)范化管理團隊,作為事業(yè)核心支撐著本單位的檔案管理工作。一方面,在檔案專業(yè)人才引進方面,每年及時向人事部門上報所需人員數量,并做好崗位職責和素質需求說明,重點聘用受過專業(yè)的圖書管理、情報管理、檔案管理高等教育的人才,同時在面試中重點考察應聘者的工作能力與學習能力,不斷充實檔案管理團隊,與此同時建議采取人才流動制度,對于不符合檔案規(guī)范管理要求的從業(yè)者采取調整崗位等對策;另一方面,加強在崗檔案從業(yè)者的培訓,定期舉辦檔案管理前沿知識講座、電子檔案技術專題培訓、最新檔案管理流程講解培訓等等,除此以外,還應當加大職業(yè)素養(yǎng)和思想道德培訓力度,通過類型多樣的培訓打造一支思想端正、行為規(guī)范、紀律嚴明的檔案管理隊伍。

        4)充分利用電子技術。以上三條規(guī)范化管理路徑都是針對現有問題展開的,而電子技術的應用則是面向檔案規(guī)范化發(fā)展的未來展開的。電子技術的科學引入能夠使檔案管理各項工作更加高效化、透明化、規(guī)范化。一方面,應當從電子檔案存儲工作入手,設立更多類型的電子檔案庫,保障電子檔案信息存儲安全、傳輸高效、管理規(guī)范,針對電子信息檔案設立信息規(guī)范化管理條例;另一方面,從電子檔案的監(jiān)管工作入手,在本單位的電子檔案系統內部設置嚴密的監(jiān)控管理系統、反間諜系統、保密備份系統等等,為電子檔案搭建起牢固的安全圍墻,對于檔案的電子化調取過程進行全流程記錄與監(jiān)管,利用電子技術手段為檔案規(guī)范化管理保駕護航。

        3 結束語

        事業(yè)單位應當認識到檔案規(guī)范化管理的積極意義,從制度規(guī)范化、流程規(guī)范化、團隊管理規(guī)范化等方面入手,不斷探索檔案規(guī)范化的創(chuàng)新管理路徑,使檔案管理更好地為社會發(fā)展服務。

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