王 則

（扎賚特旗人力資源和社會(huì)保障局干部人事檔案管理中心，內(nèi)蒙古 興安盟扎賚特旗 137600）

人事檔案中所具有的內(nèi)容十分廣，不但有個(gè)人的經(jīng)歷，并且也是組織對(duì)于個(gè)人展開的全方位評(píng)估和參考。當(dāng)前，中國人事檔案信息管理有些落后，應(yīng)該對(duì)于一些影響人事檔案管理效果的原因進(jìn)行歸納，而且要積極研究和討論人事檔案數(shù)字化管理以及建設(shè)方面的問題，提高人事檔案管理的效率。

1 人事檔案管理的狀況

1）人事檔案的真實(shí)性得不到保證。人事檔案的核心就是它的真實(shí)性，若是不能確保原件的真實(shí)，就會(huì)失去其本身存在的意義。人事檔案管理過程中，弄虛作假的狀況經(jīng)常發(fā)生[1]。如果有的人為了滿足個(gè)人的欲望，運(yùn)用各種關(guān)系找到人事檔案管理人員改動(dòng)姓名、年齡等有關(guān)項(xiàng)目來做到晉升、退休、調(diào)動(dòng)、參軍等目的；有些人為了晉升到較高的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，運(yùn)用多種方式制造出一個(gè)假的履歷、學(xué)歷以及入黨資料等，也有一些貪污人員經(jīng)過偽造檔案資料進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)，為職工帶來很大的身心傷害，這幾個(gè)情況會(huì)讓人事檔案失去其真實(shí)性、嚴(yán)肅性以及準(zhǔn)確性[2]。

2）人事檔案資料收集不全。人事檔案資料大多數(shù)有形成時(shí)間長、有很多種類、多種形式、延續(xù)性等特征，若是不能夠?qū)⑷耸聶n案及時(shí)歸檔，就會(huì)讓檔案的內(nèi)容殘缺甚至丟失[3]。若是有人在寫自身的經(jīng)歷、年度考核等有關(guān)表格的時(shí)候會(huì)敷衍，導(dǎo)致履歷表、工資、職稱、年度考核、表彰、處罰等資料不能收集完全，就需要人事檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感，一個(gè)人由開始工作到退休都要在年齡不斷升高的情況下進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和收集，及時(shí)歸檔，確保歸檔資料可以真正的展現(xiàn)每個(gè)人在不同的時(shí)間段內(nèi)的政治表現(xiàn)、工作情況，成績貢獻(xiàn)、技能專長等幾個(gè)層面的狀況。

2 人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和作用

1）保護(hù)檔案資料，剪短查找時(shí)間。運(yùn)用計(jì)算機(jī)中的掃描功能讓人事檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，制定出數(shù)字形式的副本，使人事檔案不去受孤本的局限性，增加檔案的應(yīng)用范圍，更好的延伸檔案的使用時(shí)間[4]。完成檔案數(shù)字化管理以后，能夠快速經(jīng)過查閱有關(guān)字段，找到需要的檔案資料，減短查詢檔案的時(shí)間，為完成檔案信息資源分享奠定良好的基礎(chǔ)。

2）異地備份存儲(chǔ)，避免檔案改動(dòng)的情況。人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)是讓管理更加便捷，不足是對(duì)于信息的真實(shí)性有很大的影響[5]。由于以前的動(dòng)手操作改動(dòng)檔案會(huì)有比較明顯的改過痕跡，比較容易認(rèn)出來。而在信息化管理氛圍中，人事檔案的管理修改以及重新編輯都不容易留下痕跡，進(jìn)一步導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理在真實(shí)性層面不能夠獲得有效保證。為了確保人事檔案的真實(shí)性，單位可以把人事檔案數(shù)字化以后要準(zhǔn)備好幾份文件備份，分別將其以上的主管部門、區(qū)委組織部和檔案館異地保存，為隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題提供有效的依據(jù)，這不但提升了工作效率，而且改變了目前情況下人事檔案管理的不足。

3）人事檔案管理趨向信息化，更加方便和快捷。人事檔案管理實(shí)施信息化管理是十分有意義的，能夠更好的造福子孫后代?；緮?shù)據(jù)可以全部錄入，能夠?qū)崿F(xiàn)幾次重復(fù)運(yùn)用，主要是人事檔案信息化管理能夠在檔案管理內(nèi)部展開數(shù)據(jù)分享，讓運(yùn)用檔案變得更加方便和快捷。

4）管理人員要選擇合適的人才?，F(xiàn)今社會(huì)已經(jīng)逐漸進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，雇傭單位能夠直接登入互聯(lián)網(wǎng)找到應(yīng)聘人員的個(gè)人信息，對(duì)于所需要的人才給出明確判斷以及選擇，在職工任職時(shí)間內(nèi)，雇傭單位能夠運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)把職工的表現(xiàn)傳到人才管理中心，逐漸完善有更新應(yīng)聘職工的個(gè)人信息，增強(qiáng)對(duì)于要聘用人員的社會(huì)監(jiān)督以及管理。

3 人事檔案數(shù)字化管理的策略

1）構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫。為了讓人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理與建設(shè)，應(yīng)該有一個(gè)數(shù)據(jù)庫作為載體，存下人事檔案數(shù)據(jù)，不僅可以為信息數(shù)據(jù)的存入以及儲(chǔ)存給出很好的硬件設(shè)施，而且還可以防止數(shù)據(jù)存在丟失的情況。在具體情況下，單位能夠運(yùn)用下面幾種方式構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫：其一，每個(gè)單位的人事檔案的構(gòu)建應(yīng)該按照單位的具體規(guī)模去制定，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，把人事檔案隨時(shí)存入到體系之中，而且逐漸完善每個(gè)部分的功能，比如：存儲(chǔ)、查找、同步、備份等功能；其二，逐漸完成人事檔案信息的數(shù)字化，單位人事檔案管理部門需要派出專門人員嚴(yán)肅審核紙質(zhì)版檔案數(shù)據(jù)，而且對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合編輯，把其通過簡單的方式存入到數(shù)據(jù)庫中。在這個(gè)過程中，應(yīng)該安排專門人員將紙質(zhì)版資料與電子版做比較，防止有關(guān)數(shù)據(jù)信息存在錯(cuò)誤以及遺漏的情況，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其三，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫應(yīng)該分成兩個(gè)層面，分別是前臺(tái)和后臺(tái)操作系統(tǒng)。前臺(tái)操作系統(tǒng)的主要功能是可以隨時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)中的人事檔案資料進(jìn)行查閱、整合等，主要有簡單、迅速等特征，提升人事檔案數(shù)字化管理的效率。后臺(tái)操作系統(tǒng)的主要功能是可以便于管理人員改動(dòng)以及完善人事檔案，確保數(shù)據(jù)的合理以及完善。

2）增強(qiáng)信息的安全性。為了提升人事檔案數(shù)字化的管理效率，應(yīng)該運(yùn)用恰當(dāng)?shù)男问皆鰪?qiáng)信息的安全管理，確保數(shù)據(jù)信息的安全性。其一，檔案管理部門需要更好的注重?cái)?shù)字化管理以及建設(shè)，把人事檔案的管理逐漸朝著多元化和服務(wù)化的分析改變。其二，增強(qiáng)管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全管理。即使比擁堵有可能侵入電腦，但要是管理人員不去任意下載沒有關(guān)系的軟件，不輕易打開陌生的網(wǎng)頁，重視平時(shí)的殺毒以及管理，就能夠在很大限度上防止病毒的入侵，確保人事檔案有關(guān)信息數(shù)據(jù)的安全性。在條件可以的狀況下，能夠增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，讓黑客侵入的概率逐漸變低。其三，完成數(shù)據(jù)信息的分享。單位中的人事檔案 信息不應(yīng)該對(duì)外公開，所以，在公司中，人事檔案信息數(shù)據(jù)能夠和一些部門分享，不僅可以提高信息管理的效率，而且還可以增強(qiáng)每個(gè)部門之間的溝通，讓單位信息得到全方位管理。

3）系統(tǒng)的設(shè)置和維護(hù)。有系統(tǒng)更新改變得到速度和計(jì)算機(jī)病毒的影響，如果單位沒有按照時(shí)間及時(shí)的維護(hù)具體設(shè)備和系統(tǒng)，就很容易造成數(shù)據(jù)丟失的情況，也會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰情況的出現(xiàn)。為了確保信息的真實(shí)性，應(yīng)該按照規(guī)定時(shí)間對(duì)系統(tǒng)升級(jí)、硬件設(shè)備等幾個(gè)層面進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)。其一，選擇恰當(dāng)?shù)牟僮飨到y(tǒng)以及軟件。把人事檔案信息數(shù)據(jù)存入到系統(tǒng)中，防止不符合實(shí)際的系統(tǒng)以及軟件影響管理的效率。其二，單位人事檔案有關(guān)的管理部門需要派出專門的管理人員全方位檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、有關(guān)管理軟件和計(jì)算機(jī)硬件，還有環(huán)境層面、軟硬件質(zhì)量層面、計(jì)算機(jī)具體運(yùn)行狀況等。

4 結(jié)束語

總而言之，在信息技術(shù)迅速發(fā)展，在每個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都有其身影，人事檔案管理還需要作出一定的改革，改變以前的管理理念以及方式，根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案展開全方位的管理與運(yùn)用，提升人事檔案管理的效率以及運(yùn)用價(jià)值，在確保檔案資料的安全以及完整的同時(shí)，為單位未來的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。