任 宏

（吉林省白山市江源區(qū)建筑工程質(zhì)量監(jiān)督站，吉林 白山 134702）

建筑工程涉及內(nèi)容諸多，每個(gè)環(huán)節(jié)都有對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，而竣工檔案資料是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)資料的有效統(tǒng)計(jì)、整理、歸檔，記錄著較為完整的施工流程，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)管以及后期維護(hù)管理具有意義，所以，強(qiáng)化建筑工程竣工檔案管理尤為重要。

1 建筑工程竣工檔案管理過程中存在的問題

1.1 缺乏完善的竣工檔案管理機(jī)制

在檔案管理當(dāng)中，檔案管理機(jī)制的健全與否關(guān)系著檔案管理的效率與質(zhì)量，對(duì)于施工企業(yè)而言，只有構(gòu)建完善的竣工檔案管理機(jī)制，才能夠確保施工過程中所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的整理歸檔。不過在現(xiàn)有階段，多數(shù)企業(yè)的檔案管理制度并不健全，尤其是缺乏規(guī)范化的檔案管理機(jī)制。同時(shí)，檔案管理機(jī)制缺乏對(duì)應(yīng)的保障機(jī)制，沒有嚴(yán)格的監(jiān)督管理機(jī)制，造成檔案管理在執(zhí)行當(dāng)中缺乏相關(guān)部門的配合，工作難以如期完成。

1.2 歸檔內(nèi)容缺乏清晰度

建筑工程涉及項(xiàng)目眾多，在施工當(dāng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息相對(duì)較多，這就要求在竣工檔案歸檔過程中，必須要明確對(duì)應(yīng)的歸檔資料，如此方可確保歸檔的精準(zhǔn)性。而且我國檔案管理對(duì)工程竣工類項(xiàng)目的歸檔問題也作出了相關(guān)闡述，明確了對(duì)應(yīng)的歸檔內(nèi)容。但在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，多數(shù)企業(yè)并未對(duì)歸檔內(nèi)容作出具體要求，更缺乏具體的歸檔實(shí)施準(zhǔn)則，在歸檔內(nèi)容、時(shí)間、要求等方面較為模糊，影響了歸檔的質(zhì)量和 效率。

1.3 缺乏檔案管理重視度

在建筑工程管理當(dāng)中，無論是管理人員還是基層員工，往往將建筑工程進(jìn)度、質(zhì)量放在首位，因?yàn)檫@些內(nèi)容關(guān)系著工程項(xiàng)目的最終效益，而竣工檔案管理的重要性并未受到重視，這就導(dǎo)致建筑工程管理單位缺乏檔案管理意識(shí)，忽視竣工材料搜集、管理等工作。具體表現(xiàn)為，檔案材料的搜集與工程沒有同步進(jìn)行，往往在竣工之后才開始搜集對(duì)應(yīng)的資料，這個(gè)時(shí)候不僅難以實(shí)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的有效搜集，而且還會(huì)影響到檔案信息的真實(shí)性、完整性，不利于竣工檔案編制工作的順利開展。

1.4 缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員

在建筑工程項(xiàng)目施工中，工程質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、安全管理往往是項(xiàng)目管理的重心，而且工程項(xiàng)目建設(shè)耗費(fèi)較大的人力、物力、財(cái)力等資源，為了節(jié)省成本多數(shù)建筑工程企業(yè)并不會(huì)設(shè)立專門的檔案管理部門，在竣工檔案材料搜集整理當(dāng)中多由公司內(nèi)部人員兼任完成，這些人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和素養(yǎng)，對(duì)檔案管理缺乏重視度，不了解檔案管理具體流程。這就導(dǎo)致建筑工程竣工檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重影響了工程項(xiàng)目檔案的管理水平。

2 建筑工程竣工檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 完善檔案管理機(jī)制

針對(duì)建筑工程竣工檔案管理機(jī)制缺失問題，必須要通過政策措施的制定實(shí)現(xiàn)竣工檔案管理機(jī)制的完善，為檔案管理水平的提升提供堅(jiān)實(shí)保障。首先，在檔案管理制度制定過程中，必須要滿足國家制度法規(guī)，同時(shí)，從企業(yè)自身需求入手，完善對(duì)應(yīng)的檔案管理機(jī)制；其次，完善檔案監(jiān)管機(jī)制，明確竣工檔案管理當(dāng)中各部門的職責(zé)、義務(wù)，要求相關(guān)部門做好檔案管理部門的配合工作，切實(shí)保障檔案管理工作的順利開展。

2.2 優(yōu)化歸檔流程

建筑工程竣工檔案管理流程的科學(xué)與否，決定著檔案歸檔管理效率，所以，必須要對(duì)企業(yè)檔案流程進(jìn)行優(yōu)化，明確檔案管理流程，確保檔案管理各項(xiàng)工作的落實(shí)。首先，根據(jù)建筑工程項(xiàng)目的內(nèi)容以及特征，細(xì)化對(duì)應(yīng)的檔案管理流程，明確檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作，包括材料的搜集標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間等內(nèi)容；其次，在檔案搜集流程制定過程中，必須要以國家相關(guān)檔案管理制度為準(zhǔn)則，確保檔案搜集的規(guī)范性、合法性。再次，對(duì)于建筑工程企業(yè)而言，涉及文件資料相對(duì)較多，包括合同、設(shè)計(jì)資料、工程圖紙等內(nèi)容，要對(duì)材料做好細(xì)分，進(jìn)行分類歸檔，確保后期查閱的便利、精準(zhǔn)。

2.3 構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

高效的檔案管理離不開高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)此，在建筑工程竣工檔案管理中必須要注重檔案管理人才的培育。首先，要注重高層管理在竣工檔案管理方面的重視性，加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，樹立高層檔案管理意識(shí)，只有高層重視，才能夠確保竣工檔案管理制度的有效落實(shí)；其次，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，一方面，吸納專業(yè)的檔案管理人才，使其參與到建筑工程企業(yè)檔案管理當(dāng)中；另一方面，強(qiáng)化內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)力度，根據(jù)檔案管理需求制定對(duì)應(yīng)培訓(xùn)方案，通過培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)的全面提升。

2.4 強(qiáng)化竣工檔案質(zhì)量管理工作

建筑工地竣工檔案管理質(zhì)量影響著施工單位檔案資料的后期使用，因此，必須要強(qiáng)化檔案質(zhì)量管理工作，只有如此，才能發(fā)揮竣工檔案的最大價(jià)值，為建筑企業(yè)后期發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。首先，竣工檔案質(zhì)量管理人員要嚴(yán)格遵循《建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案制度》等制度規(guī)范，并按照質(zhì)量管理?xiàng)l例進(jìn)行檔案資料的審核管理；其次，強(qiáng)化驗(yàn)收管理意識(shí)，根據(jù)質(zhì)量規(guī)范對(duì)提交的竣工材料進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)，確保提交檔案資料的完整性、清晰性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性。

3 結(jié)語

建筑工程竣工檔案資料管理對(duì)建筑企業(yè)的后期運(yùn)營發(fā)展具有重要意義，針對(duì)建筑工程竣工檔案管理中存在的問題，本文主要從竣工檔案管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建、檔案治理管理、歸檔流程優(yōu)化、檔案管理機(jī)制健全等方面提出了優(yōu)化策略，希望能夠?yàn)榻ㄖこ唐髽I(yè)竣工檔案管理水平的提升提供參考依據(jù)。