蔣 鋒

（綏芬河市人民醫(yī)院，黑龍江 綏芬河 157300）

1 引言

在醫(yī)院的各項管理工作中，檔案管理工作是其中十分關鍵的組成部分，醫(yī)院檔案管理著重針對醫(yī)護人員的工作表現以及患者的病歷資料等等進行相對應的記錄、總結和分析，是醫(yī)院有效開展相關管理工作的重要參考依據。對于醫(yī)院檔案管理工作來說，如果沒有系統(tǒng)完善的管理方案，在細節(jié)方面沒有著重做好管理，會導致醫(yī)務人員的工作質量受到嚴重影響，同時使醫(yī)療機構的服務效率降低。針對這樣的情況，就需要充分應用精細化檔案管理模式，以此使檔案管理效率得到顯著提升。

2 精細化管理概述

通常情況下我們所稱之為的精細化管理主要指的是一種更為先進的管理理念，它是社會分工進一步精細化以及服務領域進一步細分、服務質量需要切實提升的對于現代管理的必然要求。從現代管理學層面來看，科學化管理主要包括三個層次，分別是規(guī)范化，精細化和個性化，由此可見，精細化管理是現代科學化管理中的關鍵內容。在醫(yī)療領域，精細化檔案管理模式也是一種高效先進的管理理念，在當前我國醫(yī)療技術不斷創(chuàng)新發(fā)展的基礎上提出的一種新型的檔案管理理念，在醫(yī)院的檔案管理工作中，切實有效的應用精細化管理模式，這樣能夠使醫(yī)院的檔案管理質量和效率得到顯著提升，使醫(yī)院整體工作質量更上一個臺階。

3 目前我國醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

1）檔案管理制度不夠健全完善。從實踐情況來看，目前我國的很多醫(yī)院往往仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，而這樣的舊有模式已經無法充分滿足新時代的檔案管理要求，在檔案管理機制體制方面不夠健全完善，管理過程十分隨意盲目，而這種情況導致整體管理工作有失規(guī)范，很容易導致檔案的丟失，也無法切實提升檔案管理質量和效率，對于醫(yī)務人員各項工作的開展造成很大的限制，同時也嚴重降低整體的醫(yī)院服務質量和水平。例如，在實際的患者會診過程中，需要全面細致的了解患者的病歷情況，對其進行隨時調取，然而采取傳統(tǒng)的管理體制和制度導致查詢過程十分復雜，無法及時有效的獲得相關內容，嚴重影響診療質量和服務效率，對整體工作的開展會造成很大限制。

2）檔案管理模式比較落后、單一。從實踐情況來看，目前很多醫(yī)院在檔案管理模式方面都比較落后，單一并沒有形成系統(tǒng)完善的科學可行的檔案管理模式，由此導致檔案管理效率比較低下，管理方法不夠規(guī)范，存在著檔案放置雜亂無章等相關方面的問題。除此之外，又加之某些醫(yī)院的檔案管理人員缺乏應有的責任感和使命感，并沒有著重認識到檔案管理的重要性和必要性，由此導致醫(yī)院檔案管理水平不能切實提升。例如，在實際的檔案存放環(huán)節(jié)，并沒有進行科學嚴謹的管理，未充分融入信息化技術和信息化管理手段，沒有構建系統(tǒng)完善的信息化管理平臺，檔案調取之后不能進行及時有效的歸檔或者沒有歸還，無法利用大數據進行檔案的應用情況的掌握和跟蹤，由此導致很多檔案都缺乏應有的利用效率，甚至可能導致檔案遺失等問題。

4 精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用

1）在檔案管理流程方面進行切實有效的精細化管理。針對醫(yī)院檔案管理工作而言，確立系統(tǒng)完善且具有可行性的管理流程，這是關鍵所在。相關管理人員必須通過規(guī)范完善的管理流程，這樣才能使檔案管理工作有序推進。在這個過程中，有效應用精細化管理模式，這樣能夠確保整個管理流程更加的精細化，細節(jié)化，從而使各項細節(jié)管理工作能夠有效措施，以此使檔案管理工作變得更加簡單方便，從根本上提升檔案管理質量。針對傳統(tǒng)流程的來說，首先要進行的管理分類，將檔案錄入目錄，之后制作相對應的檢索本，然后把檔案進行入庫保存，結合檔案分類進行上架。盡管這樣的管理流程比較完整，有一定的系統(tǒng)性，但是在長期的應用情況下，因為一系列相關因素的影響很容易導致檔案在不同程度上出現缺失或者損壞等相關問題。所以針對這樣的情況，采取精細化檔案管理模式就顯得至關重要，而且十分必要。在精細化管理過程中，首先要著重針對所有檔案進行全面系統(tǒng)的編碼，如果其中有增加的檔案，要再一次進行重新整理，然后使其匯總到統(tǒng)計的編碼中。其次，在整體工作中要制作出更為系統(tǒng)完善的規(guī)范流程，確保管理人員能夠充分結合具體的流程來展開針對性、高效性的檔案管理，同時在調取檔案的過程中要確保調取者在既定的時間內進行檔案歸檔，在歸檔環(huán)節(jié)也要充分結合具體的分類和編碼，做好整理和匯總。第三，調取檔案的過程中，需要受理檔案管理人員和調取人共同簽名登記，按照《檔案保管制度》等相關內容來進行規(guī)范化管理。

2）檔案管理電子化、信息化應用。隨著信息化技術的進一步應用和普及，在醫(yī)院檔案管理過程中，也要充分實現電子化、信息化的應用，而這也成為當前醫(yī)院檔案管理的必然發(fā)展趨勢。在具體的操作過程中，主要是采取計算機信息化檔案管理模式，利用信息化檔案管理系統(tǒng)確保完整系統(tǒng)的電子檔案能夠在信息化管理系統(tǒng)中有效輸入，充分利用其信息化備份、查詢功能等等，在該系統(tǒng)中針對檔案展開行之有效的預先分類，然后結合醫(yī)院的各類數據資料庫，使其當做載體，然后保存更為系統(tǒng)完整的檔案資料，同時和醫(yī)院的信息化系統(tǒng)進行充分的連接，有效實現資源共享，在這樣的情況下，醫(yī)護人員在針對檔案進行調取的過程中可以利用電子檔案這樣的模式，以此有效降低歸檔和調取檔案的時間，提升調取效率，確保紙質檔案和電子檔案有效融合，這樣能夠有效避免檔案歸檔錯誤等相關方面的問題。在具體的操作過程中，要確保醫(yī)院的所有檔案資料都要匯總到電子檔案管理系統(tǒng)和信息化管理程序中，對其進行系統(tǒng)完善的儲存和備份，然后在系統(tǒng)中按照相對應的檔案類型實現分門別類管理。

3）檔案歸檔過程中應用精細化管理模式。在醫(yī)院的檔案歸檔過程中，有針對性的應用精細化管理模式，也能夠呈現出巨大的作用和優(yōu)勢，使檔案管理質量得到顯著提升。例如，管理人員在針對檔案進行收集歸檔的過程中，要充分確保檔案的系統(tǒng)性和完整性，對于不同類型的檔案，要采取與之相對應的更行之有效的方式做好管理，以此確保檔案歸檔之后更加清晰明確，分門別類，利于后續(xù)的應用和管理等等。除此之外，要采取分級歸檔，分類歸檔的方式，確保檔案在后續(xù)的應用過程中更加精準，有效提升其便捷性和針對性。在這個過程中融入精細化歸檔理念，可以確保歸檔過程更為細致，富有條理，為整體管理質量的提升提供必要支持。

5 結語

通過上面的分析，我們能夠充分看出，在醫(yī)院檔案管理過程中，需要進一步與時俱進，充分利用精細化管理模式，著重結合當前的管理現狀，形成系統(tǒng)完善而且科學可行的信息化檔案管理模式，嚴格按照相應對應的規(guī)范流程和管理制度充分應用電子化檔案管理模式，更有針對性地利用現代技術，使得醫(yī)院檔案管理工作取得良好進展。