韋曉婭

（江蘇省常州市醫(yī)療急救中心，江蘇 常州 213015）

作為組織發(fā)展重要記錄載體的文書(shū)檔案，是形成于特定社會(huì)環(huán)境及一定歷史背景下的問(wèn)題解決材料或相關(guān)措施實(shí)施的成果。衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理中，文書(shū)檔案收集與歸檔工作十分重要，因其自身特點(diǎn)的緣故，能將基礎(chǔ)性、輔助性的協(xié)助供于衛(wèi)生事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展，保障工作開(kāi)展的科學(xué)性、合理性。單位在管理文書(shū)檔案時(shí)，需要著重提高收集與歸檔工作的重視度，在科學(xué)有效的方式方法的運(yùn)用下，促進(jìn)收集歸檔效率的提高，保障文書(shū)檔案應(yīng)有的價(jià)值作用能夠得到充分發(fā)揮。

1 衛(wèi)生事業(yè)單位文書(shū)檔案收集歸檔的重要性

首先，衛(wèi)生事業(yè)單位通過(guò)及時(shí)、全面的收集與歸檔文書(shū)檔案，有利于信息存儲(chǔ)、查找及點(diǎn)閱效率的提高，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與效率的提升，能將更科學(xué)、有效的醫(yī)療服務(wù)提供給患者，取得更高的疾病治愈力，并幫助單位自身構(gòu)建良好的社會(huì)形象，且在醫(yī)療技術(shù)發(fā)展進(jìn)步方面也能發(fā)揮一定作用；其次，通過(guò)文書(shū)檔案的合理收集與歸檔，能將單位自身發(fā)展與運(yùn)作情況更全面、及時(shí)且準(zhǔn)確地記錄下來(lái)，能為單位帶來(lái)更可觀的社會(huì)效益；最后，通過(guò)文書(shū)檔案收集歸檔工作的合理開(kāi)展，還能將外泄醫(yī)院、患者或工作人員重要信息的情況規(guī)避，能為信息提供更可靠的安全保障[1]。同時(shí)，在單位形象及社會(huì)安定方面也能發(fā)揮有效的維護(hù)作用，最終能為單位的正常運(yùn)行與發(fā)展及患者生命健康及安全提供保障。

2 衛(wèi)生事業(yè)單位文書(shū)檔案收集歸檔工作管理優(yōu)化

2.1 積極優(yōu)化文書(shū)檔案管理體系

對(duì)于衛(wèi)生事業(yè)單位而言，其文書(shū)檔案收集歸檔管理工作的開(kāi)展，發(fā)揮著不可忽視的輔助作用，例如幫助單位將醫(yī)療糾紛順利化解，或促進(jìn)單位管理效率的提升?；诖?，單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員首先需要著重關(guān)注文書(shū)檔案收集歸檔管理工作，在該方面投入充足的人力及財(cái)力資源，打造優(yōu)異的軟環(huán)境與硬環(huán)境，為順利開(kāi)展文書(shū)檔案收集歸檔工作奠定基礎(chǔ)；其次，衛(wèi)生事業(yè)單位也要重視文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，組建領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)指導(dǎo)文書(shū)檔案收集歸檔工作，并向單位考核中納入文書(shū)檔案收集歸檔工作，在構(gòu)建約束與激勵(lì)機(jī)制的基礎(chǔ)上，營(yíng)造適宜的管理工作氛圍，促進(jìn)文書(shū)檔案收集歸檔管理人員工作積極性的提高；最后，汲取其他單位或行業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化設(shè)計(jì)單位文書(shū)檔案收集歸檔制度，促進(jìn)管理工作開(kāi)展成效的提高。

2.2 全面開(kāi)展文書(shū)檔案宣傳工作

衛(wèi)生事業(yè)單位通過(guò)宣傳文書(shū)檔案管理工作，能引導(dǎo)單位內(nèi)部人員樹(shù)立正確的認(rèn)知，并加深他們對(duì)文書(shū)檔案重要性與開(kāi)展必要性的認(rèn)識(shí)[2]。為了達(dá)成這一效果，單位在開(kāi)展宣傳工作時(shí)可從下述幾方面入手：其一，著重提高文書(shū)檔案收集歸檔管理工作宣傳力度，通過(guò)檔案編研形式與年報(bào)編制形式的整合推行，促進(jìn)宣傳工作成效的增強(qiáng)。同時(shí)，關(guān)注相關(guān)工作人員文書(shū)檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)，引領(lǐng)他們?cè)谑占瘹w檔工作開(kāi)展中能夠更積極、主動(dòng)地參與；其二，合理拓展檔案宣傳范圍。衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員需要做好榜樣，率先垂范，踴躍投入文書(shū)檔案管理宣傳工作事宜中。在現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用下，創(chuàng)新文書(shū)檔案管理手段方法。同時(shí)，以單位自身實(shí)際情況為根據(jù)，圍繞檔案室?guī)觳卣归_(kāi)定期或非定期的檢查，以便將存在于收集歸檔中的問(wèn)題與不足發(fā)現(xiàn)并及時(shí)解決，這樣一來(lái)即可取得更直接的管理成效；其三，著重宣傳文書(shū)檔案管理作用，在深入發(fā)掘其作用價(jià)值的基礎(chǔ)上，幫助相關(guān)人員進(jìn)一步認(rèn)知，促進(jìn)宣傳效果的提升。衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理人員要注重強(qiáng)化文書(shū)檔案管理力度，實(shí)時(shí)監(jiān)督宣傳工作開(kāi)展情況、取得的成效，采取適宜的獎(jiǎng)懲手段，為宣傳工作的順利開(kāi)展提供保障。

2.3 規(guī)范文書(shū)檔案管理內(nèi)容流程

當(dāng)前形勢(shì)下，衛(wèi)生事業(yè)單位需要規(guī)范化管理文書(shū)檔案，在對(duì)現(xiàn)代化社會(huì)及自身發(fā)展予以考慮的基礎(chǔ)上，科學(xué)化調(diào)整文書(shū)檔案管理內(nèi)容及流程，避免此項(xiàng)工作開(kāi)展中出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題。文書(shū)檔案管理人員在工作開(kāi)展中，有必要將收集、管理、存儲(chǔ)及歸檔等操作相關(guān)的流程熟練把握，加快關(guān)鍵信息提取的速度，及時(shí)歸納文書(shū)檔案資料，有序開(kāi)展分類(lèi)工作[3]。同時(shí)，為進(jìn)一步突出文書(shū)檔案價(jià)值作用，管理人員需要有效區(qū)分各個(gè)類(lèi)型及內(nèi)容的資料，深入分析關(guān)鍵事件或醫(yī)療科研項(xiàng)目，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)管理人員能將具備使用價(jià)值的信息更快速的獲取。此外，部分儲(chǔ)存很長(zhǎng)時(shí)間的文獻(xiàn)檔案本身不再存在價(jià)值，應(yīng)以規(guī)定操作流程為根據(jù)對(duì)此類(lèi)檔案實(shí)施銷(xiāo)毀處理。

2.4 引領(lǐng)各部門(mén)間構(gòu)建合作關(guān)系

各部門(mén)間合作關(guān)系的構(gòu)建，能為單位文書(shū)檔案收集歸檔工作的順利開(kāi)展提供保障，有利于收集歸檔能力的提高?；诖耍瑔挝恍枰獙⒁酝氖占瘹w檔工作方式創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變，將以往對(duì)部門(mén)提出上交文書(shū)檔案資料的要求轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，以此促進(jìn)收集管理工作質(zhì)量的提升。同時(shí)，通過(guò)各部門(mén)間的密切交流與合作，進(jìn)一步普及收集歸檔文書(shū)檔案的意義與價(jià)值，引領(lǐng)相關(guān)工作人員摒棄以往不愿將文書(shū)檔案資料上交的思想，激發(fā)他們的主動(dòng)性，由此促進(jìn)文書(shū)檔案收集管理工作效率的提高，進(jìn)一步發(fā)揮文書(shū)檔案應(yīng)有的價(jià)值，為單位的發(fā)展建設(shè)及經(jīng)營(yíng)奠定基礎(chǔ)。

2.5 貫徹落實(shí)人員素質(zhì)培訓(xùn)工作

文書(shū)檔案管理人員自身能力的高低，會(huì)決定收集歸檔工作的開(kāi)展效率及質(zhì)量?；诖?，衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理人員要組織安排形式不一的活動(dòng)，推動(dòng)檔案管理工作人員能力素質(zhì)的提升[4]。具體而言可從下述幾方面入手：其一，日常工作開(kāi)展期間，應(yīng)以具體情況為根據(jù)，圍繞工作人員定期安排專(zhuān)業(yè)化項(xiàng)目，通過(guò)培訓(xùn)促進(jìn)工作人員責(zé)任感與使命感的增強(qiáng)。同時(shí)，在文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展中融入適宜的培訓(xùn)活動(dòng)，在推動(dòng)文書(shū)檔案收集歸檔效果得以提升的基礎(chǔ)上，促使文書(shū)檔案管理工作能夠取得更顯著的成效；其二，衛(wèi)生事業(yè)單位需要積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員，建立在自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，以兼職人員為對(duì)象定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，促使他們能夠逐漸具備更強(qiáng)的綜合能力，如此即可將文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)返工等問(wèn)題的概率減少；其三，衛(wèi)生事業(yè)單位在開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)的同時(shí)，也要引領(lǐng)工作人員將文書(shū)檔案收集歸檔范圍準(zhǔn)確把握，以免出現(xiàn)不屬于范圍內(nèi)的檔案信息，這也能從側(cè)方面提高文書(shū)檔案收集歸檔工作的效率。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在衛(wèi)生事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作中，文書(shū)檔案作為重要的記錄載體，其收集與歸檔工作能否順利開(kāi)展，將會(huì)在很大程度上決定單位檔案管理工作的開(kāi)展情況。同時(shí)，文書(shū)檔案收集歸檔工作的開(kāi)展，也會(huì)對(duì)檔案管理效果及自身價(jià)值的體現(xiàn)構(gòu)成關(guān)鍵性影響?；诖?，衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員需要對(duì)此項(xiàng)工作予以足夠的重視，在積極宣傳工作開(kāi)展重要性、優(yōu)化管理體系、規(guī)范內(nèi)容流程、督促部門(mén)間合作關(guān)系構(gòu)建的基礎(chǔ)上，為文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展提供保障，進(jìn)而推動(dòng)單位自身的發(fā)展與運(yùn)營(yíng)。