曲珊珊

（青島市嶗山區(qū)人民政府金家?guī)X街道辦事處，山東 青島 266000）

可以說在當(dāng)今社會，檔案是伴隨著人們的一生，上面記載著我們從出生到現(xiàn)在所有的記錄，包括個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實踐以及出生學(xué)歷等各方面的信息，這些都是會記錄在冊伴隨著人們一生。同時，檔案是當(dāng)?shù)匾恍┎块T企業(yè)選拔人才的首要依據(jù)，可以說檔案間接影響著人們的日常生活和當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展，由此可見檔案管理對人們的重要性。所以如何提高基層檔案管理工作的實效性是當(dāng)下工作的重中之重。

1 加強(qiáng)對基層檔案的管理意識

人們經(jīng)常主觀上的認(rèn)為檔案管理工作的重要性不大，從而忽視了對基礎(chǔ)檔案的管理。一些內(nèi)部工作人員他們因為不重視檔案管理，所以經(jīng)常會出現(xiàn)在工作的時候敷衍了事，對自己的工作積極性不大，當(dāng)然沒有熱情的工作，又怎么可能會做好。因此要提高基層檔案管理工作的實效性，首先就要改正錯誤的觀念，加強(qiáng)對基層檔案的管理意識。

例如，要大力宣傳檔案管理工作的重要性，讓人們意識到并注重起來，不要輕視了自己的工作。同時檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)一定要充足，保證工作環(huán)境和設(shè)備的高質(zhì)量，例如各項基礎(chǔ)設(shè)備要齊全，工作人員的工作環(huán)境要完善，努力創(chuàng)造最好的工作條件，讓每位工作人員可以每天都是以積極飽滿的心態(tài)工作，這樣促使 檔案管理工作的順利進(jìn)行。除此之外，還要注重人才的培養(yǎng)，工作人員的綜合能力決定了檔案管理工作是什么標(biāo)準(zhǔn)程度。相關(guān)部門可以定期對工作人員做一些訓(xùn)練輔助，幫助他們提高自身能力，逐漸改善自己的不足，努力達(dá)到高質(zhì)量，高效率。

2 改變傳統(tǒng)的管理方法，引用電子管理技術(shù)

如今21世紀(jì)已經(jīng)是信息化的時代，人們不能一直依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方法，而且對如今飛速發(fā)展的新時代，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代的節(jié)奏，而電子管理技術(shù)則是響應(yīng)時代號召，也是最快速，最便利的方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法都是以紙質(zhì)手寫形式，要知道紙張是有保質(zhì)期的，不能夠長時間的保存，而且檔案的信息量非常大，所以管理工作人員的工作量也同樣很大，而且這樣的工作比較枯燥，工作人員很容易產(chǎn)生厭煩怠慢的情緒。不僅如此，如果長時間處于工作狀態(tài)難免會出現(xiàn)一些工作失誤的狀況。所以面對這些問題，運(yùn)用電子技術(shù)管理的方法相對更符合當(dāng)今時代要求。

3 跟進(jìn)時代要求，創(chuàng)新檔案管理模式

如今已經(jīng)是新時代，不能一味的引用傳統(tǒng)的工作管理模式，要跟進(jìn)時代要求，創(chuàng)新檔案管理工作模式。

例如，首先要從約束工作人員的行為規(guī)范開始，制定詳細(xì)的工作制度，告訴工作人員什么該做，什么不該做。在工作時間范圍內(nèi)，不能做與工作無關(guān)的事，要認(rèn)真對待工作，隨時充滿熱情。除此之外，為了調(diào)動工作人員的積極性可以設(shè)置獎勵機(jī)制，每月評選一次模范員工，對于模范員工可以進(jìn)行物質(zhì)和精神上的獎勵，如此一來可以激勵員工們更好的投入到工作中。其次就是檔案管理的信息化模式，建立建全相關(guān)的工作制度要求，將信息化應(yīng)用到檔案管理工作中，保證工作質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn)，高效率。

檔案管理工作模式的內(nèi)容涉及比較廣泛，所以需要管理工作人員有較強(qiáng)的工作能力。所以一定要建立建全相關(guān)的檔案管理工作制度流程，明確給員工應(yīng)該做什么，應(yīng)該怎樣做。除此之外，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識，認(rèn)真對待工作，可以引進(jìn)數(shù)字水印技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等新型信息技術(shù)，提高基層檔案管理工作的實效性，保證高質(zhì)量高水準(zhǔn)。

4 加強(qiáng)對檔案管理的安全意識

近些年來，經(jīng)常會出現(xiàn)一些檔案丟失或者失竊后被修改等各種狀況。要知道這樣做對相關(guān)部門的損失是極其重大的。同樣的，這體現(xiàn)了一個部門的綜合能力，出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象可以說是一個部門最不應(yīng)該出現(xiàn)的低級錯誤。所以加強(qiáng)文書檔案的安全管理是提高檔案管理工作實效性的基礎(chǔ)。為此，首先就要培養(yǎng)工作人員的安全意識，其次就是完善基礎(chǔ)硬件設(shè)備。

例如，定期對檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)課程培訓(xùn)，重點向他們灌輸安全意識，確保提升檔案信息的實效性與安全性。在培訓(xùn)的過程中，要告誡工作人員，檔案整理時哪一部分是最容易出現(xiàn)問題，信息最容易泄露的地方，對于這些環(huán)節(jié)在處理的過程中一定要加倍小心。必要的話，可以對一些重要的環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督管理機(jī)制。一來是檢查工作人員在處理的過程中避免出現(xiàn)失誤，二來是防止有心之人對檔案進(jìn)行竊取。如此一來可以確保檔案工作的完善與安全實效性。除此之外，要完善好基礎(chǔ)硬件設(shè)備。如今是互聯(lián)網(wǎng)時代，最大的特點就是信息的開放性與共享性。在操作的過程中，如果一不小心出現(xiàn)了失誤，而這些小小的失誤極有可能被有心之人利用，從而造成信息的泄露。所以為了避免出現(xiàn)這樣的重大失誤，要保證設(shè)備的完善性。不僅如此，對檔案要進(jìn)行加密措施，確保檔案信息的安全性。

5 提高檔案管理工作的綜合服務(wù)功能

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，最主要的任務(wù)就是如何才能妥善保管好檔案信息，但如今是信息化時代，要提高檔案管理工作的綜合服務(wù)功能，實現(xiàn)信息的有效價值?？梢詫n案信息與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)有效結(jié)合，提高服務(wù)水平的同時，也體現(xiàn)了現(xiàn)代化服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。與以往不同，在傳統(tǒng)的模式中，對于檔案的管理相對比較落后，以紙質(zhì)的形式記載，然后放入檔案袋中保存起來，當(dāng)工作人員在尋找檔案時也比較麻煩，雖然會分類保存但是儲存量很大，找起來會花費(fèi)大量的時間和精力。但是如果使用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)會大大的提高工作效率，提升服務(wù)意識。工作人員在儲存時會比較方便，通過電腦系統(tǒng)記載，在人們需要尋找檔案信息時，可以直接把尋找人的姓名打入電腦，然后他的所有信息都可以顯示出來，如此一來方便又快捷，體現(xiàn)了信息的有效價值。要知道檔案管理工作最終的目的還是要服務(wù)于人民，所以如何提高檔案管理工作的服務(wù)功能才是最主要的。

6 對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)

隨著我國人流量逐年增加，信息資源也是逐年增加。檔案管理工作人員面對如此龐大的工作量，有時難免會力不從心。所以進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)下發(fā)展的趨勢。把信息利用科技手段進(jìn)行數(shù)字化，不僅方便管理登記，而且能夠長時間保存，不像紙張會因長時間的儲存而損壞。同時還可以建立個人信息電子檔案，對于能夠向大眾公開的信息可以實施流動管理，方便查閱尋找。在實習(xí)找工作或是上學(xué)，都可以根據(jù)檔案上的信息進(jìn)行檢索，相當(dāng)于我們的個人簡歷。

7 結(jié)束語

總而言之，提高基層檔案管理工作的實效性是當(dāng)下工作的重中之重。如何提高工作的實效性，首先要加強(qiáng)工作人員對檔案的管理意識，讓他們重視起這項工作。除此之外，還要改變傳統(tǒng)的管理模式，應(yīng)用電子技術(shù)，提高工作效率。以及要保證檔案管理的安全意識，確保檔案中信息的安全保密性，能夠更好的服務(wù)于大眾，方便于大眾。還可以引用數(shù)字化建設(shè)，提高工作效率和水平，實現(xiàn)基礎(chǔ)檔案管理工作的實效性。