李啟生

（福建省龍巖市連城縣醫(yī)院，福建 龍巖 366200）

檔案管理工作在醫(yī)院中是非常重要的工作內(nèi)容，對(duì)于醫(yī)院人才的選拔以及隊(duì)伍的建設(shè)都是非常重要的。但是在實(shí)際管理過程中還存在這一些問題，對(duì)于醫(yī)院工作的正常開展非常不利，也影響到檔案管理的效率，導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理不能滿足醫(yī)院的需求，需要在檔案管理中不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變管理的方式，提升管理的效率。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，在檔案管理過程中采用信息化技術(shù)，可以有效的提升管理的效率，使得檔案管理水平可以得到提升，促進(jìn)檔案管理時(shí)效性的鐵絲恒，保障檔案管理過程中各種工作的有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理。這也是醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的需求，符合當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的趨勢(shì)。

1 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理當(dāng)中存在的問題

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院最原始的記錄，對(duì)于醫(yī)院后期的工作是非常重要的依據(jù)，也可以作為醫(yī)院各種工作的憑證，具有非常重要的價(jià)值。當(dāng)前，在醫(yī)院檔案管理過程中還存在著諸多問題，不能滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理的需求，對(duì)于醫(yī)院的整體工作效率是非常大的影響。在醫(yī)院人力資源流動(dòng)，人員入職或者離職，都會(huì)涉及檔案管理，醫(yī)院檔案管理不合理，對(duì)于醫(yī)院的工作是非常大的負(fù)擔(dān)，也給醫(yī)院工作帶來困擾。當(dāng)前在醫(yī)院檔案管理過程中主要有以下幾點(diǎn)問題。

1.1 醫(yī)院檔案管理不規(guī)范

醫(yī)院檔案管理過程中，由于數(shù)據(jù)非常多，信息含量非常大，這對(duì)于檔案管理人員的工作也是非常大的壓力，在實(shí)際工作管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，而錯(cuò)誤的信息可能會(huì)導(dǎo)致潛在的威脅和麻煩。在很多醫(yī)院檔案管理中，還沒有完善的管理制度，沒有足夠的技術(shù)支持，不能滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理的需求，而很多醫(yī)院不夠重視檔案管理工作，不重視檔案管理的信息化建設(shè)，這也會(huì)導(dǎo)致檔案管理存在不規(guī)范和不合理的地方，對(duì)于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展是不利的。

1.2 醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)

在醫(yī)院檔案管理過程中，有很多是非專業(yè)的人員，是之前從事醫(yī)療工作的人員，這些人員沒有專業(yè)的管理檔案的知識(shí)的和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案管理工作也不夠重視。不僅如此，檔案管理人員編制和結(jié)構(gòu)也存在不合理，而醫(yī)院對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求不高，導(dǎo)致檔案管理工作完成的并不好，還有一些檔案管理人員是醫(yī)院退休人員，年齡結(jié)構(gòu)偏大，沒有學(xué)習(xí)新知識(shí)的精力，在工作中往往存在僥幸心理，導(dǎo)致檔案管理的效率比較低，不能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。而檔案管理不理想最直接的結(jié)果就是造成一些檔案的流失，造成檔案在查詢過程中比較緩慢等，不能高效的使用這些檔案。

1.3 醫(yī)院檔案管理沒有確定性的發(fā)展規(guī)劃

醫(yī)院檔案在管理過程中，必須有一定的發(fā)展規(guī)劃，這樣才能保障醫(yī)院檔案管理在未來一定時(shí)期內(nèi)更好的發(fā)展。然而，在實(shí)際檔案管理過程中，醫(yī)院并沒有重視規(guī)劃，對(duì)于醫(yī)院檔案管理投資的人力、資金都不夠，使得醫(yī)院的資源不能合理的配置，造成資源成本的浪費(fèi)問題比較嚴(yán)重，各個(gè)部門之間也不能進(jìn)行默契的配合，導(dǎo)致工作效率比較低下，對(duì)于醫(yī)院的信息化檔案管理的發(fā)展非常不利，使得醫(yī)院不能從整體上做到與時(shí)俱進(jìn)，在發(fā)展過程中對(duì)醫(yī)院是一種損失。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案精細(xì)化管理必要性

在醫(yī)院發(fā)展過程中會(huì)遇到很多困難和問題，在檔案管理過程中表現(xiàn)的尤其突出，醫(yī)院的發(fā)展需要非常多的資料和檔案信息，這些數(shù)據(jù)信息都需要進(jìn)行合理的檔案管理來提供，這也是保證醫(yī)院工作可以有序進(jìn)行的前提。而精細(xì)化管理方式對(duì)于醫(yī)院繁瑣的工作有非常大的考慮，根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，尋求最高效、最快速的檔案管理方式，提高檔案管理的準(zhǔn)確定，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高。在醫(yī)院檔案管理中，精細(xì)化管理方式是非常有必要性的，主要表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面。

2.1 有利于醫(yī)院檔案管理效率的提升

當(dāng)前，在醫(yī)院檔案信息管理過程中，不能只依靠紙質(zhì)檔案管理，還應(yīng)該提升檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)信息化管理和查詢，這樣可以有效的提升檔案管理的效率，使得醫(yī)院檔案可以提供更多更全面的服務(wù)。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中，其管理的手段和效率都不夠高，對(duì)于醫(yī)院的幫助非常有限，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中都有非常好的應(yīng)用，只有實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，才能滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，才能實(shí)現(xiàn)更精細(xì)化的管理。在信息化管理過程中通過電子文件的方式，不僅可以減少人員、資源的浪費(fèi)，還可以防止在檔案管理過程中出錯(cuò)，提高準(zhǔn)確程度。

2.2 傳統(tǒng)檔案管理方式不能滿足醫(yī)院的需要

隨著醫(yī)院發(fā)展越來越快，醫(yī)院的人員流動(dòng)也越來越頻繁，醫(yī)院與醫(yī)院之間也有非常多的人才流動(dòng)。針對(duì)這些情況，對(duì)于檔案管理的保密性也提出更高的要求，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低，可利用的范圍較小，已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。隨著國家對(duì)醫(yī)療事業(yè)不斷加大重視，醫(yī)院與醫(yī)院之間人才的交流越來越多，這也是推動(dòng)醫(yī)院不斷發(fā)展的一種方式。而傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理不能做到精細(xì)化管理，尤其是工作效率的要求，采用信息化技術(shù)與檔案管理結(jié)合的方式，不僅可以提高檔案管理的質(zhì)量，也可以提升檔案管理的效率，有利于醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，適應(yīng)醫(yī)院人才交流的需求。

2.3 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)實(shí)性需要

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理過程中，主要是反應(yīng)歷史問題，而對(duì)現(xiàn)階段反應(yīng)的問題表現(xiàn)不夠。而檔案中也不能與員工近期的思想進(jìn)行交流，不能與員工進(jìn)行更好的交流，對(duì)于員工學(xué)術(shù)水平和專業(yè)能力的了解也都是以前的，很難反映現(xiàn)實(shí)的狀況和發(fā)展的狀況，也沒有那么多的時(shí)間和工作精力來完成這些事。但是醫(yī)院檔案在與信息技術(shù)結(jié)合之后，可以有效的提升醫(yī)院檔案管理的效率，符合醫(yī)院現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需求，滿足醫(yī)院對(duì)人才的全方位的了解，讓醫(yī)院可以更加客觀的觀察的人才的變化，有效的提升醫(yī)院人才對(duì)于素質(zhì)提升，有利于醫(yī)院更全面的對(duì)員工進(jìn)行考察和了解，尤其是現(xiàn)階段的變化和進(jìn)步，從而對(duì)員工進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)。

3 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的方式

在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理信息化建設(shè)過程中，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)提升檔案管理的效率來實(shí)現(xiàn)。通過信息化管理方式，可以提升檔案的利用率，使得檔案管理人員繁瑣的工作量可以得到減輕，讓檔案管理人員有時(shí)間、有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)到更多的知識(shí)，提高自身的素質(zhì)，在檔案管理工作中發(fā)揮創(chuàng)造性的才能。在檔案信息化管理中，必須掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用可以更快更好的傳輸數(shù)據(jù)信息，可以準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行管理，對(duì)信息進(jìn)行錄入，方便人們對(duì)信息的查詢與更新，防止紙質(zhì)檔案造成的信息流失，效率低下等情況，還可以有效的節(jié)約成本。不僅如此，通過精細(xì)化管理信息化建設(shè)，可以更好的為醫(yī)院提供更多人才的信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，保證信息的安全性，有效的節(jié)省了資源浪費(fèi)的情況。

3.1 建立精細(xì)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫

隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)療服務(wù)人員的數(shù)量也在不斷增多，隨之而來的檔案也會(huì)越來越多，因此檔案管理工作非常重要。在檔案管理過程中，隨著檔案越來越多，管理的難度也在不斷增加，很多檔案容易出現(xiàn)混亂，如果部門進(jìn)行有效的分類管理，不能進(jìn)行精細(xì)化管理，將會(huì)對(duì)檔案管理工作造成非常大的麻煩。信息化檔案管理中可以建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)信息對(duì)不同的檔案進(jìn)行集中化管理，在網(wǎng)絡(luò)上也有專門的存儲(chǔ)區(qū)域，將不同的檔案分類管理，使得檔案的管理和應(yīng)用可以更加方便。在檔案應(yīng)用過程中，通過信息化管理可以建立查詢系統(tǒng)，在查詢系統(tǒng)中輸入一些人員、材料內(nèi)容，即使不是非常具體，也會(huì)快速進(jìn)行查找，并查找到類似的資料，對(duì)于查找人員來說是非常方便的。在實(shí)際管理過程中通過不斷完善，對(duì)于醫(yī)院檔案中基本信息進(jìn)行了解，從而可以更高的進(jìn)行檔案管理，在網(wǎng)絡(luò)管理過程中還應(yīng)該重視檔案的安全性，建立網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，保證信息數(shù)據(jù)的安全。

3.2 建立有效的檔案管理制度

在檔案管理過程中，根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院管理的需求，采用精細(xì)化的管理方式，對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式進(jìn)行改革，并制定完善的信息化管理目標(biāo)，有效的提升管理的水平。在精細(xì)化管理模式中，根據(jù)計(jì)算機(jī)工作人員的工作模式，逐漸改變傳統(tǒng)的工作模式，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。在實(shí)際檔案管理過程中，還可以借助一些軟件來進(jìn)行管理，因此要進(jìn)行基礎(chǔ)的硬件和軟件建設(shè)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的完善。在精細(xì)化管理過程中有非常多的優(yōu)勢(shì)，通過建立完善的檔案管理制度，使得管理更加規(guī)范化，減少在管理過程中出錯(cuò)的概率，保證數(shù)據(jù)信息的完整性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)數(shù)據(jù)信息的有效利用。

3.3 將檔案管理流程進(jìn)行精細(xì)化的改進(jìn)

醫(yī)院檔案管理過程中，還應(yīng)該通過精細(xì)化管理不斷概念。因此，首先應(yīng)該精簡檔案管理的流程，使得復(fù)雜的管理流程可以簡單化，避免出現(xiàn)無謂的成本損失，也可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理和控制。例如，在一些醫(yī)院檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理流程是從整理分類開始進(jìn)行的，之后再進(jìn)行目錄的錄入，將檔案檢索目錄進(jìn)行制定，最后是檔案入庫和分類上架。這種檔案管理模式雖然質(zhì)量可以，但是效率比較低，在實(shí)際操作過程中還經(jīng)常容易出現(xiàn)混亂的情況，對(duì)于醫(yī)院帶來了一定的損失。通過引進(jìn)精細(xì)化管理，在檔案管理流程上進(jìn)行了精簡，使得檔案管理混亂的事情不在發(fā)生。具體流程為，首先進(jìn)行了檔案統(tǒng)一編碼，使得各個(gè)部門都可以統(tǒng)一，還需要將新增的檔案以及遺漏的檔案也進(jìn)行匯總，完成編碼之后整理出一個(gè)范本，從而對(duì)部門的檔案進(jìn)行整理。在歸檔過程中還需要將各個(gè)部門檔案按照編碼送到檔案室，因?yàn)槊總€(gè)檔案都有編碼，因此如果有遺漏也會(huì)很快發(fā)現(xiàn)。通過精細(xì)化管理還應(yīng)該與計(jì)算機(jī)有效結(jié)合其阿里，實(shí)地檔案在管理過程中效率更快，也更加精準(zhǔn)。為了檔案的安全性，在保存檔案過程中，還應(yīng)該對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，從而保證檔案即使出現(xiàn)遺失，也會(huì)有備份的情況，對(duì)于檔案管理來說提高了安全性。通過精細(xì)化管理，使得醫(yī)院檔案管理在技術(shù)上避免出現(xiàn)了以往出現(xiàn)的不安全和效率低下等 問題。

3.4 對(duì)檔案歸檔流程進(jìn)行精細(xì)化改進(jìn)

通過對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，制定有效的管理方式。采用精細(xì)化檔案管理，可以對(duì)醫(yī)院檔案管理過程中的歸檔流程進(jìn)行改進(jìn)，使得在歸檔流程過程中可以具有精細(xì)化的管理理念，在實(shí)際管理過程中，還應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的情況，保證檔案的完整。在對(duì)不同檔案進(jìn)行管理過程中，應(yīng)該做好分類，采用不同的歸檔方式來進(jìn)行歸檔，使得檔案管理可以更加清晰化，防止在歸檔過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。例如，某醫(yī)院在檔案管理過程中，為了保證檔案的完整性以及檔案管理效率的提升，在歸檔過程中采用不同的歸檔方式，使得檔案歸檔數(shù)據(jù)非常精細(xì)化。這些數(shù)據(jù)中包括了各種類型的數(shù)據(jù)，有些是長期檔案的數(shù)據(jù)、有的是永久檔案的數(shù)據(jù)、還有一些病例檔案等，通過分類可以將不同類型和不同機(jī)密程度的檔案進(jìn)行管理，使得檔案的完整定可以得到保證。通過這樣的精細(xì)化管理，使得醫(yī)院在檔案管理過程中水平和質(zhì)量不斷提升，檔案管理的效率也獲得非常大的提升。該醫(yī)院還建立的檔案室，作為專門管理和儲(chǔ)存重要檔案的地方，對(duì)檔案進(jìn)行更加精細(xì)化的管理，對(duì)于一些必要的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)，使得精細(xì)化檔案管理可以更好的實(shí)現(xiàn)，使得檔案的流程和分類可以更加清晰，提升檔案管理的整體水平，促進(jìn)醫(yī)院整體的信息化的推進(jìn)。

4 新形勢(shì)下醫(yī)院開展精細(xì)化管理的作用及成效

4.1 精細(xì)化管理提高了執(zhí)行力和工作效率

通過精細(xì)化管理的實(shí)施，使得醫(yī)院的檔案管理人員明確了自身責(zé)任的重要性，不斷的學(xué)習(xí)專業(yè)的管理知識(shí)，按照醫(yī)院的職工規(guī)范來要求自己的工作，可以有效的提升工作人員的執(zhí)行力，使得工作人員在工作中可以更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。精細(xì)化管理實(shí)施過程中，可以實(shí)現(xiàn)管理效率的提升，使得檔案管理的目標(biāo)可以順利達(dá)到，在各個(gè)科室中每個(gè)人都有自己的任務(wù)，從而增加了醫(yī)院工作人員的責(zé)任心，使得他們可以產(chǎn)生一種使命感，有助與提高他們?cè)诠ぷ髦械姆e極性。

4.2 精細(xì)化管理實(shí)施有利于提升科室凝聚力

在參加醫(yī)院檔案管理精細(xì)化過程中，科室職工學(xué)習(xí)到很多專業(yè)的知識(shí)，并不斷總結(jié)和反思，在科室中交流商討，大家獻(xiàn)言獻(xiàn)策，可以調(diào)動(dòng)員工的積極性，對(duì)于塑造團(tuán)隊(duì)是非常重要的。在醫(yī)院檔案管理過程中，還要對(duì)檔案管理人員的能力進(jìn)行培養(yǎng)，使得他們具備專業(yè)的知識(shí)，提升他們的信息化管理水平，使得他們掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，并應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理。在培訓(xùn)學(xué)習(xí)過程中應(yīng)該多進(jìn)行交流與合作，相互幫助，提高業(yè)務(wù)能力和水平，實(shí)地科室的凝聚力可以得到提升。

4.3 精細(xì)化管理有利于增強(qiáng)職工的質(zhì)控管理能力

通過醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，使得檔案管理從整體上提高了質(zhì)量與效率，使得傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的弊病可以避免，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中的不足。利用管理工具和信息化管理的方式，提升檔案管理的質(zhì)量。在檔案管理過程中，通過管理人員的參與，使得檔案管理過程中存在的問題都被解決，提高了管理人員的管理能力。

4.4 精細(xì)化管理有力的提升了管理創(chuàng)新性

在精細(xì)化管理過程中，應(yīng)該時(shí)刻保持創(chuàng)新性，還應(yīng)該將規(guī)范性與創(chuàng)新性進(jìn)行結(jié)合，保證檔案管理精細(xì)化的順利開展。在醫(yī)院檔案管理信息化中，應(yīng)該對(duì)管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重點(diǎn)考核，使得醫(yī)院檔案管理的整體水平可以得到提升。精細(xì)化檔案管理，還可以對(duì)復(fù)雜的工作進(jìn)行細(xì)分，使得檔案管理工作可以得到更好的落實(shí)，聽取管理人員的意見和建議，并在檔案管理過程中不斷的調(diào)整和改進(jìn)，使得管理人員都可以很好的參與進(jìn)來，這也是管理創(chuàng)新性的非常重要的途徑。

4.5 精細(xì)化管理有利于檔案動(dòng)態(tài)管理

在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理過程中，通過對(duì)檔案材料的收集、整理、甄別、分類以及保管等流程，使得檔案可以更順利的歸檔。在管理過程中應(yīng)該嚴(yán)格遵守管理制度和規(guī)范，對(duì)遺失和破損的內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，使得檔案的完整性可以保證，還可以提升檔案的安全性。在檔案利用過程中，應(yīng)該做好用戶身份的識(shí)別，對(duì)于一些機(jī)密檔案應(yīng)該做好權(quán)限的限制。檔案工作是醫(yī)院工作中非常重要的環(huán)節(jié)，在檔案管理過程中，還應(yīng)該進(jìn)行動(dòng)態(tài)化檔案管理，使得檔案的保存情況、使用情況都可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和監(jiān)測(cè)，這樣可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理。檔案精細(xì)化管理也是醫(yī)院檔案管理的重要改革方式，需要醫(yī)院檔案管理人員在工作中不斷實(shí)踐和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并不斷學(xué)習(xí)檔案精細(xì)化管理的理念和模式，提升檔案管理的整體水平。

5 結(jié)束語

總之，隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢(shì)下，在醫(yī)院檔案管理過程中，應(yīng)該采取現(xiàn)代化的管理理念，精細(xì)化檔案管理是醫(yī)院檔案管理的必然趨勢(shì)，可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作有序進(jìn)行，保證檔案管理的質(zhì)量和效率，是現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。在醫(yī)院檔案管理過程中，通過精細(xì)化管理，對(duì)于醫(yī)院的有序運(yùn)行非常重要，可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平的提升