段學(xué)芹 曹瑩瑩

摘要：隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，會計信息處理由手工轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊?，該文以用友軟件UFO電子報表系統(tǒng)為出發(fā)點，對利潤表的編制工作進(jìn)行剖析，梳理利潤表編制流程以及編制過程中的注意事項，降低編制過程中出錯的頻率，供大家參考。

關(guān)鍵詞：用友UFO報表系統(tǒng);利潤表;電算化

一、利潤表編制流程

利潤表是反映企事業(yè)單位一定會計期間經(jīng)營成果的報表，按照收入、費用等構(gòu)成利潤的各個項目分類編制而成。該表作為會計核算的最終結(jié)果之一，在企業(yè)會計工作中處于不可或缺的地位。利用UFO電子報表系統(tǒng)編制利潤表，需要從總賬等其他系統(tǒng)中提取財務(wù)數(shù)據(jù)。本文將UFO利潤表的編制分為四個階段：在格式狀態(tài)下定義利潤表格式、在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入比較期報表數(shù)據(jù)、在格式狀態(tài)下定義報表取數(shù)公式、在數(shù)據(jù)狀態(tài)下生成報告期數(shù)據(jù)。

（一）在格式狀態(tài)下定義利潤表格式

UFO電子報表系統(tǒng)功能豐富，可提供各行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表模板。財會人員在注冊登錄UFO報表，創(chuàng)建一張新報表后，根據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)性質(zhì)選擇相應(yīng)模板，如選擇所在行業(yè)為2007年新會計制度，系統(tǒng)將自動完成報表格式的設(shè)置。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實際情況修改利潤表模板格式，將模板原定義公式進(jìn)行刪除。

（二）在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入比較期報表數(shù)據(jù)

一般情況下，企業(yè)的一個報表文件中有若干張結(jié)構(gòu)相同而編制時間不同的表頁，如1—12月份的利潤表，為了對表頁進(jìn)行區(qū)分，需設(shè)置自定義關(guān)鍵字，利潤表中關(guān)鍵字設(shè)置主要采用日期型關(guān)鍵字。比如手動錄入2019年3月份利潤表的“本期金額”后，錄入關(guān)鍵字為2019年3月，信息錄入完畢后對報表進(jìn)行表頁不計算保護處理，以保證該表頁不能參與UFO報表的自動生成計算，完成比較期報表數(shù)據(jù)的錄入。

（三）在格式狀態(tài)下定義報表取數(shù)公式

合理而有效地設(shè)置利潤表取數(shù)公式是確保利潤表編制成功的關(guān)鍵。在定義公式時需要定義“本期金額”取數(shù)公式和“上期金額”取數(shù)公式。

利潤表“本期金額”的取數(shù)方式有四種：利用模板默認(rèn)取數(shù)公式實現(xiàn)、利用借貸凈發(fā)生額實現(xiàn)、利用結(jié)轉(zhuǎn)額實現(xiàn)、利用凈發(fā)生額和結(jié)轉(zhuǎn)額實現(xiàn)。因上述前三種取數(shù)方式在憑證編制或者編制時間方面存在一定的限制因素，而利用凈發(fā)生額和結(jié)轉(zhuǎn)額實現(xiàn)利潤表“本期金額”的取數(shù)較為靈活，可以解決上述限制，故本文選擇該取數(shù)方式。

以“營業(yè)收入”為例，“營業(yè)收入”的“本期金額”的取數(shù)公式將涉及發(fā)生額函數(shù)FS（）和對方科目發(fā)生額函數(shù)DFS（），而“營業(yè)收入”由“主營業(yè)務(wù)收入”（科目編碼：6001）和“其他業(yè)務(wù)收入”（科目編碼：6051）兩者構(gòu)成，均屬于損益類會計科目，貸方記增加，借方記減少，期末需將賬戶中的余額結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”（科目編碼：4103）。故根據(jù)所選用的取數(shù)方式定義“營業(yè)收入”取數(shù)公式為：C5=FS（"6001"，月，"貸"，）-FS（"6001"，月，"借"，）+DFS（"6001"，"4103"，月，借，，，）-DFS（"6001"，"4103"，月，貸，

，，，）+FS（"6051"，月，"貸"，）-FS（"6051"

月，"借"，）+DFS（"6051"，"4103"，月，借

，，，）-DFS（"6051"，"4103"，月，貸，，，）。

利潤表“上期金額”的數(shù)據(jù)需要從比較期報表中獲取。如一個報表文件中有12張表頁，存放1—12月份的利潤表，利潤表報告期的上期金額=比較期的本期金額，利潤表上期金額涉及上月報表取數(shù)，表頁間的取數(shù)通過SELECT（）函數(shù)實現(xiàn)，以“營業(yè)收入”為例，定義“營業(yè)收入”取數(shù)公式為D5=SELECT（C5，年@=年 and 月@=月+1）。

（四）在數(shù)據(jù)狀態(tài)下生成報告期數(shù)據(jù)

公式定義完畢后，需要追加表頁，此時需錄入報告期日期型關(guān)鍵字生成報表。以上述為例，再次定義關(guān)鍵字時，錄入關(guān)鍵字為2019年4月，進(jìn)行報表數(shù)據(jù)的計算，生成4月份利潤表。（見表1）

二、編制過程中的注意事項

（一）報表與賬務(wù)數(shù)據(jù)對應(yīng)

利潤表的編制需要通過日期型關(guān)鍵字調(diào)用其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的對接。如上例所示，在定義報告期2019年4月份“本期金額”取數(shù)公式時，需要調(diào)用總賬系統(tǒng)的賬套數(shù)據(jù)，完成報表數(shù)據(jù)的錄入。

（二）比較期報表數(shù)據(jù)來源

利潤表的比較期報表數(shù)據(jù)需要在數(shù)據(jù)狀態(tài)下手動錄入，并對報表進(jìn)行表頁不計算保護設(shè)置，保證在計算生成報告期報表時不自動計算所手動錄入的數(shù)據(jù)。

（三）利潤表“上期金額”取數(shù)

在進(jìn)行利潤表“上期金額”取數(shù)時，需要考慮報表的編制類型和比較期的選擇，年度、季度、月度報表的編制所需的比較期不同，故取數(shù)公式定義不同。

（四）格式和數(shù)據(jù)狀態(tài)的切換

利潤表的編制工作包括設(shè)計報表格式和處理報表數(shù)據(jù)。格式狀態(tài)下的業(yè)務(wù)操作將作用于本報表的所有表頁，在該狀態(tài)下，報表的數(shù)據(jù)被全部隱藏，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和計算，但可以進(jìn)行關(guān)鍵字的顯示位置的設(shè)置、公式的定義、單元屬性的設(shè)置等工作;數(shù)據(jù)狀態(tài)是用來管理報表的數(shù)據(jù)，在該狀態(tài)下，報表的格式和數(shù)據(jù)都將顯現(xiàn)，不能修改報表格式，但可以進(jìn)行關(guān)鍵字的錄入、增加或刪除表頁等工作。在利潤表的編制過程中，財會人員應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)的不同正確選擇格式或者數(shù)據(jù)狀態(tài)，系統(tǒng)主界面的狀態(tài)欄左下角處有“格式/數(shù)據(jù)”按鈕，可在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)兩者之間自由切換。

（五）關(guān)鍵字的偏移

在利潤表編制過程中，常常出現(xiàn)因字符過長導(dǎo)致關(guān)鍵字重合現(xiàn)象，需要將關(guān)鍵字調(diào)整到恰當(dāng)位置來完成利潤表的美化，即對關(guān)鍵字進(jìn)行偏移，偏移量設(shè)置為正數(shù)代表向右偏移，偏移量設(shè)置為負(fù)數(shù)代表向左偏移。

三、結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)步推動了電算化的發(fā)展，手工方式因其速度慢、效率低等顯著弊端將被淘汰。企事業(yè)單位實施電算化系統(tǒng)后，利用UFO電子報表系統(tǒng)可以非常方便的完成單位所需的各類報表的編制工作，編制工作較為簡單方便且易查錯，極大地提高了財會人員的工作效率。

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