康雅星 石油化工管理干部學(xué)院

近年來(lái)，在制度改革的深入和人員流動(dòng)政策的逐步放開形勢(shì)下，我國(guó)企業(yè)的勞動(dòng)人事制度及人力資源管理發(fā)生了很大變化，企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)系統(tǒng)之間所具備的關(guān)鍵性作用也迅速凸顯。如何更好探索企業(yè)人事檔案管理的新模式，充分滿足現(xiàn)代人力資源管理新形勢(shì)的要求顯得尤為重要。強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理，深化管理機(jī)制建設(shè)，將極大的促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作，進(jìn)而提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展企業(yè)也具有深遠(yuǎn)的意義。

一、企業(yè)人事檔案現(xiàn)狀

目前，很多國(guó)有企業(yè)已經(jīng)引入現(xiàn)代人力資源管理模式，全面開始人事制度改革探索，但大多數(shù)企業(yè)還是沒能建立起一套科學(xué)、完善的人力資源管理體系，反而因人員較多、流動(dòng)分散、點(diǎn)多線長(zhǎng)等行業(yè)特點(diǎn)大大增加了企業(yè)人事檔案管理與應(yīng)用的難度。在現(xiàn)代人力資源管理新時(shí)期，企業(yè)人事檔案工作出現(xiàn)了一些新矛盾和問(wèn)題，呈現(xiàn)出許多弊端和滯后現(xiàn)象，與社會(huì)發(fā)展不相適應(yīng)，主要在以下幾方面制約了人事檔案的提供與利用。

（1）管理體制僵化。實(shí)際的操作過(guò)程中，由于有些人員自動(dòng)離職后，棄檔而去，造成其人事檔案沒有及時(shí)移交出去，成為死檔。某些單位因改制清退、辭退人員后，沒有按規(guī)定將其人事檔案轉(zhuǎn)出，使檔案丟失或缺損；還有檔案該核查的不核查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清，致使人事檔案轉(zhuǎn)接工作前后脫節(jié)，檔案去向無(wú)從查找。

（2）內(nèi)容不合理。在人事檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)遇到人事檔案短缺，材料不完整的現(xiàn)象。與此同時(shí)，有些干部和職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)也不足，在填寫履歷、考核表之類的資料表格時(shí)，沒能做到認(rèn)真的完善，只是敷衍了事，或者干脆直接將檔案自己保管了起來(lái)，從而造成人事檔案的不完整。

（3）管理人員素質(zhì)薄弱。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。部分企業(yè)員工對(duì)于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視，認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展，有意無(wú)意地就遺棄了應(yīng)存檔的資料。

（4）檔案利用價(jià)值低。檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。另一方面，檔案材料的字跡不耐久，手續(xù)不完備、內(nèi)容不完整以及人事檔案材料內(nèi)容陳舊，補(bǔ)充更新不及時(shí)，缺乏連續(xù)性、動(dòng)態(tài)性，都致使人事檔案材料信息缺乏利用價(jià)值。

二、改進(jìn)企業(yè)人事檔案工作的對(duì)策

（一）建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，精煉檔案內(nèi)容

根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。對(duì)于檔案的原有重要內(nèi)容予以保留的同時(shí)，應(yīng)擴(kuò)大側(cè)重于對(duì)工作業(yè)績(jī)、專業(yè)特長(zhǎng)、綜合能力等方面的材料收集，以便使人事檔案的功能更適合企業(yè)發(fā)展的需要。

（二）引進(jìn)年輕化人才，提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，首先，要提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，在平常的管理中體現(xiàn)嚴(yán)肅性，堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。其次，還要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)、會(huì)議研討、交流等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更要了如指掌。

（三）增強(qiáng)人事檔案意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，針對(duì)目前人事檔案意識(shí)普遍不強(qiáng)這一現(xiàn)狀，要加強(qiáng)人事檔案意識(shí)宣傳，通過(guò)各種形式宣傳《檔案法》，特別是要通過(guò)具體實(shí)例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識(shí)到人事檔案背后是重要的人事管理關(guān)系，使全社會(huì)真正認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到人事檔案的價(jià)值和作用，營(yíng)造出有利于檔案事業(yè)發(fā)展的社會(huì)氛圍，有力促進(jìn)人事檔案資源的開發(fā)利用。

（四）建立創(chuàng)新的管理模式

建立開放式管理模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理社會(huì)化。探索市場(chǎng)化的企業(yè)人力資源評(píng)估體系和人事檔案評(píng)估體系，是形成公平、公正、公開的人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來(lái)直接的效益。具體可從主管部門定期考核、中介機(jī)構(gòu)測(cè)評(píng)和個(gè)人監(jiān)督進(jìn)行。在現(xiàn)代人力資源管理理論的影響下，人事檔案管理則應(yīng)該實(shí)現(xiàn)動(dòng)靜結(jié)合、縱橫結(jié)合、定量與定性相結(jié)合，改變以往乏味的、固定模式的歸檔內(nèi)容。

三、結(jié)論

企業(yè)人事檔案是現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)業(yè)穩(wěn)定、協(xié)調(diào)、長(zhǎng)效發(fā)展的根本，社會(huì)在變企業(yè)在變，為了更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，既要尊重歷史發(fā)展的需要，使企業(yè)人事檔案管理充滿活力，同時(shí)又要遵循企業(yè)人事檔案的構(gòu)成規(guī)律，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，不斷健全管理體制，創(chuàng)新管理理念，始終用新思路、新方法去研究和處理工作的各種問(wèn)題。只有這樣，才能為企業(yè)在人力資源優(yōu)化等方面的提供完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)、可靠的材料依據(jù)，從而使企業(yè)人事檔案工作朝著方科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。