董川 北京泰德制藥股份有限公司

一、ERP概述

在信息化時(shí)代，企業(yè)管理的重點(diǎn)是如何利用信息技術(shù)做好對(duì)信息的收集和整合工作，尤其要做好對(duì)企業(yè)自身運(yùn)行狀態(tài)和市場(chǎng)信息的收集管理工作。為提高企業(yè)整體管理水平，可利用ERP進(jìn)行管理。ERP指的是企業(yè)資源計(jì)劃，也就是對(duì)企業(yè)所有環(huán)節(jié)中的資源做好合理安排，包括對(duì)企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售等各種業(yè)務(wù)功能整合到信息平臺(tái)上集中化、綜合性管理。

二、ERP系統(tǒng)下采購業(yè)務(wù)內(nèi)控和傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控的區(qū)別

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，合理的采購不但可以保證企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量而且還由利于維持合理的存貨、降低生產(chǎn)成本。在傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控中，因?yàn)闊o法實(shí)現(xiàn)對(duì)采購業(yè)務(wù)全過程、全方位的監(jiān)控，容易出現(xiàn)員工無比、資產(chǎn)不安全的問題。為避免企業(yè)資產(chǎn)流失，減少員工舞弊給公司帶來的傷害，構(gòu)建ERP系統(tǒng)，將人的控制和機(jī)器的控制結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購申請(qǐng)單、采購訂單和入庫單的自動(dòng)化生產(chǎn)，簡(jiǎn)化了采購業(yè)務(wù)流程，使采購業(yè)務(wù)內(nèi)控變得更加方便和高效。

三、ERP系統(tǒng)下采購業(yè)務(wù)內(nèi)控的關(guān)鍵控制點(diǎn)分析

（一）采購申請(qǐng)和采購計(jì)劃環(huán)節(jié)

合理的采購申請(qǐng)，以及制定科學(xué)的采購計(jì)劃是保證采購業(yè)務(wù)符合企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)需要、避免大量存貨堆積、降低成本支出的有效手段。為避免盲目性采購，企業(yè)首先要結(jié)合自己實(shí)際經(jīng)營情況制定合理的采購申請(qǐng)，在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后將采購申請(qǐng)表送到采購部門，采購部門根據(jù)采購要求制定采購計(jì)劃表。在這環(huán)節(jié)需要控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于：第一必須合理設(shè)置審批的權(quán)限，即在ERP系統(tǒng)下，應(yīng)嚴(yán)格設(shè)置請(qǐng)購業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的審批權(quán)限然后分別審核。利用ERP系統(tǒng)設(shè)定流程限制，在上一道審批環(huán)節(jié)沒有簽字的情況下不可開展下一步操作。

（二）比價(jià)詢價(jià)、確定供應(yīng)商的環(huán)節(jié)

在制定好詳細(xì)合理的采購計(jì)劃并提交、審核通過后，采購部門應(yīng)在已有的合格的供應(yīng)商名錄中進(jìn)行比價(jià)挑選，若沒有合適的供應(yīng)商則需要到市場(chǎng)考察，然后根據(jù)審批權(quán)限與流程確定最終供應(yīng)商。在該環(huán)節(jié)需要注意的控制關(guān)鍵點(diǎn)是：首先應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理體系，通過有效的評(píng)價(jià)審核機(jī)制來確保所選擇的供應(yīng)商的質(zhì)量，對(duì)于供應(yīng)商的評(píng)價(jià)工作應(yīng)由采購部門、質(zhì)檢部門和倉儲(chǔ)部門共同決定。其次要注意加強(qiáng)對(duì)特殊物料的采購控制，應(yīng)由專門人員進(jìn)行特殊專業(yè)設(shè)備或配件的選購，對(duì)于價(jià)格上漲超限的物料則需要通過審批后才能確定是否購買。

（三）物料驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)

在庫房驗(yàn)收采購物料的環(huán)節(jié)，需注意對(duì)比實(shí)際采購物料和采購訂單上的要求是否相符，對(duì)于特殊的物料則需要由專門質(zhì)檢部門完成審核。在該環(huán)節(jié)需要注意的控制關(guān)鍵點(diǎn)是：首先應(yīng)對(duì)所有實(shí)際采購物料和采購訂單上的信息通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行審核，對(duì)于超出數(shù)量或超出限價(jià)、質(zhì)量不符合的物料系統(tǒng)將自動(dòng)拒收，可避免為降低采購單價(jià)而盲目加大訂貨量、導(dǎo)致存貨堆積現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，對(duì)于特殊的物料以及重要的物料應(yīng)由專門質(zhì)檢部門進(jìn)行審核，避免員工舞弊和供應(yīng)商以次充好現(xiàn)象的出現(xiàn)。在ERP系統(tǒng)下，對(duì)于特殊物料的驗(yàn)收管理需設(shè)置指定的授權(quán)，只有授權(quán)人通過認(rèn)證才能確認(rèn)驗(yàn)收。

（四）供應(yīng)商開具發(fā)票和發(fā)票核銷環(huán)節(jié)

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中，通常會(huì)出現(xiàn)物料是入庫時(shí)間和發(fā)票開具的時(shí)間不一致的情況，這時(shí)就需要利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票核銷。在供應(yīng)商提供的發(fā)票和入庫單核銷以后系統(tǒng)將自動(dòng)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中核算，公司的財(cái)務(wù)部門需要做的是對(duì)采購提交的發(fā)票內(nèi)容和入庫單內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，只要入庫單通過驗(yàn)收人審核，入庫單和供應(yīng)商提供的發(fā)票內(nèi)容一致就可以通過審核，財(cái)務(wù)部門再登記入賬。這一環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)是核銷崗位和入庫經(jīng)辦崗位職務(wù)要分離開來。

（五）付款環(huán)節(jié)

在最后付款環(huán)節(jié)，即企業(yè)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款業(yè)務(wù)時(shí)，需要對(duì)采購發(fā)票和入庫單再次檢查核實(shí)，然后按照付款程序進(jìn)行付款。在開具付款單之前應(yīng)由ERP系統(tǒng)自動(dòng)完成采購訂單、入庫單和采購發(fā)票的審核。在這一環(huán)節(jié)需要控制的關(guān)鍵點(diǎn)是：首先要重點(diǎn)檢查采購發(fā)票和入庫單的一致性，這也是保證采購業(yè)務(wù)真實(shí)有效的關(guān)鍵措施。其次應(yīng)查看付款審批單是否通過了授權(quán)審批人的簽字。此外，在付款時(shí)7系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置限額，在限額范圍內(nèi)可進(jìn)行現(xiàn)金支付，若在限額以上則需要采用銀行轉(zhuǎn)賬或電匯的方式來轉(zhuǎn)賬，避免貨款在中間被截留或出現(xiàn)其他差錯(cuò)而影響企業(yè)的信譽(yù)度和資金的安全性。最后，在職務(wù)劃分上，存貨驗(yàn)收工作、開具付款單的工具以及存貨保管的工作需要分離開來。

四、結(jié)語

綜上所述，ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的應(yīng)用，首先是為提高采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的效率，另一方面是為避免人工采購業(yè)務(wù)內(nèi)控方式帶來的紕漏，通過在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置程序不僅高效完成了審核審批等工作，而且也減少了人工舞弊、供應(yīng)商貨不對(duì)板問題的出現(xiàn)，更重要的是ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制工作變得更加方便快捷，能實(shí)時(shí)追蹤采購計(jì)劃執(zhí)行情況，極大地提高了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)效率，對(duì)于保障企業(yè)資產(chǎn)安全、降低采購成本具有重要作用。在ERP系統(tǒng)下為做好采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制工作，應(yīng)在充分利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上在所有采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上實(shí)施關(guān)鍵控制，這是降低采購成本、保證采購貨物質(zhì)量和數(shù)量的前提。