于澤 東遼縣衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)中心
當(dāng)前,我們應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作規(guī)范化作為一項(xiàng)關(guān)鍵課題,加強(qiáng)研究、探討與實(shí)踐。一方面,要客觀、深入認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的必要性;另一方面,要采取科學(xué)、合理的工作策略,以切實(shí)、有效提高檔案管理的規(guī)范化水平,以使檔案管理工作體現(xiàn)和發(fā)揮出更大的作用、價(jià)值。
人事檔案在其個(gè)人晉升和其他一系列社會(huì)活動(dòng)中都起著十分重要的憑證作用,我們應(yīng)當(dāng)給予高度的重視。但是,個(gè)別基層事業(yè)單位的人事檔案管理制度明顯存在漏洞,不具備制度化和規(guī)范化。由于制度不完善,管理不嚴(yán)格,檔案管理人員工作落實(shí)不到位,造成很多嚴(yán)重的問(wèn)題。如:有些個(gè)人信息前后不一致,出生日期填寫(xiě)不一致,檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)審查出來(lái),嚴(yán)重的影響職工退休時(shí)間;有些人事檔案信息由于沒(méi)有及時(shí)收集、歸檔,而造成內(nèi)容的遺失和不完整,容易影響職工晉升等問(wèn)題。
事業(yè)單位信息化建設(shè)需要以人才作為保障,特別是在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中需要大量的復(fù)合型人才,其既對(duì)檔案信息化建設(shè)有所了解,同時(shí)也掌握一定的信息技術(shù)。但當(dāng)前這類(lèi)人才比較缺乏,即使有檔案信息化復(fù)合型人才很多都被上級(jí)檔案部門(mén)“招致麾下”,難以進(jìn)入基層事業(yè)單位從事檔案工作。而檔案管理人才水平的高低直接影響基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享。加之,當(dāng)前基層事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員缺少有效的培訓(xùn)和系統(tǒng)的職業(yè)生涯指導(dǎo),導(dǎo)致檔案管理人員缺少進(jìn)取心,對(duì)最前沿的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技巧掌握得不夠熟練,難以對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與資源共享[1]。
當(dāng)今社會(huì)正處于一個(gè)開(kāi)放、包容的時(shí)代,信息化、科學(xué)化已經(jīng)逐漸成為我國(guó)主要的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí),隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及,國(guó)家信息技術(shù)逐漸發(fā)展成熟,各行各業(yè)都在努力朝著更加先進(jìn)、更加高端的方向前進(jìn)。尤其是對(duì)檔案管理工作而言,電子信息化管理方式已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢(shì),電子化與紙質(zhì)檔案的相互結(jié)合將成為未來(lái)檔案管理的主要形式。就我國(guó)檔案管理工作的形勢(shì)來(lái)看,目前已經(jīng)在進(jìn)行信息化改革,給檔案管理提供了新的技術(shù)手段,不但有效節(jié)約了檔案管理材料,減少工作成本的浪費(fèi),使得工作質(zhì)量更加完善提高,這在當(dāng)前的相關(guān)管理工作中還沒(méi)有發(fā)生過(guò)的狀況。檔案管理人員要切實(shí)利用電子化檔案與紙質(zhì)化檔案管理相結(jié)合的方式提升檔案管理工作效率,利用電子檔案?jìng)浒?、紙質(zhì)檔案記錄的方式提升檔案管理水平。
為了確保檔案管理工作能夠有條不紊地進(jìn)行,公共機(jī)構(gòu)必須完善檔案管理制度。在改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)制度的過(guò)程中,最重要的是能夠及時(shí)準(zhǔn)確的找出當(dāng)前系統(tǒng)中存在問(wèn)題的地方,然后采取有效的措施進(jìn)行解決。將檔案制度的管理不斷優(yōu)化改進(jìn),才能夠是工作更能夠順利的進(jìn)行下去,讓員工有法可依,保障檔案管理工作的合理標(biāo)準(zhǔn)化[2]。
若要加強(qiáng)基層事業(yè)單位的檔案管理,應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的投入力度,在檔案管理中,有了充足的資金就可以對(duì)檔案管理設(shè)備和檔案管理軟件進(jìn)行及時(shí)更新,先進(jìn)的管理設(shè)備和檔案管理軟件不但可以有效提升檔案管理的效率,還對(duì)于檔案管理的規(guī)范性有著極高的要求,為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新,工作人員應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案管理進(jìn)行操作,可以利用檔案管理軟件導(dǎo)出電子文檔來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行電子管理和備份,做好雙重保障。
在新時(shí)代的背景條件下,對(duì)于相關(guān)單位的檔案管理工作的優(yōu)化改進(jìn)的工作中,將相關(guān)管理人員的整體素質(zhì)能力提高是最關(guān)鍵的一個(gè)重要內(nèi)容。在檔案管理中,如果對(duì)檔案管理的機(jī)制體制以及設(shè)備都進(jìn)行了完善和改進(jìn),而員工不具備專(zhuān)業(yè)的素質(zhì),也會(huì)造成檔案管理工作的問(wèn)題,只有具有優(yōu)秀和專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員,才能為檔案管理創(chuàng)造更大的價(jià)值,還可以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性以及可靠性。在檔案管理工作中,檔案管理的質(zhì)量是最為重要的,想提升檔案管理的質(zhì)量,首先要求相關(guān)工作人員必須具備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)?;鶎邮聵I(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng),經(jīng)常對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),同時(shí)在招聘檔案管理人員時(shí),應(yīng)招聘高素質(zhì)、高水平并且能夠操作現(xiàn)代化設(shè)備的人員。檔案管理中重要的部分,還有對(duì)于檔案的保密工作,事業(yè)單位應(yīng)該有專(zhuān)門(mén)存放檔案的檔案室,讓檔案管理人員加強(qiáng)管理,對(duì)于進(jìn)出的人員必須做好詳細(xì)的登記,避免出現(xiàn)檔案丟失的情況[3]。
綜上所述,在社會(huì)的不斷發(fā)展中,要重視事業(yè)單位的檔案管理,才能進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。另外,還應(yīng)該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接,充分利用現(xiàn)代社會(huì)的信息化資源,加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作設(shè)備的提升,并且還要通過(guò)加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)來(lái)強(qiáng)化檔案管理工作。