陶立 河北省水利水電勘測設(shè)計研究院

在文書檔案的管理工作中，因眾多的文檔類型，使得管理工作更加復(fù)雜，甚至稍有疏忽，文檔混淆的現(xiàn)象就會出現(xiàn)。文書檔案具有較強的機密性，在保存的過程中一定要采取科學(xué)的管理手段。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理過程中的問題得到了有效的完善，既使得管理效率得到了提升，還減輕了檔案管理人員的工作總量。因此，深化文書檔案管理的信息化建設(shè)工作，努力地革新管理模式，有助于單位檔案管理質(zhì)量的提升。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的諸多問題

（一）時效性

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)文書檔案的重要組成，檔案查詢需要花費大量的時間，尤其針對外地工作的人員而言，一旦發(fā)生緊急情況，傳統(tǒng)檔案管理的弊端被充分地顯現(xiàn)出來，降低了整體的工作效率。此外，紙質(zhì)檔案通常只有一份，給借閱帶來了一定的阻力，降低了檔案的時效性[1]。

（二）安全性

保管問題始終是紙質(zhì)檔案所面臨的重要問題，資料在長期保存，或者搬運過程中都可能出現(xiàn)這樣那樣的問題，也經(jīng)常出現(xiàn)檔案原件受損的現(xiàn)象，一旦珍貴的原件資料受損，會影響到工作的正常運轉(zhuǎn)。

（三）復(fù)雜性

在傳統(tǒng)的文書借閱管理中，首先要對借閱人的信息進行登記，然后再去尋找所需要借閱的文件資料，整個過程較為復(fù)雜。同時，在借閱的過程中，也給文檔的安全帶來了威脅。當借閱人在歸還文檔時，審核部門還要加強對文檔的查閱，在核實無誤后完成歸檔。整個借閱過程不僅增加了文檔管理人員的工作量，同時也給借閱人帶來了諸多不便。

（四）存儲問題

在紙質(zhì)文檔的保存過程中，必然要面臨存儲空間與時間問題，隨著文檔數(shù)量的不斷增加，所需要的空間也越來越大。同時，紙質(zhì)文檔儲存條件較為苛刻，對外界環(huán)境有著較高的要求。因此，在紙質(zhì)檔案的存儲過程中，既消耗了物力，又增加了人力，還會導(dǎo)致單位檔案管理成本增加。

二、文檔管理進行信息化建設(shè)的重要性

（一）提高檔案的管理效率

在文書檔案管理活動中，信息化的滲透極大程度地提高了檔案管理效率。當借閱人員查閱檔案時，可以充分發(fā)揮檔案管理平臺的作用，進而實現(xiàn)了檔案的自行查閱。相比傳統(tǒng)的查閱方式，不僅降低了檔案管理人員的工作壓力，還能實現(xiàn)檔案資料的輕松備份，無形中提高了檔案管理的工作效率。

（二）縮短檔案的查閱時間

文書檔案的信息化管理，可以縮短檔案的查閱時間，提高借閱速率。借閱者可以直接檢索資料名字，實現(xiàn)了對非機密性文件的查閱，實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理活動的優(yōu)化，提高了搜尋效率。同時，模糊檢索是文書檔案信息化建設(shè)的一大特色功能，一旦借閱人忘記了要查閱文件的名稱，可以利用該模板進行關(guān)鍵詞查找，使得文檔的查閱更具智能化。

（三）保證檔案的安全性

在企業(yè)單位的眾多檔案中，會有很多機密性文檔，而借閱者通常只用到了文檔的某一指定部分。而整體檔案借閱可能會帶來機密泄露的安全隱患，而檔案管理信息化后，借閱人員可以對文檔內(nèi)容進行針對性查閱，間接的提高了文書檔案的安全性[2]。

三、提高文書檔案管理的信息化建設(shè)的有效措施

（一）加大資金投入

文書檔案管理部門要提高對信息化建設(shè)的認知，將信息化技術(shù)充分地融入檔案管理工作中，加強對文書檔案信息資源的整合力度，不僅便于借閱者的查詢，還實現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對單位發(fā)展趨勢的深度了解。例如，深入了解單位多個單位年度的收支情況，可以對單位未來的發(fā)展趨勢進行合理的預(yù)測，提高了對單位發(fā)展形勢的評估準確度，為發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供理論保障。而加大資金投入會使檔案管理的信息化程度得到完善，更是檔案管理改革的內(nèi)容選項。

（二）完善權(quán)限管理

在文書檔案管理的信息化建設(shè)活動中，完善權(quán)限管理是建設(shè)的重點內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫查詢以及系統(tǒng)管理權(quán)限只能掌握在管理人員手中，而借閱人只具備簡單的閱讀權(quán)限，具有系統(tǒng)管理和查詢數(shù)據(jù)庫的權(quán)力，不能對數(shù)據(jù)庫進行訪問。如此一來，不僅能降低檔案管理人員的工作量，還能便于借閱，同時還強化了文書檔案的機密性。

（三）增加檢索模塊

檢索模塊的增加，極大程度地提高了借閱者的查閱效率，檢索模塊可以簡單的分為兩個方面，分別是模糊查找與精確檢索。在借閱人清楚文檔名稱時，可以利用精確檢索的方式快速地發(fā)現(xiàn)檔案資料，提高了借閱效率；當借閱人忘記文檔名稱時，還可以利用模糊查找的方式，快速的鎖定需要查找文檔的范圍，有效地革新了傳統(tǒng)的查找模式。

（四）提高管理人員綜合素養(yǎng)

在提高管理人員綜合素養(yǎng)方面可以從兩個方面入手，分別是專業(yè)能力素養(yǎng)與基本道德素養(yǎng)。工作人員的工作人力與文書檔案管理的整體質(zhì)量有著密切的關(guān)系，尤其在文章內(nèi)容較多、范圍較廣、知識結(jié)構(gòu)較復(fù)雜的時候，管理人員的專業(yè)能力與工作經(jīng)驗就顯得格外重要，也只能提高管理人員的專業(yè)能力素養(yǎng)，才能提高文書檔案管理的有效性；完備的專業(yè)能力素養(yǎng)有助于工作效率的提升，而管理人員的基本道德素養(yǎng)則文書檔案管理工作的健康發(fā)展起到了決定性的作用。機密文件不向外泄露是檔案管理人員的基本素養(yǎng)，一旦發(fā)生機密文獻外泄事件，會對單位的發(fā)展產(chǎn)生了消極的影響。所以，要加強對工作人員思想道德的教育與培訓(xùn)工作，使檔案管理工作為單位的發(fā)展提供幫助[3]。

四、結(jié)束語

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的文書檔案管理夕陽西下的趨勢越發(fā)明顯，信息化與現(xiàn)代化在文書檔案管理中的應(yīng)用范圍會越來越廣，這是歷史發(fā)展的一種必然。因此，落實文書檔案管理的信息化建設(shè)，不斷地提高管理人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新管理理念、革新管理觀念，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，進而滿足單位發(fā)展的需求。