姜紅 撫順市公證處

辦公室的檔案管理工作主要包括：收集、整理以及保存幾個方面的內(nèi)容。平時管理人員應(yīng)做好檔案記錄、查詢以及借鑒。對于辦公室的工作來說，檔案管理是其中非常重要的一項，這直接關(guān)系到個人以及企業(yè)的工作利益，必要時還會影響到其他工作的順利開展，但是目前我國的檔案管理工作效率并不高，不能夠?qū)⑾冗M(jìn)技術(shù)融合進(jìn)去。因此，辦公人員應(yīng)及時認(rèn)識到工作中存在的不足之處，并及時采取有效措施進(jìn)行解決，這樣才能夠使得辦公室檔案管理工作的效率得到很大的提升[1]。

一、辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度

目前，我國大多數(shù)企業(yè)的辦公室管理制度并不是很完善，甚至有些企業(yè)并沒有完整的管理制度，這在很大程度上影響了檔案管理工作效率。在大多數(shù)企業(yè)中即使制定出相應(yīng)的檔案管理制度，但是并沒有對專職人員作出相應(yīng)的責(zé)任要求，這在很大程度上并不能夠起到約束管理人員的效果，從而使得管理工作亂作一團(tuán)，當(dāng)有問題發(fā)生時也找不到相應(yīng)的負(fù)責(zé)任人。一個企業(yè)沒有健全的管理制度終將會使企業(yè)的整個管理混亂，工作沒有規(guī)劃性，在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)紕漏，最終使企業(yè)的工作質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。

（二）相關(guān)工作人員管理意識淡薄

目前，在我國眾多的企業(yè)中管理人員的管理意識并不強(qiáng)，很多的管理人員都是經(jīng)過培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)后上崗的，并沒有通過全日制學(xué)習(xí)，所以專業(yè)性并不強(qiáng)。再加上我國目前的教育都是比較重視理論且輕視實踐，而檔案管理又是一個實操性的工作，如果實踐不強(qiáng)，將會在工作中束手無策，會在很大程度上影響辦公室檔案管理的質(zhì)量及效率[2]。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

檔案管理工作煩瑣復(fù)雜，需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施作為載體，以此才能夠提高工作效率。但是目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理設(shè)施并不完善，而且經(jīng)常會發(fā)生故障，這樣會在很大程度上降低工作的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

（一）建立完備的檔案管理制度

領(lǐng)導(dǎo)在建立檔案管理制度過程中起著重要的帶頭作用，也就是說，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該負(fù)責(zé)幫助企業(yè)工作人員做好檔案管理工作，并且引領(lǐng)他們增強(qiáng)管理意識，重視與檔案管理相關(guān)的一系列工作。比如可以使用單獨的房間作為資料室，這樣可以將資料、檔案等重要文件單獨置放，期間也需要根據(jù)檔案的重要程度將其進(jìn)行分類，然后放置于不同的地方，并貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，這樣不僅可以提高工作效率，而且方便后期查詢工作的開展[3]。檔案儲存室一般應(yīng)選擇高層或者是比較封閉的區(qū)域，并且還應(yīng)做好警示語，防治其被盜竊。對于一些比較重要而且保密性高的檔案應(yīng)定期對其進(jìn)行整理，并且對其保密期限隨時更替，單獨將其存放。除此之外，在開展工作時，為了保證嚴(yán)謹(jǐn)性及安全性，需要至少3名工作人員同時進(jìn)行，并起到很好的監(jiān)督作用。存放檔案的房間一定要安裝監(jiān)視器，并且每個角落都可觀察到，以便出現(xiàn)問題時可以有依據(jù)查詢。

（二）加強(qiáng)管按管理工作意識

以前大多數(shù)的企業(yè)都不是很重視檔案的管理工作，以至于經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失等事件發(fā)生，在很大程度上會影響到工作的有效開展。因此，在今后的工作中，辦公室檔案管理人員一定要增強(qiáng)管理意識，深入實踐中去了解企業(yè)的實際情況，在日常工作中做好檔案管理等方面的工作，并且定期向辦公室領(lǐng)導(dǎo)匯報這段時間的工作內(nèi)容及成效。這樣不僅可以實現(xiàn)辦公室各部門之間的相互溝通、優(yōu)勢互補(bǔ)，而且也可以有效地開展辦公室管理工作，避免了盲目現(xiàn)象，在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，從而在很大程度上實現(xiàn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[4]。

（三）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)計包括軟硬件，其設(shè)施主要包括：防盜的儲存庫、安全門以及門禁、監(jiān)控設(shè)備、空調(diào)、防毒面罩、滅火等器材，一旦辦公室發(fā)生意外情況，工作人員可以采用科學(xué)的方式進(jìn)行自救以及保護(hù)好重要檔案，避免了重大的損失。監(jiān)控設(shè)施是必不可少的，其在非工作時間可以起到監(jiān)視保護(hù)的作用，而安全門的設(shè)立更是保護(hù)了整個檔案室的安全[5]。除此之外，計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、相機(jī)、視頻和音頻等的輸入、輸出等工作需要由專門的技術(shù)人員進(jìn)行操作，并且同時需要至少一名工作人員陪同監(jiān)視，辦公室檔案信息的儲存一定要有備份。除此之外，還應(yīng)該引進(jìn)高級數(shù)碼存儲設(shè)備，這樣也方便了檔案管理工作的操作，關(guān)鍵是和硬盤比起來，其儲存量以及穩(wěn)定性更加良好。因此，在工作中對于一般的檔案管理使用穩(wěn)定性較強(qiáng)的普通的設(shè)備進(jìn)行儲存即可，對于一些保存時間長，比較貴重的檔案則需要質(zhì)量過硬的硬件設(shè)備進(jìn)行儲存，以保障其安全性。

三、結(jié)語

總之，在未來的檔案管理工作中應(yīng)引入新型技術(shù)，這樣可以在很大程度上提高辦公室檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。企業(yè)要時刻跟隨時代發(fā)展的腳步，高效利用信息科技技術(shù)。除此之外，還需要不斷提升辦公室的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，只有將硬件設(shè)施做到位，才能保障工作的質(zhì)量。因此，加強(qiáng)檔案的管理工作是非常有必要的。