徐斌/中航光電科技股份有限公司

2017 年7 月，針對A 公司某螺絲釘采購價格導(dǎo)致生產(chǎn)成本居高不下的問題，審計(jì)部迅速成立了審計(jì)組對采購部門物料采購情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。審計(jì)組采用穿行測試、訪談、數(shù)據(jù)分析等審計(jì)方法細(xì)查深究，通過分析近三年來螺絲釘?shù)牟少彅?shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)部分螺絲釘采購價格虛高，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)了公司采購管理制度中存在的漏洞和執(zhí)行風(fēng)險，非招標(biāo)物料詢比價、價格審批環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)、歷史采購數(shù)據(jù)橫向?qū)Ρ确治鍪褂玫确矫娴墓芾韱栴}。

一、事件還原鎖定疑點(diǎn)

2016 年10 月，A公司產(chǎn)品需使用某一品牌螺絲釘，采購部門選定D 代理商供貨，首批樣件測試驗(yàn)證后，A公司改變螺絲釘?shù)男阅苤笜?biāo)，且仍選定D 代理商供貨，由于指標(biāo)發(fā)生變化，D 代理商對螺絲釘?shù)膬r格提高一倍。

2017 年初，螺絲釘批量需求增加，A公司成本居高不下，采購部門的議價效果未達(dá)到成本管控的要求。為實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品降本目標(biāo)，切實(shí)把“螺絲釘”制約公司成本管控的問題查清，經(jīng)公司高層批示審計(jì)部門對螺絲釘?shù)牟少徢闆r開展專項(xiàng)審計(jì)。

審計(jì)組依據(jù)以上事實(shí)情況，查閱A 公司采購部門相關(guān)制度文件，深入學(xué)習(xí)物料采購和價格審批的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，通過仔細(xì)研究和分析，結(jié)合此次事件，發(fā)現(xiàn)了諸多疑點(diǎn)，作為本次審計(jì)調(diào)查的切入點(diǎn)：

疑點(diǎn)一：螺絲釘采購過程一直由唯一代理商負(fù)責(zé)采購，該代理商的選定是否符合制度規(guī)定，是否存在管理弊端？

疑點(diǎn)二：螺絲釘改前改后，規(guī)格材料均一致，但價格差別大，且此報價通過了審批并執(zhí)行，相關(guān)部門均未提出異議，不符合邏輯。制度規(guī)定的物料采購目標(biāo)價是如何執(zhí)行的，有沒有發(fā)揮出目標(biāo)價的作用？

疑點(diǎn)三：審計(jì)組發(fā)現(xiàn)同種物料指標(biāo)更改后價格隨即變動，價格變化是否存在標(biāo)準(zhǔn)？規(guī)格大小變化后價格又會如何變動？同類物料價格在規(guī)格、材料、性能之間是否能制訂出合理的變化區(qū)間？

疑點(diǎn)四：在A公司引入新供應(yīng)商后，重新進(jìn)行詢價，D 代理商明顯改變前期強(qiáng)硬態(tài)度執(zhí)行降價，既然引入新供應(yīng)商能夠促進(jìn)采購物料價格降低，為何采購部門仍然允許唯一供應(yīng)商的存在，而不積極引入多家供應(yīng)商參與供貨？

二、深入分析出線索

以疑點(diǎn)為突破口，審計(jì)組收集資料、整合信息、匯總數(shù)據(jù)的同時，借助公司ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫信息對近三年各類螺絲釘?shù)牟少徯畔⑦M(jìn)行了分析對比，逐步理清了問題線索：

1.采購管理制度要求“物料采購必須由三家供應(yīng)商進(jìn)行報價比價”，審計(jì)組對采購部門的螺絲釘報價資料進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)該螺絲釘?shù)臍v史采購過程均由一家供應(yīng)商（即D 代理商）報價，無其他供應(yīng)商參與，該情況明顯違反制度規(guī)定。

2.制度規(guī)定“價格管理部門必須提前制訂出物料的目標(biāo)價，供采購部門詢價比價過程參考”，審計(jì)組查閱價格審批資料及目標(biāo)價制訂的記錄，發(fā)現(xiàn)目標(biāo)價滯后于供應(yīng)商報價時間，且目標(biāo)價與最終審批價格一致，不符合制度要求。

3.對公司數(shù)據(jù)庫中近三年的各類螺絲釘采購信息進(jìn)行分析，利用數(shù)據(jù)透視將螺絲釘按照規(guī)格、材料、價格進(jìn)行分類制作出價格趨勢圖，價格與規(guī)格呈現(xiàn)出正相關(guān)性的關(guān)系；而該螺絲釘?shù)膬r格放入同類螺絲釘價格趨勢圖中出現(xiàn)異常波動，價格明顯虛高，不符合變動規(guī)律；同時也發(fā)現(xiàn)了其他類別的螺絲釘采購價格存在價格虛高情況。

三、現(xiàn)場訪談定結(jié)果

（一）與采購部門相關(guān)人員的訪談

審計(jì)組在材料收集充分、數(shù)據(jù)分析清晰、問題定位準(zhǔn)確的前提下，分別對采購部門、審價部門相關(guān)人員進(jìn)行訪談，內(nèi)容如下：

審計(jì)組：制度要求了三家比價，而你們的資料中僅提供了一家的報價資料，你們?yōu)槭裁创_定了D代理商拿到螺絲釘?shù)墓┴涃Y質(zhì)？

采購管理員：該進(jìn)口類螺絲釘一直由D 代理商供貨，且是國內(nèi)授權(quán)代理商，按我們的了解和以往經(jīng)驗(yàn)，我們默認(rèn)了該品牌螺絲釘只有通過代理商進(jìn)行購買一種渠道，并且申請了一次有效的價格，向D 代理商詢價采購。同時也由于產(chǎn)品交付壓力大、周期短，需盡快采購，所以沒再繼續(xù)進(jìn)行談價。

審計(jì)組：公司客戶提高螺絲釘性能后，D 代理商提高價格，有沒有提供漲價的驗(yàn)證資料和情況說明？

采購管理員：沒有提供任何說明，但是需要解釋的是性能更改后，研發(fā)部門申請了新的物料，按照制度規(guī)定，新的物料重新進(jìn)行詢價報價進(jìn)行采購，跟改前的螺絲釘價格沒有必然聯(lián)系，所以不屬于物料漲價的范疇，這是兩個物料的概念。

審計(jì)組：采購部門有沒有參考過同類物料的價格，進(jìn)行詢價比價？

采購管理員：上面已經(jīng)說了，公司制度規(guī)定未采購過的物料均為新物料，新物料按照詢價比價制度重新進(jìn)行采購，按照制度每一種螺絲釘都是單獨(dú)的物料，制度未要求進(jìn)行橫向?qū)Ρ仍儍r，也未這樣執(zhí)行過，所以不了解相似物料價格存在相關(guān)性的問題。

（二）與審價部門相關(guān)人員的訪談

隨后，審計(jì)組又與價格審批部門人員進(jìn)行了訪談：

審計(jì)組：制度規(guī)定你們在物料采購前需要制訂出合理的目標(biāo)價格，而該螺絲釘?shù)馁Y料顯示，目標(biāo)價時間制訂有問題。

價格管理員：制度是這樣要求的，但考慮實(shí)際情況，價格不能合理定出來，只能等供應(yīng)商的報價，再結(jié)合公司產(chǎn)品成本來確定，基本上都是報價后確定。

審計(jì)組：這樣處理的話，價格審批環(huán)節(jié)就流于形式，根本不能起到任何作用，你們可以參考同類物料的采購價格呀。

價格管理員：目前公司還沒制訂這樣的機(jī)制，每個價格都這樣去數(shù)據(jù)庫對比，工作量大、效率低，但這個數(shù)據(jù)確實(shí)對目標(biāo)價格的制訂有參考意義。

審計(jì)組：剛和采購人員交談，他們說的一次采購價格有效是什么意思？

價格管理員：這個在制度里有說明，就是針對無法滿足三家比價的時候，針對這一個采購訂單申請一次采購價格，價格只能使用一次后失效，如果下次采購?fù)N螺絲釘，就要再次申請。

（三）發(fā)現(xiàn)的問題

審計(jì)組根據(jù)多方搜集的信息資料，結(jié)合現(xiàn)場訪談情況，確定了公司的采購環(huán)節(jié)存在較大問題，具體問題如下：

1.部分管理人員不嚴(yán)格執(zhí)行公司詢價報價制度，經(jīng)驗(yàn)辦事，造成了A公司的成本增加。

2.A公司部分采購物料單一，供應(yīng)商較多，原因在于制度既有三家比價的要求，又有不滿足三家比價時可以申請單批價格的要求，兩項(xiàng)規(guī)定存在沖突，導(dǎo)致唯一供應(yīng)商問題得不到根本解決。

3.A公司缺少相似物料橫向價格對比機(jī)制與制度規(guī)定，目標(biāo)價制訂不合理，價格審批流程簡單，未利用好公司系統(tǒng)大數(shù)據(jù)，管理者對新物料價格所處水平不清晰。

四、完善制度改流程

基于本次小小“螺絲釘”采購的問題，從中發(fā)現(xiàn)了A公司其他類別物料采購過程也存在價格虛高、無法有效監(jiān)管和控制的管理漏洞，審計(jì)組出具審計(jì)報告后，A 公司相關(guān)部門高度重視，舉一反三進(jìn)行整改。

1.修訂了采購管理制度價格審批制度、采購詢價比價制度，對制度進(jìn)行嚴(yán)格評審，杜絕制度中自相矛盾的情況，同時A公司也加強(qiáng)了制度建設(shè)工作中其他制度的審批評審要求。

2.利用公司ERP 系統(tǒng)構(gòu)建了物料采購價格的數(shù)據(jù)庫，建立物料橫向?qū)Ρ葯C(jī)制，為物料采購的詢價、比價、議價過程提供有效依據(jù)，為最終的采購價格審批提供標(biāo)準(zhǔn)，避免相似物料價格虛高問題出現(xiàn)，降低公司生產(chǎn)成本，確保采購價格均在合理范圍內(nèi)；價格橫向?qū)Ρ葯C(jī)制的引入僅螺絲釘采購即為公司節(jié)約成本100 余萬元。

3.采購部門和審價部門也對違反公司制度的員工進(jìn)行了警告處分。

五、經(jīng)驗(yàn)與體會

回顧審計(jì)過程，有兩點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)可供審計(jì)人員借鑒：

1.該審計(jì)信息來源于基層反饋，充分體現(xiàn)出了審計(jì)工作中上下聯(lián)動機(jī)制的必要性，審計(jì)人員利用基層管理中發(fā)現(xiàn)的小小“螺絲釘”問題，深入調(diào)查分析后發(fā)現(xiàn)公司管理中存在的大問題。

2.認(rèn)清大數(shù)據(jù)在當(dāng)今社會的重要性，審計(jì)組充分利用公司現(xiàn)有的數(shù)據(jù)平臺，在審計(jì)過程構(gòu)建數(shù)據(jù)分析模型。不僅完成了事件的分析調(diào)查，還同時給公司提出構(gòu)建物料價格庫對比機(jī)制的建議，進(jìn)而節(jié)約公司采購成本，充分發(fā)揮審計(jì)作用。