李博文

(七臺(tái)河市人民醫(yī)院，黑龍江 七臺(tái)河 154600)

專門檔案往往產(chǎn)生在機(jī)關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位，而且是比較重要的核心檔案，是機(jī)關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位的主體檔案。例如，在土地管理局，檔案主體是土地管理檔案；在房產(chǎn)管理局，檔案主體是房產(chǎn)檔案。專門檔案應(yīng)歸入檔案管理中，其應(yīng)按照全宗管理的原則，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

1 專門檔案管理遵循的基本原則

1.1 專門檔案必須集中統(tǒng)一在本單位綜合檔案室管理

各種門類的檔案管理所遵循的依據(jù)是國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)，檔案行政管理部門制定的規(guī)章、制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。如《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等。

我國(guó)檔案工作的基本原則是實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理。專門檔案是國(guó)家全部檔案的一個(gè)組成部分，也是現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位檔案的組成部分，必須實(shí)行統(tǒng)一管理。專門檔案無(wú)論是會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案還是土地管理檔案都具有整體性和成套性的特點(diǎn)。從宏觀上講，各種門類的檔案，必須依據(jù)檔案工作共同的管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，針對(duì)不同門類檔案的特殊性，把各種門類檔案集中統(tǒng)一管理。雖然專門檔案具有整體性、成套性的特點(diǎn)，但管理的具體方法各異。專門檔案應(yīng)該實(shí)行集中統(tǒng)一管理，這是由國(guó)家性質(zhì)和社會(huì)制度決定的，應(yīng)該歸國(guó)家和人民所有。專門檔案辦理完畢必須收歸本單位的綜合檔案室。一個(gè)單位的全部檔案是一個(gè)不可分割的整體，各種專門檔案屬于這個(gè)整體的成分之一。對(duì)于需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案，在本單位保存一定年限后，應(yīng)統(tǒng)一移交給當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)檔案館，不得任意轉(zhuǎn)移、銷毀。從微觀上講，各種專門檔案在本單位應(yīng)該有統(tǒng)一的科學(xué)管理方法，其中最主要的是專門檔案形成前的文件材料的積累和歸檔，要納入檔案綜合管理程序和工作計(jì)劃中，全體工作人員需要具備一定的檔案意識(shí)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到處理問(wèn)題有依據(jù)，處理過(guò)程有記錄、有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，處理結(jié)果有總結(jié)。

1.2 維護(hù)專門檔案的完整與安全

維護(hù)專門檔案的完整與安全，對(duì)專門檔案管理具有十分重要的意義。完整，是從數(shù)量的意義上講的，就是要使專門檔案收集齊全，不能殘缺不全。從質(zhì)量上來(lái)講，就是要保證專門檔案的準(zhǔn)確、系統(tǒng)，不能與客觀實(shí)際相抵觸，更不能任意割裂分散。安全是一定要保證專門檔案的真實(shí)、可靠。改善專門檔案的保管條件，實(shí)行科學(xué)管理，方可延長(zhǎng)專門檔案的使用壽命，避免不應(yīng)有的損失。

專門檔案，特別是合同檔案、訴訟檔案等，若不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不僅影響使用，甚至有害，造成假象，引出錯(cuò)誤結(jié)論，造成與事實(shí)不符的冤假錯(cuò)案，給個(gè)人、集體、國(guó)家造成不應(yīng)有的損失。

2 專業(yè)檔案的編制類目

管理好專門檔案，難點(diǎn)是如何分類，制訂分類大綱(方案)。首先要搞清分類概念，編制分類大綱的目的是利用分類大綱指導(dǎo)機(jī)關(guān)單位檔案分類和編目，其作用是對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行控制，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行檢索。專門檔案分類沒(méi)有固定的模式，不同種類的專門檔案分類方法不同。不同門類的專門檔案的分類就是對(duì)立檔單位所形成的各種門類檔案按其自然形成特點(diǎn)、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分成若干個(gè)層次和類別，使其構(gòu)成有機(jī)整體。分類方案的確定，在文件歸檔前，必須通盤考慮和確定妥善的分類方案，使立檔單位的立卷和編目有所遵循，使歸檔的案卷實(shí)現(xiàn)有序地排列。為此立檔單位在分類時(shí)必須遵守分類的原則，劃分的類目應(yīng)遵循實(shí)際運(yùn)用性、科學(xué)系統(tǒng)性、相對(duì)穩(wěn)定性和科學(xué)適用性、類目的保證性等原則。

2.1 實(shí)際運(yùn)用性

專門檔案類目的實(shí)際運(yùn)用性表現(xiàn)在分類時(shí)必須遵循專門檔案的自然形成規(guī)律，最大限度地保持專門檔案文件來(lái)源、產(chǎn)生的時(shí)間和內(nèi)容諸方面的歷史聯(lián)系。掌握同一級(jí)類目劃分后需要按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行組卷，這里要說(shuō)明的是分類大綱是用來(lái)劃分檔案的一種工具。通過(guò)制訂分類大綱來(lái)管理立檔單位全部檔案實(shí)體不是一種理論性的研究和設(shè)想。立檔單位編制的分類大綱要符合本單位的實(shí)際情況，能夠把本單位所形成的全部檔案包括在內(nèi)，同時(shí)還可以根據(jù)實(shí)際情況，在執(zhí)行幾年后，根據(jù)實(shí)際工作需要，類目可以擴(kuò)充或減少。

2.2 科學(xué)系統(tǒng)性

在整理專門檔案前，必須選擇科學(xué)實(shí)用的分類大綱，其原因是不同的立檔單位擔(dān)任的職能不同，形成檔案的種類、數(shù)量、重要程度都不相同。因此，必須從實(shí)際出發(fā)，按照形成檔案的類別選擇既科學(xué)適用又合理的類目。其中，大類和屬類的概念一定要明確，含義要清楚，分類級(jí)別要分明，歸類要準(zhǔn)確，類目之間不能重復(fù)、相互交叉，不設(shè)空類，進(jìn)而使全宗檔案類目的設(shè)置能夠深刻地反映立檔單位活動(dòng)的全部實(shí)際情況。

2.3 相對(duì)穩(wěn)定性和科學(xué)適用性

全宗檔案的分類方案一旦確定，制訂的分類大綱應(yīng)始終保持前后一致。沒(méi)有特殊情況，不輕易改動(dòng)分類大綱，這是因?yàn)橹朴喎诸惔缶V時(shí)，是在對(duì)全宗檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)充分研究、反復(fù)推敲后形成的，它關(guān)系到全宗檔案的整理、編目、排列、統(tǒng)計(jì)及編制檢索工具等一系列工作。因此，分類大綱制訂后，應(yīng)盡量保持穩(wěn)定，但運(yùn)用幾年后，若整個(gè)全宗內(nèi)容有所增或減，那么分類也應(yīng)隨之有所變動(dòng)，有些單位由于職能轉(zhuǎn)變、機(jī)構(gòu)合并或撤銷，其檔案分類方案變動(dòng)較大，甚至?xí)鶕?jù)新內(nèi)容重新制訂新的分類大綱，有些單位只是局部微調(diào)整即可。近年來(lái)，由于社會(huì)發(fā)展的需要，形成各類訴訟案卷內(nèi)容多、案情復(fù)雜，在辦案過(guò)程中，為了加強(qiáng)秉公執(zhí)法，人民法院設(shè)立檢查辦案執(zhí)行情況組，在檢查辦案過(guò)程中形成的文件材料，無(wú)法歸入上述制訂的分類大綱類目中，所以在原四大類的基礎(chǔ)上增設(shè)了檢查執(zhí)行類。立檔單位全宗內(nèi)所有檔案的分類方案一旦確定后，就要保證它的穩(wěn)定性，但在執(zhí)行過(guò)程中又可以有所補(bǔ)充，有所調(diào)整，其目的是使分類方案既保持相對(duì)穩(wěn)定性又具有科學(xué)適用性。

2.4 類目的保證性

類目的保證性，是指每個(gè)子類下必須有一定數(shù)量的案卷。不設(shè)空類，是指子類下不能沒(méi)有案卷。其分類每一大類下設(shè)屬類、子類，每個(gè)子類必須由案卷組成，保證類不虛設(shè)，類是實(shí)體組成的，絕不能設(shè)空類。

3 結(jié)語(yǔ)

專門檔案和其他檔案一樣，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，是以不同內(nèi)容、不同形式記載的，同樣記述并反映了國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)和文化生活的真實(shí)面貌，是企事業(yè)單位所形成的全部檔案的一個(gè)部分，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，進(jìn)一步從宏觀管理上調(diào)整和理順檔案的管理體制，完善各種門類檔案的管理制度，使專門檔案的管理更加規(guī)范化、條理化、科學(xué)系統(tǒng)化。全面分析和研究專門檔案，是檔案研究的新課題，是屬于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求。由于專門檔案種類繁多，內(nèi)容豐富，問(wèn)題復(fù)雜，每種專門檔案的概念、對(duì)象、內(nèi)容、名稱、分類層次及結(jié)構(gòu)均需作出專題研討。