張鳳麗

(黑龍江省航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院，黑龍江 哈爾濱 150001)

1 做好檔案收集工作

1.1 歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整

所謂檔案的齊全完整，就是指歸檔的文件材料能夠全面地、真實(shí)地反映本單位的工作面貌，看一年歸檔的文件材料，就能了解這個(gè)單位一年來(lái)的基本工作情況，看全部檔案就能知道這個(gè)單位的整個(gè)歷史。

一個(gè)機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料種類很多，大體分為四部分。

一是上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，包括上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件；上級(jí)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件，本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上級(jí)機(jī)關(guān)、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表檢查本機(jī)關(guān)工作形成的各種重要文件材料(包括音像材料)等。

二是本機(jī)關(guān)的文件材料，包括本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)召開(kāi)的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、機(jī)關(guān)黨組及行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的文件材料；本機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種正式文件；本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)與會(huì)議文件、人事工作文件，以及反映業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件；本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的重要文件材料；本機(jī)關(guān)的各種規(guī)章制度，以及反映本機(jī)關(guān)成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協(xié)定、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等方面的文件、憑證、賬冊(cè)等材料；重要的人民來(lái)信來(lái)訪材料以及其他認(rèn)為需要?dú)w檔的材料。

三是同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料，包括同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，或與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。

四是下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，包括下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、科技文件材料以及備案性文件材料。

目前，許多單位在收集檔案時(shí)只注重收集紅頭文件，忽視其它材料；只注重收集秘書部門收發(fā)的文件，忽視零散分布的文件；只注重收集以單位、組織名義發(fā)的公文，忽視以個(gè)人名義形成的重要文件等，從而出現(xiàn)檔案門類單調(diào)、內(nèi)容不全等現(xiàn)象。要真正做到齊全完整，主要應(yīng)做好以下幾方面工作：

(1)督促秘書部門做好平時(shí)立卷歸檔工作。秘書部門是文件材料最集中的地方，本單位收發(fā)文件大部分都在這里集散，收發(fā)文件的齊全完整是確保整個(gè)機(jī)關(guān)檔案齊全完整的關(guān)鍵。因此機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)督促秘書部門經(jīng)常核對(duì)、清點(diǎn)收發(fā)的文件材料，做到不丟不漏，發(fā)現(xiàn)遺失，及時(shí)尋找，做好平時(shí)立卷歸檔工作。

(2)注重對(duì)非經(jīng)秘書部門收發(fā)的文件材料的收集。在秘書部門收發(fā)的文件之外，還存在著許多有價(jià)值的文件材料。例如，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員外出開(kāi)會(huì)帶回的文件，上級(jí)機(jī)關(guān)某些部門按對(duì)口方式下發(fā)的文件，日常工作中形成的調(diào)查報(bào)告、部門總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯報(bào)材料等。對(duì)于這些文件，有的人認(rèn)為沒(méi)有經(jīng)過(guò)秘書部門收發(fā)，不屬正規(guī)文件材料，不必存檔；有的人則為了使用方便，私自留存。針對(duì)這些情況，秘書部門應(yīng)明確作出規(guī)定：要求開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的和對(duì)口下發(fā)的文件材料必須上交秘書部門進(jìn)行登記，同時(shí)，檔案人員要采取積極的態(tài)度，主動(dòng)上門收集，不能坐等。

(3)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門的調(diào)查和指導(dǎo)。業(yè)務(wù)部門是文件材料的主要來(lái)源地，檔案人員要充分了解各部門的業(yè)務(wù)，掌握其形成文件的內(nèi)容、種類和價(jià)值等，科學(xué)地確定應(yīng)歸檔文件范圍，編制歸檔文件目錄，下發(fā)各部門。要求各部門確定兼職檔案員按照目錄做好文件平時(shí)收集工作，年底統(tǒng)一歸檔。與此同時(shí)，要與各部門保持經(jīng)常的聯(lián)系，加強(qiáng)指導(dǎo)，確保應(yīng)歸檔文件不遺失，充分實(shí)現(xiàn)分散與集中，兼職與專職的統(tǒng)一。

1.2 歸檔文件材料必須具有保存價(jià)值

為優(yōu)化檔案室管理結(jié)構(gòu)，齊全完整是前提條件，同時(shí)，注重文件材料的存儲(chǔ)價(jià)值，嚴(yán)格按照原則進(jìn)行科學(xué)鑒定，剔除一些不必歸檔的文件材料，避免“有文必檔案”也是必要措施。這就要求在文件歸檔時(shí)，檔案人員要嚴(yán)格把關(guān)，根據(jù)國(guó)家檔案局修訂的《關(guān)于不歸檔的文書材料的規(guī)定》，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，嚴(yán)格控制歸檔文件范圍，做到?jīng)]有價(jià)值的檔案堅(jiān)決不進(jìn)室，優(yōu)化檔案室藏結(jié)構(gòu)，盡量不增加檔案管理工作的負(fù)擔(dān)。

機(jī)關(guān)檔案室在接收檔案時(shí)應(yīng)遵循以本單位形成的文件材料為主，其它單位形成的材料為輔的原則。

2 定期對(duì)檔案的時(shí)效進(jìn)行鑒別

隨著時(shí)間的推移和各項(xiàng)工作的開(kāi)展，新的檔案不斷補(bǔ)充進(jìn)去，而原有的一些檔案雖已失去繼續(xù)保存的價(jià)值，卻仍魚目混珠，致使檔案數(shù)量日益增長(zhǎng)，檔案庫(kù)存顯得繁冗龐雜。這就要求我們必須準(zhǔn)確把握檔案的時(shí)效性，定期復(fù)查鑒定，清理庫(kù)存，對(duì)照《檔案保管期限表》，對(duì)已過(guò)保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，履行手續(xù)后，予以銷毀；對(duì)仍有保存利用價(jià)值的，則予以延長(zhǎng)保管期限。對(duì)沒(méi)到保管期限的檔案，重新劃定保管期限。從而，有效地解決檔案的數(shù)量和質(zhì)量之間的矛盾，促使檔案在整體上處于較佳的管理狀態(tài)。

在進(jìn)行檔案鑒別工作時(shí)，要求我們把對(duì)檔案的需要程度和社會(huì)各方面的利用要求作為決定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)進(jìn)行分析，做出正確的取舍甄別，做到物有所值，物盡其用。

3 加強(qiáng)檔案室多媒體網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

我國(guó)加入WTO后，極大地推動(dòng)了我國(guó)各行各業(yè)辦公自動(dòng)化的進(jìn)程，我國(guó)現(xiàn)行的檔案載體和內(nèi)容正在發(fā)生著劃時(shí)代的變化，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案數(shù)量日益減少，取而代之的是鋪天蓋地而來(lái)的電子文檔。為了適應(yīng)這一變化，各單位應(yīng)將檔案室多媒體網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為一項(xiàng)重要課題來(lái)研究，努力把文字、聲音、畫面相結(jié)合的綜合性信息傳遞給利用者，優(yōu)化檔案室管理結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足利用者對(duì)信息的需求。