瞿玲玲

(浙江省溫嶺市青少年宮 浙江臺州 317500)

檔案信息化建設(shè)主要是對檔案的保存方法進行改變，借助發(fā)達的計算機電子設(shè)備，使檔案的保存由傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料向現(xiàn)代化的數(shù)字化、信息化保存方式過渡。檔案信息化管理方式有利于檔案的長期保存，能夠節(jié)約大量的資源和精力。

一、檔案信息化建設(shè)意義

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存難度較大，容易受到時間、地點等外部因素的影響，隨著時間的推移許多檔案資料會丟失，而且，不斷積累的新的紙質(zhì)檔案也會增加檔案的保存難度，需要花費大量的精力和空間對這些檔案進行保存。而檔案的信息化建設(shè)能將各種檔案信息資源以電子化、數(shù)字化的形式保存起來，這樣的保存方式不僅能夠節(jié)約大量儲存空間，而且在需要時方便對檔案的查閱和翻閱。隨著系統(tǒng)搜索功能的完善，查找答案再也不是意見難事，只需要動動手指就能將自己需要的檔案信息提取出來以供查閱[1]。

二、影響檔案信息化建設(shè)的因素

在檔案信息化進程中同樣存在一些因素，阻礙這項工作的順利開展和進行。許多檔案管理人員的相關(guān)觀念比較陳舊，認(rèn)為新型的信息化工作不能向傳統(tǒng)的檔案管理一樣靠譜，沒有及時學(xué)習(xí)相關(guān)操作技能和知識理論，沒有足夠的能力進行檔案信息化建設(shè)，這極大地阻礙了檔案信息化建設(shè)的順利開展和進行。另外，一些企業(yè)單位沒有對檔案信息化建設(shè)制定長遠的規(guī)劃，只是將目光放在眼前的事項上，這也阻礙了檔案信息化建設(shè)的長遠發(fā)展[2]。

三、檔案信息化建設(shè)的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案信息化建設(shè)工作

檔案信息化建設(shè)是隨著時代發(fā)展的必然趨勢，在這樣的情況下，各個單位的領(lǐng)導(dǎo)干部們要轉(zhuǎn)變自己對檔案建設(shè)工作的觀念，對檔案信息化建設(shè)引起足夠的重視，這樣檔案的建設(shè)工作才有序不紊地開展進行。領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案建設(shè)工作的重視程度會直接影響到單位其他人員對此項工作的態(tài)度。只有領(lǐng)導(dǎo)干部不斷向單位下屬人員灌輸相關(guān)理念，檔案管理人員才會將信息化建設(shè)進程放在心里，加快檔案信息化的推進。領(lǐng)導(dǎo)干部除了要加強對檔案信息化的重視，還應(yīng)盡可能地完善相關(guān)規(guī)章制度，對檔案管理人員及檔案管理工作的各項進程作出明確的要求和規(guī)范，明確責(zé)任管理制度，每一項工作都有明確的負(fù)責(zé)人，這樣檔案信息化工作的開展才不會被敷衍和拖拉，遇到問題直接問責(zé)工作負(fù)責(zé)人，這樣的檔案信息化建設(shè)才有據(jù)可循。

（二）提升檔案管理人員的服務(wù)意識

檔案管理人員的服務(wù)意識會直接影響到檔案信息化建設(shè)工作的開展，單位應(yīng)對檔案管理人員進行培訓(xùn)，讓他們明確自己的工作職責(zé)，意識到檔案管理人員的工作和單位其他工作人員的工作性質(zhì)是一樣的。檔案涉及單位各項工作的順利開展和進行，關(guān)系到單位工作人員的切身利益，因此，檔案的管理工作馬虎不得。管理人員應(yīng)該不斷提升自己的服務(wù)意識，將自己的工作做好，不出現(xiàn)不必要的偏差。而且，單位要加強對管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)檔案管理人員的多媒體計算機操作技術(shù)及相關(guān)理論知識，這些都是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和必要前提。只有相關(guān)管理人員具有信息化意識和相關(guān)技能，才能在工作中不斷加強對檔案信息化的建設(shè)，優(yōu)化檔案信息化工作進程。

（三）加強網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)提升

檔案信息屬于單位的絕密信息，檔案記錄的內(nèi)容不應(yīng)該被外界社會人士輕易了解。雖然信息化工作為檔案的管理帶來了極大的便利，但這樣的信息化管理同樣也有極大的安全隱患，非常容易遭受黑客的惡意攻擊和侵襲。這些檔案信息一旦被惡意透露會帶來極大的損失，因此，各個單位相關(guān)部門需加強網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)的提升，定期對檔案信息化系統(tǒng)進行檢測和維修，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞和問題，并迅速補住漏洞，保護檔案信息。加強網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)已經(jīng)成為了檔案信息化進程中迫在眉睫的一項工作，只有在確保安全的情況之下檔案信息化建設(shè)才有意義，否則一切都是空談[3]。

（四）加強電子檔案的保存工作

隨著如今科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，大量的檔案文件都是以電子檔的形式存在，因此，相關(guān)工作人員一定要及時地做好保存和歸檔，避免遺漏重要文件。另外，在檔案保存過程中，一定要根據(jù)規(guī)律對檔案資料進行歸檔，這樣既方便平時的核實檢查，也方便在需要時對檔案進行查找，以免耽誤時間。這樣的檔案信息化保存才能增強檔案管理工作的高效性，提高工作效率。

四、結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)工作直接影響到檔案資源的查詢、開發(fā)和管理，值得引起我們的重視。本文從檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和意義、影響信息化建設(shè)的因素以及相關(guān)管理策略幾個方面進行闡述，希望可以推進檔案信息化建設(shè)工作更好地開展。