李成 孟林茜 崔紫娟

（大連理工大學(xué)國際合作與交流處 遼寧·大連 116024）

因公臨時出國（境）管理集政策性、時效性、專業(yè)性于一體，是高校外事管理中的一項重要工作。在2017年2月中共中央、國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下高校思想政治工作的意見》中，國家首次將國際交流合作確定為高等院校的第五項職能，實施國際化戰(zhàn)略已成為各大高校發(fā)展的必然要求和戰(zhàn)略選擇。在新時代教育對外開放的大背景下，高校教師參與國際交流的機會增多、交流的形式多樣、交流人次的數(shù)量和頻度逐年提升，面對教師日益增長的服務(wù)需求和要求，高校出國（境）服務(wù)的發(fā)展體現(xiàn)出相對的落后性，需要通過信息化的手段進一步提升管理水平和服務(wù)效率，從而使業(yè)務(wù)辦理從流程的明晰性、時間的明確性、過程的關(guān)懷性等方面加以改進。

大連理工大學(xué)為更好的推動機關(guān)管理效能提升，服務(wù)學(xué)校雙一流建設(shè)和廣大師生，于2016年啟動了機關(guān)業(yè)務(wù)流程梳理再造和“網(wǎng)上辦事大廳”的建設(shè)工作，使更多事項在網(wǎng)上辦理，必須到現(xiàn)場辦的也要力爭做到“只進一扇門”“最多跑一次”。其中，流程繁瑣、審批節(jié)點情況復(fù)雜的“因公臨時出國（境）申請”服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)與利用，在此方面做出了不錯的示范，提供了很多經(jīng)驗。有效利用“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”實現(xiàn)“最多跑一次”，不僅提高了學(xué)校出國（境）管理部門的行政效率，節(jié)省了行政成本，便利了一線教師辦事，也成為加快審批型機關(guān)向服務(wù)型機關(guān)轉(zhuǎn)變的抓手，其內(nèi)涵和實踐經(jīng)驗應(yīng)當(dāng)成為高校和科研機構(gòu)“放管服”改革的目標(biāo)和追求。

1 因公臨時出國（境）管理服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的背景

1.1 因公臨時出國（境）政策的要求

黨的十八大以來，教育部先后制定印發(fā)了《關(guān)于進一步加強教育外事管理的意見》、《關(guān)于進一步加強部屬高校、直屬單位領(lǐng)導(dǎo)干部出國（境）管理監(jiān)督工作的通知》。2015年12月為進一步深入貫徹落實中央八項規(guī)定精神和有關(guān)文件要求，教育部辦公廳出臺了《關(guān)于進一步加強因公臨時出國（境）管理的通知》，2016年5月為進一步支持高等學(xué)校和科研院所在擴大對外交流合作中激發(fā)人才創(chuàng)新創(chuàng)造創(chuàng)業(yè)活力，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳就加強和改進教學(xué)科研人員因公臨時出國管理工作提出指導(dǎo)意見(廳字[2016]9號)。管理政策對高校人員因公臨時出國（境）的審批流程、審批權(quán)限、多部門監(jiān)督等提出較明確的界定和要求，這些都是因公臨時出國（境）管理急需借助“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”促進管理效率和管理質(zhì)量提升的主要影響因素。

1.2 “服務(wù)型”機關(guān)作風(fēng)建設(shè)的要求

對于經(jīng)常因公臨時出國（境）開會、訪學(xué)的教師來說，節(jié)點多、流程復(fù)雜的申請流程讓人煩惱。大家反映較多的“重復(fù)填表、反復(fù)跑腿”問題嚴(yán)重，在學(xué)校國際化戰(zhàn)略實施推動下，教師對出國（境）服務(wù)的需求量越來越大，要求越來越高。面對教職工快速增長的服務(wù)需求和要求，學(xué)校出國（境）審批服務(wù)形式的發(fā)展相對落后，與教師期待產(chǎn)生了巨大的服務(wù)質(zhì)量差距。在大連理工大學(xué)“學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、創(chuàng)新型”機關(guān)作風(fēng)建設(shè)的要求下，學(xué)校出國（境）管理服務(wù)部門更要利用好“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”，主動感知教師需求，解決一線教師實際問題。

1.3 出國（境）數(shù)據(jù)信息集中管理的要求

根據(jù)審計署審辦和教育部教財廳等相關(guān)部門要求，須每半年報送因公臨時出國（境）團組情況及出國人員情況。采集的數(shù)據(jù)為出國（境）人員和出訪團組的信息，包括團員姓名、教職工代碼、身份證號、護照編號、訪問國家城市、出訪目的與時間、預(yù)算金額及實際支出金額等。相關(guān)數(shù)據(jù)信息孤立于國際處、人事處、財務(wù)處等不同部門，需要通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)破除因公臨時出國（境）數(shù)據(jù)信息在多個部門的割裂，實現(xiàn)多部門對因公臨時出國（境）數(shù)據(jù)的同步維護管理和全面收集整合。

2 因公臨時出國（境）管理服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)

2.1 建設(shè)平臺

學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳的開發(fā)為因公臨時出國（境）管理服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)，為出國（境）管理部門提供了一個通用的、統(tǒng)一管理的具有擴展性的業(yè)務(wù)流程管理平臺，以信息化手段規(guī)范教師因公臨時出國（境）申請審批的業(yè)務(wù)流程，最終實現(xiàn)服務(wù)信息化、辦事簡單化的教育改革理念。通過與統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺的集成完善用戶及權(quán)限管理體系，實現(xiàn)一站式訪問；通過與統(tǒng)一崗位平臺集成，實現(xiàn)靈活的權(quán)限管理；通過與公共數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)集成實現(xiàn)用戶信息同步；通過與綜合信息門戶平臺的集成實現(xiàn)用戶的便捷使用；通過與統(tǒng)一消息平臺集成，方便用戶隨時隨地查閱最新消息，提高辦事效率。

2.2 建設(shè)內(nèi)容

學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳提供面向用戶的統(tǒng)一流程服務(wù)界面，其流程服務(wù)的開發(fā)支持標(biāo)準(zhǔn)化、可視化的表單和流程開發(fā)過程，實現(xiàn)快速、低成本、可持續(xù)維護的流程服務(wù)開發(fā)機制。因公臨時出國（境）管理服務(wù)系統(tǒng)需要網(wǎng)上辦事大廳已建設(shè)的眾多基礎(chǔ)信息服務(wù)的支撐，包括：可視化表單編輯能力、可視化流程編制能力、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲服務(wù)、打印導(dǎo)出服務(wù)、消息通知服務(wù)、移動應(yīng)用支持以及與公共數(shù)據(jù)中心的有效對接機制。

2.3 崗位管理

根據(jù)學(xué)校各個部門職責(zé)分工與崗位設(shè)置的要求構(gòu)建出國（境）審批崗位模型，支持基于學(xué)校組織機構(gòu)的崗位管理，包括崗位信息維護、崗位與用戶的映射綁定設(shè)置等；支持分級組織機構(gòu)崗位管理設(shè)定，具有管理權(quán)限的人員可以管理所屬組織機構(gòu)下的崗位和崗位用戶；與學(xué)校的行政崗位信息（來源于組工人事系統(tǒng)）進行自動同步、校驗，可以進行崗位和組織機構(gòu)、角色信息、人員信息的互查。

3 因公臨時出國（境）管理服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)成效

因公臨時出國（境）審批，是大連理工大學(xué)國際處服務(wù)廣大師生的最直接的窗口。學(xué)校因公臨時出國（境）教師數(shù)量年平均2000人次，占學(xué)校教師總數(shù)的46%，占專任教師總數(shù)的77%。在學(xué)校智慧大工和服務(wù)型機關(guān)建設(shè)的力推下，國際處聯(lián)合了學(xué)校財務(wù)處、組織部一同開發(fā)了教職工因公臨時出國（境）管理服務(wù)系統(tǒng)，借助“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”徹底實現(xiàn)出國（境）審批一網(wǎng)通辦。

（1）審批流程得到優(yōu)化。利用工作流管理系統(tǒng)完成原線下審批過程中無法實現(xiàn)的并行任務(wù)的執(zhí)行，傳統(tǒng)紙質(zhì)模式下串聯(lián)的審批過程轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上并聯(lián)的審批方式，審批效率大幅度提升。教師再也不用持紙質(zhì)版申請材料，周轉(zhuǎn)于二級單位外事秘書、出訪經(jīng)費負責(zé)人、學(xué)院內(nèi)部黨政負責(zé)人、國際處、財務(wù)處、組織部等職能部門之間，一次出訪少跑九趟腿兒，學(xué)校外事管理服務(wù)部門整體行政辦公效率得到了提高。

（2）提供人本綠色的業(yè)務(wù)服務(wù)。線下紙質(zhì)版出國（境）申請重復(fù)填表問題嚴(yán)重，系統(tǒng)對各職能部門要求的填報事項進行合理整合，個人基本信息由公共數(shù)據(jù)平臺直接帶入，行程信息、訪問內(nèi)容等多部門要求的出訪核心信息僅維護錄入一次，由后臺管理推送給各職能部門審閱。教師再也無須填寫個人校內(nèi)公示表、公示期結(jié)束后的情況說明表、國際處要求填寫的出國（境）申請表、財務(wù)處要求填寫的預(yù)算審批表、組織人事部門要求填寫的人員備案表等，一次出訪少填五張表累積紙張十余頁，教師業(yè)務(wù)申請的體驗感得到較大改善。

（3）業(yè)務(wù)辦理溝通成本降低。統(tǒng)一消息平臺整合了多種通信手段，平臺與統(tǒng)一身份認(rèn)證進行集成實現(xiàn)用戶的實名認(rèn)證，具體通信方式包括手機短信、郵件、微信、門戶消息、i大工移動APP等。系統(tǒng)可授權(quán)崗位、角色、和用戶發(fā)送信息，申請人和審批人均可以隨時隨地接收和查閱到申請信息與審批進度。教師再也無需四處打聽業(yè)務(wù)辦理人的聯(lián)系方式和辦公地址，反復(fù)垂詢辦理進度與處理狀態(tài)。系統(tǒng)幫助下多方實現(xiàn)了線上的智能溝通，管理人員的工作效率得到提高。

（4）規(guī)避違規(guī)行為，簡化人工審核。信息校驗、政策植入、紀(jì)律提醒等手段幫助教師規(guī)避可能出現(xiàn)的違規(guī)行為。因公臨時出國（境）管理服務(wù)系統(tǒng)與年度出訪計劃申報系統(tǒng)聯(lián)動，規(guī)避教師無計劃出訪的風(fēng)險；直接導(dǎo)入財政部出國（境）住宿及伙食公雜補助標(biāo)準(zhǔn)，出國（境）預(yù)算一鍵生成，規(guī)避無預(yù)算、超預(yù)算出訪的風(fēng)險；與出訪前行程變更申請系統(tǒng)聯(lián)動，規(guī)避教師隨意更改行程和訪問內(nèi)容的風(fēng)險；申請時與出訪前向教師推送行前須知與出訪紀(jì)律提醒，降低教師違反外事紀(jì)律的風(fēng)險。

（5）信息共享程度提高。查詢系統(tǒng)面向二級單位外事秘書與審批責(zé)任人開放，便于各個歸口部門對學(xué)校國際化數(shù)據(jù)、國際化資源進行發(fā)掘和分析，為學(xué)科、專業(yè)的國際化發(fā)展提供指導(dǎo)。

4 結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”體系構(gòu)建下的高校因公臨時出國（境）管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了管理與服務(wù)的整合，形成了精簡而高效的審批運作模式，向廣大教師提供了規(guī)范而透明的業(yè)務(wù)服務(wù)，體現(xiàn)了高校出國（境）業(yè)務(wù)管理部門的核心價值。