王姝蘊

(南通職業(yè)大學(xué) 江蘇南通 226001)

引言

我國在信息化革命的浪潮中，通過科技的不斷突破，信息化技術(shù)水平也日益提升。高職院校的學(xué)籍管理一直是一項繁瑣、復(fù)雜的工作，尤其是學(xué)籍檔案的保存有諸多的弊端。我國各行各業(yè)在信息化趨勢下，將高職院校檔案管理信息化，成為了適應(yīng)當(dāng)下發(fā)展的重要路徑。檔案管理信息化不但能夠減少檔案的遺失與損毀，還能夠根據(jù)工作進行流轉(zhuǎn)，對學(xué)生日后的工作意義重大。

一、高職院校學(xué)籍檔案管理信息化的意義

我國當(dāng)前的高職院校中，學(xué)籍檔案的管理尤為重要，是其進行教育管理的基礎(chǔ)性工作。但是，學(xué)籍檔案的管理具有很大的難度，導(dǎo)致當(dāng)前高職院校在此方面的管理水平不高。當(dāng)前形勢下，我國隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都在逐步實現(xiàn)信息化管理，高職院校也不例外，加強對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，充分利用信息技術(shù)已成為大勢所趨。運用計算機對學(xué)籍檔案進行管理，不但可以提高精確性，還可以提高運算速度和文件整理的速度，工作效率是人工整理的數(shù)倍。我國當(dāng)前的高職院校，大多數(shù)還停留在人工整理學(xué)籍檔案的發(fā)展階段，不但耗費的人力、物力，而且人工整理的速度較慢。由于操作人員的疏忽和疲憊，還容易導(dǎo)致錯誤的計算結(jié)果。信息技術(shù)的引入，使得高職院校學(xué)籍檔案管理變得更加便利，對學(xué)籍檔案的整理、計算的流程也由以前的繁瑣局面，充分實現(xiàn)了簡化，省去大量的紙質(zhì)資料，提高效率的同時，無論人力、物力都實現(xiàn)了節(jié)約。我國通過進行信息化建設(shè)管理，使當(dāng)前高職院校的學(xué)籍檔案管理更加智能化，管理效率也得到了很大提升。[1]

二、高職院校學(xué)籍檔案管理信息化的發(fā)展情況

當(dāng)今，我國信息技術(shù)發(fā)展迅速，各行各業(yè)也不斷從中受益，陸續(xù)開始推行信息化管理，以提高自身的管理效率。目前，高職院校在推行信息化管理中存在較大難度。首先，高職院校負責(zé)人應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念。一些負責(zé)人的思想觀念并沒有實現(xiàn)與時俱進，對學(xué)籍檔案方面的管理，還停留在過去傳統(tǒng)落后的管理觀念上；其次，高職院校重視程度不夠。許多高職院校對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，多由人工整理文件的方式進行，在充足的勞動力條件下，可以滿足當(dāng)前管理的需要。因此，并沒有大力推行信息化管理；最后，操作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。當(dāng)前，高職院校在學(xué)籍檔案的管理方面存在一些年齡較大，資歷較老的職工，他們對檔案管理這項工作兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍。但是，由于年齡較大，對信息技術(shù)的掌握能力較差，也難以提升工作效率。[2]

三、應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)籍信息的信息化策略

應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)籍信息對畢業(yè)證書、學(xué)位證書的發(fā)放具有重要的參考價值。同時，考慮到學(xué)生就業(yè)及相關(guān)的時間節(jié)點問題，此類資料的信息化除了應(yīng)充分保證準(zhǔn)確性之外，還要考慮到時間性，盡量將信息的錄入、核對、校驗等環(huán)節(jié)所耗費的時間控制，以預(yù)留出富裕時間。學(xué)校在具體的工作中，如果前期沒有完整的信息化模式，可以考慮優(yōu)先開發(fā)錄入程序，通知相關(guān)的應(yīng)屆畢業(yè)生，自行錄入畢業(yè)核查所需要的基本資料。這樣，可以在短時間內(nèi)迅速構(gòu)建起海量的信息化資料網(wǎng)絡(luò)。同時，學(xué)校需要對學(xué)生的學(xué)歷信息進行準(zhǔn)確的記錄，避免出現(xiàn)記錄錯誤。學(xué)生基本信息，如年齡、性別、身份證號等信息的核查，可以考慮通過與戶籍管理相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)校對。

四、應(yīng)屆新生學(xué)籍信息的信息化策略

應(yīng)屆新生的學(xué)籍信息相比較應(yīng)屆畢業(yè)生而言，其在時間方面的嚴(yán)謹(jǐn)性要求降低。因此，應(yīng)注重其基本信息的錄入。由于我國現(xiàn)階段多已經(jīng)實現(xiàn)公民基本信息的系統(tǒng)錄入管理，此類信息可以考慮與相關(guān)的數(shù)據(jù)庫進行聯(lián)網(wǎng)來獲取。同時，考慮到信息的真實性，學(xué)校可以選擇合適的時期，組織學(xué)生對自己的基本信息進行核驗。在該過程中，學(xué)校應(yīng)著重注意數(shù)據(jù)的隱私性，采取一對一，而非多對一的核驗方式。以此，保障學(xué)生的隱私權(quán)利。為保證信息的準(zhǔn)確性，學(xué)生進行信息修改時，應(yīng)首先提交可以證明已經(jīng)錄入相關(guān)信息有誤的材料，并且由專業(yè)人員，而非學(xué)生本人進入系統(tǒng)進行修改。

五、學(xué)生信息改動的信息化策略

學(xué)生在讀書期間會通過參加多種課、內(nèi)外活動鍛煉自我，提高自身能力。在此過程中，學(xué)籍內(nèi)容也能夠起到較好的記錄作用。同時，學(xué)校需要對學(xué)生的學(xué)籍內(nèi)容進行完整的記錄，使得學(xué)籍信息能夠進行統(tǒng)一的打包，一旦出現(xiàn)學(xué)生的學(xué)籍變動，可以以整體打包的形式發(fā)送到下一學(xué)籍管理單位，減少了學(xué)籍變動過程中的復(fù)雜性。除此之外，學(xué)生在讀期間的違紀(jì)行為，也應(yīng)及時記錄以起到警示作用。相比較于獎勵類信息，此類信息應(yīng)構(gòu)建起完整的信息反饋機制，由相關(guān)監(jiān)督人員在將懲罰信息公示，且無異議之后，直接錄入系統(tǒng)。

六、總結(jié)

信息化的技術(shù)以操作便捷化、安全化備受關(guān)注，高職院校在改革的背景下，將其應(yīng)用于高職院校的學(xué)籍檔案管理是大勢所趨。高職院校的學(xué)籍檔案信息化意義重大，不但簡化了高職院校對學(xué)籍管理的復(fù)雜性，對學(xué)生日后的發(fā)展也能起到良好的促進作用。當(dāng)學(xué)生在進行工作變更時，信息化的檔案管理也能夠作為學(xué)歷證明的重要組成部分。雖然，現(xiàn)階段部分高職院校學(xué)籍管理的信息化仍然存在一定的問題。但是，隨著技術(shù)的發(fā)展，一定能夠逐步完善。