◎王克昌

（國電陜西新能源有限公司 陜西 西安 710065）

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分。當前，許多企業(yè)對檔案管理不夠重視，人員配備不全，檔案收繳質量不高，沒有充分地發(fā)揮檔案管理對企業(yè)管理的支撐作用。隨著檔案信息化、電子化的發(fā)展，檔案管理在企業(yè)管理中地位越來越重要，對企業(yè)發(fā)展中的基礎作用越來越強大。如何提升電子信息化檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)生產、經營、技術攻關等方面的重要作用，是目前檔案管理的重要課題。

一、電子信息化檔案管理綜述

（一）電子信息化檔案管理的定義

我國有5000多年的發(fā)展歷史，從古代的甲骨文到周朝的青銅器記錄，從紙張記錄到現代數字化、大數據記錄，漫漫歷史長河都離不開檔案記錄。檔案為分析某個歷史階段或歷史事件提供重要的依據，為今后的發(fā)展提供經驗借鑒。一個企業(yè)的發(fā)展歷程也一樣，從檔案中可以吸取經驗教訓，同時可以揚長避短，積累經驗，形成企業(yè)文化，為企業(yè)決策者提供有力支持。[1]

電子信息化檔案管理，是企業(yè)管理環(huán)節(jié)中所有工作的收口環(huán)節(jié)。它承載著企業(yè)發(fā)展的歷史，記錄著企業(yè)的發(fā)展軌跡，它的價值就在于記錄著真實的歷史，保留著客觀的原始材料，為以后的歷史研究提供第一手資料。

（二）電子信息化檔案管理工作的具體內容

電子信息化檔案工作是企業(yè)重要的基礎性工作之一。隨著計算機和網絡技術的日益發(fā)達，從傳統(tǒng)的檔案管理到電子信息化的檔案管理模式的轉變，已成為一種必然趨勢。按照國家檔案歸檔規(guī)范要求，檔案工作的歸檔過程是非常細致非常繁瑣的過程，不只是簡單地收繳歸類。

例如文書檔案的歸檔，首先按照文件內容進行分類，分為行政、經營、財務、生產、人事五大類；第二步，分保管期限，分為永久、30年、10年三類；第三步，批復和對應的請示文件合在一起；第四步，按照時間先后排序；第五步，編頁碼；第六步，文件按照順序編號；第七步，蓋檔號章，填寫檔號；第八步，按照經營、行政、財務、生產、人事五大類裝文書檔案盒，并給盒子排序編號；第九步，按照各分類，把每份文件錄入電子檔案管理系統(tǒng)。

（三）電子信息化檔案管理的價值

電子信息化檔案管理的意義，不僅僅在于收集整編原始資料，體現真實的過去，更在于為檔案的查詢、閱覽提供便利，為未來提供基礎資料。傳統(tǒng)的檔案查詢都是人工查詢，工作量大，效率低下，隨著現代電子信息的發(fā)展，大數據、人工智能的快速發(fā)展，為檔案管理的智能化提供了發(fā)展機遇。建立檔案電子管理系統(tǒng)后，雖然在檔案歸檔過程中增加了大量的工作，但使得檔案檢索、查詢更加準確、快速便捷。隨著人工智能、互聯網的快速發(fā)展，相信在不久的將來人們獲取檔案信息的方式更多，查詢閱覽更快速便利。過去需要花費幾個小時甚至更多時間才能找到一份資料，如今只需幾分鐘就能完成，極大地提高了工作效率，從而為企業(yè)的生產、經營、決策提供快速高效的支持作用。[2]

電子信息化檔案管理實現了檔案資源的傳遞與共享。電子信息化檔案管理模式以計算機技術為基礎，可以構建一個完整的檔案信息傳遞平臺，不同的信息使用者之間可以實現檔案信息的共享，從而為企業(yè)管理者的決策提供必要的依據，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)管理中的重要作用，實現檔案管理與企業(yè)發(fā)展的同步。企業(yè)在進行文化建設中，對于以往歷史的整合，離不開檔案的查找，有利于保證企業(yè)在長期發(fā)展過程中堅守初心、明確企業(yè)發(fā)展目標，有利于為企業(yè)文化發(fā)展提供深厚堅實的基礎、確定發(fā)展戰(zhàn)略。

二、企業(yè)檔案電子信息化建設的具體內容

（一）電子檔案標準規(guī)范的建設

現階段，在信息技術不斷發(fā)展的情況下，我國已經針對電子檔案分特性制定出了相應的標準和規(guī)范。因此企業(yè)在檔案電子信息化建設的過程中需要結合企業(yè)自身的實際情況，參照國家相關標準，構建電子檔案的形成、歸檔以及網絡傳輸過程的管理規(guī)范，并將其落實到企業(yè)檔案信息化建設的進程當中。企業(yè)電子檔案標準規(guī)范可以說是目前信息高速公路當中的交通守則，可以有效保證企業(yè)電子檔案信息的安全性。

（二）電子檔案應用系統(tǒng)的建設

企業(yè)電子檔案應用系統(tǒng)的建設主要包含四部分內容，分別是檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的應用以及檔案信息的安全。電子檔案應用系統(tǒng)的建設與企業(yè)檔案信息化的整體建設進程有著密切的關系。企業(yè)的電子檔案應用系統(tǒng)可以由企業(yè)內部的研發(fā)部門進行自主研發(fā)，也可以使用專門的軟件開發(fā)公司所開發(fā)的專業(yè)軟件。

但是在開發(fā)工作開始之前，企業(yè)需要針對自身檔案管理的現狀進行充分調研，了解檔案信息化建設對應用系統(tǒng)的相關要求，最終使應用系統(tǒng)在功能需求方面契合于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。此外，檔案信息化建設還要包含電子文件的管理，因此在電子檔案應用系統(tǒng)的建設工作中還要充分考量企業(yè)的其他信息系統(tǒng)，使這些信息系統(tǒng)當中具有價值的電子文件實現自動歸檔。

（三）電子檔案信息化資源的建設

企業(yè)在信息化資源建設過程中要以企業(yè)內部所存儲的檔案數字化為基礎，將工作重點向電子文件的歸檔管理方向轉移，最終全面提升電子檔案信息化資源建設的水平。電子檔案信息化資源的建設可以說是信息時代下企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展核心，檔案信息當中蘊藏著企業(yè)的價值，在企業(yè)運行過程中發(fā)揮著至關重要的作用，其開發(fā)和利用的層次是企業(yè)檔案電子信息化建設成就的重要衡量標準。檔案信息資源建設的主要內容包括企業(yè)內部檔案的數字化建設以及電子文件的整理和接收工作。檔案信息資源建設的主要模式包括企業(yè)內部檔案目錄中心的數據庫建設以及其他類型數字化檔案數據庫建設等。

（四）電子檔案信息化工作隊伍的建設

檔案管理工作的主體是人。因此企業(yè)方面要重點關注檔案管理人才隊伍的建設，提升檔案管理隊伍的技術性和專業(yè)性，積極學習各項專業(yè)技術，提升檔案管理工作人員的安全意識，熟練運用身份認證技術、防火墻技術以及數據備份等技術保障檔案的安全。此外，在檔案管理人員入職之前，企業(yè)要對其進行系統(tǒng)化的入職培訓，幫助檔案管理人員建立責任意識和專業(yè)技能知識體系，同時要定期組織在職員工進行階段性的培訓，實時更新工作人員的專業(yè)技能，最終打造一支專業(yè)化的信息檔案管理團隊。

三、結語

電子信息化檔案對企業(yè)管理非常重要，其價值也不是僅僅由其經濟價值來評價的。作為一種信息資源，是企業(yè)發(fā)展的無形資產，規(guī)范化、科學化的檔案管理，不僅體現檔案的管理水平，而且促進企業(yè)的管理水平。電子信息化檔案管理已滲透到企業(yè)管理的方方面面，隨著信息化和大數據的快速發(fā)展，電子信息化檔案對企業(yè)的支撐作用將更加有力。