淺談集中化財務(wù)管理模式實際運用中利弊
2019-12-21 05:06:58鄭昱福建新華發(fā)行集團有限責任公司
新商務(wù)周刊 2019年13期
文/鄭昱，福建新華發(fā)行（集團）有限責任公司
福建新華（發(fā)行）集團有限責任公司（下文簡稱：發(fā)行集團）成立于2004年5月，是根據(jù)福建省委、省政府關(guān)于《福建新華發(fā)行集團組建方案》之精神，由全省各縣市新華書店國有資本持有者共同出資設(shè)立的企業(yè)集團。發(fā)行集團作為一個有著69家分公司及11家二級子公司的集團單位，經(jīng)營范圍：圖書出版物、音像制品、電子出版物的批發(fā)、零售業(yè)務(wù)。
發(fā)行集團目前財務(wù)管理采取方式，所屬各單位根據(jù)規(guī)模配備相應(yīng)的財務(wù)人員。各單位日常賬務(wù)處理工作依托于用友NC財務(wù)系統(tǒng)，由各單位財務(wù)人員上報，集團匯總。各單位財務(wù)審核由財務(wù)人員由按照集團統(tǒng)一的規(guī)章制度，對照每年的集團下達給各單位經(jīng)營預(yù)算目標，通過OA辦公軟件系統(tǒng)層層上報審核。各單位資金方面，對分公司的資金通過銀行系統(tǒng)進行收支兩條線管控，各子公司資金由各單位財務(wù)人員進行管理。集團通過ERP購銷存系統(tǒng)實行對圖書采取集中化采購，根據(jù)各單位實際情況進行分銷。
財務(wù)管理是依靠各單位財務(wù)人員從財務(wù)角度對企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟事項是否合法合規(guī)、是否能為企業(yè)帶來收益、以及如何對相關(guān)風險進行控制，財務(wù)管理的效果能否實現(xiàn)還是需要依靠每個財務(wù)人員來執(zhí)行。但由于發(fā)行集團所屬單位遍布全省各地，受到不同經(jīng)濟發(fā)展水平的差異，以及原有改制時歷史遺留問題，造成招聘的財務(wù)人員財務(wù)管理水平參差不齊；對事項判斷、審核存在主觀判斷差異。此外一些規(guī)模較小的基層店，由于所涉及的經(jīng)濟業(yè)務(wù)相對單一，所以對財務(wù)人員的管理水平?jīng)]有得到鍛煉，時間一長個別單位財務(wù)人員財務(wù)管理水平得不到提升。
與各單位單獨核算財務(wù)管理模式不同，集中化財務(wù)管理模式的優(yōu)勢在于其規(guī)模效應(yīng)下的成本降低、財務(wù)管理水平及效率提高和企業(yè)核心競爭力上升。具體表現(xiàn)為:
1 集中化財務(wù)管理模式精簡財務(wù)人員，簡化審核
采用集中化財務(wù)管理模式，依靠集團頂層設(shè)計上對現(xiàn)有各單位相關(guān)職能部門進行重新職能劃分，業(yè)務(wù)流程改造，通過對集團各單位現(xiàn)有日常發(fā)生的各類別業(yè)務(wù)的審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題的歸納總結(jié)，對業(yè)務(wù)存在風險和漏洞進行梳理，合并業(yè)務(wù)同類項，對所有單位采用相同的標準作業(yè)流程，廢除冗余的步驟和流程，設(shè)計運用相關(guān)電子表單，根據(jù)現(xiàn)有的相關(guān)制度把原來需要由人工對照制度審核部分（如：差旅費住宿標準，伙食補貼標準等）通過公式審核嵌入電子表格，由自動審核以達到簡化財務(wù)人工工作。達到精簡財務(wù)人員，提高財務(wù)管理水平。只要保留少數(shù)的財務(wù)人員，對經(jīng)常性事項進行復(fù)核，使財務(wù)人員有更多時間，直接深入透到最原始基層業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)去，發(fā)現(xiàn)新的問題，提出建議，完善制度不足。
2 集中化財務(wù)管理模式改變財務(wù)人員工作職責
財務(wù)會計與管理會計的職責分離，是現(xiàn)代市場經(jīng)濟條件下企業(yè)財務(wù)管理的必然趨勢。從職能上看，財務(wù)會計工作主要是賬務(wù)處理，對它的要求是真實客觀地反映企業(yè)經(jīng)營狀況，并符合各項規(guī)章制度的要求；管理會計主要涉及企業(yè)理財，即為資金的籌措和運用提供決策依據(jù)。在集中化財務(wù)管理模式模式下，將日常重復(fù)度高、工作量大的會計核算工作集中起來統(tǒng)一處理，通過銀企直聯(lián)、ERP自動憑證生成，使財務(wù)會計與管理會計的分離成為可能。集中化財務(wù)管理模式運用技術(shù)手段把財務(wù)人員日常憑證處理、報表生成由電腦自動生成。通過減少財務(wù)人員數(shù)目和減少中間管理層級來實現(xiàn)這方面管理效益。同時，財務(wù)人員更集中精力研究管理在集團的核心業(yè)務(wù)，從而使更多財務(wù)人員從會計核算中解脫出來，能夠為公司業(yè)務(wù)部門的經(jīng)營管理和高層領(lǐng)導的戰(zhàn)略決策提供高質(zhì)量的財務(wù)決策支持，促進核心業(yè)務(wù)發(fā)展。
3 集中化財務(wù)管理模式可以財務(wù)人員，管理更“專”
集中化財務(wù)管理模式在改造財務(wù)審核流程、合并業(yè)務(wù)同類項的基礎(chǔ)上，通過崗位設(shè)置，定崗定責，再將讓每一項具體的業(yè)務(wù)分配給專門的財務(wù)人員進行處理。所謂熟練生巧，可以進一步讓財務(wù)人員對特定業(yè)務(wù)的管理水平更“?！钡哪繕?，也達到集團制度自上而下同一化的執(zhí)行力。再通過一段時間對相關(guān)數(shù)據(jù)的整理、分析，提出相關(guān)建議。對企業(yè)內(nèi)控上管理方面進行的補缺補漏更精準。集中化財務(wù)管理模式，人員的總體專業(yè)技能較高，提供的服務(wù)更專業(yè)。
4 集中化財務(wù)管理模式降低用工、培訓成本
由于采用集中化財務(wù)管理模式，財務(wù)管理水平與效率提高。對個別財務(wù)人員的能力要求不再像從前那樣全面。在沒有集中化財務(wù)管理模式之前，各地分、子公司都需要有自己的財務(wù)部門，要求相應(yīng)的財務(wù)人員要熟悉本單位的整套財務(wù)系統(tǒng)，能獨立完成所有的賬目處理。但在集中化財務(wù)管理模式下，由于分工的明確和細化，部分財務(wù)人員只需完成整個賬目處理中的一個或某幾個環(huán)節(jié)。比如差旅費的審核，由于之前電子表單前期審核，負責該部分審核的財務(wù)人員只要針對原始單據(jù)相關(guān)信息進行復(fù)核。集中集團所有單位相同的業(yè)務(wù)審核，面對具體業(yè)務(wù)財務(wù)人員就不需要做一個單位全套賬目處理，而只是需要處理幾個單位同一個賬目處理環(huán)節(jié)。這就如同工業(yè)化的流水線，降低了對每個流水線上員工的要求，即使是剛畢業(yè)的大學生，也能勝任。在大量節(jié)省人力資源及人力成本的同時，還保證了操作的準確性和可靠性，并且明確了各人的責任，有助于員工的績效考核。解決了由于不同單位財務(wù)人員水平參差不齊的矛盾。由于財務(wù)人員相對集中，公司較易提供相關(guān)培訓，培訓費用也大為節(jié)省。
5 集中化財務(wù)管理模式實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)共享
原有各單位單獨核算模式下，由于財務(wù)人員關(guān)系隸屬于各分子公司，個別單位財務(wù)人員在相關(guān)數(shù)據(jù)處理可能會存在本位主義的主觀偏差，匯總的數(shù)據(jù)可能存在一定差異，對了解集團整體數(shù)據(jù)難免造成偏差。采用集中化財務(wù)管理模式，財務(wù)人員集中化管理，對集團的分、子公司的所有財務(wù)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)匯總、分析不再費時費力，更容易做到跨地域、跨部門整合數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)相對準確。
6 集中化財務(wù)管理模式可以財務(wù)人員，由專變?nèi)?/h2>
在集中財務(wù)管理模式下，通過選擇相關(guān)的財務(wù)人員不定期施行輪崗制度，財務(wù)人員基于在某一類事項的上的“?！钡幕A(chǔ)上，通過輪崗，使財務(wù)人員從“?！鞭D(zhuǎn)變?yōu)椤叭?，在看問題上不至于偏面，達到鍛煉財務(wù)人員的目的，使企業(yè)收獲更多的又“?！庇帧叭钡呢攧?wù)人員為企業(yè)經(jīng)營提供建議。能顯著地提高財務(wù)人員的工作效率，并形成不斷進取的文化。在集團建立子公司或者有新的項目，財務(wù)集中化財務(wù)管理模式能馬上為這些新建的子公司或者有新的項目提供服務(wù)。
但是集中化財務(wù)管理模式的也會存在一些不足：
6.1 集中化財務(wù)管理模式，財務(wù)人員可能無法直接與各單位業(yè)務(wù)人員交流，面對的是系統(tǒng)上的業(yè)務(wù)數(shù)字，有時候可能要實地核實相關(guān)業(yè)務(wù)；同時，有些業(yè)務(wù)需要財務(wù)人員到相關(guān)部門進行處理，如：為了滿足稅務(wù)人員的約談、詢問、審計等工作增加的費用支出，如差旅費。
6.2 集中化財務(wù)管理模式下，在過渡期間，有可能造成總部財務(wù)人員迅速增加，短時間人工成本不降反升。后期信息管理與信息系統(tǒng)成本的提高。為了滿足集中化財務(wù)管理模式的需要，必須指派專人負責設(shè)計財務(wù)共享中心的信息管理模式及提升信息系統(tǒng)管理功能，如：日常的表單維護，公式更新，需要投入財力、物力進行維護；這些花費都比較大。
6.3 集中化財務(wù)管理模式下，會計原始資料保管費用增大，會計資料保管方法有兩種,一種是將會計資料集中保存,這種保管方式，各單位會計資料原件必須定期郵寄至總部，對于分子公司較多，業(yè)務(wù)量較大單位，可能需要較大檔案保管空間；另一種是各單位自行保管、備查的財務(wù)管理資料,總部公司需要調(diào)取會計原始資料，要么需要郵寄，要么需要出差至分子公司去調(diào)取相關(guān)資料。
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