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        高校電子檔案管理發(fā)展的影響因素分析

        2019-12-20 08:47:30尹明山
        卷宗 2019年33期
        關(guān)鍵詞:電子檔案管理機(jī)制影響因素

        尹明山

        摘 要:如今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展,尤其是科技的普遍性使得現(xiàn)在的辦公越來(lái)越電子化。各個(gè)高校亦是如此,都在跟隨時(shí)代潮流的腳步,檔案管理也趨于電子化,即便是電子檔案管理在小規(guī)模領(lǐng)域已有明顯的優(yōu)勢(shì),但是因?yàn)橄嚓P(guān)配置和軟件的不足,高校的電子檔案管理依舊存在局限性,很難大范圍的普及。因此高校電子檔案管理應(yīng)該建立統(tǒng)一性的機(jī)制,著重運(yùn)用規(guī)范化的形式去管理電子檔案,進(jìn)而去完善電子檔案管理系統(tǒng),和專業(yè)技術(shù)人員一起致力于提升電子管理的質(zhì)量。

        關(guān)鍵詞:電子檔案;管理機(jī)制;影響因素

        科技在不斷進(jìn)步,傳統(tǒng)的電子檔案暴露出來(lái)的不足越來(lái)越多,因此在這個(gè)辦公電子化的時(shí)代,檔案管理電子化變得尤為重要。而高校電子檔案應(yīng)該在專業(yè)性、立異性與個(gè)性化的基礎(chǔ)下進(jìn)行管理,在綜合性的制度下整體提升技術(shù)水平,建立完善的檔案管理制度。

        1 傳統(tǒng)檔案和電子檔案的差異

        1)傳統(tǒng)檔案。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案屬于紙質(zhì)文件,所以它要求有大批的保存文檔的文件袋,也要求擁有巨大的存儲(chǔ)位置,然而一旦紙質(zhì)文件被潮氣滲透、被蟲子咬壞,將會(huì)受到一定程度的損傷,需要耗費(fèi)大量時(shí)間精力去復(fù)原。假如,突如其來(lái)的一場(chǎng)大火把儲(chǔ)存文件的地方燒毀,那某人需要查找的資料也就無(wú)法找回。倘若在電子檔案的管理下,這種類似的意外就可以被避免。

        2)電子檔案。相比較傳統(tǒng)檔案而言,電子檔案具有存儲(chǔ)空間小、方便查找和進(jìn)行備份等優(yōu)點(diǎn)。電子檔案儲(chǔ)存空間小是因?yàn)樗梢詨嚎s大批文件,將其保存在網(wǎng)盤上,而且不會(huì)由于自然因素而被損壞,便于長(zhǎng)期儲(chǔ)存,且因檔案資料都趨于電子化,備份就顯得尤為便利,無(wú)需打印這些繁瑣的工序。在電子檔案的系統(tǒng)中可以很便利的查找相關(guān)資料,申請(qǐng)步驟也只要在網(wǎng)上進(jìn)行即可。盡管電子檔案有著很多優(yōu)點(diǎn),但它也有不足的地方,就是很容易遭到外部的侵入,惡意偷走我們的資料。

        2 學(xué)校電子檔案管理的作用要素

        1)技術(shù)性。對(duì)高校電子檔案產(chǎn)生作用的要素多種多樣,其中最主要的要素是技術(shù)?,F(xiàn)如今信息時(shí)代來(lái)臨,伴隨著大數(shù)據(jù)的普遍,學(xué)校的電子檔案管理迅猛發(fā)展,且傳統(tǒng)的檔案管理也即將被電子檔案技術(shù)代替。隨著現(xiàn)代化的電子技術(shù)日益發(fā)達(dá),電子檔案的管制和保存也變得更加迅速、便利以及安全,而且它的局限性也在逐漸降低,已經(jīng)可以用來(lái)提升學(xué)校的工作效率,達(dá)成學(xué)校信息資料共享。即使電子檔案存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng),發(fā)展空間無(wú)限,可以保存越來(lái)越多的數(shù)據(jù)類型,但是它還是有一些缺點(diǎn),放在網(wǎng)絡(luò)上的檔案會(huì)輕易被修改,且容易丟失。

        2)法律性。須得推動(dòng)電子檔案法律的普遍,進(jìn)而推動(dòng)電子檔案有條不紊的發(fā)展,確保電子檔案的安全性,實(shí)現(xiàn)電子檔案在高校建設(shè)中的作用?,F(xiàn)如今針對(duì)電子檔案,高校推出了一系列的制度,著重提出應(yīng)該在程序化與規(guī)范化的規(guī)則下利用電子檔案。所以現(xiàn)在高校電子檔案的管理制度得到了很大的改變,高校電子檔案管理的發(fā)展速度也日益提升,規(guī)范化的形式為電子檔案的管理營(yíng)造了良好的氛圍。在制度化的作用下高校電子檔案迅速發(fā)展,電子檔案的編輯形式已經(jīng)由傳統(tǒng)化轉(zhuǎn)向了現(xiàn)代化,相關(guān)的制度規(guī)則有效的補(bǔ)救了電子檔案運(yùn)用時(shí)產(chǎn)生的紕漏,也確保了電子檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

        3)嚴(yán)密性。加快學(xué)校電子檔案管理進(jìn)展的首要因素是嚴(yán)密性。高校檔案被秘密的保存在相關(guān)的儲(chǔ)存機(jī)構(gòu),與檔案資料透明公開的規(guī)定相悖,致使學(xué)生不能夠合理地使用相關(guān)信息,檔案管理也沒有實(shí)現(xiàn)它應(yīng)有的效果。由于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨,學(xué)校逐漸意識(shí)到檔案信息資料的關(guān)鍵影響,開始看重檔案的社會(huì)服務(wù)效果以及它在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要地位。由于檔案管理的技術(shù)提升和檔案的保密系統(tǒng)的發(fā)展,高校電子檔案的安全系數(shù)逐漸提高,也讓越來(lái)越多的地方開始使用電子檔案,使得電子檔案資料的共享和傳遞都在安全的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。但某些高校依舊很謹(jǐn)慎地使用電子檔案,沒有達(dá)到檔案的全公開化,必須在作用權(quán)限范圍內(nèi)利用檔案信息,所以檔案電子化依舊是道阻且長(zhǎng)。

        3 高校電子檔案管理出現(xiàn)的首要問題

        1)傳統(tǒng)觀念的改變。在信息時(shí)代下,依舊存在很多網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)且威脅較大,所以一般來(lái)說(shuō),大家都認(rèn)為紙質(zhì)的檔案管理比較安全,因此需要盡快加強(qiáng)電子檔案的保密性。目前在大家眼里,檔案管理就必須要有紙質(zhì)版的資料,進(jìn)行分類保存,查詢資料的時(shí)候需要申請(qǐng),申請(qǐng)通過后才可以在監(jiān)控下查找你想要的資料,即便是普通的資料也是要記錄在內(nèi)的,此項(xiàng)工作特別復(fù)雜。而且為了檔案能夠更長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ),還要求保養(yǎng)紙質(zhì)的文件資料,避免被蛀蟲損壞文件,進(jìn)而造成不可逆的損壞。

        2)技術(shù)裝備的更新不足。由于檔案管理電子化是建立在有著專業(yè)管理技術(shù)的基礎(chǔ)上,所以就要求建立更專業(yè)的檔案管理系統(tǒng),這樣才能使電子檔案發(fā)揮出其共享傳遞價(jià)值。雖然高校創(chuàng)立了電子檔案管理系統(tǒng),但相關(guān)的管理技術(shù)依舊更新不足,其中有很多高價(jià)值的紙質(zhì)資料沒有電子化,且電子檔案掃描配置推廣不夠。檔案資料的分散儲(chǔ)存形式致使電子檔案信息存在孤島現(xiàn)象,導(dǎo)致一系列的電子檔案共享性未達(dá)到預(yù)期要求。因此必須在共享的原則下著重改良檔案安全管理體系,優(yōu)化電子檔案管理的軟件和硬件的設(shè)備,來(lái)降低電子檔案的網(wǎng)絡(luò)空間運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。

        3)技術(shù)人員的匱乏?,F(xiàn)如今,大部分專業(yè)的電子檔案管理人員都集合在校級(jí)的檔案管理部門,然而院系和部門的專業(yè)人員就比較少,學(xué)生的電子檔案數(shù)據(jù)資料設(shè)備質(zhì)量都偏低,學(xué)校的基層部門也還沒有配置相關(guān)的管理人員,所以說(shuō)現(xiàn)在高校電子檔案管理人員還是很匱乏。信息技術(shù)因受到傳統(tǒng)的檔案管理方法的影響而發(fā)揮不了全部的作用,某些管理人員不能完全駕馭檔案管理運(yùn)行方式,且從事電子檔案管理人員的素質(zhì)水平普遍較低。目前阻礙電子檔案技術(shù)的推廣和限制電子檔案的發(fā)展的主要原因是,高校沒有注重檔案管理人員的訓(xùn)練工作,不能隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)而增強(qiáng)管理人員的革新意識(shí)。

        4 高校電子檔案管理的改良辦法

        1)完善規(guī)范化的管理制度。不僅要?jiǎng)?chuàng)設(shè)高校檔案的大數(shù)據(jù)系統(tǒng),還要大力推廣高校電子檔案的管理工作機(jī)制。第一,在統(tǒng)一的管理制度和專業(yè)的電子檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)上創(chuàng)辦檔案管理平臺(tái),在統(tǒng)一的平臺(tái)下達(dá)到檔案數(shù)據(jù)資料的有效吸收和分享。第二,開設(shè)專門的電子檔案管理部門,成立電子檔案相關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制,確定各部門在電子檔案管理中的分工。第三,在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)下改良電子檔案的發(fā)展形式,改良電子檔案的發(fā)展措施,建立綜合性的檔案管理體系。

        2)提升相關(guān)管理人員的素養(yǎng)。為了推動(dòng)高校電子檔案管理工作高質(zhì)量的發(fā)展,必須提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。第一,需要大量引入專業(yè)性強(qiáng)的管理人才,提高各部門的管理能力,優(yōu)化管理人員的相關(guān)配置。第二,建立正確的檔案管理培訓(xùn)制度,增加對(duì)管理人員的專業(yè)訓(xùn)練,有針對(duì)性的提升管理人員的專業(yè)水平。第三,經(jīng)常對(duì)管理人員進(jìn)行技術(shù)考核,設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制,加強(qiáng)管理人員增強(qiáng)意識(shí)的自覺性。

        5 結(jié)論

        現(xiàn)如今高校電子檔案管理的發(fā)展面臨瓶頸期,因此需要我們不斷地去探索解決問題。我們知道高校電子檔案管理受技術(shù)、法律和人為因素等影響,因此我們可以按照這些因素來(lái)進(jìn)行改革,進(jìn)而促進(jìn)電子檔案管理的進(jìn)步,相信未來(lái)高校的電子檔案管理一定會(huì)越來(lái)越正規(guī),越來(lái)越便利。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]葛詠.高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及應(yīng)對(duì)措施[J].技術(shù)與市場(chǎng),2019,26(09):50-51+53.

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