黃紅歡

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)水平的持續(xù)提升，計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技、文化、環(huán)境的健康發(fā)展都具備重要的影響力，更為人們的生活、工作提供了諸多便利。當(dāng)前社會(huì)諸多行業(yè)都離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，由于當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作改革的不斷深化，傳統(tǒng)的檔案管理方式很難達(dá)到全面、真實(shí)、精確、簡(jiǎn)便的規(guī)范要求。因此本文針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理中如何有效應(yīng)用新技術(shù)來提升管理質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展的具體策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);事業(yè)單位;人事檔案管理

事業(yè)單位中內(nèi)部人事的檔案管理工作占據(jù)十分重要的地位，檔案管理更是人事管理的核心?，F(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位人事管理制度在持續(xù)創(chuàng)新完善，人事檔案的價(jià)值十分重要。事業(yè)單位人事人員要正確認(rèn)識(shí)到應(yīng)用新技術(shù)推進(jìn)檔案管理工作的重要性，并在工作中合理應(yīng)用新技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理模式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)平臺(tái)來完善管理方案，提升管理水平進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全面、安全、優(yōu)質(zhì)的管理。

針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，如何滿足檔案管理的技術(shù)需求、增強(qiáng)檔案管理工作人員的技術(shù)水平等，本文對(duì)如何開展管理工作的具體策略進(jìn)行了探討。

1 在事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)的重要作用

1.1 有效提升人事檔案管理的工作效率

在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，檔案管理人員只能通過手工抄寫且不斷補(bǔ)充修改的方式來進(jìn)行檔案記錄，查找某人檔案時(shí)需要花費(fèi)較大的精力和時(shí)間，工作效率非常低，有時(shí)還會(huì)發(fā)生查詢無(wú)果的“死檔案”狀況。而應(yīng)用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理，主要措施有：一、優(yōu)化檔案記錄方式。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用電子文檔記錄檔案，打印出紙質(zhì)檔案并轉(zhuǎn)換為電子文檔保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中;二、優(yōu)化檔案存儲(chǔ)方式。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行加工、分析、提取、分類，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理;三、優(yōu)化檔案查詢方式。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置規(guī)范的索引，便于快速、高效的查找到需應(yīng)用的檔案信息，提高檔案的應(yīng)用效率;相比于傳統(tǒng)的檔案管理，應(yīng)用新技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理可以有效提升管理質(zhì)量，增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)、查詢等工作的效率，并且可利用互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)快速傳輸，便于對(duì)檔案進(jìn)行高效的維護(hù)和管理。

1.2 應(yīng)用新技術(shù)推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)初期，人事檔案的利用服務(wù)技術(shù)如果存在不足，極易導(dǎo)致資源不能被有效掌握，但在信息化建設(shè)的背景下，順應(yīng)科技發(fā)展潮流，使事業(yè)單位人事檔案管理更加一體化，有效發(fā)揮例如（職員的戶籍資料、身體狀況、工作職位、級(jí)別、個(gè)人考勤信息、工作檔案、重要事件查詢）的利用效率。相比于傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，缺乏有效的服務(wù)途徑，只有手工記錄，查找和翻閱都會(huì)受限，并且會(huì)造成一定程度的信息缺失。信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，可以為管理者提供更加多元化的查找、翻閱、修改、提取等服務(wù)，例如通過檔案匯編、遠(yuǎn)程控制查看文件等。事業(yè)單位建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，每個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量都要保證，保證設(shè)計(jì)準(zhǔn)確性的同時(shí)來進(jìn)行軟件開發(fā)，包括錄入檔案信息、進(jìn)行標(biāo)簽分類、插入檔案索引、檔案信息修改或刪除、整理歸納等工作需求，要利用新技術(shù)來完善傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式的不足，改善管理方式，嚴(yán)格校準(zhǔn)檔案信息，避免出現(xiàn)遺漏。

1.3 應(yīng)用新技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理也是衡量一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作通過有效利用先進(jìn)的技術(shù)手段來提高檔案管理水平，人事檔案信息化的實(shí)現(xiàn)有效減輕了檔案管理人員的工作量，增強(qiáng)了人事檔案管理的工作效率，且檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)又依賴于檔案信息化管理的支持，因此，充分體現(xiàn)了利用新技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化對(duì)于檔案管理的重要意義。

2 事業(yè)單位在人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)的目標(biāo)

事業(yè)單位推行檔案信息化管理是為了更好的推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，提高檔案信息的整理、利用效率，檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，要有效完善傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理速度上更有效率，信息容量大，檢索方便，解決了人工檔案管理的問題，并且越來越多的企業(yè)選擇檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

基于科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的有效應(yīng)用，對(duì)檔案管理也產(chǎn)生一定的影響，信息化管理促使檔案管理方式從傳統(tǒng)的單一形式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣问?，互?lián)網(wǎng)技術(shù)成了信息傳遞的重要方式，電子文檔所具有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)給傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案文化產(chǎn)生了一定沖擊。當(dāng)前事業(yè)單位可應(yīng)用新技術(shù)來要求檔案管理工作者提升整體素質(zhì)，適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展，學(xué)習(xí)并掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，掌握互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞的規(guī)律;并且要求檔案管理部門要摒棄原有傳統(tǒng)管理模式的約束，引入新的服務(wù)理念與現(xiàn)代化的管理方式，拓展原有的服務(wù)對(duì)象，以實(shí)現(xiàn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下求得更大的生存和發(fā)展空間。

3 在檔案信息化管理建設(shè)中應(yīng)用新技術(shù)的途徑

3.1 正確認(rèn)識(shí)新技術(shù)應(yīng)用對(duì)檔案管理的重要性

基于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理服務(wù)的要求也在不斷提升，先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的作用也越來越顯著。檔案管理工作要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展下的企業(yè)需求，有效利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。通過利用新技術(shù)手段來完善檔案館的建設(shè)，讓使用者可通過安全、可靠、便捷的互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案利用。同時(shí)，檔案管理部門還必須順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，對(duì)管理工作進(jìn)行文化包裝，進(jìn)一步拓展檔案的利用價(jià)值，使相關(guān)人員在查閱和利用檔案獲取信息的同時(shí)，也能享受到先進(jìn)技術(shù)帶來的便捷。

在人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)必須先得到事業(yè)單位管理層領(lǐng)導(dǎo)的重點(diǎn)支持，才能引起檔案管理人員的重視，管理層領(lǐng)導(dǎo)首先要提倡全體員工來積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)新技術(shù)，并應(yīng)用在具體工作中，要求檔案管理人員構(gòu)建完整的項(xiàng)目規(guī)劃，明確單位的檔案管理工作發(fā)展目標(biāo)，舉行培訓(xùn)、交流會(huì)等，引導(dǎo)大家學(xué)習(xí)其他單位先進(jìn)的人事檔案管理技術(shù)，正確認(rèn)識(shí)所在單位檔案管理工作存在的不足，有效學(xué)習(xí)如何應(yīng)用新技術(shù)來完善管理模式。

3.2 提升檔案管理人員的安全保密意識(shí)

在人事檔案管理中利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在為企業(yè)創(chuàng)造更加高效、便捷的檔案服務(wù)之外，也給人事檔案的管理造成了一定的安全隱患。有些企業(yè)在提取、利用檔案信息資源的過程中，容易出現(xiàn)檔案丟失和信息泄露等現(xiàn)象，所以，在利用新技術(shù)優(yōu)化檔案管理的過程中，可以對(duì)檔案的管理安全進(jìn)行完善，避免出現(xiàn)檔案丟失和信息泄露的狀況。

首先，要提升管理人員的專業(yè)能力，針對(duì)重要的信息檔案必須要進(jìn)行的嚴(yán)密的分類管理，有效利用信息技術(shù)的安全功能來進(jìn)行分層加密。其次，檔案管理工作者要對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)備份。針對(duì)各部門、各級(jí)別的使用權(quán)限要?jiǎng)澐置鞔_，不允許發(fā)生越權(quán)使用檔案數(shù)據(jù)的事情，同時(shí)要遵守檔案管理保密制度進(jìn)行工作，保障人事檔案信息的安全性。最后，由于電子檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境和存儲(chǔ)方式的要求比較高，因此管理者要做好防潮、防輻射、防病毒等工作，重視對(duì)檔案信息的安全管理，要針對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行針對(duì)性的安全管理，確保檔案信息的安全完整。

3.3 增強(qiáng)檔案管理人員的整體水平

由于信息技術(shù)的快速更新，增強(qiáng)檔案管理人員的工作能力很有必要。第一要為檔案信息化管理的提供可靠的硬件建設(shè)基礎(chǔ)，持續(xù)完善硬件環(huán)境，并且要增強(qiáng)檔案管理者的業(yè)務(wù)水平和文字能力。第二要加強(qiáng)培訓(xùn)管理，豐富培訓(xùn)方式，引導(dǎo)檔案管理人員積極主動(dòng)的參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，增強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，并開展交流活動(dòng)促進(jìn)各部門之間的良好溝通，從交流過程中相互學(xué)習(xí)與借鑒。第三要完善考核制度和獎(jiǎng)懲制度，可階段性對(duì)檔案管理者的工作態(tài)度、崗位職責(zé)、政治思想、工作業(yè)績(jī)、專業(yè)水平等方面進(jìn)行考核，對(duì)優(yōu)秀檔案管理人員要及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心和管理能力。

3.4 完善法律法規(guī)、規(guī)范檔案管理

1）完善檔案管理的規(guī)范制度。事業(yè)單位可根據(jù)《檔案法》的內(nèi)容作為參考：（1）建立全面、規(guī)范的檔案管理制度，明確檔案查閱、修改、提取的使用規(guī)范。（2）明確檔案管理各項(xiàng)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)、查閱室、辦公室要由相應(yīng)的人分開管理，室內(nèi)必須具有空調(diào)、溫濕度監(jiān)測(cè)儀、滅火器、防潮、去濕、防盜等安全防護(hù)設(shè)施。（3）明確規(guī)范嚴(yán)格保密制度，建立健全監(jiān)督制度，保障檔案的完整性和安全性。

2）重視對(duì)檔案管理法律法規(guī)的完善。建立健全檔案管理的法律法規(guī)，明確規(guī)范檔案管理部門與其他部門或職員等人之間的法律關(guān)系。檔案的形成、資料的采集、信息管理和檔案利用也都需要相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)給予保障。人事部門和其他部門的領(lǐng)導(dǎo)，要提升檔案法律意識(shí)，引導(dǎo)員工詳細(xì)閱讀《檔案法》等相關(guān)的法規(guī)文件，增強(qiáng)人事檔案管理的法律意識(shí)，要結(jié)合政策的改革發(fā)展來明確人事檔案管理工作的需求，并進(jìn)行工作發(fā)展的規(guī)劃，完善人事檔案管理工作的相關(guān)規(guī)則制度，使檔案管理工作有法可依、有章可循。

4 結(jié)束語(yǔ)

基于科學(xué)經(jīng)濟(jì)水平的健康發(fā)展，信息化技術(shù)的應(yīng)用使得事業(yè)單位在對(duì)各類人事檔案信息資源的文化建設(shè)和管理措施越來越完善，利用先進(jìn)技術(shù)來建立對(duì)應(yīng)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面可以有效增強(qiáng)人事檔案管理的功能性，另一方面有利于推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案信息化結(jié)構(gòu)的優(yōu)化以及事業(yè)單位之間檔案信息資源的整合。因此，應(yīng)用新技術(shù)建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，可提升事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)水平。總的來說，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下完善人事檔案管理，目的是為了有效利用和管理檔案信息資源，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展，為國(guó)家發(fā)展提供更好的價(jià)值。

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