馬書群

（河南信息工程學校，鄭州 450003）

引 言

現階段，隨著我國科技水平的不斷提升，很大程度上促進著計算機信息技術的進步，實現了生產及生活中的廣泛應用，為人類及社會發(fā)展帶來了極大的便利。將計算機信息技術應用于企業(yè)人事檔案管理工作當中，其工作效率及工作質量將會得到明顯的提升，使得人事檔案的價值作用得到充分發(fā)揮，更好地服務于企業(yè)發(fā)展?；诖?，本文首先概述了計算機信息技術在人事檔案管理中的應用意義；其次分析了當前企業(yè)人事檔案管理現狀；最后探討了企業(yè)人事檔案管理中計算機信息技術的應用對策。

人事檔案管理作為企業(yè)的一項重要工作，以往的傳統人事檔案管理模式所存在的弊端日益突出，已經無法滿足人事檔案管理工作需求，降低了管理水平。而在互聯網時代背景下，計算機信息技術在企業(yè)人事檔案管理中的應用成為發(fā)展的必然趨勢，這是提升企業(yè)人事檔案管理水平，保障企業(yè)穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的關鍵，因此企業(yè)領導人員及管理人員要提起足夠的重視。

一、計算機信息技術在人事檔案管理中的應用意義概述

（一）有助于提高人事檔案管理效率

企業(yè)人事檔案完整地記錄著企業(yè)員工的個人經歷、學習狀況、社會關系以及獎懲等方面的信息，這是企業(yè)領導人員重要的查閱資料。通過將計算機信息技術應用于企業(yè)人事檔案管理工作當中，構建數字化檔案信息管理系統平臺，不僅能夠更加快速及時地查閱到企業(yè)員工的相關資料，并且檔案管理效率得到了明顯的提升。

（二）有助于降低人事檔案管理成本

企業(yè)人事檔案管理工作是一項長期性工作，企業(yè)發(fā)展必須要重視起該項工作。在過去的一段時間里，企業(yè)在人事檔案管理的過程當中主要以紙質檔案為主，需要較大的儲存空間，并且需要配備專業(yè)的隊伍進行管理以確保人事檔案的完整性與安全性。與此同時，在翻閱紙質檔案后，會導致其出現一定的磨損，降低檔案信息的儲存效果。然而將計算機信息技術應用于企業(yè)人事檔案管理工作當中，構建數字化檔案管理系統，不僅能夠達到信息快速傳輸與共享的目的，而且云存儲的出現，能夠實現對超大容量電子檔案信息資料的存儲，管理成本明顯降低。

（三）有助于豐富人事檔案管理形式

傳統企業(yè)人事檔案信息主要以紙質形式為主，然后通過文件和照片來實現對人事信息的保存，不難看出其形式是非常單一的。然而將先進的計算機信息技術應用于企業(yè)人事檔案管理工作當中，能夠借助多種形式來儲存人事信息，甚至實現了文字、圖像以及音視頻的混合儲存管理，極大地豐富了人事檔案管理形式。

（四）有利于開發(fā)和利用檔案資源

計算機信息技術在企業(yè)人事檔案管理中的應用，在更好開發(fā)檔案信息資源的同時，提升了其利用效率，在人事檔案管理工作當中所起到的作用也越來越重要。企業(yè)人事檔案主要是為人事工作提供服務的，應用計先進的計算機軟件，構建立體化人事檔案資源集成管理模式，在充分開發(fā)并利用檔案資源的同時，更好地滿足檔案管理工作需求，為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎。

二、當前企業(yè)人事檔案管理現狀分析

（一）對人事檔案管理工作不夠重視

現階段，我們發(fā)現部分企業(yè)在發(fā)展的過程當中，往往忽略了人事檔案管理工作，領導不重視導致員工缺乏管理責任心，對于人事檔案管理處于應付狀態(tài)。與此同時，當前部分管理人員對于人事檔案管理存在錯誤的認識，將其是作為保管的事務性工作，只需要做好對個人材料的保管，確保其不丟失，并沒有意識到企業(yè)發(fā)展、經濟提升和人事檔案管理之間的密切聯系，導致很多企業(yè)在發(fā)展的過程當中缺乏對檔案管理工作的規(guī)劃與安排，再加上人員配置及經費投入的不足，極大地降低了企業(yè)人事檔案管理水平。

（二）人事檔案管理硬件設施投入不足

要想更好地儲存管理人事檔案，建立完善的檔案室至關重要。但是，當前我們發(fā)現大部分企業(yè)檔案管理室較為陳舊，設施設備落后，并不愿意在這一方面投入過多的資金，忽略了對先進硬件設施設備的配置。還有的企業(yè)存在文書、科技檔案公用檔案室的現象，導致檔案管理非?；靵y，久而久之會導致檔案材料出現破損，影響到人事檔案資料的利用。

（三）專職人事檔案管理人員配備不到位

眾所周知，企業(yè)人事檔案管理工作量較大，但是部分企業(yè)為了節(jié)省成本，往往存在一人身兼多職的現象：工作人員不僅要做好人事檔案資料收集、整理、分類、歸檔等工作，同時也要完成文書、科技等方面的檔案管理工作。這進一步加大了工作人員的工作壓力及工作量，久而久之導致其身心疲憊，降低了企業(yè)人事檔案管理水平。

（四）人事檔案管理人員管理綜合能力不高

企業(yè)人事檔案管理工作的開展，離不開專業(yè)人員的支撐，工作人員自身的水平能力及綜合素質在很大程度上影響著人事檔案管理水平。當前我們發(fā)現部分企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊，綜合素質亟待提升，并不具備良好的計算機應用水平，缺乏良好的工作責任心和積極性，不熟悉業(yè)務流程，在實際的工作當中存在敷衍了事的現象，極大地降低了企業(yè)人事檔案的完整性與安全性。

（五）人事檔案管理的信息化程度不高

現階段，隨著我國計算機信息技術的快速發(fā)展與進步，在各個領域中均實現了廣泛應用。在企業(yè)中的應用，為辦公工作的開展帶來了極大的便利。通過構建計算機信息化管理系統，能夠有效提升企業(yè)人事檔案管理效率及質量。但是，當前我們發(fā)現部分企業(yè)領導人員并不注重對先進技術手段的應用，傳統管理思想根深蒂固，雖然也有部分企業(yè)逐漸應用計算機信息技術展開檔案管理工作，但是卻并沒有完全實現信息化、自動化人事檔案管理。

三、企業(yè)人事檔案管理中計算機信息技術的應用對策探討

（一）建立人事檔案管理框架

1.加強檔案管理信息化網絡建設

大數據時代的帶來，計算機信息技術在企業(yè)管理中的應用成為必然。將其應用于企業(yè)人事檔案管理工作當中，構建檔案信息化管理系統，能夠為接下來人事檔案數據信息的管理和維護工作的開展帶來更大的便利，并且能夠極大地提升數據信息傳輸的安全性與穩(wěn)定性。新形勢下，企業(yè)以往傳統的檔案管理模式已經無法滿足人事檔案管理工作需求，影響著檔案管理及維護工作的開展。因此企業(yè)管理人員要充分意識到計算機信息技術的應用優(yōu)勢與價值，借助其優(yōu)勢構建認識檔案管理信息網絡化系統，并建立相應的檔案管理機構，為接下來檔案管理工作的開展打下良好的基礎。

2.強化人事檔案管理人員的信息化水平

新形勢下，借助計算機信息技術進一步加快信息化網絡建設，并建立更加規(guī)范的企業(yè)人事檔案信息管理系統機構，更好的保障了檔案管理工作的開展。為了最大限度的發(fā)揮出檔案信息化網絡系統的功能作用，企業(yè)要充分重視起對人事檔案管理人員信息化水平的強化，促使其掌握良好的計算機信息技術應用能力，更好的完成人事檔案管理工作，保障企業(yè)良好發(fā)展。

3.企業(yè)領導的高度重視和大力推動

企業(yè)在發(fā)展的過程當中，領導人員是否重視計算機信息技術的應用，是否支持人事檔案管理信息化建設，直接影響著企業(yè)人事檔案管理信息化水平?；诖耍滦蝿菹缕髽I(yè)領導人員要充分意識到計算機信息技術的應用重要性，加大對人事檔案管理工作的支持力度，加大資金、設備以及人才方面的配置與投入，將人事檔案管理信息化建設提上議程，充分結合企業(yè)實際狀況提出人事檔案管理要求，確保規(guī)范化、高效化完成人事檔案管理工作。

（二）做好信息化網絡技術檔案數據的維護工作

1.提升網絡化硬件設計和軟件設施的建設力度

企業(yè)人事檔案管理工作量巨大，為了更好的保障人事檔案管理工作的開展，要重視起對網絡軟硬件設施設備的建設力度，配備先進的設施設備，為檔案信息化管理打下基礎，同時也能夠更好的保障企業(yè)人事檔案管理系統的穩(wěn)定運行，確保人事檔案信息數據安全。

2.確保網絡化檔案信息數據的安全穩(wěn)定

在互聯網時代背景下，檔案數據資料安全問題引發(fā)了社會各界的關注?；诖耍髽I(yè)要積極應用計算機信息技術構建人事檔案管理信息化系統，提升人事檔案信息在輸入、傳遞以及處理等方面的安全性。以某企業(yè)為例，新形勢下人事檔案管理工作得到了領導人員的高度重視，通過實時化監(jiān)控人事檔案數據信息，有效確保了其安全性，實現了更加長久的應用。不僅如此，通過構建人事檔案信息化系統，有效解決了當前人事檔案信息量大和信息采集困難等方面的難題，使得企業(yè)人事檔案管理水平得到了顯著提升。

（三）人事檔案材料的收集

在人事檔案管理的過程當中，資料收集是一項重要工作。為了更好地完成該項工作，有必要建立健全完善的人事檔案管理制度，明確資料收集工作內容、流程以及方式方法，確保做到有章可循，以此來確保所收集到檔案資料的完整性。與此同時，為了提升檔案真實性，在收集資料時應做好調查工作，掌握最原始資料，并及時做好資料更新工作，進而更好地保障檔案資料的真實性與全面性。

（四）檔案信息的信息化處理

在過去的一段時間里，企業(yè)所采用的檔案管理模式需要耗費大量的時間與精力，并且工作效率低下。新形勢下，要借助計算機信息技術來展開對檔案信息的數字化加工，實現動態(tài)信息化錄入人事檔案資料。目前檔案信息處理主要是通過兩種方式完成的，一種是手動查詢并錄入信息數據庫，在這一過程當中首先需要按照資料做好對職工信息的分類錄入工作，在數據庫中直觀展示員工資料信息，使得管理人員能夠及時的查詢到所需要的信息資料，這不僅降低了時間與精力的損耗，并且資料查詢效率明顯提升；另一種是對現有電子檔案以及數字化檔案的歸納與整理，近年來隨著計算機信息技術在各個城市、行業(yè)領域的廣泛應用，很多企業(yè)均實現了檔案數據信息化發(fā)展。企業(yè)在人事檔案管理的過程當中，針對這些重要的個人檔案信息，在紙質文件保存的同時，應形成電子文檔，并做好備份工作，有效避免信息檔案出現丟失、失真以及老化現象。

（五）人事檔案信息的安全管理

計算機信息技術的應用，為人們的生產生活以及工作帶來了極大的便利。但是在這一過程當中卻也引發(fā)了一系列的風險問題。因此必須要重視起人事檔案信息的安全管理工作，進一步加大對檔案信息化管理監(jiān)控力度，尤其是對于電子檔案，要積極應用當前先進的加密技術、入侵檢測技術、訪問控制技術等等，最大限度的降低遭受病毒、黑客的入侵幾率，避免檔案資料出現丟失、泄露，保障企業(yè)人事檔案資料安全。

結 語

當前隨著計算機信息技術憑借自身的諸多優(yōu)勢，在各個領域中實現了廣泛的應用，取得了良好的應用成果。人事檔案管理作為企業(yè)的一項重要工作，針對當前所存在的一系列的問題，企業(yè)領導人員及管理人員要引起足夠的重視，加強對計算機信息技術的應用，在應用的過程當中要重點做好上述幾個方面的工作，最大限度地發(fā)揮出計算機信息技術的價值作用，在促進企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展的同時，促進其認識檔案管理水平的提升，保障企業(yè)的長遠、可持續(xù)發(fā)展。