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        計算機信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

        2019-12-19 20:42:32馬書群
        活力 2019年23期
        關(guān)鍵詞:計算機信息管理工作檔案管理

        馬書群

        (河南信息工程學校,鄭州 450003)

        引 言

        現(xiàn)階段,隨著我國科技水平的不斷提升,很大程度上促進著計算機信息技術(shù)的進步,實現(xiàn)了生產(chǎn)及生活中的廣泛應(yīng)用,為人類及社會發(fā)展帶來了極大的便利。將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當中,其工作效率及工作質(zhì)量將會得到明顯的提升,使得人事檔案的價值作用得到充分發(fā)揮,更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展?;诖耍疚氖紫雀攀隽擞嬎銠C信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用意義;其次分析了當前企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀;最后探討了企業(yè)人事檔案管理中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用對策。

        人事檔案管理作為企業(yè)的一項重要工作,以往的傳統(tǒng)人事檔案管理模式所存在的弊端日益突出,已經(jīng)無法滿足人事檔案管理工作需求,降低了管理水平。而在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下,計算機信息技術(shù)在企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用成為發(fā)展的必然趨勢,這是提升企業(yè)人事檔案管理水平,保障企業(yè)穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵,因此企業(yè)領(lǐng)導人員及管理人員要提起足夠的重視。

        一、計算機信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用意義概述

        (一)有助于提高人事檔案管理效率

        企業(yè)人事檔案完整地記錄著企業(yè)員工的個人經(jīng)歷、學習狀況、社會關(guān)系以及獎懲等方面的信息,這是企業(yè)領(lǐng)導人員重要的查閱資料。通過將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當中,構(gòu)建數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)平臺,不僅能夠更加快速及時地查閱到企業(yè)員工的相關(guān)資料,并且檔案管理效率得到了明顯的提升。

        (二)有助于降低人事檔案管理成本

        企業(yè)人事檔案管理工作是一項長期性工作,企業(yè)發(fā)展必須要重視起該項工作。在過去的一段時間里,企業(yè)在人事檔案管理的過程當中主要以紙質(zhì)檔案為主,需要較大的儲存空間,并且需要配備專業(yè)的隊伍進行管理以確保人事檔案的完整性與安全性。與此同時,在翻閱紙質(zhì)檔案后,會導致其出現(xiàn)一定的磨損,降低檔案信息的儲存效果。然而將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當中,構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),不僅能夠達到信息快速傳輸與共享的目的,而且云存儲的出現(xiàn),能夠?qū)崿F(xiàn)對超大容量電子檔案信息資料的存儲,管理成本明顯降低。

        (三)有助于豐富人事檔案管理形式

        傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案信息主要以紙質(zhì)形式為主,然后通過文件和照片來實現(xiàn)對人事信息的保存,不難看出其形式是非常單一的。然而將先進的計算機信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當中,能夠借助多種形式來儲存人事信息,甚至實現(xiàn)了文字、圖像以及音視頻的混合儲存管理,極大地豐富了人事檔案管理形式。

        (四)有利于開發(fā)和利用檔案資源

        計算機信息技術(shù)在企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用,在更好開發(fā)檔案信息資源的同時,提升了其利用效率,在人事檔案管理工作當中所起到的作用也越來越重要。企業(yè)人事檔案主要是為人事工作提供服務(wù)的,應(yīng)用計先進的計算機軟件,構(gòu)建立體化人事檔案資源集成管理模式,在充分開發(fā)并利用檔案資源的同時,更好地滿足檔案管理工作需求,為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

        二、當前企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀分析

        (一)對人事檔案管理工作不夠重視

        現(xiàn)階段,我們發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)在發(fā)展的過程當中,往往忽略了人事檔案管理工作,領(lǐng)導不重視導致員工缺乏管理責任心,對于人事檔案管理處于應(yīng)付狀態(tài)。與此同時,當前部分管理人員對于人事檔案管理存在錯誤的認識,將其是作為保管的事務(wù)性工作,只需要做好對個人材料的保管,確保其不丟失,并沒有意識到企業(yè)發(fā)展、經(jīng)濟提升和人事檔案管理之間的密切聯(lián)系,導致很多企業(yè)在發(fā)展的過程當中缺乏對檔案管理工作的規(guī)劃與安排,再加上人員配置及經(jīng)費投入的不足,極大地降低了企業(yè)人事檔案管理水平。

        (二)人事檔案管理硬件設(shè)施投入不足

        要想更好地儲存管理人事檔案,建立完善的檔案室至關(guān)重要。但是,當前我們發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)檔案管理室較為陳舊,設(shè)施設(shè)備落后,并不愿意在這一方面投入過多的資金,忽略了對先進硬件設(shè)施設(shè)備的配置。還有的企業(yè)存在文書、科技檔案公用檔案室的現(xiàn)象,導致檔案管理非?;靵y,久而久之會導致檔案材料出現(xiàn)破損,影響到人事檔案資料的利用。

        (三)專職人事檔案管理人員配備不到位

        眾所周知,企業(yè)人事檔案管理工作量較大,但是部分企業(yè)為了節(jié)省成本,往往存在一人身兼多職的現(xiàn)象:工作人員不僅要做好人事檔案資料收集、整理、分類、歸檔等工作,同時也要完成文書、科技等方面的檔案管理工作。這進一步加大了工作人員的工作壓力及工作量,久而久之導致其身心疲憊,降低了企業(yè)人事檔案管理水平。

        (四)人事檔案管理人員管理綜合能力不高

        企業(yè)人事檔案管理工作的開展,離不開專業(yè)人員的支撐,工作人員自身的水平能力及綜合素質(zhì)在很大程度上影響著人事檔案管理水平。當前我們發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊,綜合素質(zhì)亟待提升,并不具備良好的計算機應(yīng)用水平,缺乏良好的工作責任心和積極性,不熟悉業(yè)務(wù)流程,在實際的工作當中存在敷衍了事的現(xiàn)象,極大地降低了企業(yè)人事檔案的完整性與安全性。

        (五)人事檔案管理的信息化程度不高

        現(xiàn)階段,隨著我國計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展與進步,在各個領(lǐng)域中均實現(xiàn)了廣泛應(yīng)用。在企業(yè)中的應(yīng)用,為辦公工作的開展帶來了極大的便利。通過構(gòu)建計算機信息化管理系統(tǒng),能夠有效提升企業(yè)人事檔案管理效率及質(zhì)量。但是,當前我們發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)領(lǐng)導人員并不注重對先進技術(shù)手段的應(yīng)用,傳統(tǒng)管理思想根深蒂固,雖然也有部分企業(yè)逐漸應(yīng)用計算機信息技術(shù)展開檔案管理工作,但是卻并沒有完全實現(xiàn)信息化、自動化人事檔案管理。

        三、企業(yè)人事檔案管理中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用對策探討

        (一)建立人事檔案管理框架

        1.加強檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

        大數(shù)據(jù)時代的帶來,計算機信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用成為必然。將其應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當中,構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng),能夠為接下來人事檔案數(shù)據(jù)信息的管理和維護工作的開展帶來更大的便利,并且能夠極大地提升數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)陌踩耘c穩(wěn)定性。新形勢下,企業(yè)以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人事檔案管理工作需求,影響著檔案管理及維護工作的開展。因此企業(yè)管理人員要充分意識到計算機信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢與價值,借助其優(yōu)勢構(gòu)建認識檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng),并建立相應(yīng)的檔案管理機構(gòu),為接下來檔案管理工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。

        2.強化人事檔案管理人員的信息化水平

        新形勢下,借助計算機信息技術(shù)進一步加快信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè),并建立更加規(guī)范的企業(yè)人事檔案信息管理系統(tǒng)機構(gòu),更好的保障了檔案管理工作的開展。為了最大限度的發(fā)揮出檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能作用,企業(yè)要充分重視起對人事檔案管理人員信息化水平的強化,促使其掌握良好的計算機信息技術(shù)應(yīng)用能力,更好的完成人事檔案管理工作,保障企業(yè)良好發(fā)展。

        3.企業(yè)領(lǐng)導的高度重視和大力推動

        企業(yè)在發(fā)展的過程當中,領(lǐng)導人員是否重視計算機信息技術(shù)的應(yīng)用,是否支持人事檔案管理信息化建設(shè),直接影響著企業(yè)人事檔案管理信息化水平。基于此,新形勢下企業(yè)領(lǐng)導人員要充分意識到計算機信息技術(shù)的應(yīng)用重要性,加大對人事檔案管理工作的支持力度,加大資金、設(shè)備以及人才方面的配置與投入,將人事檔案管理信息化建設(shè)提上議程,充分結(jié)合企業(yè)實際狀況提出人事檔案管理要求,確保規(guī)范化、高效化完成人事檔案管理工作。

        (二)做好信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案數(shù)據(jù)的維護工作

        1.提升網(wǎng)絡(luò)化硬件設(shè)計和軟件設(shè)施的建設(shè)力度

        企業(yè)人事檔案管理工作量巨大,為了更好的保障人事檔案管理工作的開展,要重視起對網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施設(shè)備的建設(shè)力度,配備先進的設(shè)施設(shè)備,為檔案信息化管理打下基礎(chǔ),同時也能夠更好的保障企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行,確保人事檔案信息數(shù)據(jù)安全。

        2.確保網(wǎng)絡(luò)化檔案信息數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定

        在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下,檔案數(shù)據(jù)資料安全問題引發(fā)了社會各界的關(guān)注。基于此,企業(yè)要積極應(yīng)用計算機信息技術(shù)構(gòu)建人事檔案管理信息化系統(tǒng),提升人事檔案信息在輸入、傳遞以及處理等方面的安全性。以某企業(yè)為例,新形勢下人事檔案管理工作得到了領(lǐng)導人員的高度重視,通過實時化監(jiān)控人事檔案數(shù)據(jù)信息,有效確保了其安全性,實現(xiàn)了更加長久的應(yīng)用。不僅如此,通過構(gòu)建人事檔案信息化系統(tǒng),有效解決了當前人事檔案信息量大和信息采集困難等方面的難題,使得企業(yè)人事檔案管理水平得到了顯著提升。

        (三)人事檔案材料的收集

        在人事檔案管理的過程當中,資料收集是一項重要工作。為了更好地完成該項工作,有必要建立健全完善的人事檔案管理制度,明確資料收集工作內(nèi)容、流程以及方式方法,確保做到有章可循,以此來確保所收集到檔案資料的完整性。與此同時,為了提升檔案真實性,在收集資料時應(yīng)做好調(diào)查工作,掌握最原始資料,并及時做好資料更新工作,進而更好地保障檔案資料的真實性與全面性。

        (四)檔案信息的信息化處理

        在過去的一段時間里,企業(yè)所采用的檔案管理模式需要耗費大量的時間與精力,并且工作效率低下。新形勢下,要借助計算機信息技術(shù)來展開對檔案信息的數(shù)字化加工,實現(xiàn)動態(tài)信息化錄入人事檔案資料。目前檔案信息處理主要是通過兩種方式完成的,一種是手動查詢并錄入信息數(shù)據(jù)庫,在這一過程當中首先需要按照資料做好對職工信息的分類錄入工作,在數(shù)據(jù)庫中直觀展示員工資料信息,使得管理人員能夠及時的查詢到所需要的信息資料,這不僅降低了時間與精力的損耗,并且資料查詢效率明顯提升;另一種是對現(xiàn)有電子檔案以及數(shù)字化檔案的歸納與整理,近年來隨著計算機信息技術(shù)在各個城市、行業(yè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,很多企業(yè)均實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)信息化發(fā)展。企業(yè)在人事檔案管理的過程當中,針對這些重要的個人檔案信息,在紙質(zhì)文件保存的同時,應(yīng)形成電子文檔,并做好備份工作,有效避免信息檔案出現(xiàn)丟失、失真以及老化現(xiàn)象。

        (五)人事檔案信息的安全管理

        計算機信息技術(shù)的應(yīng)用,為人們的生產(chǎn)生活以及工作帶來了極大的便利。但是在這一過程當中卻也引發(fā)了一系列的風險問題。因此必須要重視起人事檔案信息的安全管理工作,進一步加大對檔案信息化管理監(jiān)控力度,尤其是對于電子檔案,要積極應(yīng)用當前先進的加密技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、訪問控制技術(shù)等等,最大限度的降低遭受病毒、黑客的入侵幾率,避免檔案資料出現(xiàn)丟失、泄露,保障企業(yè)人事檔案資料安全。

        結(jié) 語

        當前隨著計算機信息技術(shù)憑借自身的諸多優(yōu)勢,在各個領(lǐng)域中實現(xiàn)了廣泛的應(yīng)用,取得了良好的應(yīng)用成果。人事檔案管理作為企業(yè)的一項重要工作,針對當前所存在的一系列的問題,企業(yè)領(lǐng)導人員及管理人員要引起足夠的重視,加強對計算機信息技術(shù)的應(yīng)用,在應(yīng)用的過程當中要重點做好上述幾個方面的工作,最大限度地發(fā)揮出計算機信息技術(shù)的價值作用,在促進企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展的同時,促進其認識檔案管理水平的提升,保障企業(yè)的長遠、可持續(xù)發(fā)展。

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