王欣榮

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雖然辦公室工作人員的水平逐步提高，但由于辦公室工作人員的思想政治教育工作也不盡如人意，這將反映在秘書的日常工作中。

1 企業(yè)文秘人員的參謀助手作用

在企事業(yè)單位中，辦公室是后勤綜合管理與行政協(xié)調管理的主要場所，承擔著內部繁重且冗雜的各類行政管理工作，需要不斷就實際問題請示上級領導，匯報事件發(fā)展近況與處理進度，還要第一時間向下級傳達指令與任務，保證各項細節(jié)工作的落實。另外，辦公室不僅要協(xié)調企事業(yè)單位的基層工作，還需平衡內部人員的關系，嚴格遵守現(xiàn)行法律法規(guī)與內部制度條例積極做好外交工作，確保對外商貿活動的有序開展。由此可知，企事業(yè)單位文秘工作人員的工作效率、質量與內部綜合管理息息相關，為此，企事業(yè)單位必須加大對辦公室文秘工作的重視度，采取必要的措施增強工作時效性與精確性[1]。

2 提高辦公室文秘工作效率的具體策略

2.1 樹立價值觀念，強化服務意識

（1）樹立創(chuàng)新意識。作為辦公室文秘人員，要順應時代發(fā)展趨勢，切實轉變思想觀念，創(chuàng)新工作模式，并深度剖析本職工作的內涵，通過總結實踐經驗優(yōu)化工作手段，全身心的投入工作。同時還需提高自身工作衡量標準，客觀認知個體的綜合能力，充分發(fā)揮文秘人員的職能優(yōu)勢，實現(xiàn)自身經濟價值與工作崗位價值的統(tǒng)一。

（2）強化風險意識。作為企事業(yè)單位的文秘人員，應深刻認知辦公室在企業(yè)運營體系中發(fā)揮著重要作用，積極倡導愛崗敬業(yè)精神，嚴格遵守行業(yè)的職業(yè)規(guī)范，為基層工作傾注充沛的情感。在實際工作過程中，由衷的關心體貼每一位員工，盡可能的了解職工的心理變化與生活近況，為其提供必要的幫助，消除其后顧之憂，為企事業(yè)單位的運營創(chuàng)造有利條件。此外，文秘人員還要強化工作作風，顧全大局，在事件處理過程中，綜合考量多方面的制約因素，將負面影響降到最低水平。且高度參與公益奉獻活動，實現(xiàn)集體利益與個人利益的協(xié)調統(tǒng)一[2]。

2.2 要練就好文筆，確保充分發(fā)揮公文作用

公文的主要作用是總結工作、安排工作、傳達會議的精神和領導的要求，它是一個單位的臉面。公文寫作的水平影響了一個單位的形象和信息傳播的有效性，而秘書工作的核心是書面工作，就主要體現(xiàn)在公文撰寫上。因此，做好辦公室秘書工作，確保公文的規(guī)范化，具有十分重要的意義。要充分發(fā)揮公文的作用，必須加強理論知識的研究，加強對上級文件和領導干部的研究，跟上上級的要求。同時，文秘工作者應該表現(xiàn)出良好的寫作能力和較強的理解能力，制定標準和精細的工作模板示例，實現(xiàn)文檔處理標準、流暢、安全，文檔內容要簡潔，表達要準確。

2.3 必須加強對辦公室文員的學習

辦公室文秘要想細化工作內容，做好各項工作，則必須有明確的政治立場和扎實的專業(yè)素質，要非常了解單位執(zhí)行的有關行政辦公類制度，如值班制度、公文相關制度、會議相關制度、檔案有關制度等等。當前，通過系統(tǒng)培訓與深入學習可切實提高文秘人員的工作效率與服務質量。對此，文秘工作人員應當明確工作方向和自身工作內容、重要性，強化主動學習思想，積極學習技能，開闊視野。與此同時，可邀請專家和上級領導組織文秘人員進行培訓，開辦講座，全面提升文秘人員的專業(yè)素質和業(yè)務水平。除此之外，必須加強禮儀知識的學習，規(guī)范文秘人員的行為舉止，針對禮儀進行專項培訓。然后，辦公室內部應當建立健全的考核體制，并實施嚴格的獎懲制度，對于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員可予以經濟獎勵，違規(guī)者必須嚴懲[3]。

2.4 協(xié)調處理企事業(yè)單位基層業(yè)務的平衡關系

（1）轉變文秘工作的被動局面。對于企事業(yè)單位來說，大部分辦公室工作需要聽從管理決策層的統(tǒng)一差遣。但這并不代表辦公室工作是完全被動的，文秘人員作為領導決策層的軍事參謀，應當著眼于全局。對此，文秘人員應以集體利益為重，維護企業(yè)的運營與社會形象，以企業(yè)可持續(xù)發(fā)展為宗旨組織參與多元化的公共活動。同時文秘人員還要強化自身職責意識，協(xié)調處理領導交辦的各類事物，不斷積累實踐經驗，摸索規(guī)律，以此為基準，監(jiān)督引導其他職工的工作。（2）協(xié)調繼承與創(chuàng)新的關系。繼承優(yōu)良傳統(tǒng)是萬物尋求創(chuàng)新的根本保障，而創(chuàng)新理念也是繼承的進一步拓展。文秘人員需在日常工作中，延續(xù)以往實踐積累與驗證的優(yōu)良工作手段，不斷解放思想，創(chuàng)新工作模式。只有保證繼承與創(chuàng)新的協(xié)調配合，才能開創(chuàng)企業(yè)運作的新局面。

2.5 注重文秘檔案管理信息化建設

隨著互聯(lián)網時代的飛速發(fā)展，專業(yè)的工作人員要將傳統(tǒng)工作和信息化技術融合發(fā)展，這樣才能夠提升工作效率，讓工作更加準確穩(wěn)定地進行，所以開展文秘檔案管理信息化建設是非常重要的。由于文秘檔案管理工作較為復雜，所以現(xiàn)代的信息技術有著很大的發(fā)展方向和應用空間，這種技術可以將工作的標準進行統(tǒng)一，科學檢索和錄入檔案信息，以此來提高工作的規(guī)范性。而且在實際的工作中，我們需要找到一條高效的信息化工作道路，這是現(xiàn)代文秘檔案管理工作發(fā)展的最主要方向。

3 結語

綜上所述，企業(yè)在新時期的發(fā)展和進步離不開高效的經營和有效的管理，企業(yè)的辦公室秘書工作具有極其重要的地位和作用。辦公室秘書人員要不斷提高自己的業(yè)務能力，總結自己的工作方法，提高主動意識，協(xié)調好員工與領導、部門和部門之間的關系，提高工作效率，不斷創(chuàng)新和進步，為單位工作的順利開展提供堅實的保障。