摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，單位檔案管理強化規(guī)范化原則、實事求是原則和全局性原則。單位檔案管理的運用從提取檔案信息中的各類數(shù)據(jù)、開發(fā)檔案信息中的數(shù)據(jù)平臺、提升檔案信息化的服務水平入手。單位檔案管理未來從加強檔案管理工作觀念的更新、加強檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新、加強檔案管理服務的工作創(chuàng)新等方面提升服務水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);單位;檔案管理;芻議

一、大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理原則

（一）規(guī)范化原則

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，對數(shù)據(jù)的管理與使用成為信息化背景下人們生活不可缺少的一部分。任何一家單位的發(fā)展都是由歷史脈絡形成與不斷發(fā)展壯大交織在一起的。隨著單位資產(chǎn)規(guī)模和員工數(shù)量的不斷增加，涉及到單位發(fā)展的各種檔案的保存與使用成為了新的議題。檔案通常記錄了單位各個歷史時期發(fā)展中的重要事件、經(jīng)濟往來、人員流動等的重要信息，對檔案資源的利用要規(guī)范，按照流程查閱相關(guān)內(nèi)容。

（二）實事求是原則

在檔案管理工作中，為了解決檔案信息日益龐大的難題，在其中引入大數(shù)據(jù)信息技術(shù)是很有必要的。[1]單位根據(jù)具體情況調(diào)取相關(guān)檔案信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對重要信息進行編碼、提取、加密等工作可以提高檔案信息的利用率和保密性。使檔案管理工作更好的適應大數(shù)據(jù)時代的要求。檔案工作人員在利用檔案信息時，要樹立實事求是的原則，根據(jù)需要提取檔案信息。

（三）全局性原則

由于將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來，對數(shù)據(jù)的完整性提出了更高的要求。單位檔案一般年代久遠從而導致相關(guān)信息量巨大，對信息的錄入顯得格外關(guān)鍵。同時，由于單位是一個社會系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，與社會其他機構(gòu)的交流非常緊密，相關(guān)往來的歷史信息對單位的發(fā)展也起到了關(guān)鍵性的作用。檔案管理人員在調(diào)取單位檔案信息時，根據(jù)實際情況提取信息。

二、大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理運用

（一）提取檔案信息中的各類數(shù)據(jù)

在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的幫助下，其可對檔案中的關(guān)鍵信息予以精確性的提取和挖掘，采用文本數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對數(shù)據(jù)信息中的文字予以更加有效的分析。[2]同時，隨著單位事務的不斷增多，如何從海量的信息中快速提取出有用信息對檔案管理人員提出了新的要求。通過對必要數(shù)據(jù)的提取，不僅提高了檔案的利用率，也對檔案管理者的實操技能的提升有很強的針對性。

（二）開發(fā)檔案信息中的數(shù)據(jù)平臺

單位檔案數(shù)據(jù)非常復雜，涉及到很多字段。在大數(shù)據(jù)背景下對數(shù)據(jù)的提取要求非常高，需要建立相應的數(shù)據(jù)平臺來提高數(shù)據(jù)挖掘和提取的信度和效度。另外，通過開發(fā)單位檔案數(shù)據(jù)平臺可以有效提高大數(shù)據(jù)共享的效度，提升單位服務的客戶對信息需求的滿意度。數(shù)據(jù)平臺的開發(fā)是單位對外宣傳的窗口，訪問者可以通過信息了解單位，也更好地挖掘了用戶的隱形訴求。

（三）提升檔案信息化的服務水平

在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的幫助下可以有效實現(xiàn)檔案信息智能化檢索、定制、咨詢、保密、追蹤等服務，為用戶提供有效的信息。同時對單位檔案管理者而言，大數(shù)據(jù)的應用提升了檔案的利用效率，提高了數(shù)據(jù)處理的速率，對接了大數(shù)據(jù)管理的平臺，對信息資源的有效共享提供了堅實的基礎(chǔ)。對單位決策管理者而言，可以根據(jù)歷史數(shù)據(jù)提前研判未來發(fā)展趨勢，提高風險防控。

三、大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理發(fā)展

（一）加強檔案管理工作觀念的更新

在大數(shù)據(jù)時代背景下單位對檔案管理工作提出了更高的要求，單純的對檔案進行歸檔和整理已經(jīng)逐漸無法滿足單位的使用需求，因此在檔案管理工作創(chuàng)新中還需要從工作觀念轉(zhuǎn)變。[3]為了提升服務質(zhì)量和水平，觀念的轉(zhuǎn)變是第一位的。在遵循部分資料保密的基礎(chǔ)上，提升單位檔案管理的實效性，提升單位檔案的利用水平，強化單位檔案管理的服務意識，提高數(shù)據(jù)化利用水平。

（二）加強檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)背景下講究數(shù)據(jù)的實效性和真實性顯得格外重要。傳統(tǒng)的檔案儲存與翻閱方式已經(jīng)不能適應經(jīng)濟快速發(fā)展的需要。特別是數(shù)據(jù)時代的來臨，人們每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)交換都是以億兆為單位。同時，加強對單位紙質(zhì)原始檔案的管理用新的防腐防塵材料予以保管，提高原始檔案保存的水平。

（三）加強檔案管理服務的工作創(chuàng)新

對于檔案使用者而言，通過檢索相關(guān)字段提取有效信息的數(shù)據(jù)處理能力顯得格外關(guān)鍵。要求單位檔案擁有者在檔案數(shù)據(jù)平臺開發(fā)時注重對檔案數(shù)據(jù)的編碼開發(fā)，力爭做到大而全。對于檔案數(shù)據(jù)維護者而言，必須對數(shù)據(jù)保護采用最新的防火墻技術(shù)、數(shù)字證書、數(shù)字簽名等安全防護技術(shù)，提高數(shù)據(jù)存儲服務器的安全等級。對于單位紙質(zhì)檔案管理者而言，加強檔案管理規(guī)范化水平，提升其業(yè)務能力也是工作中的重點。

四、結(jié)語

單位檔案的有效管理是單位發(fā)展中不可缺少的組成部分，特別是在大數(shù)據(jù)背景下對信息數(shù)據(jù)的提取需求不斷增長，信息的準確和高效對單位組織的發(fā)展可以提供科學的決策參考。在有力的技術(shù)設(shè)備支撐下促進單位管理決策體系的高效運作。

參考文獻：

[1]于冬艷.芻議大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運用[J].科技經(jīng)濟導刊，2019（27）：42.

[2]苗艷輝.大數(shù)據(jù)時代檔案管理問題研究[J].中國新通信，2019（04）：103-104.

[3]王德英.淺談大數(shù)據(jù)背景下機關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2019（04）：98.

作者簡介：艾晶（1981-），女，湖北恩施人，本科，助理工程師，研究方向：檔案管理。