(浙江大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)處 浙江 杭州 310000)

一、引言

契約精神是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要基礎(chǔ)，而合同就是契約精神的外在體現(xiàn)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，包括高校在內(nèi)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體之間的絕大多數(shù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要依靠合同這一形式來保障和實(shí)現(xiàn)，合同管理就成為高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理的重要組成部分，涉及高校日常管理的多項(xiàng)業(yè)務(wù)。高校在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中通過簽訂合同，規(guī)范合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，有助于防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)自身合法權(quán)益；同時(shí)也有助于管控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，降低交易成本，便于合理進(jìn)行稅務(wù)籌劃，提高資金使用效率。

二、高校財(cái)務(wù)視角的合同管理的現(xiàn)狀及問題

1.合同管理的流程設(shè)計(jì)和崗位管理情況不合理，合同管理機(jī)制有待完善。目前，很多高校在合同管理實(shí)踐中，普遍存在著流程設(shè)置不合理的問題，比如合同流程中未設(shè)置必要的牽制、審批環(huán)節(jié)，審批授權(quán)管理缺乏細(xì)節(jié)性規(guī)定，未設(shè)置授權(quán)合同金額限制，甚至可能還存在著一人審批所有金額合同的不規(guī)范現(xiàn)象，未能建立從合同審核到執(zhí)行監(jiān)督的全過程內(nèi)部控制；另外在合同管理操作中可能只局限于合同的登記備案，對(duì)于合同的細(xì)節(jié)、條款不是很在意，以至于對(duì)合同的簽訂、履行過程都無法做到事前、事中及事后監(jiān)管，監(jiān)督機(jī)制缺失，可能會(huì)使合同履行風(fēng)險(xiǎn)增加，引起潛在的訴訟與糾紛，使學(xué)校利益受損。

2.相關(guān)職能部門的合同管理人員的合同管理綜合素質(zhì)需要進(jìn)一步加強(qiáng)。高校的業(yè)務(wù)類型紛繁龐雜，涉及面廣，合同類型眾多，這就造成了高校合同管理涉及諸如工程建設(shè)管理、人事及職稱社保檔案管理、生源招生管理、科研項(xiàng)目管理、國(guó)際合作交流、資產(chǎn)管理、政府集中采購等眾多方面，因此需要相關(guān)職能部門對(duì)本部門合同管理人員進(jìn)行針對(duì)性的系統(tǒng)培訓(xùn)，提高應(yīng)對(duì)相關(guān)合同風(fēng)險(xiǎn)的能力。

3.合同管理中信息傳遞不及時(shí)，可能存在信息孤島現(xiàn)象，信息化水平有待提高。目前很多高校合同政出多頭，未建立統(tǒng)一歸口部門，比如資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備采購合同、基建部門負(fù)責(zé)工程合同、科技管理部門負(fù)責(zé)科研類合同，各管理部門職責(zé)分工邊界不明晰，可能會(huì)造成管理的邊際盲區(qū)，影響實(shí)際合同管理的成效。另外，相關(guān)職能部門和不同級(jí)別層次的管理者都參與合同管理，而信息化水平不足，很容易出現(xiàn)審批環(huán)節(jié)繁多、致使合同審批效率低的問題；大部分高校合同管理的信息化水平僅停留在合同線上申請(qǐng)、線上審批方面，從而可能缺少合同執(zhí)行、結(jié)算、變更、備案、終止以及歸檔等流程環(huán)節(jié)的信息化，重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)一體化，缺乏彼此系統(tǒng)之間的鏈接，造成信息孤島現(xiàn)象。此外信息傳遞不及時(shí)會(huì)使各管理部門之間溝通協(xié)調(diào)不通暢，不利于從宏觀上把控合同的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

高校合同審核一般流程：

三、改進(jìn)的對(duì)策及建議

為加強(qiáng)高校與財(cái)務(wù)相關(guān)的合同管理工作，防范相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，可以從以下幾個(gè)方面著手：

1.不斷完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程，建立健全合同管理體系。高校應(yīng)明確各類合同簽訂的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍，凡是應(yīng)簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)均應(yīng)簽訂書面合同，嚴(yán)禁將需進(jìn)行招標(biāo)程序或需更高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的重大合同拆分，實(shí)行分級(jí)授權(quán)的合同管理制度，明確上級(jí)部門單位、高校的決策機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)部門、合同歸口部門以及監(jiān)管部門在合同管理方面的職能、權(quán)限，并建立嚴(yán)格的執(zhí)行體制和核查機(jī)制；同時(shí)高校相關(guān)部門還應(yīng)定期梳理合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)流程，查找、界定關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，確保合同管理全流程有效執(zhí)行和監(jiān)控。

2.在相關(guān)部門配置既懂財(cái)務(wù)又懂法務(wù)的專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)合同的審查及風(fēng)險(xiǎn)防控，在合同準(zhǔn)備階段就嚴(yán)格把控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，比如嚴(yán)格審查合約方的背景，加強(qiáng)其資信情況和執(zhí)行能力調(diào)查，嚴(yán)格審查合同條款等。高校的業(yè)務(wù)類型紛繁龐雜，相應(yīng)的合同類型也涉及諸如工程建設(shè)管理、政府集中采購、財(cái)經(jīng)法規(guī)等多方面知識(shí)，因此需要對(duì)相關(guān)合同管理人員進(jìn)行針對(duì)性的系統(tǒng)培訓(xùn)，打造一支政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、紀(jì)律觀念重的合同管理隊(duì)伍。需要特別指出的是，財(cái)務(wù)管理部門要依據(jù)合同條款確定本次支付金額，嚴(yán)格把控合同款的支付進(jìn)度，堅(jiān)持以合法的審批程序?yàn)榛A(chǔ)，特別注意有關(guān)審批、備案等手續(xù)是否齊備。

3.各職能部門要加強(qiáng)合作，努力消除信息孤島，構(gòu)建無縫對(duì)接的信息化合同管理體系。信息化時(shí)代，信息化手段成為提高合同管理效率和效果的重要依托，創(chuàng)建合同管理信息化系統(tǒng)，全流程監(jiān)控合同的訂立、審批、歸檔、履行等環(huán)節(jié)，這有利于全過程、宏觀化把控合同管理環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，從而有利于促進(jìn)合同的規(guī)范管理，滿足合同業(yè)務(wù)跨部門、多層級(jí)、全流程、精細(xì)化的協(xié)同管理，也有利于防范合同全流程的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。高校應(yīng)加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)，建立多頭聯(lián)動(dòng)、模塊銜接、信息流程化控制的合同管理體系，實(shí)現(xiàn)高校合同管理的一體化程度、信息化水平。

四、結(jié)語

合同管理是高校財(cái)務(wù)管理與監(jiān)督職能的重要抓手，關(guān)系到高校以及教職工的切身利益。因此高校應(yīng)該不斷完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程，建立健全合同管理體系，在相關(guān)部門配置既懂財(cái)務(wù)又懂法務(wù)的專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)合同的審查及風(fēng)險(xiǎn)防控，各職能部門要加強(qiáng)合作，努力消除信息孤島，構(gòu)建無縫對(duì)接的信息化合同管理體系，而其中財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)要積極主動(dòng)參與高校合同管理工作，將合同管理納入日常財(cái)務(wù)監(jiān)督工作中，通過積極參與合同管理發(fā)揮財(cái)務(wù)管理與監(jiān)督的職能，堅(jiān)決維護(hù)高校自身的合法權(quán)益。