馬鳳波

（南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 南陽(yáng) 473000）

引言

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速普及，互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的高速發(fā)展，自動(dòng)化辦公、網(wǎng)絡(luò)辦公已經(jīng)十分普遍。我國(guó)高等院校是一個(gè)人才、高新技術(shù)最為聚集的場(chǎng)所，因此，作為計(jì)算機(jī)技術(shù)的衍生技術(shù)，即電子檔案技術(shù)也最早在此得以應(yīng)用。

一、目前我國(guó)高校電子檔案的基本情況

目前，我國(guó)的高等教育院校，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)基本普及，電子檔案管理在各高校中也均已建立。但由于一方面，電子檔案對(duì)于硬件設(shè)施的要求要遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，它需要以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為主要載體，同時(shí)還要匹配合適的軟件程序以及特殊的環(huán)境空間等；另一方面，電子檔案對(duì)于檔案管理人員的要求較高，除了要具備檔案管理的基本技能外，還要懂得相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。由此使得目前各高校，或是因資金問(wèn)題，或是因技術(shù)問(wèn)題，在電子檔案管理方面水平不一。

二、電子檔案的利與弊

（一）電子檔案的優(yōu)勢(shì)

1.檔案的歸檔、提檔快捷方便，不受地域限制。電子檔案因?yàn)椴捎糜?jì)算機(jī)自動(dòng)檢索、自動(dòng)歸類等功能，使得檔案在歸檔、提檔時(shí)極為簡(jiǎn)便快速，其效率大大超過(guò)人工歸檔、提檔。另外，電子檔案通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的傳輸技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)各高校之間的信息互通互聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。這也就意味著在全國(guó)任意一所高校，只要有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，都可以實(shí)現(xiàn)在線的信息查詢，而不再受到地域限制。

2.存儲(chǔ)類型多樣化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，只有文字、圖形兩種方式，存儲(chǔ)方式十分單一，而電子檔案的存儲(chǔ)要豐富得多，它既可以存儲(chǔ)傳統(tǒng)的文字圖形檔案，還可以存儲(chǔ)聲音、影像，從而真正做到原始記錄，讓檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大。

3.減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度。電子檔案在歸檔時(shí)，檔案管理軟件會(huì)自動(dòng)分類，并形成一個(gè)唯一的文件號(hào)，同時(shí)進(jìn)行了主題詞標(biāo)引、著錄。因此，電子檔案一方面極大地縮減了工作人員在檔案歸檔時(shí)的工作量，另一方面，在需要提檔時(shí)，也省去了工作人員的查找工序，從而從根本上降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（二）電子檔案的弊端

1.安全性較差。電子檔案的管理主要依賴于計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，而在開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)上，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客使電子檔案隨時(shí)都有被刪除和篡改的危險(xiǎn)，其安全性遠(yuǎn)不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。

2.管理成本高?；陔娮訖n案的特殊性，使得人力管理成本和設(shè)備管理成本都遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案管理。這主要是因?yàn)椋弘娮訖n案管理人員的專業(yè)技能要隨著檔案管理設(shè)備的升級(jí)而不斷提高，同時(shí)，為了避免因技術(shù)升級(jí)而使老版本的檔案無(wú)法讀取的問(wèn)題，以及網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，電子檔案管理軟件要隨時(shí)進(jìn)行技術(shù)升級(jí)維護(hù)。而這兩項(xiàng)的管理成本是十分高昂的。

3.存儲(chǔ)要求苛刻。電子檔案的存儲(chǔ)要借助諸如磁盤、光盤等電子產(chǎn)品，而這類產(chǎn)品對(duì)于環(huán)境有很高的要求。相比較于紙質(zhì)存儲(chǔ)環(huán)境，電子檔案的存儲(chǔ)對(duì)于溫度、濕度、酸堿度、灰塵、磁場(chǎng)以及強(qiáng)光、有害氣體等都有近乎苛刻的要求，任何一方面的不合格都有可能造成檔案的丟失。

4.原始文件保存難度大。紙質(zhì)檔案在復(fù)印、修改時(shí)都會(huì)留下相應(yīng)痕跡，同時(shí)由于簽名、蓋章制度的實(shí)施，很好的保存了檔案的原始記錄。而電子檔案的復(fù)印修改無(wú)痕性，使得原始文件容易被悄無(wú)聲息的修改，從而不利于原始檔案的保存。

（三）加強(qiáng)高校電子檔案管理的建議

目前，我國(guó)各高校的電子檔案管理制度仍在發(fā)展之中，由于上面的種種問(wèn)題，使得各高校的電子檔案發(fā)展緩慢，且水平不一，因此，針對(duì)以上問(wèn)題，結(jié)合筆者自身的工作認(rèn)識(shí)，提出幾點(diǎn)建議，希望能夠?qū)訌?qiáng)目前高校的電子檔案管理有所幫助。

1.由國(guó)家層面組織成立全國(guó)高校電子檔案中心，將全國(guó)高校的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，在各高校之間建立分管中心，以統(tǒng)一的系統(tǒng)、設(shè)備及管理制度進(jìn)行管理。這樣既實(shí)現(xiàn)了各高校之間的資源共享，解決了兼容問(wèn)題，同時(shí)還能節(jié)省大批電子檔案的管理費(fèi)用。

2.建立專業(yè)的電子檔案工作人員培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，對(duì)于從事電子檔案管理工作的人員，進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)及考核，提高人員的自身能力以及工作效率。

3.出臺(tái)更加嚴(yán)格的電子檔案歸檔以及提檔制度，可以采取網(wǎng)絡(luò)實(shí)名制、網(wǎng)絡(luò)簽名等一系列措施，同時(shí)嚴(yán)格約束工作人員的權(quán)責(zé)，將責(zé)任細(xì)化到個(gè)人，從而保證電子檔案的安全。

4.由國(guó)家層面研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的安全防護(hù)系統(tǒng)，將互聯(lián)網(wǎng)病毒、黑客騷擾等危害降低到最低。

小結(jié)

我國(guó)高校電子檔案管理，作為國(guó)家檔案管理工作的一個(gè)重要方面，隨著相關(guān)政策管理制度的逐漸成熟，管理設(shè)備的逐漸完善，以及各高校檔案管理人員的積極探索，共同努力，相信在不久的將來(lái)，必定能成為我國(guó)檔案電子信息化發(fā)展的標(biāo)桿，為社會(huì)各屆組織機(jī)構(gòu)、團(tuán)體檔案事業(yè)發(fā)展提供參考。