文·秦占霞 王鵬程 李淑岷

職防機(jī)構(gòu)文書檔案是職業(yè)病防治工作長期積累的資料，它是在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由文件材料轉(zhuǎn)化為文書檔案，是檔案的重要組成部分[1]。它通過歷史的客觀記錄，反映了職防機(jī)構(gòu)行政管理、黨建、研醫(yī)防教及職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)等方面的過程和成果。是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的真實(shí)記載、單位事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，也為歷史查考提供了重要憑據(jù)。文書檔案管理是辦公室的一項(xiàng)重要工作，文書檔案管理水平高低直接關(guān)系和影響著全院檔案資料的質(zhì)量與完整性。本人從事檔案管理工作多年，結(jié)合工作實(shí)際就如何做好文書檔案管理工作談一下個(gè)人的認(rèn)識和體會。

一、加強(qiáng)宣傳，提高全員檔案管理意識

檔案管理工作在我們業(yè)務(wù)單位，是比較邊緣的專業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作認(rèn)識相對也比較片面，存在“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的思想意識，認(rèn)為文書檔案管理工作是無關(guān)緊要的事情，不會給單位帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，可有可無；各職能部門和業(yè)務(wù)科室為了個(gè)人查找方便，不愿意存檔，甚至，有人認(rèn)為文書檔案管理工作是辦公室比較簡單的事情，沒什么太大的價(jià)值和意義。這就需要文檔管理人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，讓領(lǐng)導(dǎo)了解文書檔案存在的意義；及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級檔案管理部門下發(fā)的相關(guān)文件，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性；積極向全員宣傳檔案法律、法規(guī)，了解到文書檔案歸檔的必要性和緊迫性。建立檔案領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，給檔案工作提供人力、財(cái)力和物力保障。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與是保證文書檔案管理工作順利推進(jìn)的必要條件[2]。

二、建章立制，規(guī)范工作流程

建立完善的檔案規(guī)章制度，是保證檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制，指定檔案管理專門人員，明確各相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識、服務(wù)意識和管理意識。其次，依據(jù)《檔案法》及檔案相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合職防機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)際，建立切實(shí)可行的文書檔案管理制度、文書檔案歸檔整理工作流程、及文書歸檔范圍，提出統(tǒng)一的立卷要求，使檔案的整理、收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用及借閱、庫房管理等全部制度化。

三、建立和完善文書檔案管理工作考核評估體系

文書檔案管理工作是保證職防事業(yè)相關(guān)方針政策能夠落到實(shí)處的重要部門，因此在實(shí)際管理中，制定詳細(xì)的考核體系，規(guī)范考核標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理納入科室任期目標(biāo)考核中，定期進(jìn)行督導(dǎo)檢查，評價(jià)、分析、反饋，促進(jìn)文書檔案質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。同時(shí)實(shí)行責(zé)任追究制度，對于一些在重要文書檔案管理方面出錯(cuò)的人員要加以問責(zé)處置，做到獎(jiǎng)懲分明，以促進(jìn)文書檔案工作質(zhì)量和水平的提升。

四、加強(qiáng)督導(dǎo)，保障文書檔案的完整性

加強(qiáng)檔案室和各科室之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案資料收集的順暢。文件材料產(chǎn)生于各個(gè)科室，每個(gè)科室在行政、業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中都會產(chǎn)生職能范圍內(nèi)各種文件材料，若不及時(shí)留存，就會出現(xiàn)遺漏、不全現(xiàn)象，文書檔案管理人員在收集文件材料時(shí)，很難再補(bǔ)充完整，這就需要兼職檔案員根據(jù)歸檔科室的歸檔范圍，平時(shí)積累、分類存放、及時(shí)移交，遺漏項(xiàng)就會明顯減少。為保證檔案材料的齊全完整，文書檔案員還應(yīng)加大監(jiān)督力度，督促科室兼職檔案員做好本科室文件資料的管理，對于不能及時(shí)提前歸還的人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)地對其進(jìn)行提醒，以免丟失和忘記，每年按時(shí)將本科室的檔案資料移交綜合檔案室，確保文件資料的整理、收集、立卷、歸檔等工作規(guī)范、有序、完整，力求檔案收集完整率100%。

五、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，提高檔案質(zhì)量內(nèi)涵

培養(yǎng)正確的質(zhì)量管理觀念，嚴(yán)格遵循相關(guān)的質(zhì)量準(zhǔn)則，充分了解文書檔案的形成對于其日后運(yùn)用價(jià)值的重要影響作用。收集是檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，整理是確保檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。應(yīng)該首先根據(jù)歸檔范圍要求，確定文件分類，其次界定文件存檔期限，在整理檔案的過程中，仔細(xì)查看篩選，逐頁編碼，認(rèn)真編寫目錄條目，便于搜索查找檔案。

六、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書檔案管理各環(huán)節(jié)的應(yīng)用，充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，解決問題，提高管理水平和效率。通過信息技術(shù)手段在網(wǎng)上進(jìn)行收、發(fā)文和預(yù)立卷管理， 審核部門文件材料， 高效完成查詢、利用、統(tǒng)計(jì)、編研等工作， 更方便、快捷地提供服務(wù)。

七、加大檔案硬件設(shè)備投入，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息時(shí)代的到來，人工檔案管理已滿足不了信息化的需求，要有先進(jìn)設(shè)備的支持，所以加強(qiáng)檔案硬件設(shè)備建設(shè)才能提高工作效率，強(qiáng)化檔案管理效率[3]。信息時(shí)代的檔案管理，硬件就是檔案管理設(shè)施與設(shè)備，現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要組成部分，紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被淘汰。電子檔案在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，檔案管理的安全性顯得尤為重要。因此，加大檔案硬件設(shè)備建設(shè)資金投入的同時(shí)，電子檔案安全管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的保存也要采取相關(guān)設(shè)施進(jìn)行保護(hù)，只有加大加強(qiáng)強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)備的投入建設(shè)，檔案管理工作才能更上一層樓[4]。

職防機(jī)構(gòu)文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，要想做好這項(xiàng)工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提；建章立制是做好文書檔案工作的基礎(chǔ)；文書檔案員的職業(yè)道德品質(zhì)是做好文書檔案工作的關(guān)鍵；運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)是提高文書檔案工作的保證。