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        做好職防機(jī)構(gòu)文書檔案管理工作的幾點(diǎn)體會

        2019-12-17 00:03:23秦占霞王鵬程李淑岷
        山東檔案 2019年4期
        關(guān)鍵詞:文書科室檔案管理

        文·秦占霞 王鵬程 李淑岷

        職防機(jī)構(gòu)文書檔案是職業(yè)病防治工作長期積累的資料,它是在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的,由文件材料轉(zhuǎn)化為文書檔案,是檔案的重要組成部分[1]。它通過歷史的客觀記錄,反映了職防機(jī)構(gòu)行政管理、黨建、研醫(yī)防教及職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)等方面的過程和成果。是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的真實(shí)記載、單位事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù),也為歷史查考提供了重要憑據(jù)。文書檔案管理是辦公室的一項(xiàng)重要工作,文書檔案管理水平高低直接關(guān)系和影響著全院檔案資料的質(zhì)量與完整性。本人從事檔案管理工作多年,結(jié)合工作實(shí)際就如何做好文書檔案管理工作談一下個人的認(rèn)識和體會。

        一、加強(qiáng)宣傳,提高全員檔案管理意識

        檔案管理工作在我們業(yè)務(wù)單位,是比較邊緣的專業(yè),領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作認(rèn)識相對也比較片面,存在“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的思想意識,認(rèn)為文書檔案管理工作是無關(guān)緊要的事情,不會給單位帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,可有可無;各職能部門和業(yè)務(wù)科室為了個人查找方便,不愿意存檔,甚至,有人認(rèn)為文書檔案管理工作是辦公室比較簡單的事情,沒什么太大的價值和意義。這就需要文檔管理人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作,讓領(lǐng)導(dǎo)了解文書檔案存在的意義;及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上級檔案管理部門下發(fā)的相關(guān)文件,使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性;積極向全員宣傳檔案法律、法規(guī),了解到文書檔案歸檔的必要性和緊迫性。建立檔案領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制,及時解決工作中出現(xiàn)的困難和問題,給檔案工作提供人力、財力和物力保障。因此,領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與是保證文書檔案管理工作順利推進(jìn)的必要條件[2]。

        二、建章立制,規(guī)范工作流程

        建立完善的檔案規(guī)章制度,是保證檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。首先,建立檔案管理的崗位責(zé)任制,指定檔案管理專門人員,明確各相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任,增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識、服務(wù)意識和管理意識。其次,依據(jù)《檔案法》及檔案相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合職防機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)際,建立切實(shí)可行的文書檔案管理制度、文書檔案歸檔整理工作流程、及文書歸檔范圍,提出統(tǒng)一的立卷要求,使檔案的整理、收集、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用及借閱、庫房管理等全部制度化。

        三、建立和完善文書檔案管理工作考核評估體系

        文書檔案管理工作是保證職防事業(yè)相關(guān)方針政策能夠落到實(shí)處的重要部門,因此在實(shí)際管理中,制定詳細(xì)的考核體系,規(guī)范考核標(biāo)準(zhǔn),將檔案管理納入科室任期目標(biāo)考核中,定期進(jìn)行督導(dǎo)檢查,評價、分析、反饋,促進(jìn)文書檔案質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。同時實(shí)行責(zé)任追究制度,對于一些在重要文書檔案管理方面出錯的人員要加以問責(zé)處置,做到獎懲分明,以促進(jìn)文書檔案工作質(zhì)量和水平的提升。

        四、加強(qiáng)督導(dǎo),保障文書檔案的完整性

        加強(qiáng)檔案室和各科室之間的協(xié)調(diào)和溝通,保證檔案資料收集的順暢。文件材料產(chǎn)生于各個科室,每個科室在行政、業(yè)務(wù)活動過程中都會產(chǎn)生職能范圍內(nèi)各種文件材料,若不及時留存,就會出現(xiàn)遺漏、不全現(xiàn)象,文書檔案管理人員在收集文件材料時,很難再補(bǔ)充完整,這就需要兼職檔案員根據(jù)歸檔科室的歸檔范圍,平時積累、分類存放、及時移交,遺漏項(xiàng)就會明顯減少。為保證檔案材料的齊全完整,文書檔案員還應(yīng)加大監(jiān)督力度,督促科室兼職檔案員做好本科室文件資料的管理,對于不能及時提前歸還的人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時地對其進(jìn)行提醒,以免丟失和忘記,每年按時將本科室的檔案資料移交綜合檔案室,確保文件資料的整理、收集、立卷、歸檔等工作規(guī)范、有序、完整,力求檔案收集完整率100%。

        五、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),提高檔案質(zhì)量內(nèi)涵

        培養(yǎng)正確的質(zhì)量管理觀念,嚴(yán)格遵循相關(guān)的質(zhì)量準(zhǔn)則,充分了解文書檔案的形成對于其日后運(yùn)用價值的重要影響作用。收集是檔案質(zhì)量的基礎(chǔ),整理是確保檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。應(yīng)該首先根據(jù)歸檔范圍要求,確定文件分類,其次界定文件存檔期限,在整理檔案的過程中,仔細(xì)查看篩選,逐頁編碼,認(rèn)真編寫目錄條目,便于搜索查找檔案。

        六、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

        加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書檔案管理各環(huán)節(jié)的應(yīng)用,充分利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行現(xiàn)代化管理,解決問題,提高管理水平和效率。通過信息技術(shù)手段在網(wǎng)上進(jìn)行收、發(fā)文和預(yù)立卷管理, 審核部門文件材料, 高效完成查詢、利用、統(tǒng)計、編研等工作, 更方便、快捷地提供服務(wù)。

        七、加大檔案硬件設(shè)備投入,強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        信息時代的到來,人工檔案管理已滿足不了信息化的需求,要有先進(jìn)設(shè)備的支持,所以加強(qiáng)檔案硬件設(shè)備建設(shè)才能提高工作效率,強(qiáng)化檔案管理效率[3]。信息時代的檔案管理,硬件就是檔案管理設(shè)施與設(shè)備,現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要組成部分,紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被淘汰。電子檔案在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下,檔案管理的安全性顯得尤為重要。因此,加大檔案硬件設(shè)備建設(shè)資金投入的同時,電子檔案安全管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的保存也要采取相關(guān)設(shè)施進(jìn)行保護(hù),只有加大加強(qiáng)強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)備的投入建設(shè),檔案管理工作才能更上一層樓[4]。

        職防機(jī)構(gòu)文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作,要想做好這項(xiàng)工作,領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提;建章立制是做好文書檔案工作的基礎(chǔ);文書檔案員的職業(yè)道德品質(zhì)是做好文書檔案工作的關(guān)鍵;運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)是提高文書檔案工作的保證。

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