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        五蓮縣以集中管理推動職工檔案工作升級

        2019-12-17 00:03:23厲擁政
        山東檔案 2019年4期
        關(guān)鍵詞:五蓮縣職工檔案管理

        文·厲擁政

        職工檔案是用人單位、社會保障部門、組織人事部門在招聘、社會保險轉(zhuǎn)移、技能提升培訓(xùn)、考核獎懲、選拔任用中組建的有關(guān)職工本人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料,是公民在工作以后足跡的記錄簿。做好職工檔案管理工作,是保障職工合法權(quán)益和促進社會發(fā)展的必然要求。

        五蓮縣位于山東半島西南部,人口51.5萬,企業(yè)職工檔案15余萬份,原來由各部門分散管理。在檔案管理過程中,有的單位思想上不重視,不注重個人材料的收集、整理和保管,導(dǎo)致歸檔信息不完整;有的單位不重視個人原始檔案,讓檔案成了“死檔”“棄檔”;有的還造成檔案丟失,導(dǎo)致職工工資調(diào)整、人事變動、退休申請等不能及時辦理,損害了單位和個人利益。

        針對這一問題,為保障企業(yè)職工檔案完整、真實、有效,為企業(yè)職工和社會提供快捷、便利、優(yōu)質(zhì)的服務(wù),五蓮縣在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,以縣政府辦公室的名義出臺《關(guān)于對全縣企業(yè)職工檔案實行集中統(tǒng)一管理的通知》,要求“對辦理人力資源社會保障部門立戶的縣內(nèi)所有企業(yè)職工檔案,全部由縣人力資源社會保障部門集中統(tǒng)一管理”??h人社部門抽調(diào)13名精干人員成立檔案審核接收工作領(lǐng)導(dǎo)小組,制定了檔案接收工作配檔表,有計劃、有步驟地做好移交接收工作。為確保檔案移交工作的嚴肅性,縣監(jiān)察局、檔案局各安排一名工作人員參與監(jiān)督、指導(dǎo)檔案移交工作。目前已完成8萬余份職工檔案的集中接收和整理,大大提高了檔案管理水平。

        一、采取的主要做法

        檔案集中管理不是簡單的檔案實物集中存放,而是進行規(guī)范有序的管理應(yīng)用。在具體工作中,五蓮縣不斷強化檔案工作人員的管理和培養(yǎng),大力推進信息化存檔管檔,確保檔案管理工作的安全性,檔案管理水平和查檔效率明顯提高。

        (一)提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)和道德修養(yǎng)

        建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化的檔案干部隊伍是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。為此五蓮縣設(shè)立了專職檔案管理崗位,配備專業(yè)檔案管理人員,并定期組織學習培訓(xùn),讓檔案管理人員詳細了解檔案管理工作的有關(guān)政策法規(guī),強化檔案管理服務(wù)能力,使檔案管理工作逐步規(guī)范化、標準化。加強檔案管理人員的職業(yè)道德教育,使其既具有較高的政治素質(zhì),還具有埋頭苦干、無私奉獻的道德情操和堅持原則、從嚴把關(guān)的工作態(tài)度。并進一步健全責任落實和監(jiān)督機制,實行雙人雙崗互相監(jiān)督機制,強化責任意識和保密意識,杜絕里外串通搞破壞。

        (二)以信息化促進檔案管理規(guī)范化

        為加快信息化存檔管檔,五蓮縣自主開發(fā)了檔案管理系統(tǒng),將職工年齡、黨齡、工齡和學歷等信息全部錄入系統(tǒng),實行信息化管理。檔案接收后,立即進行數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換,組建信息完備的職工檔案信息庫,并在管理系統(tǒng)中加入數(shù)碼照片管理模塊,對檔案進行全面數(shù)字化掃描,確保檔案內(nèi)容的真實性和安全性。堅持紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的雙軌制原則,對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、利用、安全、保密等環(huán)節(jié)進行同步記錄,確保各類檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管有序??h人力資源社會保障部門積極應(yīng)對檔案管理工作需要,配備微機、打印機、去濕機、消磁柜等設(shè)備,不斷改善檔案保管條件,為檔案管理信息化建設(shè)提供良好保障。

        (三)確保檔案管理工作的安全性

        重點把好“三個關(guān)口”。一是入庫審核關(guān)。嚴格按照檔案管理有關(guān)要求,認真細致地收集歸檔材料,對涂改、缺頁等不符合要求的檔案材料堅決不予接收入庫。二是整理歸檔關(guān)。在全面整理檔案的基礎(chǔ)上,把職工的“三齡一歷”作為核定職工檔案的重點,逐項審核審查,并做好確認記錄。三是出庫關(guān)。檔案的借閱、外借或調(diào)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù),在出庫前認真對照檔案目錄核對檔案材料,無誤后與接收人員做好交接記錄。歸還檔案時,與調(diào)出記錄逐一核對,與原始記錄不一致的退回補全,切實維護了檔案管理的嚴肅性。同時,建立健全職工檔案保管、保密、查閱、借閱、傳遞等各項工作制度,使檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、精細化。

        二、取得的主要成效

        一是實現(xiàn)了檔案規(guī)范化管理。原來單位檔案管理人員大多為兼職人員,對檔案管理認識不到位,致使本單位職工檔案散存放亂,甚至沒有專門的檔案庫房。各類檔案材料隨便亂放,加上人員變動頻繁,有些老舊檔案都無從查起。實行集中統(tǒng)一管理,配備專職檔案管理人員,改變了原來職工檔案由各單位自行保管、各自為政的現(xiàn)象,統(tǒng)一了檔案管理分類、組卷、編目和排列等,解決了分散保管時檔案分類不統(tǒng)一、案卷不符合規(guī)范要求的問題,使職工檔案實現(xiàn)了規(guī)范化、標準化、科學化管理。

        二是改善了檔案的保護條件。由于檔案管理對庫房等硬件要求較高,在過去分散管理檔案時,為了檔案庫房達標,需要投入很大的財力和物力進行庫房改造建設(shè),而不少單位因財力和物力不足,采用普通辦公室櫥柜甚至紙箱存放檔案,檔案很容易受潮、霉爛或被蟲咬。實行檔案集中管理,建設(shè)大型綜合檔案室,使檔案管理更加規(guī)范有效。全縣對管理的職工檔案實行統(tǒng)一編排和統(tǒng)籌規(guī)劃,不僅解決了檔案經(jīng)費、檔案庫房、檔案設(shè)備和人員配制以及一系列的安全保護等問題,大大延長了檔案的使用壽命,而且為單位和社會保存了更完善的檔案資料。

        三是極大節(jié)約了管理成本。職工檔案集中統(tǒng)一管理只需配備少量專職檔案管理人員,通過信息化手段就可實現(xiàn)檔案的有效管理控制,解決了過去檔案管理人員隊伍龐大且業(yè)務(wù)水平參差不齊的問題。通過檔案管理軟件編制案卷目錄、全引目錄等檔案管理檢索工具,確保了檔案檢索準確、及時。實行職工檔案集中統(tǒng)一管理,在本區(qū)域內(nèi)職工流動時,減少了檔案調(diào)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),在檔案室內(nèi)就可以實現(xiàn)材料轉(zhuǎn)移和信息變更,避免了檔案多次外流、信息重復(fù)審核登記的過程。

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