文·陳秀娟

按照《最高人民法院辦公廳關(guān)于推進(jìn)人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》（法辦〔2015〕161號）以及《山東省高級人民法院辦公室關(guān)于進(jìn)一步做好檔案管理工作的通知》（魯高法辦〔2016〕40號）的工作要求，濟(jì)南市中級人民法院成立數(shù)字化工作小組，對庫藏卷宗的數(shù)字化加工采取外包方式，撥付?？钊ΡＵ蠙n案數(shù)字化工作順利開展。

在檔案數(shù)字化外包過程中，檔案實(shí)體必然經(jīng)歷檔案下架裝箱、出入庫搬運(yùn)、拆卷裝訂、卷宗檢查、破損修復(fù)等環(huán)節(jié)。各類人員的接觸、場地環(huán)境變化等因素都有可能導(dǎo)致檔案實(shí)體的亂序、損傷；掃描、信息著錄及數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)，可能導(dǎo)致泄密及重大的信息安全事故。因此，安全管理成為檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目監(jiān)管工作中極端重要的工作。本文結(jié)合工作實(shí)際，對檔案數(shù)字化外包工作的具體安全保障措施進(jìn)行總結(jié)和探討。

一、成立工作小組，做好前期準(zhǔn)備工作

（一）成立檔案數(shù)字化工作小組，協(xié)調(diào)各部門聯(lián)系

為了確保檔案數(shù)字化工作的順利開展，濟(jì)南中院成立由辦公室主任為責(zé)任人，檔案科、組織人事處、行政裝備管理處、信息中心等部門工作人員為主要成員的檔案數(shù)字化工作小組，明確各成員的職責(zé)和具體分工，實(shí)行檔案數(shù)字化外包全過程的崗位責(zé)任制。組織人事處從警官職業(yè)學(xué)院招聘4名實(shí)習(xí)生協(xié)助檔案科的日常工作；行裝處解決了加工場地，組織招標(biāo)并購置了項(xiàng)目所需的服務(wù)器、硬盤等設(shè)備；信息中心對信息化過程中遇到的技術(shù)問題及時(shí)跟進(jìn)解決；檔案科負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、后續(xù)管理等外包全過程工作的跟進(jìn)與維護(hù)。

（二）選擇安全可靠的檔案數(shù)字化掃描公司和第三方監(jiān)理公司

一是要嚴(yán)格審查數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)的保密資質(zhì)、人員設(shè)備、加工軟件、綜合實(shí)力、工作經(jīng)驗(yàn)、售后服務(wù)等，確保其有足夠的實(shí)力和經(jīng)驗(yàn)承擔(dān)數(shù)字化加工任務(wù)。投標(biāo)單位項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)嚴(yán)格遵循濟(jì)南中院保密要求并建立嚴(yán)格的保密制度，投標(biāo)單位在投標(biāo)書中必須詳細(xì)描述保密措施。

二是要落實(shí)外包機(jī)構(gòu)安全責(zé)任。項(xiàng)目開始實(shí)施前，中標(biāo)單位簽署保密合同，明確保密內(nèi)容，落實(shí)保密條款，在數(shù)字化加工過程中造成的泄密事故，由中標(biāo)方承擔(dān)全部責(zé)任。中標(biāo)單位所有人員上崗前必須經(jīng)過保密培訓(xùn)。

（三）制定檔案數(shù)字化工作規(guī)章制度

多次召開由掃描公司、第三方監(jiān)理公司、檔案科、信息中心等人員參加的會(huì)議，為數(shù)字化外包具體實(shí)施進(jìn)行細(xì)節(jié)上的反復(fù)敲商。先后制定了《濟(jì)南市中級人民法院檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)》《濟(jì)南市中級人民法院檔案數(shù)字化加工實(shí)施方案》《濟(jì)南市中級人民法院檔案數(shù)字化成果質(zhì)檢方案》等規(guī)章制度，確保檔案數(shù)字化加工工作的順利進(jìn)行。

二、加強(qiáng)實(shí)施階段的安全管理

（一）加強(qiáng)對數(shù)字化場所的監(jiān)管

1.數(shù)字化加工工作必須在指定的場所內(nèi)進(jìn)行，確保場所正常秩序和安全。涉密工作區(qū)域與非涉密場所有明確劃分，并作出標(biāo)識。須保證加工場所不出現(xiàn)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，任何加工數(shù)據(jù)不能帶出工作區(qū)域。數(shù)字化工作人員應(yīng)統(tǒng)一穿著不帶口袋的工作服。

2.全程監(jiān)控?cái)?shù)字化加工過程。監(jiān)督數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保加工現(xiàn)場無死角，保證卷宗在監(jiān)控下流轉(zhuǎn)。在工作平臺(tái)上建立監(jiān)管系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控工作人員的操作過程。安排專門人員不定期對數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保各項(xiàng)規(guī)章制度和規(guī)定得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。

3.實(shí)行人員出入登記制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁無關(guān)人員參觀、拍照。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。項(xiàng)目場所一切設(shè)備、卷宗，未經(jīng)許可不得使用或隨意翻動(dòng)。對經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)出的臨時(shí)人員，應(yīng)作出文檔記錄。

（二）檔案實(shí)體的安全管理

數(shù)字化流程至少應(yīng)包括：前處理、拆卷、掃描、圖像質(zhì)檢、錄入、錄入校對，復(fù)檢、還原裝訂、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接等一系列工序，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)有疏漏，都可能對紙質(zhì)檔案造成破壞。因此，檔案實(shí)體的安全管理尤為重要。

1.外包公司要按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與檔案科工作人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫交接清單一式三份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、備注、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等，雙方簽字。

2.檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設(shè)備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

3.制定一系列工作規(guī)范維護(hù)檔案實(shí)體的安全。包括《流水號登記表》《卷宗裝箱登記表》《數(shù)字化加工修正目錄》《涉密文件案件登記表》《正副卷問題登記表》《送（退）卷運(yùn)輸?shù)怯洷怼贰Ｍ瑫r(shí)，建立檔案數(shù)字化項(xiàng)目技術(shù)協(xié)調(diào)例會(huì)制度，制定檔案數(shù)字化加工中心值班人員職責(zé)和管理規(guī)定等。

4.檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定對掃描方進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能保持檔案原貌。

5.檔案數(shù)字化過程中，如發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識且無解密標(biāo)識的檔案，必須停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后交給檔案科工作人員處理。

6.數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫。

（三）數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

1.檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段及專業(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如紅外線、藍(lán)牙、USB接口、SCSI接口、光驅(qū)接口等。封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

2.檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。

3.用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用。非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)，包括手機(jī)等數(shù)碼設(shè)備嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。

4.檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對集中。外包公司完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)應(yīng)及時(shí)交接給檔案科工作人員，并辦理交接手續(xù)。

（四）檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

1.檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，組織專業(yè)人員按照相關(guān)要求，對外包公司移交的數(shù)字化加工介質(zhì)、加工監(jiān)控視頻回放記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收。

2.檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，監(jiān)督外包公司拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起無償移交給檔案科，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

3.檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，加工操作終端上的數(shù)據(jù)須在現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，組織專業(yè)人員對外包公司所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。

4.外包公司應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交過來，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

三、做好監(jiān)督質(zhì)檢與后續(xù)管理工作

一是指派專人負(fù)責(zé)對檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行監(jiān)管。加強(qiáng)對掃描公司及第三方監(jiān)理公司工作人員的監(jiān)督管理，保證每個(gè)崗位都有檔案科人員在崗監(jiān)督。絕對禁止將手機(jī)、筆記本、存儲(chǔ)設(shè)備、香煙、打火機(jī)等違禁物品帶入工作現(xiàn)場，確保對公司的監(jiān)督管理無縫隙，確保卷宗和數(shù)據(jù)的絕對安全。

二是成立質(zhì)檢組。第三方監(jiān)理工作負(fù)責(zé)對掃描公司加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行100%的檢查，在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)加工質(zhì)量沒有達(dá)到招標(biāo)文件的要求，退回掃描公司重新加工修改。同時(shí)，檔案科工作人員不定時(shí)、不定量地進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)不合格的加工品，要求掃描公司全部進(jìn)行自檢，并再次進(jìn)行抽檢。確保達(dá)到“著錄正確率100%、掛接正確率100%、圖像優(yōu)質(zhì)率99%”的目標(biāo)。

三是數(shù)字化任務(wù)完成后的項(xiàng)目資料要及時(shí)歸檔。數(shù)字化外包項(xiàng)目完成后，檔案科工作人員應(yīng)將數(shù)字化加工過程中形成的相關(guān)材料歸檔保存。

綜上所述，檔案數(shù)字化外包過程中的安全保障工作不能等閑視之，必須深刻認(rèn)識其重要性。在數(shù)字化外包過程中，要嚴(yán)格遵守國家安全保密和檔案管理工作方面的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)范性文件規(guī)定，采取科學(xué)有效的安全管理措施，對檔案數(shù)字化全過程加強(qiáng)監(jiān)督管理，確保檔案實(shí)體和信息的安全。