谷巧巧

【摘要】在新時代的背景下，我國在不斷進行現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作是目前一個意義重大的工作，在檔案工作的進行中，要注意檔案管理的信息化，檔案管理的信息化建設(shè)在檔案工作中有重要的影響。為了加快檔案工作的發(fā)展，使檔案工作的質(zhì)量得到提高，同時，為保障客戶所享受的服務(wù)質(zhì)量，檔案工作應(yīng)當(dāng)跟上時代的步伐，同時將信息技術(shù)與自身的發(fā)展相結(jié)合。為了使檔案工作更好地適應(yīng)時代和社會的發(fā)展，必須加強信息化條件下的管理和服務(wù)創(chuàng)新，這也是讓檔案管理工作更加現(xiàn)代化的必然選擇，同時也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化 影響 發(fā)展趨勢 大數(shù)據(jù)

隨著時代的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展日益迅速，也大大加速了社會信息化進程。檔案是重要的信息資源之一，計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，必然對我國的檔案工作產(chǎn)生重大影響，并將改變檔案工作的方式、方法，尤其對檔案的開發(fā)利用來說，計算機網(wǎng)絡(luò)無疑為檔案部門和需求者開發(fā)利用檔案信息資源，開創(chuàng)了一個理想、便捷的途徑。

一、網(wǎng)絡(luò)信息化對檔案信息的影響

主要表現(xiàn)在：一方面，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)為檔案信息開發(fā)提供了技術(shù)支持。計算機技術(shù)運用于檔案信息資源管理，實現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化，進而實現(xiàn)檔案信息資源的集中化，提高了整個社會對檔案信息資源的利用程度。另一方面，檔案信息化要求加大對檔案信息資源的開發(fā)利用。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展，檔案形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全球化，對檔案資源的開發(fā)、利用既是機遇也是挑戰(zhàn)。檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的高效益，是當(dāng)前檔案工作的主要任務(wù)。

二、檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢

檔案信息化環(huán)境下開發(fā)利用檔案信息資源，其工作是一項長期的、緊迫的、艱巨的工作任務(wù)。開發(fā)檔案信息，就是挖掘、加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為利用者服務(wù)。在信息化實踐中，檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網(wǎng)絡(luò)，加快數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化和網(wǎng)絡(luò)化進程，是提高檔案信息能力的主要途徑。要積極探索新的途徑，尋找新的角度，新的方法，全方位、多層次地開發(fā)檔案信息資源，用創(chuàng)新的思維加大信息資源整合開發(fā)利用的力度。

檔案的作用和價值體現(xiàn)在利用上，只有通過檔案信息資源的開發(fā)利用，其作用和價值才能充分體現(xiàn)。為社會公眾提供有效的信息服務(wù)是信息時代的重要目標之一，因此，在進行檔案信息資源管理上必須形成一套切實可行的服務(wù)機制做保障。在服務(wù)方法上也要有大的改進，需要由被動的等待服務(wù)變?yōu)橹鲃拥纳祥T服務(wù)，把檔案信息主動、及時、準確地送到用戶手中。在檔案信息資源開發(fā)與檔案用戶之間，建立起一種主動適應(yīng)、自我調(diào)節(jié)的機制，從而為檔案用戶提供全方位的服務(wù)。在檔案信息資源開發(fā)與檔案服務(wù)范圍上，要由內(nèi)向轉(zhuǎn)為內(nèi)外結(jié)合，打破傳統(tǒng)的封閉式的觀念，正確處理好開發(fā)利用和保密之間的關(guān)系，提高檔案的實用性和使用價值。此外在服務(wù)手段上要逐步實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，檔案信息資源開發(fā)要充分采用以計算機網(wǎng)絡(luò)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)。

三、利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理

隨著單位的發(fā)展速度加快，單位中產(chǎn)生的信息資源逐步增加，與此相對應(yīng)的是檔案數(shù)量的增加以及檔案種類的增加?，F(xiàn)階段，檔案種類愈發(fā)的多樣化，既有人們較為熟悉的電子檔案和紙質(zhì)檔案，也有圖像檔案、聲像檔案和音像檔案。檔案數(shù)量的增多以及檔案種類的多樣化趨勢，使得檔案管理形勢愈發(fā)的嚴峻。這就需要利用一種工具來實現(xiàn)檔案的集中化、規(guī)?；透咝Щ芾恚岣吖芾硇?。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一種數(shù)據(jù)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)儲存技術(shù)，能夠處理海量的檔案信息資源，應(yīng)對復(fù)雜的檔案管理形勢。正是基于此，許多單位都開始引入大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進行管理，依賴這一技術(shù)來搭建檔案管理系統(tǒng)，為檔案使用者聽過更為便利、快捷和精準的查檔服務(wù)。

大數(shù)據(jù)技術(shù)主要包含三個層面，即數(shù)據(jù)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)儲存技術(shù)。上述三種技術(shù)都屬于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的范疇，都能夠利用到檔案管理領(lǐng)域，具體而言，第一，數(shù)據(jù)分析技術(shù)。數(shù)據(jù)分析技術(shù)主要是幫助檔案管理人員整合信息資源，對信息資源進行集中化管理，減少檔案管理的各項成本。第二，數(shù)據(jù)處理技術(shù)。數(shù)據(jù)處理技術(shù)主要是幫助檔案管理人員統(tǒng)一檔案格式，為檔案的集中化管理奠定基礎(chǔ)。例如，紙質(zhì)檔案需要利用掃描技術(shù)來進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，紙質(zhì)檔案只有轉(zhuǎn)化成電子文件格式之后才能與電子檔案進行統(tǒng)一管理。又如，儲存在CD、U盤以及其他儲存終端的圖像檔案和聲像檔案也需要轉(zhuǎn)化成一定的格式之后，才能對其進行檔案管理與利用。第三，數(shù)據(jù)儲存技術(shù)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)之前，檔案數(shù)量的增多意味著單位需要購置容量更大的硬盤來對檔案進行管理，檔案領(lǐng)域的財政開支隨之增加。在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)之后，工作人員對檔案進行壓縮處理之后，能夠?qū)n案統(tǒng)一上傳到云儲存終端，極大節(jié)約了檔案管理空間。

四、新媒體時代檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化的基本路徑

要在新媒體時代更好地落實檔案管理工作，實現(xiàn)其在時代變化中的更好創(chuàng)新和優(yōu)化，就應(yīng)首先實現(xiàn)檔案管理服務(wù)主體的觀念升級，將新媒體意識融入到日常工作當(dāng)中。一方面，應(yīng)當(dāng)認識到傳統(tǒng)媒體在新媒體時代的重要價值，明確傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體在信息傳播中的現(xiàn)實意義，借助于新媒體實現(xiàn)紙質(zhì)媒體價值的更好呈現(xiàn)。如借助于新媒體技術(shù)對紙質(zhì)媒體信息進行整合，方便用戶查找和借閱，提高紙質(zhì)媒體的使用效率;另一方面，還應(yīng)認識到新媒體在檔案管理工作中的巨大便利，在硬件方面實現(xiàn)匹配升級，在軟件方面不斷提升檔案管理工作效率的提升。借助于辦公系統(tǒng)、微博、微信公眾號等新媒體媒介更加高效地完成日常的檔案管理服務(wù)工作。

總而言之，在信息化社會，檔案管理部門應(yīng)積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具，進行檔案管理信息化的探索與實踐，提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，積極促進檔案服務(wù)機制的創(chuàng)新，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，使檔案工作更加有條理、更加出色，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。

參考文獻：

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